ES UN CONJUNTO DE

ACCIONES U
OPERACIONES QUE
TIENEN QUE
REALIZARSE DE LA
MISMA FORMA, PARA
OBTENER SIEMPRE EL
MISMO RESULTADO
BAJO LAS MISMAS
CIRCUNSTANCIAS.
Procedimiento 
 CONCEPTO DE
PROCEDIMIENTOS
 Un procedimiento, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para
desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de
fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos
que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y
que ofrezcan más o menos eficiencia.
 el procedimiento consiste del seguimiento de una serie de pasos bien
definidos que permitirán y facilitarán la realización de un trabajo de la
manera más correcta y exitosa posible. Porque precisamente es uno de los
objetivos de seguir un procedimiento, garantizarse el éxito de la acción que
se lleva cabo y más cuando son varias las personas y entidades que
participan en el mismo, que requerirán de la observación de una serie de
estadios bien organizados.
Es común que los procedimientos crucen las fronteras
departamentales. Es común que
los procedimientos crucen las fronteras
departamentales. Por ejemplo, el procedimiento de
tramitación de pedidos de una compañía
manufacturera involucrará al:

 Departamento de ventas 
 Departamento de finanzas
 Departamento de contabilidad
 Departamento de producción 
 Departamento de almacén
 Departamento de logística
 ¿COMO ESTA COMPUESTO UN
PROCEDIMIENTO?
1. Propósito: Pequeña declaración de intenciones del documento.
2. Alcance: Hasta que nivel es aplicable el procedimiento.
3.Definiciones (o marco teórico): Listado de todos los conceptos claves mencionados
en el documento. Esto es de vital importancia, debido a que será el marco teórico
todo el texto del documento.
4.Referencias: En esta sección se hace referencias con otros procedimientos de
la empresa con los cuales tienen puntos en común.
5.Responsabilidades: Aquí se debe mencionar todos los actores involucrados y las
responsabilidades de cada uno.
6.Requerimientos: En esta parte se deben destacar todos los pasos y recursos
requeridos para que la tarea se lleve a cabo.
7.Anexos: Diagramas de flujos, formularios y todo lo relevante para la ejecución del
procedimiento.
 REQUISITOS PARA REALIZAR UN PROCEDIMIENTO
Para crear un procedimiento hay ciertos requisitos formales que se deben seguir. En cada
organización esto se hace de forma diferente, pero todas siguen unas reglas comunes. Entre
los requisitos más importantes a la hora de redactar un procedimiento se encuentran los
siguientes:

 Se debe codificar con un código único que lo identifique.

  Se debe indicar quién lo ha redactado, revisado y aprobado, y en su caso, quién ha

hecho el control de calidad. Esto se suele hacer añadiendo a la portada una casilla con
las firmas, o si se emite digitalmente, indicándolo así.

 Una vez aprobado, se emite y distribuye a las personas a las que afecte.
  Procedimientos, notas técnicas, informes y cualquier otro tipo
de documentos y registros que sean susceptibles de ser
auditados en el futuro, deberán quedar archivados y disponibles
para su consulta.

 Para modificar un documento, se suelen usar números de

versiones (o revisiones). De forma que, al hacer una nueva
revisión, se debe indicar qué cosas se han cambiado respecto a
la revisión anterior (con una tabla resumen de “control de
cambios” o resaltando de otro color en el propio documento los
párrafos nuevos o modificados). Las revisiones suelen estar
numeradas empezando por la revisión cero (versión inicial)
y añadiendo nuevas revisiones cada vez que se modifique el
documento (1, 2 ,3…).

 Por último, se debe asegurar que las personas que

lo usan dispongan de la revisión en vigor del documento.
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
 El manual de procedimientos es "un instrumento de apoyo en el que se encuentran de
manera sistemática los pasos a seguir, para ejecutar las actividades de un puesto
determinado y/o funciones de la unidad administrativa"
 un manual de procedimientos se encarga de describir de forma detallada, y enfatiza
en cada paso de una determinada actividad, entonces, dicho documento adquiere
mucha relevancia para las personas que pertenezcan a una organización.
 es una herramienta de vital importancia, ya que permitirá no solamente conocer el
funcionamiento interno de una unidad administrativa en lo que respecta a descripción
de tareas, ubicación, requerimientos y puestos de ejecución, sino que además
auxiliará en la capacitación y adiestramiento del personal, siendo una inagotable
fuente de consulta y también será muy útil a la hora de revisar y analizar los
procedimientos de un sistema.
 El manual de procedimientos es un
documento del sistema de Control Interno, el
cual se crea para obtener una información
detallada, ordenada, sistemática e integral
que contiene todas las instrucciones,
responsabilidades e información sobre
políticas, funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas operaciones o
actividades que se realizan en una
organización.
 Contar con un Manual de Procedimientos
genera ventajas a la institución o unidad
administrativa para la que se diseña, y en
especial para el empleado, ya que le permite
cumplir en mejor tiempo con sus objetivos
particulares, y utilizar los mejores medios,
para así contribuir a los objetivos
institucionales.
 VENTAJAS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

