ORGANIZACIÓN

KATALINA MOLANO 201820912

CAMILO CRISTANCHO 201820947
YULIETH HUERFANO 201711642
ALEXIS LIZARASO 201821765
JORGE BALAGUERA 201913903
CAMILO AMADO 201820906

https://blog.eclass.com/clase-la-organizacion-por-procesos
 GENERALIDADES
La organización se puede plantear como la segunda función
de la administración la cual sigue a la planeación y se puede
estudiar desde dos puntos de vista: como proceso de organizar
(organizar los recursos de la empresa) y desde la perspectiva
de la estructura organizacional (la columna vertebral de la
organización, como institución o grupo funcional).

Proceso de organizar:
La organización se puede definir como “La división lógica, Vargas, M. (2015), Tomado de: http://milagrosalejandravc.blogspot.co
óptima y ordenada de trabajos y responsabilidades, para m/2015/05/la-administracion-es- el-proceso-de.html

alcanzar los pronósticos definidos por la planeación” (Suárez,

1994, p.77)
 GENERALIDADES
Para que un grupo de personas pueda trabajar efectivamente en el
desarrollo de los objetivos debe existir una estructura definida de
funciones, donde cada individuo conozca cual es la labor a
desempeñar y cual es su posición dentro del proceso.

LA ORGANIZACIÓN EN FUNCIÓN
DEL INVIDIDUO
Una razón para crear una organización es la limitación que tiene el
ingeniero para supervisar efectivamente la totalidad de los
trabajadores. El número de colaboradores que puede supervisar un
directivo depende de aspectos tales como la habilidad, la naturaleza de Tomado de:
https://sor2014utnfrvm.wordpress.com/2014/10/15/2-1-

la labor la capacidad de comunicarse y otros factores básicos que organizar-que-es-organizar-que-es-un-grupo-y-desarrollo-de-

grupos/

influyen en la distribución de su tiempo.

 PROCESO DE ORGANIZAR

Descripción División Agregación del Coordinación Monitoreo y

del trabajo del trabajo del trabajo reorganizació
trabajo n
 PROCESO DE ORGANIZAR

• El primer paso consiste en detallar todo el trabajo que se debe

ejecutar para alcanzar las metas de la organización.
• El segundo paso es dividir toda la carga total de trabajo en
actividades que puedan ser ejecutadas en forma lógica y cómoda.
• Luego combinar el trabajo de los miembros de la organización, por
destrezas, experiencia, grado de dificultad, etc.
• El cuarto paso se basa en establecer un mecanismo que permita
coordinar el trabajo de los miembros de la organización.
• Y por ultimo se debe vigilar la eficiencia del proceso y hacer los
ajustes correspondientes para mantenerla o mejorarla, es decir,
Tomado de:
evaluar periódicamente. http://admonyeconomia.blogspot.com/2012/08/organizacion.html
 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Se puede definir como el arreglo e interrelación de las partes

componentes y de las posiciones de la compañía.

Las estructuras sirven como referencia del tamaño de la compañía, de

la ubicación de las áreas, de la posición para toma de decisiones, la
coordinación de las actividades y se adecua de acuerdo a los diferentes
crecimientos de la compañía.

Los organigramas son representaciones gráficas de las áreas de Tomado de: https://retos-directivos.eae.es/seis-ideas-sobre-la-
estructura-organizacional-horizontal/
responsabilidad y de las comunicaciones formales respectivas, son
usados por la mayoría de las empresas para indicar la estructura básica
de la organización.
Los organigramas se pueden estructurar formalmente de tres maneras:

-Por función: reúne en un departamento a todos los que realizan una o varias actividades
relacionadas entre sí, por ejemplo, diseño, construcción, área comercial entre otros. La forma mas
lógica y básica de la departamentalización, se encuentra en la mayoría de empresas pequeñas ya que
permite utilizar eficientemente los recursos especializados, facilita la supervisión.

Sosa O. (2011), Tomado de: http://www.monografias.com/trabajos89/clases-organigramas/clases-organigramas.shtml/

-Por producto o mercado: La organización por división, reúne en una unidad de trabajo a todos los
que intervienen en la generación y mercadeo de un producto, cierta región geográfica o cliente. Son
divisiones semiautónomas, que se encargan de cada una de sus actividades. Es adecuada para el
cambio rápido, permite gran visibilidad del sector geográfico, define claramente las responsabilidades
permite la ejecución paralela de tareas.

