EXCEL

UNIDAD II
INTRODUCCIÓN

La necesidad de realizar cálculos para muchas tareas cotidianas es una historia

de más de mil años.
Es precisamente esta necesidad la que desencadena el origen y desarrollo de
máquinas para facilitar los cálculos, que después dieron origen a la computadora
moderna. Uno de los programas de software más útiles fue la hoja electrónica de
cálculo.
La aparición de la hoja de cálculo marcó un notable incremento en la aceptación
de la computadora personal (PC) como herramienta de trabajo en los pequeños
negocios, las escuelas y en el hogar, ya que permite automatizar muchas tareas
que antes se realizaban con una hoja de papel, lápiz y tal vez con una
calculadora.
Introducción

 Describe 5 situaciones en que las personas tenían necesidad de realizar

cálculos, antes de la aparición de las calculadoras y computadoras.
Principios de la hoja de cálculo

Libros y hojas
Los archivos de la hoja de cálculo se conocen como libros.
Un libro está formado de una o más hojas de cálculo.
Una hoja de Calculo
En su concepción más simple, es un cuadriculado de filas y columnas donde se pueden
guardar datos y crear fórmulas. La utilidad y el poder de la hoja de cálculo están en
su capacidad de realizar cálculos con la información contenida en la hoja.
Las hojas de cálculo tienen la enorme ventaja de que si alguno de los datos cambia,
no es necesario repetir los cálculos, ya que los resultados se actualizan
automáticamente.
Principios de la hoja de cálculo

Referencia de una celda

La hoja de cálculo se compone de celdas,
formadas por la intersección de una columna
(vertical) y una fila (horizontal).
Las columnas se identifican con letras (A, B, C…)
y las filas se identifican con números (1, 2, 3…).
Para referirnos a una celda, se utiliza la letra de
la columna y el número de la fila que la forman,
por ejemplo: A1, B4 o C12. A esto se llama
referencia de la celda.
Principios de la hoja de cálculo

Celda activa
Cuando trabajas con una hoja de cálculo, siempre hay una
celda resaltada o seleccionada. Esta es la celda activa.
Si escribes algo o aplicas algún formato, los cambios tendrán
efecto sobre la celda activa.
Para cambiar la celda activa puedes usar el ratón o moverte
por la hoja de cálculo usando las flechas de desplazamiento
del teclado. La dirección o referencia de la celda activa
aparece en el cuadro de nombres, por ejemplo:
Principios de la hoja de cálculo

Rangos
Un rango es un conjunto de dos o más celdas. Para referirnos
a un rango se escriben entre paréntesis la referencia de la
primera celda del rango, dos puntos y la referencia de la
última celda del rango, por ejemplo: (A1:A7).
Interface de MS Excel

1. Ficha Archivo: Agrupa los comandos básicos

para abrir, guardar e imprimir un archivo.
Sustituye al Botón de Microsoft Office de Excel
2007 y al menú Archivo de versiones
anteriores.
2. Barra de herramientas de acceso rápido:
Contiene un conjunto de comandos
independientes de la ficha que se están
mostrando en la Cinta de opciones.
3. Cinta de opciones: Está compuesta por fichas
en las que se organizan comandos o acciones
específicos. Los controles de cada ficha se
organizan además en varios grupos.
4. Cuadro de Nombres: Muestra la referencia o
dirección de la celda activa.
Interface de MS Excel

5. Barra de Fórmulas: Muestra el contenido real

de la celda activa y permite modificarlo.
6. Celda Activa: Indica la celda seleccionada,
donde se introducirán los datos.
7. Barra de Título: Muestra el nombre del
programa y del libro activo.
8. Hojas de cálculo: Muestra los nombres de las
hojas de un libro. Con un clic puedes cambiar a
otra hoja o renombrar una hoja con doble clic.
Navegar en la hoja de cálculo

 La navegación en Excel se puede realizar directamente con el Mouse o en su

caso con las teclas de navegación
FORMATO DE CELDAS EN EXCEL

El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de

cálculo, pero puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de
los datos presentados. Las herramientas de formato en Excel las podemos
encontrar en tres ubicaciones:
 En la Cinta de opciones.
 En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.
 En el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Tipos de Datos
Es un atributo de los datos que indica al
programa sobre la clase de datos que se
va a manejar.

