Gestión Documental Administrativa

Agenda:

1. Conozcámonos
2. Acuerdos de Pacto Pedagógico
3. Contenido de la materia: Gestión Documental Administrativa
4. Conceptos Previos
5. Conceptos e historia: empresa
6. Clasificación de empresas
7. Taller en clase
8. Pautas trabajo Final
1. Conozcámonos
2. Acuerdos Pacto Pedagógico
Pacto Pedagógico (1)

El modulo se cancela con el 30% de

inasistencia (12 horas)

Hora Inicio: 7:00 a.m.

Hora Final: 4:45 p.m.

Descanso 1: 9:00 a.m – 9:30 a.m.

Almuerzo: 12:00 m – 1:00 p.m.
Descanso 2 p.m.: 3:00 p.m – 3:15 p.m
Pacto Pedagógico (2)
¿Qué vamos a permitir en clase?
¿Qué no vamos a permitir en clase?
3. Contenido Curricular
Contenido Curricular (1)
UNIDAD 1: Recopilar datos teniendo en cuenta los procedimientos y
requerimientos de la organización.

1. Las empresas
• Conceptos
• Evolución
• Clasificación

2. El proceso administrativo
• Principios administrativos
• Teorías administrativas
• Ciclo PHVA
• Ánálisis DOFA – FODA
• Manuales de funciones
• Manuales de Procedimientos

3. Técnicas de comunicación:
• Análisis de casos prácticos.
• Elaboración de documentos manuales, cartas y otros.
Contenido Curricular (2)
UNIDAD 1: Recopilar datos teniendo en cuenta los procedimientos y
requerimientos de la organización.

4. Técnicas de recolección de información

5. Recolección de datos
6. Técnicas de almacenamiento de datos
7. Bases de datos
• Tipo
• Clases de registros
• Aplicación
• Codificación
8. Políticas organizacionales en empresas:
• Aduaneras
• Exportadoras
• Importadoras
Contenido Curricular (3)
UNIDAD 2: Recopilar datos teniendo en cuenta los procedimientos y
requerimientos de la organización.

1. Elaboración de reportes administrativos

2. Los informes administrativos

• Tipos
• Metodologías
• Técnicas
• Normatividad

3. Análisis de la información
• Tablas
• Gráficos
• Cuadros
• Ilustraciones
• Síntesis

4. Sistematización de la información
4. Conceptos Previos
1. Empresa 11. Razón social
2. Comercio exterior 12. Objeto social
3. Importación 13. Activo
4. Exportación 14. Patrimonio
5. Persona natural 15. Producto
6. Autoridad aduanera 16.Servicio
7. Persona jurídica 17.Materias primas
8. Sociedad mercantil 18. Importador
9. Arancel 19.Exportador
10. Impuesto 20.Mercancía
1. Empresa:

2. Comercio exterior:
“Intercambio de bienes o servicios existente entre dos o más naciones con el propósito de que
cada uno pueda satisfacer sus necesidades de mercado tanto internas como externas. Está
regulado por normas, tratados, acuerdos y convenios internacionales entre los países para
simplificar sus procesos y busca cubrir la demanda interna que no pueda ser atendida por la
producción nacional”. (Blas, P., 2014).
3. Importación:
“Es la introducción de mercancías de procedencia extranjera al territorio aduanero nacional.
También se considera importación, la introducción de mercancías procedentes de Zona Franca
al resto del territorio aduanero nacional, en los términos previstos en este Decreto”. (Decreto
390 de 2016).
4. Exportación:
“Es la salida de mercancías del territorio aduanero nacional con destino a otro país. También se
considera exportación, además de las operaciones expresamente consagradas como tales en
este Decreto, la salida de mercancías a una Zona Franca en los términos previstos en el
presente Decreto”. (Decreto 390 de 2016).
5. Persona Natural:
Persona es todo ente susceptible de tener derechos o deberes jurídicos. Persona física que
actúa en nombre propio.

