UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA

D E PA N A M Á
SEDE VERAGUAS
FA C U L T A D D E I N G E N I E R Í A
INDUSTRIAL
GERENCIA DE PROYECTO

Tema: Administración de las

comunicaciones
Profa. Aurora Gonzalez
Sesión: 11 de noviembre de 2020
OBJETIVOS

 Explicar
y aplicar las técnicas para mejorar la comunicación
personal oral y escrita.
 Preparar reportes útiles legibles y entendibles.
 Explicar
como llevar registro de los cambios a los documentos del
proyecto.
 Elaborar un plan de comunicación del proyecto.
 COMUNICACIÓN

• Definido como la información o

secuencia de signos que el emisor
elabora y envía al receptor a través
de un canal de comunicación o
medio de comunicación determinado.
COMUNICACIÓN

• La comunicación ocurre entre el equipo

del proyecto y el cliente o el
patrocinador, entre los miembros del
equipo, y entre los miembros del mismo
y la alta gerencia de su organización.
COMUNICACIÓN
La comunicación puede implicar a dos personas o a un
grupo de ellas.

Puede ser oral o escrita.

Puede ser cara a cara o por otro medio, como el teléfono,

el correo de voz, el correo electrónico, los mensajes de
texto, las cartas, los memorandos, las videoconferencias o
el software colaborativo (groupware).
COMUNICACIÓN

• Puede ser formal, como un reporte o una presentación en una

junta.

• Informal, como una conversación en un pasillo o un mensaje de

texto.
COMUNICACIÓN PERSONAL

Debe ser efectiva y frecuente;

crucial para que el proyecto
avance e identificar problemas
potenciales, solicitar Oral Escrita
sugerencias para mejorar el
desempeño del proyecto.

Juntas Presentaciones Reportes

PLAN DE COMUNICACIÓN

Identifica los diferentes documentos,

quién es el responsable de crear cada
Define cómo se generarán y
uno, cuándo o con cuánta frecuencia
distribuirán los documentos a los
se debe distribuir el mismo, a quién se
grupos de interés a lo largo de todo el
entregará cada documento y qué
proyecto.
acción debe emprender cada
destinatario.
PLAN DE COMUNICACIÓN

Los documentos:
• Acta el proyecto,
• El contrato y sus enmiendas,
• Plan de comunicación del proyecto,
• Los requerimientos para los documentos,
• El documento del alcance del proyecto,
• Plan de la calidad,
• EDT
• Matriz de la asignación de responsabilidades,
• Diagrama de red, los programas, los presupuestos,
etc.
PLAN DE COMUNICACIÓN

Autor o creador: Se refiere al nombre o título de la o las personas

responsables de crear o preparar el documento.

Fecha o frecuencia requerida: se pueden referir a la fecha específica en

que un documento debe estar terminado y entregado a los destinatario.

Destinatarios: Incluiría el nombre o el título de cada persona a la que se

entregará el documento. En el caso de un documento, esto se llama lista de
distribución del documento.
PLAN DE COMUNICACIÓN

Acción requerida: La acción que debe emprender cada

uno de los destinatarios de un documento una vez que
lo han recibido.

Comentarios: Incluirían notas o condiciones especiales

relativas a un documento específico, como una
autorización que se requiere en un plazo de una
semana, un documento que contiene información
propietaria o confidencial, etcétera.
E LE M E N TO S D E L P LA N D E C O M U N I C A C I Ó N

1. Las políticas de comunicación

2. Los objetivos de la comunicación
3. Los mensajes a enviar o recibir
4. Los grupos de involucrados previamente definidos
5. Las tecnologías o medios a emplear para establecer la
comunicación
6. Un esquema de comunicación, que puede ser matricial, que cruce
a grupos de involucrados con los mensajes y los medios a utilizar.
7. Un programa de comunicación.
ACTIVIDAD INDIVIDUAL.
1. Explique por qué la comunicación oral y la comunicación escrita son
importantes para el éxito del proyecto.
2. ¿Por qué son importantes para la comunicación efectiva las habilidades para
escuchar? ¿Cómo puede mejorar usted sus habilidades para escuchar?
3.¿Qué se debe hacer antes de una junta para prepararse debidamente para
ella?
4.Describa por qué las computadoras personales, los teléfonos celulares y otras
tecnologías ayudan o entorpecen la efectividad de las juntas.
5.Describa el significado de instrumentos de comunicación en colaboración y
enumere algunos de ellos. ¿Por qué estos instrumentos sirven para mejorar las
comunicaciones de un proyecto?