Al igual que el formato de moneda, el

formato de contabilidad se usa para
valores monetarios. No obstante, este
formato alinea los símbolos de moneda y
las posiciones decimales de los números en
una columna. Además, el formato
de contabilidad muestra los ceros como
guiones y los números negativos entre
paréntesis.
FORMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL

 Las Formulas Son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o

procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la
celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo
general,   intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un
libro de trabajo.
 Las funciones son herramientas especiales que efectúan cálculos de diversa
complejidad en un solo paso. Excel contiene funciones especializadas en
cálculos matemáticos, financieros, funciones lógicas, etc.

Nadie puede cambiar el comportamiento de las funciones

de Excel, porque su funcionamiento ya está programado
dentro de la herramienta
FUNCIONES

Las funciones pueden introducirse

 Escribiéndola directamente sobre la celda (si conocemos su sintaxis y los
argumentos a ingresar)
 Desde la barra de fórmulas, presionando fx para insertar función
 Desde la ficha Fórmulas en el fragmento Biblioteca de funciones,
presionando el botón Insertar función.
FORMULAS

Las indicaciones para escribir una fórmula son:

 Siempre comience a escribir con un signo de igual delante.
 En una fórmula puede haber uno o más operadores (aritméticos, de comparación, etc.).
 Toda fórmula necesita al menos dos valores combinados con operadores, para realizar
una comparación y en base a eso realizar la comparación.
 Todos los valores de texto que deba devolver una fórmula como resultado deberán ir
entre comillas.
 Los nombres de las funciones nunca llevan acentuación ni espacios.
 El nombre de la función puede estar escrito en mayúsculas o minúsculas,
indistintamente.
 Los argumentos o valores que contiene una función siempre van entre paréntesis.
 Los argumentos se deberán separar con punto y coma.
Operaciones con Rangos

Un rango es un grupo de celdas determinadas de las cuales se puede realizar una operación
Funciones Básicas

 Matemáticas
 Estadísticas
 Fecha
 Lógicas
LA FUNCIÓN SI

La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite

evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de
gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba
lógica.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN SI
 Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos
especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la función.

• Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para conocer si el resultado es

VERDADERO o FALSO.
• Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el resultado de
la Prueba_lógica sea VERDADERO.
• Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la evaluación es FALSO.
CONTAR.SI

 Es una de las funciones estadísticas, para contar el número de celdas que

cumplen un criterio o condición
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN CONTAR.SI
 Solamente existen dos argumentos para la función CONTAR.SI que son lo
siguientes:

 Rango (obligatorio): El rango que contiene los valores que se desean contar.

 Criterio (obligatorio): La condición que determinará las celdas que serán
contadas.
FUNCIÓN CONTAR.SI.CONJUNTO

 Nos permite contar los elementos de un rango de conjuntos que cumplen con
los criterios definidos. Esta función nos permite especificar hasta 127
criterios.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN CONTAR.SI.CONJUNTO

 La función CONTAR.SI.CONJUNTO tiene dos argumentos obligatorios y los demás opcionales.

 Rango_criterios1 (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado con el Criterio1.