6. Autoridad aduanera:
“Es el funcionario público o dependencia oficial, que en virtud de la ley y en ejercicio de sus
funciones, tiene la facultad para exigir o controlar el cumplimiento de las normas aduaneras”.
(Decreto 390 de 2016).
7. Persona Jurídica:
Entidad que, sin tener existencia individual física, está sujeta a derechos y obligaciones.
8. Sociedad Mercantil:
Aquella que existe bajo una denominación o razón social, conformada por el acuerdo de
voluntades de un grupo de personas llamadas socios, que bajo un mismo objetivo y capitales
buscan un fin común de carácter económico con propósito de lucro
9. Arancel:
“Impuesto que paga el importador al introducir productos en un mercado”. (Ibáñez & Asociados,
Glosario de comercio Internacional).
10. Impuesto:
Es un tributo que se paga al estado para soportar los gastos públicos. Estos pagos
obligatorios son exigidos tantos a personas físicas, como a personas jurídicas.
11. Razón Social:
Es la denominación por la cual se conoce colectivamente a una empresa.
12. Objeto Social:
La relación de actividades que la sociedad mercantil o empresa desarrolla. El objeto
social de una empresa tiene que ser lícito, posible y concreto.
13. Activo:
Total de recursos de que dispone la empresa para llevar a cabo sus operaciones; representa
todos los bienes y derechos que son propiedad del y que puede convertirse en dinero u otros
medios líquidos equivalentes.
14. Patrimonio:
Es la suma de las aportaciones de los socios; es el capital social más las utilidades o menos las
pérdidas.
15. Producto:
Algo que ha sido transformado, el resultado de un proceso. Es cualquier bien material es un
objeto tangible, físico, que se puede tocar y ver y, en general, percibir a través de los sentidos.
16. Servicios:
Son las actividades, usos y beneficios que se consumen en el momento en que se prestan. Son
intangibles por que en su origen no se pueden tocar o ver; solamente se perciben..

17. Materias primas:

La materia extraída de la naturaleza y que se transforma para elaborar materiales que más
tarde se convertirán en bienes de consumo.

18. Importador:
Persona física o jurídica que adquiere mercancías provenientes del exterior cumpliendo la
normativa vigente (comprador).
19. Exportador:
Persona física o jurídica que envía mercancías al exterior cumpliendo la normativa vigente
(vendedor).
20. Mercancía:
Es todo "aquello que se puede vender o compra
5. Conceptos e historia: empresa
Conceptos (1)
Una empresa es una organización de personas que comparten unos
objetivos con el fin de obtener beneficios.

Una empresa es una unidad productiva agrupada y dedicada a

desarrollar una actividad económica con ánimo de lucro. En nuestra
sociedad, es muy común la creación continua de empresas.

En general, una empresa también se puede definir como una unidad

formada por un grupo de personas, bienes materiales y financieros, con
el objetivo de producir algo o prestar un servicio que cubra una
necesidad y por el que se obtengan beneficios.
Conceptos (2)
En economía, una empresa conjunto organizado de factores de producción o
productivos (tierra, trabajo, capital y tecnología), que se dedica a la producción de
un bien o la prestación de un servicio que satisface una necesidad del mercado a
cambio de un beneficio.
Historia (1)
Historia (2)
Historia (3)
Historia (4)
6. Clasificación de las
empresas
Clasificación: Según tamaño

Tipo Número de Valor de activos

trabajadores

Inferior a quinientos (500)

Microempresa Hasta diez (10) SMMLV* / excluida la
vivienda

Entre quinientos uno (501)

Pequeña Entre once (11) y y menos de cinco mil
cincuenta (50)
(5.000)  SMMLV

Entre cincuenta y uno Entre cinco mil uno (5.001) a

Mediana
(51) y doscientos (200) treinta mil (30.000) SMMLV

*SMMLV: salarios mínimos legales vigentes ($828.116).

Clasificación: Según Actividad
Económica

Sector primario Sector Secundario Sector Terciario

Obtienen sus recursos Transformación de la

Prestación de servicios
a partir de la materia prima
naturaleza
Clasificación: Según Forma
Jurídica (1)
INDIVIDUAL

1.Persona natural comerciante. Un comerciante es aquella persona que ejerce de

manera habitual y profesional alguna de las actividades que la ley considera como
mercantiles. Así, la persona natural responderá ante las obligaciones que se deriven del
desarrollo de su negocio con todo su patrimonio, tanto personal como familiar.

2. Empresa unipersonal. La empresa unipersonal tiene personalidad jurídica

independiente de quien la crea. Se fundamenta en que la persona natural o jurídica
destina una parte de sus activos para el desempeño de la actividad empresarial. Se
constituye mediante escritura o documento privado ante la Cámara de Comercio o
Notario.
Clasificación: Según Forma
Jurídica (2)
SOCIEDADES MERCANTILES

1.Sociedad Colectiva

Se constituye mediante escritura pública entre dos o más socios, los cuales
responderán solidaria, ilimitada y subsidiariamente de sus obligaciones. Por sus
características especiales, en la sociedad colectiva es fundamental que haya confianza
entre los socios. La administración de la sociedad puede recaer en los propios socios
o, incluso, delegarla en terceros. La ley no fija un mínimo ni máximo del capital a
aportar en el momento de su constitución. Hay que destacar que la razón social se
forma con el nombre de uno de los socios seguido de las expresiones “y compañía”,
“hermanos” o “e hijos”. Todos los socios tienen voto sin importar la participación que
tenga en la sociedad.
Clasificación: Según Forma
Jurídica (3)
SOCIEDADES MERCANTILES

