Gestión Documental Administrativa

Agenda:

Temáticas
1. Principios administrativos
2. Teorías administrativas
3. Ciclo PHVA
4. Ánálisis DOFA – FODA
5. Estrategia Organizacional: Visión y Misión
6. Manuales de funciones
7. Manuales de Procedimientos

8. Quiz
9. Taller en clase
1. Administración
Definición de Administración (1)

La administración es el proceso de
planificar, organizar, dirigir y
controlar las actividades de los
miembros de la organización y el
empleo de todos los demás
recursos organizacionales, con el
propósito de alcanzar con
eficiencia las metas establecidas
para la organización.
Funciones de Administración (2)

Planeación Organización Dirección Control

• Definir metas, • Qué actividades • Dirigir y motivar a • Seguimiento de
establecer estrategias, deben ser realizadas, todas las partes actividades para
desarrollar planes quién las realizará, involucradas y asegurarse que lo
cómo se harán resolver conflictos planeado se está
cumpliendo
Principios de la Administración
Fayol (1)

1 2
Principios de la Administración
Fayol (2)

3 4
Principios de la Administración
Fayol (3)

5 6
Principios de la Administración
Fayol (4)

7 8
Principios de la Administración
Fayol (5)

9 10
Principios de la Administración
Fayol (6)

1 12
1
Principios de la Administración
Fayol (7)

13 14
Teorías de la Administración (1)
Escuela de la administración
científica

Escuela de la teoría clásica de la

organización
administración
Teorías de

Escuela conductista: la
organización son las personas

Escuela de la ciencia de la
administración

Enfoque Neoclásico
Teorías de la Administración (2)
Teorías de la Administración (3)
2. Administración:
Ciclo PHVA
Ciclo PHVA
Constituye una de las principales herramientas de mejoramiento continuo en las
organizaciones, utilizada ampliamente por los sistemas de gestión de calidad con el
propósito de permitirle a las empresas ser más competitivos, mejorar los servicios ofrecidos,
mayor participación en el mercado, una optimización en los costos y por su puesto una
mejor rentabilidad
Ciclo PHVA – Planear (1)

La planeación comprende la definición de

objetivos o metas de la organización, el
establecimiento de una estrategia general para
alcanzar estas metas y el desarrollo de una
jerarquía completa de planes para integrar y
coordinar actividades. Así, ésta se ocupa de
los fines (lo que se tiene que hacer) al igual
que los medios (cómo se va a hacer).

Existe planeación estratégica y operativa.

Ciclo PHVA – Planear (2)

Misión Visión

Objetivos
Organigrama
Estratégicos

Manuales de
5W2H funciones y
procedimiento
Ciclo PHVA – Planear (3)
La planeación estratégica se realiza a nivel organizacional, es decir, considera un enfoque
global de la empresa, razón por la cual se basa en objetivos y estrategias que parecen
simples y genéricos, pero que afectan a una gran variedad de actividades.

Misión

Visión

Objetivos
Estratégicos

Organigrama
Ciclo PHVA – Planear (4)
La misión indica el objeto, propósito o razón de ser una empresa. La misión responde a la
pregunta: “¿cuál es nuestra razón de ser?”. La misión como el propósito de la empresa. La misión
de una empresa suele empezar con un verbo infinitivo como, por ejemplo, fabricar, crear, diseñar,
capacitar, transportar, educar, etc.

Traer la inspiración y la innovación a cada atleta* del mundo

*Si usted tiene un cuerpo, es un atleta

Ciclo PHVA – Planear (5)
La visión es la meta, el ideal o el sueño al cual se quiere llegar. La visión incentiva que políticas y
objetivos trazados ayuden a que la empresa o institución llegue cada vez más cerca de la visión.
La visión debe reflejar un objetivo a largo plazo para que exista una consistencia en el recorrido
de la empresa. Cuando se alcanza la meta se debe redefinir la visión para reformar las políticas y
las directrices estratégicas para un nuevo nivel.

Ser la compañía número uno de atletismo en el mundo

 Ciclo PHVA – Planear (5)
Los objetivos estratégicos son los fines o metas desarrollados a nivel estratégico que una
organización pretende alcanzar a largo plazo. Están basados en la visión, la misión y los valores
de una organización y condicionan las acciones que se llevarán a cabo.

