DIRECCIÓN

PRIMERA INFANCIA
COMPONENTE FINANCIERO
TEMAS A DESARROLLAR EN EL COMPONENTE
FINANCIERO

• ACCIONES EQUIPO FINANCIERO EN LA DPI.

• ACCIONES FINANCIERAS EN LA CADENA
CONTRACTUAL
• SEGUIMIENTO A LA EJECUCION
PRESUPUESTAL.
• PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES PAA-PACCO
• PLAN ANUAL DE CAJA (PAC)
• METAS SOCIALES Y FINANCIERAS - SIM
• LEGALIZACIÓN DE CUENTAS.
 Canastas
 Presupuesto inicial
 Ahorros e inejecuciones
 ACTIVIDADES
FINANCIERAS DE LA DPI
1. Articular las actividades financieras: ajustes y control presupuestal, traslados,
contracréditos, cuentas por pagar, reservas, vigencias expiradas, vigencias futuras, etc.

2. Servir de enlace con las Direcciones de Planeación y Financiera

3. Participar en los ejercicios de seguimiento y monitoreo, la ejecución presupuestal de las

metas sociales y financieras.

4. Apoyar el seguimiento, control y supervisión de los contratos y/o convenios de la DPI.

5. Generar reportes de ejecución presupuestal que permitan emitir alertas tempranas.

6. Apoyar la elaboración del anteproyecto de presupuesto y Proyección de vigencias

futuras cuando aplique.

7. Consolidar insumos para dar respuesta a los informes solicitados por entidades externas
al ICBF, relacionados con el componente administrativo y financiero.
 ACTIVIDADES
FINANCIERAS DE LA DPI
8. Elaborar herramientas de seguimiento financiero para las regionales y sede
nacional. (Formatos financieros, instructivos para los formatos financieros, etc.).

9. Tramitar las solicitudes de certificado de disponibilidad presupuestal y PACCO

para los contratos y convenios suscritos.

10. Realizar seguimiento al plan de compras las contrataciones y la ejecución de

los contratos suscritos

11. Servir de enlace con la Dirección Financiera del ICBF y sus dependencias
(Grupo de presupuesto, Grupo de tesorería, Grupo de Contabilidad)

12. Prestar asistencia financiera a las regionales y centros zonales del ICBF.
 ACCIONES
FINANCIERAS EN LA
CADENA
CONTRACTUAL
 INICIO DEL PROCESO CONTRACTUAL

LA ETAPA PRECONTRACTUAL CONLLEVA ACCIONES ORIENTADAS A AGRANTIZAR EL

CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES Y FINANCIEROS NECESARIOS PARA EL
PERFECCIONAMIENTO, LEGALIZACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTATO.

EN ESTA ETAPA EL PROFESIONAL FINANCIERO INTERVINE EN LAS SIGUIENTES TAREAS:

• VERIFICAR LA EXACTITUD DEL MONTO DE LOS RECURSOS REQUERIDOS POR CADA

IDENTIFICADOR PARA FINANCIAR EL CONTRATO.
• SOLICITAR EL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.
• GENERAR LA CERTIFICACIÓN DE PROGRAMACION EN EL APLICATIVO PACCO DEL
CONTRATO – CADA CONTRATO TIENE UN CONSECUTIVO.
• GESTIONAR ANTE EL GRUPO FINANCIERO EL REGISTRO PRESUPUESTAL
• VERIFCAR QUE EL CONTRATISTA ENTREGUE LA POLIZA REQUERIDA.
• VERIFICAR LA EXPEDICION DE LA APROBACION DE LA GARANTIA.
 ACCIONES EN LA ETAPA DE EJECUCION DEL CONTRATO
1. VERIFICAR QUE LAS GARANTIAS PERMANEZCAN VIGENTES HASTA LA LIQUIDACION DEL CONTRATO.
2. EJERCER CONTROL PRESUPUESTAL SOBRE CADA MODALIDAD DE SERVICIO, INCLUIDA EN EL
CONTRATO.
3. SUSCRIBIR LAS ACTAS DE REVISIÓN DE LOS INFORMES FINANCIEROS.
4. GESTIONAR LAS DEVOLUCIONES DE RECURSOS NO EJECUTADOS POR EL CONTRATISTA.
5. GENERAR LAS ALERTAS SOBRE GASTOS NO AUTORIZADOS O QUE ESTAN FUERA DE LA CANASTA PARA
CADA MODALIDAD.
6. VERIFICAR LOS REGISTROS DEL APLICATIVO CUENTAME PARA CORROBORAR LAS CERTIFICACIONES
EXPEDIDAS POR EL OPERADOR.
7. ESTUDIAR Y ANALIZAR LAS RECLAMACIONES QUE PRESENTE EL CONTRATISTA Y HACER LAS
RECOMENDACIONES A QUE HAYA LUGAR.
8. VELAR POR LA OPORTUNA PRESENTACIÓN DE LOS REQUISITOS PARA AUTORIZAR LOS DESEMBOLSOS,
PARA CUMPLIR CON LA EJECUCION DEL PAC PROGRAMADO.
9. VERIFICAR QUE LA EJECUCION CONTRACTUAL SE DESARROLLE DENTRO DEL PLAZO O VIGENCIA DEL
CONTRATO Y DE ACUERDO A LOS VALORES ESTABLECIDOS.
10. SOLICITAR LA ASIGNACION DEL PAC PARA REALIZAR LOS DESEMBOLSOS PROGRAMADOS.
ACCIONES FINALIZADO EL CONTRATO

