Destrucción Documental

Certificada
Adíela Rodríguez
Andrés Londoño
Claudia Milena Ciro
Marcos Álvarez Serna
Eliminación Documental

Una de las actividades fundamentales dentro de los

procesos de gestión documental está relacionada con la
destrucción o eliminación de documentos. Dicho proceso
se lleva a cabo cuando el ciclo de vida de un documento
ha concluido, una vez realizado esto, no hay marcha
atrás.

La eliminación de documentos es un proceso en el cual

se lleva a cabo la depuración permanente de ciertos
archivos.
 Normatividad
 Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras
disposiciones. CONGRESO DE COLOMBIA, 14 de julio de 2000.

 Ley 962 de 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y
procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los
particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. CONGRESO DE
COLOMBIA. 6 de septiembre de 2005.
Artículo 28. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE
LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. Los libros y papeles del
comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años
contados a partir de la fecha del último asiento, documento o
comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del
comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico,
magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
 Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se
expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en
Colombia. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. 29 de diciembre de
1993.
Artículo 134. CONSERVACION Y DESTRUCCION DE LOS LIBROS.
Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de
contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los
soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse
pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de
aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante,
cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden
destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades
comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco
(5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de
liquidación.
 Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de
Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de
2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos
del Estado. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA, 13 de diciembre de
2012

• Artículo 25. Eliminación de documentos. La eliminación de documentos de

archivo deberá estar respaldada en las disposiciones legales o reglamentarias
que rigen el particular, en las tablas de retención documental o las tablas de
valoración documental con la debida sustentación técnica, legal o
administrativa, y consignada en conceptos técnicos emitidos por el
• Comité Interno de Archivo o por el Archivo General de la Nación,
• cuando se haya elevado consulta a este último.
 Resolución 1995 de 1999. Por la cual se establecen normas para el manejo de la
Historia Clínica. Ministerio de Salud. 8 de julio de 1999.

• Artículo 15. Retención y tiempo de conservación. La historia clínica debe

conservarse por un periodo mínimo de 20 años contados a partir de la fecha de la
última atención. Mínimo cinco (5) años en el archivo de gestión del prestador de
servicios de salud, y mínimo quince (15) años en el archivo central.
• Un vez transcurrido el término de conservación, la historia clínica podrá
destruirse

 Acuerdo 004 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578
y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación,
evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental
y las Tablas de Valoración Documental. AGN. 15 de marzo de 2013.
• Artículo 15. Eliminación de Documentos. La eliminación de documentos de
archivo, tanto físicos como electrónicos deberá estar basada en las tablas de
retención documental o en las tablas de valoración documental, y deberá ser
aprobada por el correspondiente Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo o el Comité Interno de Archivo según el caso. Se podrá elevar
• consulta al Archivo General de la Nación cuando no existan normas legales que
regulen los plazos de retención de ciertos documentos: a su vez este podrá
solicitar concepto al organismo cabeza de sector al que corresponda la
documentación objeto de consulta.

 Acuerdo 042 de 2013. Por el cual se establecen los criterios para la organización
de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental. AGN. 31 de octubre
de 2013.
• Artículo 4º. Criterios para la organización de archivos de gestión.
• Parágrafo. Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención
Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando
pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el
respectivo jefe de dependencia.