1.Minimizar la huella ambiental 2. Transformar la fabricación 3. Desatar el potencial humano

Ciclo PHVA – Planear (6)
Un organigrama muestra la estructura interna de una organización o empresa. Representa de
forma gráfica o esquemática los distintos niveles de jerarquía y la relación existente entre ellos.
Circular
Horizontal

Vertical
Ciclo PHVA – Planear (7)
Manual de procedimiento
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que
deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas
de ellas.

Contenido del manual de procedimientos

1. Título y código del procedimiento.

2. Descripción del procedimiento.
2.1. Objetivos del procedimiento
2.2. Normas aplicables al procedimiento
2.3. Requisitos, documentos y archivo
2.4. Descripción de la operación y sus participantes
2.5. Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento
Ciclo PHVA – Planear (7)
Manual de procedimiento
Contenido del manual de procedimientos

3. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.

4. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
5. Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
6.Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.
Ciclo PHVA – Planear (8)
Manual de funciones
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada
persona en la organización en sus tareas cotidianas y será elaborado técnicamente basados
en los respectivos procedimientos, sistemas y normas.
Ciclo PHVA – Planear (9)
5W2H es una herramienta de gestión que a través de 7 cuestionamientos nos permite
elaborar un plan de acción de forma sistemática y estructurada. Su aplicación es
sencilla y puede realizarse individual o en grupo

What?
¿Qué?
How Why?
much? ¿Por
¿Cuánto? qué?

When?
How?
¿Cuándo
¿Cómo?
?

Who? Where?
¿Quién? ¿Dónde?
Ciclo PHVA – Hacer (1)
Ejecutar lo planeado, en esta etapa es recomendable hacer pruebas pilotos antes de implantar
los procesos definidos. En su desarrollo se puede evidenciar los problemas que se tienen en la
implementación, se identifican las oportunidades de mejora y su implementación. Este paso
también comprende acciones como recolección de todos los datos y la información necesaria
para hacer seguimiento y evaluación al proceso.

Así mismo, en el “hacer” está comprendida la documentación de todo aquello que se realiza y
de aquello que no se ha podido realizar.
Ciclo PHVA – Hacer (2)
Presentación de informes (ICONTEC)

Norma 1075: Divisiones y subdivisiones en documentos escritos

Norma 1487: Citas y notas de pie de página
Norma 1160: Referencias bibliográficas para libros, folletos e informes

1. PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO

• Todo documento debe elaborarse en hojas tamaño carta.

• Se debe utilizar el tipo de letra arial, tamaño 12.
• La separación entre las líneas de un párrafo debe hacerse a 1.5
• La separación entre párrafos y entre título y texto se hará doblando la separación de líneas,
es decir, con doble enter.
• No se debe subrayar.
Ciclo PHVA – Hacer (3)
Presentación de informes (ICONTEC)
2. TÍTULOS Y SUBTÍTULOS

Es común que los informes deban recurrir a los subtítulos, o títulos secundarios, para
identificar apartes de un tema específico. Para su tratamiento se recomienda:
• Los títulos y los subtítulos se escribirán en negrita.
• Los títulos precedidos por un número deberán escribirse en mayúscula fija y en negrita.
Ejemplo: 3. BIENESTAR UNIVERSITARIO
• Los subtítulos correspondientes a divisiones, es decir, precedidos de dos números
separados por punto, se escribirán con mayúscula inicial y en negrita. Ejemplo: 3.1.
Servicios a la comunidad universitaria.
• Los subtítulos precedidos de tres números, o más, separados por punto se escribirán en
cursiva. Ejemplo: 3.1.1. Servicios de atención odontológica.
• Se debe evitar hacer subdivisiones que sólo tengan una parte, pues es un error de lógica
elemental. Ejemplo: después de 3.1. debe ir 3.2. y no, 4.
• Ni los títulos ni los subtítulos llevan punto final.
Ciclo PHVA – Hacer (4)
Presentación de informes (ICONTEC)
3. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA

En las organizaciones, la comunicación escrita puede asumir diferentes formas. Las más
comunes son:

3.1. La carta
Es un comunicado personalizado, con carácter formal. Se utiliza para informar, solicitar,
agradecer, invitar, entre muchos otros. La Norma Técnica Colombiana 3393 establece los
siguientes parámetros para la elaboración de cartas comerciales:

3.1.1. Márgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Ciclo PHVA – Hacer (5)
Presentación de informes (ICONTEC)
3. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA

3.1. La carta

3.1.2. Partes de la carta

• Fecha: Se escribe acompañada de la ciudad de origen: día, mes, año. Ejemplo: Medellín,
09 de marzo de 2019
• Encabezamiento o datos del destinatario: se dejan entre cuatro y seis espacios sencillos
después de la fecha. Los datos que componen el encabezamiento se escriben a espacios
sencillos. Estos datos son:
• Tratamiento: se escribe la palabra completa, con mayúscula inicial y sin abreviaturas:
Señor, Señora, Licenciado, Ingeniera, Economista, Doctor, etc
• Nombres y apellidos completos de la persona a quien va dirigida la carta, escritos en
mayúsculas fijas.
Ciclo PHVA – Hacer (6)
Presentación de informes (ICONTEC)
3. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA

3.1. La carta

3.1.2. Partes de la carta

• Cargo: Gerente, Rector, Jefa, Fiscala, Intendenta, etc. El cargo se escribe con
mayúscula inicial y, si es muy largo, se puede dividir, evitando la partición silábica.
• Nombre de la empresa: se escribe en el renglón siguiente, iniciando con mayúscula.
Si el nombre de la empresa es una sigla, se escribe con mayúsculas fijas.
• Dirección: ubicación del destinatario. Puede ser escrita en la misma carta, pero es
indispensable que vaya en el sobre.
• Nombre de la ciudad de destino: se escribe con mayúscula inicial, e inmediatamente
después de la dirección o de la casilla postal, si la hubiere.

• Nota: Las cartas deben ir siempre dirigidas a una persona, pero cuando su nombre se desconoce,
debe escribirse el tratamiento en minúscula y el nombre de la empresa en mayúsculas fijas.
Ciclo PHVA – Hacer (7)
Presentación de informes (ICONTEC)
3. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA

3.1. La carta

3.1.2. Partes de la carta

• Asunto: también llamado "referencia", es una línea opcional que sintetiza el tema de la
carta. Cuando la carta se dirige a una Junta, es conveniente que se escriba el asunto para
facilitar la respuesta deseada.
• Saludo: es la frase de cortesía, que se escribe después del encabezamiento y antes del
cuerpo de la carta. Ejemplos: Apreciado señor Gómez; Respetados señores; Respetado
señor Rector. Después del saludo se escriben dos puntos. Se sugiere que cuando el
destinatario es una mujer, se le trate por su nombre y cuando es un hombre, por su
apellido, así: Apreciada economista Ángela; Apreciado economista Pérez.
• Texto: es el mensaje que se transmite al destinatario. Los párrafos deben ser cortos, claros
y sencillos.
Ciclo PHVA – Hacer (8)
Presentación de informes (ICONTEC)
3. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA

3.1. La carta

3.1.2. Partes de la carta

• Despedida: igual que el saludo, es una expresión de cortesía. Se puede elegir una
expresión de una o dos palabras, seguida de una coma o una oración terminada en punto.
Ejemplos: Cordialmente, Atentamente, Respetuosamente, Cordial saludo, Atento saludo,
Muchas gracias por su atención, etc.
• Firma: Está compuesta por tres elementos:
• Nombre y apellidos del remitente, escritos en mayúsculas fijas.
• Rúbrica: se escribe encima del nombre del remitente que se ha escrito en mayúsculas
fijas. No se usa la raya para poner la rúbrica.
• Cargo o documento de identificación: se escribe debajo del nombre y con mayúscula
inicial. Cuando firman dos o más personas, los nombres van por categoría
Ciclo PHVA – Hacer (9)
Presentación de informes (ICONTEC)
3. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA

3.1. Informe
Los elementos estructurales de este informe son:

• Portada: contiene el título del informe. Nombre del autor o autores, ciudad y fecha.
• Índice: es igual al que se usa en un libro.
• Resumen: constituye la síntesis del trabajo o proyecto.
• Introducción: incluye los antecedentes del problema, los objetivos, la justificación y el
contexto general, esto es, cómo y dónde se realizó la investigación o se desarrolló el
proyecto.
• Método: es una explicación de las técnicas que se usaron para la realización del trabajo.
• Resultados: resumen los datos recolectados y el tratamiento que se les dio.
• Análisis: exposición de los hechos, circunstancias y detalles que constituyen la verdadera
razón de ser del trabajo.
Ciclo PHVA – Hacer (10)
Presentación de informes (ICONTEC)
3. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA

3.1. Informe
Los elementos estructurales de este informe son:

• Conclusiones: recomendaciones e implicaciones: en esta parte se derivan conclusiones, se

hacen recomendaciones, bien sea para la toma de decisiones operativas o para nuevas
investigaciones, y se analizan las implicaciones de la investigación.
• Bibliografía: sustento teórico en libros, documentos, revistas especializadas u otro tipo de
publicación.
• Apéndices: tablas o gráficos que amplían la información, glosario de términos y otros
elementos que aclaren o refuercen el contenido del informe.

Los informes deben ser redactados en forma impersonal, es decir, en tercera persona. Los
pronombres yo y nosotros no tienen cabida en la redacción de un informe.
Ciclo PHVA – Hacer (10)
Presentación de informes (ICONTEC)
3. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA

3.1. Informe
Los elementos estructurales de este informe son:

• Conclusiones: recomendaciones e implicaciones: en esta parte se derivan conclusiones, se

hacen recomendaciones, bien sea para la toma de decisiones operativas o para nuevas
investigaciones, y se analizan las implicaciones de la investigación.
• Bibliografía: sustento teórico en libros, documentos, revistas especializadas u otro tipo de
publicación.
• Apéndices: tablas o gráficos que amplían la información, glosario de términos y otros
elementos que aclaren o refuercen el contenido del informe.

Los informes deben ser redactados en forma impersonal, es decir, en tercera persona. Los
pronombres yo y nosotros no tienen cabida en la redacción de un informe.
Ciclo PHVA – Hacer (11)
Presentación de informes (ICONTEC)
3. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA

3.1. Informe
Los elementos estructurales de este informe son:

• Conclusiones: recomendaciones e implicaciones: en esta parte se derivan conclusiones, se

hacen recomendaciones, bien sea para la toma de decisiones operativas o para nuevas
investigaciones, y se analizan las implicaciones de la investigación.
• Bibliografía: sustento teórico en libros, documentos, revistas especializadas u otro tipo de
publicación.
• Apéndices: tablas o gráficos que amplían la información, glosario de términos y otros
elementos que aclaren o refuercen el contenido del informe.

Los informes deben ser redactados en forma impersonal, es decir, en tercera persona. Los
pronombres yo y nosotros no tienen cabida en la redacción de un informe.
Ciclo PHVA – Hacer (12)
Presentación de informes (ICONTEC)
3. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA

3.1. Acta de reuniones

Es la relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta. Sus elementos son::

• Razón social: en el margen superior de la primera página va la razón social.

• Título de la junta o comité. Ejemplo: CONSEJO ACADÉMICO.
• Denominación del documento y número correspondiente: Después de título, a tres
interlíneas y centrada, se ubica la palabra ACTA en mayúscula fija, seguida del número
consecutivo que le corresponda. El consecutivo debe ser anual, es decir, el ACTA 1
corresponde a la primera reunión de cada año. Se suprime el signo de número.
• Fecha: ciudad y fecha completa en que se efectuó la reunión.
• Hora: se anotan la hora de inicio y la de finalización de la reunión.
• Lugar en donde se efectuó la reunión.
Ciclo PHVA – Hacer (13)
Presentación de informes (ICONTEC)
3. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA

3.1. Acta de reuniones

Es la relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta. Sus elementos son::