En la etapa poscontractual es importante:

• COMPILAR LA INFORMACION NECESARIA PARA LA LIQUIDACION DEL CONTRATO. (ACTAS DE COMITÉ,

INFORMES DE SUPERVISION, MODIFICACIONES AL CONTRATO).
• SOLICITAR LA EXPEDICION DEL ESTADO DE CUENTA
• ELABORAR EL INFORME FINAL PARA LIQUIDACION DEL CONTRATO.
• DETERMINAR EL VALOR A REINTEGRAR POR INEJECUCIONES NO DESCONTADAS.
• ENTREGAR AL GRUPO JURIDICO LA DOCUMENTACION REQUERIDA PARA LA LIQUIDACION DEL
CONTRATO.
• EVALUAR LAS SOLICITUDES DE RECONOCIMIENTO QUE FORMULE EL CONTRATISTA Y DETERMINAR
SU PERTINENCIA.
• VELAR POR QUE EL PROCESO SE REALICE DENTRO DE LOS CUATRO MESES SIGUIENTES A LA
TERMINACIÓN DEL CONTRATO.
 ASIGNACION DE RECURSOS DPI
2017

RECURSOS NACION:
• RECURSO 10: Recursos Corrientes: son los
provenientes de Impuestos, Tasas,
Contribuciones, Venta de Bienes, Prestación de
Servicios, Rentas de la Propiedad, Multas y
Sanciones.
• RECURSO 16: Fondos Especiales- CREE -
Corresponden a las apropiaciones
presupuestales de los órganos que forman parte
del Presupuesto Nacional - PN financiadas con
los ingresos definidos en la ley para la
prestación de un servicio público específico, así
como los pertenecientes a fondos sin personería
jurídica
 IDENTIFICACION DE LOS
RECURSOS PRESUPUESTALES
RECURSOS PROPIOS:
• RECURSO 21: Otros Recursos de Tesorería - Corresponde a los Recursos de
Capital diferentes a los recursos del crédito y a las donaciones. Esto es,
rendimientos financieros, recuperación de cartera, reintegros y recursos no
apropiados, recursos del balance, venta de activos y demás ingresos
extraordinarios que se incluyen en otros recursos de capital.
• RECURSO 27: Rentas Parafiscales - Identifica las apropiaciones
presupuestales financiadas con los gravámenes establecidos con carácter
obligatorio por la ley, que afectan a un determinado y único grupo social o
económico y se utilizan para beneficio del propio sector.
ESTRUCTURA PRESUPUESTAL
 ESTRUCTURA PRESUPUESTAL
Para la vigencia 2018 NO se presento un cambio en la estructura presupuestal
respecto a la que se aplicó en el presupuesto 2017. La estructura vigente es la
siguiente:

La letra Código de la
unidad Código que Código que Este código indica
identifica el
Ejecutora o identifica la identifica la el destino final en
tipo de gasto.
cuenta subcuenta de la Dirección o el cual se
Para este
asignada a unidad Unidad Misional a invertirán los
caso el tipo de
nivel ejecutora que la cual se le recursos.
gasto es
nacional y corresponde a asigna el Corresponde a las
inversión
que las inversiones presupuesto modalidades y
identifica al proyectos de la
ICBF DPI
SEGUIMIENTO A LA
EJECUCION PRESUPUESTAL
Corresponde a la coordinación financiera hacer seguimiento
permanente a la ejecución presupuestal y aplicar
oportunamente las correcciones o modificaciones requeridas
para garantizar la correcta ejecución presupuestal a nivel
nacional.
La herramienta básica para el seguimiento a la ejecución
presupuestal es el reporte SIIF del Ministerio de Hacienda a
través del cual se identifican:
 Necesidad de recursos (traslados)
 Recursos sobrantes (contracrédito)
 Saldos disponibles
 Saldos de CDP
 Programación de pagos Microsoft Excel
Worksheet
 Pagos
 Información estadística (ranquin e indicadores)
 REZAGO PRESUPUESTAL
Artículo No.33 de la Ley 1737 de 2014. A través del Sistema Integrado de Información
Financiera SIIF -Nación se definirá con corte a 31 de diciembre de cada año, las reservas
presupuestales y cuentas por pagar de cada una de las secciones del Presupuesto General
de la Nación.

CUENTAS POR PAGAR RESERVAS

Son aquellos compromisos
que quedan pendientes de
pago para la vigencia fiscal
pero el objeto del contrato se
ha cumplido a satisfacción o
cuando se han pactado
anticipos en los contratos y
no fueron cancelados. La
cuentas por pagar no se
pueden fraccionar ni liberar.
PRESUPUESTALES
Se constituyen cuando por
alguna razón el objeto del
contrato no se cumplió dentro
del año fiscal que termina. Su
pago se puede fraccionar de
acuerdo al cumplimiento de las
obligaciones. Es posible que
los valores en reserva se
liberen cuando definitivamente
no se ejecutarán.
VIGENCIAS EXPIRADAS
Hace relación al pago de obligaciones legalmente contraídas en
vigencias anteriores, pero que por diferentes motivos no fueron
debidamente canceladas durante la vigencia respectiva y tampoco
se incluyeron como reservas presupuestales o cuentas por pagar; o
también, que habiéndose constituido como reserva presupuestal no
se cancelaron dentro del año de su constitución.

La dificultad para el pago de estas cuentas radica en que se

constituyen en obligaciones que no tienen apropiación presupuestal
disponible. Se hace necesario gestionar un traslado presupuestal
para su pago.
 TEMA:
PLAN ANUAL DE
ADQUISICIONES
PAA-PACCO
 PAA
(plan anual de adquisiciones)

El Plan Anual de Adquisiciones es un instrumento

gerencial de planificación y programación que
contribuye a realizar una correcta y oportuna
proyección del uso de los recursos destinados a
la contratación y al seguimiento al control de la
gestión. Esta diseñado en el ciclo de
mejoramiento continuo PHVA (planear-hacer-
verificar-actuar)
 ESTRUCTURA PAA
(plan anual de adquisiciones)
El Plan Anual de Adquisiciones tiene un sistema diseñado para
reportar la información llamado PACCO (plan anual de compras y
contratación) que es el ambiente donde se recopila el registro de
Programación contratación y ejecución, para realizar seguimiento a
los recursos asignados al ICBF.
La información programada en el aplicativo PACCO hace parte del
informe integral de rendición de cuentas que entrega el ICBF a la
Contraloría General de la Nación y de la presentación de los recursos
a la Agencia Colombia Compra Eficiente y corresponde al Plan de
Compras de la entidad.
 IMPORTANCIA DEL PAA
(plan anual de adquisiciones)
La Dirección de Primera Infancia tiene la función de hacer
seguimiento a la programación, contratación y ejecución de sus
recursos tanto en sede como en regionales para garantizar que se
este reportando oportunamente la destinación de los recursos
asignados, garantizando así la transparencia en el manejo de los
mismos.
las variables de información respecto a presupuesto asignado,
contratado y ejecutado son parte de los indicadores de gestión
mensual reportados en el tablero de control cada mes.
 ESTRUCTURA PAA
(plan anual de adquisiciones)
El Plan Anual de Compras y Contratación PACCO
comprende las siguientes fases:
• FASE DE PROGRAMACIÓN
Información suministrada por las Subdirecciones
Genera el consecutivo PACCO
Programación inicial se ajusta cuando se tenga el contrato
final (no hay contrato). Se requiere para solicitar CDP
• FASE DE CONTRATACIÓN
La información cargada en SIIF es migrada a PACCO
Con el consecutivo PACCO asocia el contrato y carga la
información complementaria del contrato
• FASE DE EJECUCIÓN
En este modulo se registran los pagos realizados (mes
vencido)
MODIFICACION DEL PAA
EN PACCO
La información cargada en el sistema de información PACCO se
puede ajustar o modificar de acuerdo a los cambios que surjan en la
suscripción de los convenios y/o durante la ejecución de los
mismos.
Esto se debe realizar durante los primeros días del mes antes del
día 10 y a partir del día 11 hasta antes del día 30 de cada mes
puesto que estas dos fechas son donde se hace corte de la
información programada para el seguimiento evaluativo a la
ejecución oportuna de los recursos.