 Acuerdo 046 de 2000. Por el cual se establece el procedimiento para la

eliminación documental. AGN. 5 de mayo de 2000.
Cumplimento A.G.N – Acuerdo 004
Artículo 15
I) Previamente y por un periodo de treinta (30) días se deberá publicar en la página web
de la respectiva entidad, el inventario de los documentos que han cumplido su tiempo de
retención y que en consecuencia pueden ser eliminados, de forma que los ciudadanos
puedan enviar sus observaciones sobre este proceso a los Consejos Departamentales y
Distritales de Archivos o al Archivo General de la Nación.
II) Las observaciones deberán ser revisadas por el respectivo Consejo Departamental y
Distrital de Archivos o el Archivo General de la Nación, para lo cual contarán con sesenta
(60) días, instancia que con base en el fundamento presentado por el o los peticionarios,
podrá solicitar a la entidad suspender el proceso de eliminación y ampliar el plazo de
retención de los documentos. Todo lo anterior se hará público en los sitios web de la
entidad.
III) La aprobación de la eliminación de documentos de archivo, tanto en soporte
físico como electrónico, deberá constar en un Acta de Eliminación de Documentos, la
cual suscribirán el Presidente y Secretario Técnico del Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo según el caso, de la
respectiva entidad.
IV) Las actas de eliminación y el inventario de los documentos que han sido
eliminados, se conservarán permanentemente y la entidad deberá mantenerlos
publicados en su página web para su consulta.
V) El Archivo General de la Nación será la última instancia en cuanto a las solicitudes
de suspensión de los procesos de eliminación, de acuerdo con la naturaleza de los
documentos y su valor legal, testimonial, informativo, cultural, histórico o científico,
cuando a su juicio se pueda afectar el patrimonio documental del país.
VI) La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y subseries
documentales y no por tipos documentales. Por ningún motivo se pueden eliminar
documentos individuales de un expediente o una serie, excepto que se trate de
copias idénticas, o duplicados.
Disposición final
Se define el paso a seguir una vez el tiempo de retención haya finalizado. En este punto
se encuentran aspectos de relevancia que determinarán dicho paso a seguir.
Hay que tener en cuenta que esta eliminación solo se lleva a cabo por
medio de las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de
Valoración Documental (TVD), donde se establece la perdida de
utilidad en cualquier aspecto, lo que permite proceder a la eliminación
una vez los tiempos de ciclos de vida hayan culminado.

Acto Administrativo: es necesario dejar un oficio firmado

por el jefe de oficina o la persona a cargo del proceso, y
tener diligenciado el FUID.
 Conservación Total: para documentos cuya importancia empresarial
es tal, que no pueden ser depurados, ya que poseen valores
secundarios.

Selección: una vez culminado el ciclo, la serie documental no será

conservada en su totalidad, por lo que será necesario hacer un
proceso de muestreo.

Microfilmación/Digitalización: es el proceso de migración del papel a

un sistema en la nube o en una matriz de archivo.

Eliminación: se determinan los documentos que, por haber perdido sus

valores de consulta y de incidencia primarios, y que no proveen de
información investigativa que alimenten el archivo histórico, deben
pasar por una destrucción de archivos inteligente.
 Cómo se lleva a cabo la eliminación
Definido los aspectos anteriores, se procede a realizar la categorización, es decir, a definir
si los documentos están en físico o en un archivo electrónico, por lo que los procesos y
las precauciones son totalmente distintas. Hay que recordar que uno de los propósitos de
la destrucción o eliminación de documentos es el proteger la información hasta las
últimas consecuencias, es decir, hacer el proceso de eliminación lo más seguro posible
para evitar que la información caiga en manos equivocadas.

El método recomendado para la eliminación es el picado. Existen

empresas especializadas. Por ninguna razón se pueden quemar los
documentos, ya que esto tiene implicaciones medioambientales y
por lo tanto está prohibido por las normas.
En el caso de los archivos físicos, se requiere del uso de maquinarias especializadas
para la destrucción del papel, y para los archivos electrónicos, se solicitan empresas
especializadas, donde la destrucción se realiza mediante:

La desintegración La pulverización

La Fusión La incineración

Con el fin de que todo lo archivado en el disco duro y que desea eliminarse, no
pueda ser recuperado.  Lo mejor para que en ambos casos se cumpla lo establecido,
es el solicitar el servicio y asesoría de profesionales.
 Requisitos de garantías
Es imprescindible que la empresa subcontratada para un servicio de este tipo garantice la
seguridad de la documentación en su transporte, así como su posterior destrucción y
sobre todo, la confidencialidad durante todo el proceso.
Certificación en la norma - certificación AAA de la Asociación Nacional para
Destrucción de Información (NAID).
Contrato de servicio
Certificado de destrucción
Instalaciones propias y apropiadas
Vehículos especializados y geolocalizados
Personal propio cualificado
Recogida y transporte seguro
Recepción, retención, destrucción
Confidencialidad, seguridad
Bibliografía
Organizar a norma APA.
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0962_2005.html
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/conceptostecnicos/2015/SUBGPD/
Radicado_2-2015-06240.pdf
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=50875
https://www.minsalud.gov.co/Normatividad_Nuevo/RESOLUCI%C3%93N%201995%20DE
%201999.pdf
https://normativa.archivogeneral.gov.co/
https://atsgestion.net/eliminacion-documentos-empresas/