2. Sociedad Anónima (S.A.).

Es el esquema más utilizado por las medianas y grandes empresas. Se constituye

mediante escritura pública entre cinco o más accionistas, quienes responden
únicamente por el montante de sus aportaciones. El capital estará representado en
acciones de igual valor. En el momento de la constitución se debe indicar el capital
autorizado, suscrito y pagado. La razón social va acompañado de la sigla S.A. Los
votos de los accionistas será de acuerdo al número de acciones.
Clasificación: Según Forma
Jurídica (4)
SOCIEDADES MERCANTILES

3. Sociedad de Responsabilidad Limitada (Ltda.).

Este tipo de sociedad se constituye en escritura pública entre, como mínimo, dos
socios y, como máximo, 25, quienes responden según sus aportaciones. Se incluye en
la razón social la palabra “limitada” o su abreviación “Ltda”. El capital que aportan los
socios para desarrollar su actividad comercial, debe ser cuotas de igual valor. Todos
los socios tienen voto sin importar las cuotas que tenga en la sociedad.
Clasificación: Según Forma
Jurídica (5)
SOCIEDADES MERCANTILES

4. Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S).

Las Sociedades por Acciones Simplificadas no exigen un número mínimo de

accionistas y, de hecho, permiten la unipersonalidad. Además, se constituyen por
documento privado que ha de registrarse en la Cámara de Comercio. La razón social
va acompañado de la sigla S.A.S. Su simplicidad se da tanto en el momento de su
constitución, como en su funcionamiento, no estando obligadas a especificar el objeto
social. Tampoco se les exige crear una junta directiva ni la revisoría fiscal. La
responsabilidad se limitará a la aportación de cada accionista. Los votos de los
accionistas será de acuerdo a los que establezcan en el documento de constitución.
Clasificación: Según Forma
Jurídica (6)
SOCIEDADES MERCANTILES

5. Sociedad en Comandita Simple (S. en C.).

Se constituye mediante escritura pública entre uno o más socios gestores y uno o más
socios comanditarios o capitalistas. Los socios gestores responderán solidaria,
ilimitada y directamente por las operaciones, mientras que los capitalistas, en relación
a sus aportaciones. Así, los socios gestores se encargarán de la administración de la
sociedad y el desarrollo de los negocios y los socios comanditarios serán quienes
aporten el capital. Las decisiones las toman los socios gestores en igualdad de
condiciones.
Clasificación: Según Forma
Jurídica (7)
SOCIEDADES MERCANTILES

6. Sociedad en Comandita por Acciones (S.C.A.).

Se constituye mediante escritura pública entre uno o más socios gestores y, al menos,
cinco socios comanditarios o capitalistas. La responsabilidad de los socios es igual que
en la Sociedad en Comandita Simple. El capital se representa en acciones de igual
valor, que son títulos negociables aportados por los socios capitalistas y, también, por
los gestores. Las decisiones las toman los socios gestores en igualdad de condiciones.
Clasificación: Según ámbito de
operación
Local (Medellín)

Regional (Eje Cafetero)

Nacional (Colombia)

Multinacional (Países)

Global (Facebook)
Clasificación: Según composición
de capital
Empresa Privada: La propiedad del capital está en manos privadas.

Empresa Pública: Es el tipo de empresa en la que el capital le pertenece al Estado,

que puede ser Nacional, Provincial o Municipal.

Empresa Mixta: Es el tipo de empresa en la que la propiedad del capital es compartida

entre el Estado y los particulares.
7. Taller en clase
 Bibliografía
Blas, P. E. (1 Ed). (2014). Diccionario de Administración y Finanzas. Indiana, Estados Unidos:
Palibrio.

Comisión Económica de las Naciones Unidas. Convenio del Sistema Armonizado (SA).
Recuperado de http://tfig.unece.org/SP/contents/HS-convention.htm

Estatuto Aduanero Colombiano. Decreto 390 de 2016. Recuperado de http://

es.presidencia.gov.co/normativa/normativa/DECRETO%202153%20DEL%2026%20DE%20DICIE
MBRE%20DE%202016.pdf

Guía del Arancel (s.f.). Recuperado de http://www.camaras.org/guias/arancel/guia_arancel.html

Nuñez, M.A. (1 Ed). (2016). Casos Prácticos sobre Clasificación Arancelaria de las Mercancías:
Ediciones Fiscales ISEF

Realpe, I.A. (2011). Origen sistema armonizado. Recuperdo de https://

issuu.com/ivanaliriorealpe/docs/origen_del_sistema_armonizado