DPI- Sandra Yaneth Guerrero Acosta sandra.guerreroa@icbf.gov.co

 TEMA:
PLAN ANUAL
MENSUALIZADO DE
CAJA (PAC)
 ¿QUE ES EL PAC?

El Decreto 4730 de 2005 artículo 26, define el PAC

como un instrumento financiero de corto plazo, para la
ejecución de los ingresos y gastos.
Mediante el PAC se definen:
• Los montos máximos de fondos disponibles,
• Los montos máximos de pagos.

Sus limites son el Plan Financiero y el Presupuesto

CLASIFICACION DEL PAC
CALENDARIO PAC –NACIÓN 2018
CALENDARIO PAC – PROPIOS 2017
 PROCESO DE SOLICITUD DE PAC RECURSOS PROPIOS Y
NACION
 Los responsables de la Ejecución del PAC, son los Supervisores de
Contratos, y por su debida gestión le corresponde al enlace financiero de
cada Regional.
 Los supervisores informan los montos y tipo de recursos de los desembolsos
que deben autorizar durante el mes, y el enlace financiero consolida lo de
cada Dirección.
 Para la programación del PAC, es importante tener en cuenta el porcentaje
de inejecución que se presenta cada mes.
 Las modificaciones de adición se atenderán de acuerdo con las reducciones
que soliciten las Regionales en el transcurso del mes; tanto para recursos
propios como de nación.
 El visado de PAC lo debe realizar el enlace financiero y llevar un control del
disponible
 No es procedente generar un visado de PAC, sin contar con el monto
requerido.
INDICADORES EJECUCIÓN DE
PAC
 Procedimiento de
Modificación de metas
Sociales y Financieras
 PROCEDIMIENTO

Archivo PDF
Reportes & Controles
Procesos Mensuales
PLAZOS PARA TENER EN CUENTA
 CANASTAS
• Es el instrumento que define la estructura de costos de una determinada modalidad y a través
de la cual se reconocen los costos derivados de la atención a los niños y niñas usuarios de los
contratos de aporte.
• Surge de la necesidad de estandarizar los rubros que son necesarios para la prestación del
servicio en las diferentes modalidades y es el resultado de un de trabajo de concertación con la
Comisión Intersectorial para la Atención Integral a la Primera Infancia (CIPI).
• Cada una de las canastas esta diseñada con un numero de cupos mínimo que se considera es
la cantidad viable para que el proyecto sea funcional económicamente. Ej.: la canasta para CDI
se diseño con base en 200 cupos.
• La canasta esta compuesta por los rubros que se requieren para la prestación del servicio según
la modalidad. Estos rubros están clasificados en costos fijos y costos variables e igualmente,
establece los costos de atención y los costos de la fase preparatoria.
• La canasta permite conocer directamente el costo niño mes o el costo niño año
 CANASTAS
• Los costos de la canasta y los rubros establecidos en ella definen la estructura
presupuestal y se constituyen en la base para definir el valor del contrato.

• La casta es el insumo básico para la elaboración del presupuesto, sin embargo, las EAS
pueden realizar una distribución interna a partir de los costos establecidos en la canasta
teniendo en cuenta las particularidades de cada región sin que en ningún momento se
altere el costo niño mes y la asignación presupuestal del contrato.

