ORGANIZAR Y CLASIFICAR

DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DEL

CONCEJO MUNICIPAL DE VALLEDUPAR

ICETH YOANA IGUARAN CORONEL

Asistencia Administrativa
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IDENTIFICACIÓN DE LA
EMPRESA

Nombre: ARCHIVISTAS EN RED.

NIT. 900829027-2
Domicilio social: CALLE 10 N.º 19C 1–48 BARRIO EL
AMPARO
Director General: Juan Carlos García
Teléfono: 3004445277
Correo electrónico: Archivistasenred@gmail.com
Área de realización de las prácticas: Concejo
Municipal de Valledupar
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MATRIZ DOFA

Debilidades Oportunidades
 Estado general de las  Ubicación estratégica.
instalaciones.  Señalización.
 Falta de programa de limpieza.  Sistema de clasificación
 Interacción con otras documental.
empresas.  Horario de atención.
 Condiciones de acceso.
Fortalezas Amenazas
 Conservación en otros medios.  Falta de salas de consulta.
 Estado actual del formato  Deterioro de la documentación
papel. guardada.
 Competencias archivistas del
personal.
 Conocimiento institucional.
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CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES MESES (SEMANAS)
AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE
Cambios de Unidades de               X     X   X X X    
Conservación Documental                                  
(Cajas y tapas legajadoras)     X X                          
del Archivo Histórico.  
    X X                        
Consultas de documentos.         X X X X       X X X X    

Foliación de documentos.             X X                  
Organizar archivo de Gestión                   X X X X X X X
(Contratos y Acuerdos).  

Producción de documentos.                       X X X X X  

Reclasificación y Ordenación                 X X X X X X X X
del Archivo Central e  
Histórico.
Rotular la unidad de                 X X X X X X X X
conservación de los  
documentos.
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RESULTADOS
A manera de conclusión podemos referir que la realización de mis prácticas
académicas es un aspecto importante para el aprendizaje como estudiantes, ya que
permite que, conciba las diferentes situaciones que presentan las entidades e
instituciones en materia de gestión documental y administración de archivo y que
aplicando los conocimientos adquiridos en la formación académica, pueda
proponer soluciones propicias para el adecuado funcionamiento de esta área
transversal a todos los procesos de las instituciones; sin duda, esta experiencia me
permitió concientizarme de la labor que como profesional de la información
tenemos, frente al reconocimiento de la profesión archivística; además, la
responsabilidad de promover que las instituciones o entidades, sean públicas o
privadas entiendan la importancia de tener archivos conformados y organizados.

La experiencia en el Archivo Central e Histórico del Concejo Municipal de

Valledupar, me permitió, entre otros aspectos, reconocer que un gran porcentaje
de las entidades del sector público requieren de profesionales con sentido de
pertenencia, interesados por fortalecer el adecuado funcionamiento de la gestión
documental y la función archivística, asegurando el acceso a la información;
además, de la conservación y la preservación de los acervos que salvaguardan.
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RECOMENDACIONES

• Se requiere organizar la documentación que reposa en cada uno de

los depósitos visitados, pues se evidenció que falta el tema
archivístico y algunos de los procesos que se han adelantado no
corresponden a los lineamientos de la normatividad archivística
colombiana.
• Los procesos archivísticos que adelante la entidad deben estar sujetos
a los principios y lineamientos técnicos establecidos por la
normatividad colombiana.
• Es necesario dinamizar el Comité de Archivo de la entidad.
• Incorporar flujos de trámite documentario que permitan eliminar
procedimientos innecesarios y orienten al personal de la institución
sobre los procedimientos que deben cumplir.
• Mejorar la Atención a nuestros usuarios (internos y externos).
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EVIDENCIAS
EVIDENCIAS
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Muchas gracias…