 Permiten fundamentar los procedimientos bajo un Marco Jurídico -

Administrativo establecido.
 Contribuyen a la unificación de los criterios en la elaboración de las
actividades y uniformidad en el trabajo.
 Estandarizan los métodos de trabajo.

 Ayudan al desarrollo de las actividades de manera eficiente y permiten

conocer la ubicación de los documentos en general. La ubicación consiste
en identificar dentro del procedimiento el lugar físico en donde se
encuentran los documentos que acompañan a las actividades, éste puede
ser: archivero, computadora, escritorio, almacén, entre otras.
 La información que maneja es formal; es decir, información autorizada.

 Delimitan las funciones y responsabilidades del personal.

 Son documentos de consulta permanente que sirven de apoyo para la mejora continua de las
actividades.
 Establecen los controles administrativos.

 Facilitan la toma de decisiones.

 Evitan consultas continuas a las áreas normativas y eluden la implantación de

procedimientos incorrectos.
 Eliminan confusiones, incertidumbre y duplicidad de funciones.

 Sirven de base para el adiestramiento y la capacitación al personal de nuevo ingreso.

TIPOS DE MANUAL DE
PROCEDIMIENTO

Existen dos tipos de manual de

procedimiento los cuales son: 
 Manual de Procedimiento
Administrativos 
 Manual de Procedimiento contable.
 MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVOS
Contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de
las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas. El manual
incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando
su. Responsabilidad y participación".

Objetivos:

1. Presentar una visión de la organización.

2. Determinar las funciones asignadas a cada departamento de la organización.
3. Establecer la jerarquía de la organización.
4. Manual de procedimientos contables.
 MANUAL CONTABLE
El manual contable consiste en "normas o instrucciones sobre prácticas,
procedimientos y políticas contables en una organización que incluye el plan de
cuentas y si descripción y clasificación".

Objetivos:

1. Ser una guía para las operaciones de la organización y que estas se desarrollen de
una manera eficiente.
2. Ser una guía para el entrenamiento del personal.
3. Facilitar la comunicación e interpretación de los procedimientos y políticas
contables.
4. Manuales de procedimiento y su vinculación con el control interno.
PUNTOS IMPORTANTES EN UN UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Un manual de procedimientos es una herramienta de apoyo para el funcionamiento del negocio y un
instrumento de medición que permite asegurar la calidad en los procesos y las técnicas para su buena
ejecución, pero para poder conseguir  éxito con el uso de este, debemos tomar en cuenta  los
siguientes  puntos:

 Antes de iniciarlo es importante definir la estructura que tendrá éste mismo. Cada concepto

requiere de características específicas y particulares, tales como el lenguaje, ejemplos gráficos,
etcétera.
 Es indispensable saber que no todo el manual lleva la misma redacción, ya que hay segmentos
que van dirigidos al ejecutor del proceso, de ahí la necesidad de identificar plenamente quiénes
serán los usuarios del manual para utilizar el lenguaje y el contenido correctos.
 Una vez que se identifique al usuario del manual, se tiene que  definir si se hara un documento
por puesto, área o para toda la organización. Esta clasificación permite saber si se necesita
elaborar sub-manuales o guías operativas para cada caso.
 No se puede olvidar definir las políticas que van a delimitar el desempeño de
cada individuo, determinando los factores que son necesarios para  medir y evaluar en
la operación cotidiana.
 Identifica y seleccionar los principales procesos del negocio, que se deben plasmar en los
documentos. Se debe tener en cuenta que sólo pueden contener la información que requiere
el usuario.
 Redacta el manual de una manera ágil, dinámica, concreta y
accesible. Incluyendo elementos gráficos y muy visuales, puede ser mucho más entendible
mostrar imágenes, que redactar un recetario de varias hojas.
 Se debe cuidar el tema de la obsolecensia. no sólo deben revisarse los manuales de
procedimientos por lo menos una vez al año, sino que también hay que realizar los cambios
que sean necesarios dentro de la propia estructura, pues no es lo mismo satisfacer las
necesidades de  hace 15 años a las necesidades  actuales.