• Las canastas se complementan con los costos de referencia y los costos laborales
asociados al salario mínimo.

• Los costos de referencia aplican para los salarios del talento humano y definen los valores
mínimos a pagar en concordancia con los recursos asignados por el ICBF para este rubro.

Microsoft Excel
Worksheet
PRESUPUESTO INICIAL
• El presupuesto inicial se constituye en una de las herramienta mas
importantes dentro del contrato, de acuerdo a la modalidad debe
contener la misma estructura de la canasta respectiva.
• El presupuesto inicial lo presenta la EAS ante el comité técnico operativo
del contrato, dentro de los diez (10) días siguientes al perfeccionamiento
del contrato; es la instancia facultada para aprobarlos o solicitar las
correcciones del caso.
• Debe ser presentado en los formatos estandarizados para la
presentación de informes financieros según la respectiva modalidad.
Recomendaciones para avalar el
presupuesto:
 Revisar que la estructura presupuestal corresponda a la canasta de la
modalidad o modalidades establecidas en el contrato.

 Verificar que el valor del presupuesto por ninguna circunstancia supere el valor
máximo establecido en el contrato.

 Revisar que los operadores en caso de realizar una distribución interna a partir
de los costos establecidos en la canasta de acuerdo a las particularidades de
cada región entregue la justificación técnica y/o financiera que sustenta este
tipo de modificaciones.

 Cuantificar los ahorros del contrato y revisar que las propuestas de reinversión
de las EAS se ajusten a los mismos.
 LEGALIZACION DE CUENTAS

CONTROL PRESUPUESTAL PERIÓDICO A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO:

Es el monitoreo periódico a la forma en que se cumple el programa presupuestal previsto, que permite la toma de acciones
correctivas en caso de que no se este cumpliendo con lo programado presupuestalmente, o por el contrario validar el
cumplimiento de las operaciones como resultado de un adecuado manejo presupuestal.

LEGALIZACION DE CUENTAS
Es el procedimiento mediante el cual las Entidades Contratistas presentan al supervisor del contrato los documentos y
evidencias que permiten verificar que los aportes en dinero recibidos del ICBF, se ejecutan de acuerdo con lo establecido
en los manuales, lineamientos técnico administrativos, directrices y las obligaciones pactadas en los respectivos contratos,
y a través del cual se pretende verificar la correcta utilización de los recursos
LEGALIZACION DE CUENTAS
DOCUMENTACIÓN BÁSICA PARA LA LEGALIZACIÓN

 Informe de ejecución financiera.

 Certificado de Cobertura.
 Planillas de pago del talento humano
 Planillas de pago de seguridad social
 Extracto bancario
 Reporte cuéntame del cargue de usuarios atendidos
 Reporte cuéntame de talento humano contratado
 Certificado de cumplimiento y pago a proveedores
 Documentos soporte: facturas, contratos, planillas RAM, soportes
contables, recibos de consignación, etc.
 LEGALIZACION DE CUENTAS
INFORME DE EJECUCIÓN FINANCIERA.
1. Implica revisar y verificar que la información que presenta el contratista se registre en los formatos
establecidos para la modalidad por el ICBF, que sea coherente con el tipo de modalidad que se esta
revisando y que cuente con las debidas aprobaciones por parte de la EAS.

2. Verificar que el presupuesto se encuentre debidamente aprobado en comité técnico operativo incluyendo la
contrapartida a cargo de la EAS (acta de comité formalizada). Si se presentan redistribuciones se deben
verificar las propuestas presentadas por la EAS.

3. Cuando se presenten modificaciones presupuéstales que se cuente con las debidas autorizaciones por
parte del comité técnico operativo (actas de comité formalizadas).

4. Revisar los movimientos de ejecución contra el presupuesto aprobado.

5. Revisar el movimiento y saldo de recursos.

6. Revisar el informe consolidado de la información.

7. Revisar la ejecución de la contrapartida.

8. Verificar que se estén haciendo las provisiones de ley.

 LEGALIZACION DE CUENTAS
CERTIFICADO DE COBERTURA INSCRITA Y ATENDIDA DEL PERIODO EN
EVALUACIÓN.
Esta certificación refleja el número de niños y niñas atendidas en el período en evaluación.
Implica verificar entre otras que esté totalmente diligenciada, que contenga las firmas
solicitadas que corresponda al periodo que se está evaluando. Se aconseja hacer una
comparación con la información registrada en las planillas RAM. Comparar el numero de
usuarios entendidos según la certificación contra el numero de usuarios cargados en el
aplicativos cuéntame.