• Asistentes: Nombre y cargo, en orden jerárquico, de los funcionarios que participaron. El

cargo que desempeñe cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se
sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden
alfabético por apellidos.
• Invitados: Si los hubo, deben relacionarse con indicación de nombre y cargo.
• Orden del día: recoge la agenda que efectivamente se desarrolló.
• Ausentes: se anotan las personas que no asistieron a la reunión. Se indica si la ausencia
es justificada o no.
Ciclo PHVA – Hacer (14)
Presentación de informes (ICONTEC)
3. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA

3.1. Acta de reuniones

Es la relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta. Sus elementos son::

• DESARROLLO: Se escribe en mayúscula fija, contra el margen izquierdo. El desarrollo

anota los asuntos que se trataron, según el orden del día, con sus respectivas
conclusiones.
• El primer tema es, generalmente, verificación del quórum
• En el tema "lectura, discusión y aprobación del acta anterior", se indica si fue aprobada, y
se anotan las modificaciones que se presentan.
• Convocatoria: si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA,
con mayúscula fija y seguida de punto. A continuación se anotan la fecha, la hora y el lugar
de la próxima reunión.
• Firma, nombre y cargo: el nombre completo de los firmantes responsables se escribe con
mayúscula fija. El cargo se anota debajo con mayúscula inicial y sin centrar.
Ciclo PHVA – Verificar (1)

En esta etapa comprobamos

que se hayan ejecutado los
objetivos previstos mediante el
seguimiento y medición de los
procesos, confirmando que
estos estén acorde con las
políticas y a toda la planeación
inicial.
Ciclo PHVA – Actuar (1)

Mediante este paso se realizan las

acciones para el mejoramiento del
desempeño de los procesos, se
corrigen las desviaciones, se
estandarizan los cambios, se realiza la
formación y capacitación requerida y
se define como monitorearlo.
4. Análisis DOFA
Análisis DOFA/FODA (1)
Técnica de planeación estratégica que permitirá conformar un cuadro de la situación actual
de una empresa u organización; permitiendo, de esta manera, obtener un diagnóstico preciso
que permita tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados por tal
organismo.
Análisis DOFA/FODA (2)

• Cómo está cambiando el panorama del mercado?

• ¿Qué está haciendo la competencia?
• ¿Alguna debilidad puede ser una amenaza para la
empresa?
• ¿Están cambiando los estándares de calidad de
nuestro producto?
• ¿Qué obstáculos estamos enfrentando?
• ¿Cómo nos están afectando las medidas del
gobierno?
Análisis DOFA/FODA (3)

• ¿Cuáles son las tendencias del mercado a favor?

• ¿Qué cambios tecnológicos pueden presentar una
oportunidad?
• ¿Qué deberíamos hacer que no hemos hecho y
ellos sí?
• ¿Qué eventos nos permitirán expandir la marca?
• ¿Cómo se están comportando las personas frente a
este tema?
• ¿Existe alguna fortaleza que podamos explotar?
Análisis DOFA/FODA (4)

• ¿En qué somos mejores?

• ¿Cuáles son las ventajas de la empresa?
• ¿Cuáles son los factores que nos hacen
merecedores de esa oportunidad?
• ¿Cuál es nuestra propuesta de valor?
• ¿Como está nuestro músculo financiero?
• ¿Qué puntos fuertes ve el mercado en nosotros?
Análisis DOFA/FODA (5)

• ¿En qué podemos mejorar?

• ¿Qué deberíamos dejar de hacer?
• ¿Qué aspectos negativos ha mencionado el
mercado y los clientes?
• ¿Por qué estamos perdiendo las ventas?
• ¿En qué nos falta más experiencia?
• ¿Qué tiene la competencia que no tengamos
nosotros y nos esté afectando?
Matriz DOFA/FODA (1)
Factores internos

Fortalezas(F) Debilidades (D)

1. 1.
2. 2.

Oportunidades Estrategias para MAXIMIZAR las

Estrategias para MAXIMIZAR
1. oportunidades y MINIMIZAR las
Factores externos

fortalezas y oportunidades
2. debilidades

Amenazas Estrategias para MAXIMIZAR

Estrategias MINIMIZAR
1. fortalezas y MINIMIZAR
amenazas y debilidades
2. amenazas
Matriz DOFA/FODA (2)