 Criterio1 (obligatorio): El criterio con que se evaluará el Rango_criterios1.
 Rango_criterios2 (opcional): El rango de celdas que será evaluado con el Criterio2.
 Criterio2 (opcional): El criterio que evaluará el Rango_criterios2.
GRÁFICOS

 Un gráfico Excel es una representación gráfica de ciertos valores que nos

permite hacer una comprobación comparativa de manera visual. Los gráficos
en Excel son una de las herramientas más potentes que nos ofrece Microsoft
para hacer informes, análisis de datos, etc.
GRÁFICOS
 Los gráficos en Excel son objetos que podemos crear en el momento que lo
necesitemos y que representan visualmente una o varias series de
datos numéricos. Dependiendo el tipo de gráfico que utilicemos será la
apariencia de cada una de las series. En la siguiente imagen puedes observar
un gráfico de líneas con dos series de datos:
PASOS PARA CREAR UN GRÁFICO EN EXCEL

 Crear un gráfico en Excel es tan sencillo como seguir los siguientes dos
pasos:
 Selecciona una celda que pertenezca al rango donde se encuentran los valores
numéricos.
 Una vez hecha la selección, ve a la ficha Insertar > Gráficos y haz clic sobre el
botón del tipo de gráfico que deseas insertar y se mostrará un menú donde
deberás seleccionar el gráfico deseado.
REFERENCIAS EN EXCEL

 Las referencias en Excel son parte fundamental de la hoja de cálculo ya que

a través de ellas podemos identificar cada una de las celdas de un libro de
trabajo y de esa manera acceder al valor contenido en cualquiera de ellas.
TIPOS DE REFERENCIAS EN EXCEL

 Una referencia siempre será la dirección de una celda dentro de una hoja y
siempre estará formada por la columna y fila en donde se ubica la celda. Así
que, cuando hablamos de tipos de referencias en Excel estamos hablando
sobre los diferentes tipos de comportamiento que pueden tener las
referencias al momento de ser copiadas a otras celdas.
REFERENCIAS RELATIVAS EN EXCEL

 De manera predeterminada, las referencias en Excel son relativas. El

término relativo significa que al momento de copiar una fórmula, Excel
modificará las referencias en relación a la nueva posición donde se está
haciendo la copia de la fórmula.
REFERENCIAS ABSOLUTAS EN EXCEL

 Hay ocasiones en las que necesitamos “fijar” la referencia a una celda de

manera que permanezca igual aún después de ser copiada. Si queremos
impedir que Excel modifique las referencias de una celda al momento de
copiar la fórmula, entonces debemos convertir una referencia relativa en
absoluta y eso lo podemos hacer anteponiendo el símbolo “$” a la letra de la
columna y al número de la fila de la siguiente manera
REFERENCIAS MIXTAS EN EXCEL

 En los ejemplos anteriores sobre referencias absolutas utilizamos el símbolo

“$” para fijar tanto la columna como la fila. Sin embargo, es posible fijar solo
la columna o fijar solo la fila y a estas variaciones se les conoce
como referencias mixtas.
 Si queremos fijar solamente la columna, anteponemos el símbolo “$” a la
letra de la columna y dejamos la fila sin dicho símbolo. Si por el contrario
deseamos fijar solamente la fila, entonces anteponemos el símbolo “$”al
número de la fila. En la siguiente imagen podrás ver un resumen de los tipos
de referencias que hemos revisado hasta ahora:
REFERENCIAS A CELDAS EN OTRA HOJA

 En alguna una ocasión nos veremos en la necesidad de hacer referencia a una

celda que se encuentra en una hoja diferente.
 La única regla que debemos seguir es utilizar el nombre de la hoja donde se
encuentra la celda de nuestro interés e inmediatamente colocar el signo de
exclamación (!) seguido de la referencia a la celda. 
BASE DE DATOS
 Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un
mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada
en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar información
sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.
 Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales
están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número
específico de columnas, pero tendrá cualquier número de filas.
BASE DE DATOS

 Una tabla se asemeja mucho a una hoja de Excel la cual también está dividida
en columnas y filas. Por esa razón Excel ha sido utilizado por mucho tiempo, y
por muchas personas, como un repositorio de datos.
Iniciamos en
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