PLANILLA DE PAGO DEL TALENTO HUMANO DEL PERIODO EN EVALUACIÓN.

Verificar que esta planilla incluya la totalidad de empleados contratados por el operador
según la cantidad establecida en el estándar de la canasta. Revisar que para cada
empleado se registre el ingreso básico establecido según el cargo, descuentos, retenciones
e ingresos netos, verifique que la planilla corresponda al periodo que se está presentando,
etc. Comparar el numero de empleados referenciados en la planilla contra el talento
humano cargado en el aplicativo cuéntame.
 LEGALIZACION DE CUENTAS
PLANILLA DE PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL DEL PERIODO EN EVALUACIÓN.

Verificar:

 Que sea la planilla de liquidación PAGADA y corresponda al periodo que se está

evaluando.

 Que la fecha de pago este dentro de los plazos establecidos de acuerdo al número
de identificación de la empresa.

 Que incluya la totalidad de empleados contratados por el operador (en condiciones

normales debe contener los mismos y la misma cantidad de empleados de la
planilla de nómina)

 Que incluya el pago de parafiscales).

 Que el salario base de liquidación corresponda al reconocido por el ICBF.

LEGALIZACION DE CUENTAS
CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO Y PAGO A PROVEEDORES Y PAGO DE IMPUESTOS Y
OBLIGACIONES TRIBUTARIAS. (CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO EXPEDIDO POR EL CONTADOR).

Verificar que este documento contenga la certificación de paz y salvo de seguridad

social, parafiscales, pago a proveedores y que certifique que la información financiera
del informes presentado en el periodo es veraz. (cuando no haya contador lo firma el
representante legal)

FACTURAS O DOCUMENTO EQUIVALENTE QUE SOPORTEN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO EN EL

PERIODO QUE SE ESTÁ EVALUANDO Y SOPORTES ADICIONALES.

Hacer una revisión de las facturas para verificar las condiciones de legalidad del
documento y la conformidad de los precios y cantidades adquiridas, verifique que
correspondan a la ejecución del periodo que se está presentando y que su contenido
corresponda a los ITEMS contemplados en la canasta según la modalidad. Verifique la
ejecución presentada con los soporte adicionales; contratos, soportes contables,
licencia del software contable, etc.
LEGALIZACION DE CUENTAS
EXTRACTO DE LA CUENTA BANCARIA DEL PERIODO EN EVALUACIÓN.

Verificar:

 Que el extracto presentado corresponda al periodo que se está evaluando.

 Que la entidad bancaria, el tipo de cuenta y el número de la misma correspondan a

la información inicial entregada por el contratista para el giro de los recursos.

 Que el saldo inicial de la cuenta corresponda con el saldo final del periodo anterior,
(en condiciones normales para el primer desembolso el saldo inicial debe ser cero
($0).

 Confrontar que los ingresos de efectivo registrados en el extracto correspondan al

valor de desembolso o desembolsos realizados por el ICBF en el periodo en
revisión (no deben haber consignaciones o traslado de recursos por conceptos
ajenos a la ejecución del contrato).
 LEGALIZACION DE CUENTAS

• Con el objeto de establecer claridad entre los dineros que ingresan a la entidad en el
período evaluado, los gastos efectuados en el mismo y el saldo del periodo, es necesario
realizar un punteo entre los giros relacionados en el extracto bancario y los valores
ejecutados y pagados en el periodo para verificar que estos sean coincidentes.

• Cuando el extracto presente diferencias frente a los saldos reales, el operador debe
presentar las respectivas conciliaciones.

• La descripción anterior constituye el proceso de revisión de cuentas, corresponde al

funcionario del ICBF encargado de efectuar el apoyo financiero, garantizar como mínimo la
revisión de los conceptos expuestos y según su criterio ampliar la revisión a otros
aspectos que se relacionen con el manejo financieros y que considere le den una mayor
seguridad al proceso de legalización de cuentas. Es posible solicitar al operador
información adicional, aclaraciones y las respectivas subsanaciones.

• Finalmente, elaborar el informe de revisión que presentará al supervisor donde se defina si

el informe presentado cumple o no cumple con las condiciones establecidas por el ICBF
LEGALIZACION DE CUENTAS

PARA TENER EN CUENTA:

• Documentar los hallazgos.

• Calcular y poner en conocimiento del supervisor los valores a descontar,

reducir y/o adicionar a los contratos.

• Socializar el informe con el operador.

• Oportunidad en la presentación del informe.

• Equidad en el proceso de apoyo a la supervisión.

INEJECUCIONES
Se define por inejecución aquellos recursos no ejecutados durante el desarrollo del contrato,
afectan principalmente los costos variables y según el caso también los costos fijos. Las
inejecuciones están asociadas con la no prestación del servicio y se presentan de acuerdo a
los siguientes conceptos:
 INEJECUCIONES
De acuerdo a las orientaciones dadas por la dirección de primera infancia en el memorando
de fecha 31 de enero de 2018 todos los recursos que se presenten por concepto de
inejecuciones deberán ser liberados del contrato de aportes.
Únicamente se podrá hacer reinversión de las inejecuciones en los casos excepcionales que
defina la Dirección de Primera Infancia, para lo cual se articulara con la Dirección Regional y
el supervisor del contrato.
FECHAS DE LIBERCIÓN
 AHORROS
Se consideran ahorros, aquellos recursos que en el marco de la ejecución del contrato y
tomando como base los costos de referencia de la canasta, son inferiores a los costos
reales de la ejecución. Se presentan principalmente así:

NOTA: La omisión o no ejecución de un objeto del gasto durante un periodo no se considera ahorro.
AHORROS
RECOMENDACIONES PARA LA REDISTRIBUCIÓN DE LOS AHORROS:

 La EAS presenta propuesta de redistribución de ahorros ante el comité técnico

operativo del contrato para su revisión, aprobación o no.
 Validar que la redistribución de estos recursos se enfoque a financiar rubros que por
la dinámica de la región presenten faltantes en su ejecución.
 La ejecución y reconocimiento de la redistribución de los ahorros aplica a partir de la
aprobación de la propuesta por el comité técnico operativo del contrato. En ningún
caso se puede reconocer gastos causados en meses anteriores.
 Si se aprueba la solicitud de redistribución presentada por la EAS, se debe proceder a
hacer los ajustes al presupuesto inicial aprobado. En caso que no se apruebe la
redistribución de dichos ahorros, se debe hacer la liberación al contrato mediante
otrosí modificatorio a la minuta contractual.
 LIBERACIONES
Es el procedimiento mediante el cual se descuenta de un contrato los recursos sobrantes
generados por ahorros y/o inejecuciones que se presenten durante su ejecución. Estos
recursos sobrante son el resultado de ahorros o inejecuciones que no fueron autorizados
para reinvertir o redistribuir y en consecuencia se constituye en un valor sobrante que no se
va a ejecutar y que debe ser descontado del contrato.

Los valores a liberar deben ser aprobados en Comité Técnico Operativo, una vez se tenga
esta aprobación el supervisor del contrato elabora la justificación de los valores a liberar y lo
entrega al área jurídica donde se encargan de generar el respectivo Otrosí al contrato. Una
vez se legaliza el Otrosí se liberan los recursos del contrato y la regional solicita a la Sede
Nacional el contra crédito de estos recursos para que ingresen nuevamente al presupuesto
global de Dirección y puedan ser utilizados en otras obligaciones presupuestales.
 LIBERACIONES
IMPORTANTE.

El proceso de liberación debe efectuarse oportunamente y las veces que sea necesario
durante la vigencia. Como mínimo un mes antes de terminar la vigencia ningún contrato deben
tener valores pendientes por liberar.

FECHAS DE LIBERACION:

PERIODO DE CORTE PARA

PERÍODO DE INEJECUCIÓN Y/O AHORROS
REALIZAR OTROSÍ DE LIBERACIÓN
Noviembre y Diciembre 2017.
Abril de 2018
Enero, febrero y marzo de 2018.
Junio de 2018 Abril y mayo de 2018
 ¡GRACIAS A
TODOS POR SU
ATENCION!