Sosa O. (2011), Tomado de: http://www.monografias.com/trabajos89/clases-organigramas/clases-organigramas.shtml/

-Matricial: Permite simultáneamente dos tipos de diseño, los departamentos funcionales permanentes poseen
autoridad para las actividades y estándares profesionales de sus unidades, pero se crean equipos de proyectos para
atender necesidades especificas. Trata de combinar los dos tipos de diseño anteriores. El equipo de trabajo es
dirigido por un gerente de proyecto, quien reporta directamente a la alta gerencia y tiene la responsabilidad total por
el proyecto asignado. Da flexibilidad a la organización, estimula la cooperación, desarrolla las habilidades de los
trabajadores y es la mas adecuada a las empresas de construcción por la flexibilidad de asignación.

Sosa O. (2011), Tomado de: http://www.monografias.com/trabajos89/clases-organigramas/clases-organigramas.shtml/

 ORGANIZACIÓN FORMAL

Se considera que existe organización formal cuando las actividades de

dos o más personas están libremente coordinadas al logro de ciertos
objetivos cuando:

• Las personas pueden comunicarse entre sí

• Cuando están dispuestas a actuar
• Comparten un propósito común

Cuanto mas formalmente se establezca una organización, mas

Tomado de: https://www.emaze.comIITI
claramente conocerá cada persona los limites de su autoridad, el
alcance de su responsabilidad y en que aspectos tiene libertad de
acción. Las leyes le dan libertad de acción a quien las conoce.
 ORGANIZACIÓN INFORMAL

Se ha denominada organización informal cualquier actividad de grupo

que no tiene objetivos explícitos aunque eventualmente pueda
contribuir al logro de fines comunes. Estos grupos existirán en la
organización y por lo tanto, es importante conocerlos, evitar fricciones
entre los mismos y utilizarlos en la mejor forma para la dirección de
los subalternos.

Tomado de: https://www.

mindmeister.com/es/845320629/organizaciones
CRITERIOS INHERENTES A LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
 AUTORIDAD: Derecho que tiene una persona por su nivel jerárquico, a
exigir a otra el cumplimiento responsable de los deberes que le han sido
asignados.

 DEBERES: Actividades que se tienen que realizar debido al cargo que se

ocupa en la organización.

 RESPONSABILIDAD: Obligación en la que esta todo miembro de una

organización de dar cuenta por el debido cumplimiento de los deberes
asignados.

 DELEGACIÓN: Acto bilateral mediante el cual un superior confiere

deberes y responsabilidades a un subalterno.

 PODER: Capacidad que posee una persona o unidad organizativa de que

ocurran las cosas.
 RELACIONES EN LA ORGANIZACIÓN
Colateral: Este tipo de Asesoría: Existentes entre
relaciones da origen a la una unidad asesora y el
coordinación, es la unión de mando jerárquico a que
dos o mas unidades sirven. Dan origen a
administrativas. diferentes tipos de autoridad
staff.

Principio de unidad de
Lineales: Existentes entre un
mando: Hasta donde sea
superior jerárquico y sus
posible, un subalterno no
subordinados inmediatos dan
debe recibir ordenes de mas
origen a la llamada autoridad
de una persona.
en línea.
 ORGANIZACIÓN LÍNEA - STAFF

Gerente general
Los órganos de línea Los órganos de staff
son los responsables son los de apoyo y de
por el alcance de los Asesor Jurídico ayudan que asesoran a
objetivos básicos de a los órganos de línea.
organización, son los
que producen resultaos Gerente administrativo Gerente operativo
para la organización.
 PRINCIPALES FUNCIONES DEL STAFF
 SERVICIOS: Actividades especializadas, como contabilidad, compras, personal, investigación y desarrollo,
procesamiento de datos, propaganda, etc., realizadas y ejecutadas por el staff.

 CONSULTORÍA Y ASESORÍA: Actividades especializadas, como asistencia, jurídica, métodos y procesos,

consultoría para el trabajo, etc., Que son proporcionadas por el staff como orientación y recomendación.

 MONITOREO: Significa hacer seguimiento y evaluar una determinada actividad o proceso sin intervenir en él. El
staff generalmente se encarga del levantamiento de datos, elaboración de informes e investigaciones, seguimiento
de procesos, etc.

 PLANEACIÓN Y CONTROL: Actividades delegadas a los órganos de staff. Así la planeación y control
financiero, de producción, mantenimiento de maquinas y equipos y el control de calidad.
 LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA BUENA ORGANIZACIÓN
1. Cada ejecutivo, director, supervisor y jefe debe
recibir
responsabilidades claras y precisas.

2. La responsabilidad debe ir siempre acompañada por

la correspondiente autoridad.
3. No se debe realizar ningún cambio en el alcance o responsabilidad de
una función, sin que todas las personas afectadas hayan comprendido sus
efectos.

4. Ningún ejecutivo o empleado debería recibir ordenes de mas de una

fuente.

5. Jamás se deben dar ordenes a los subordinados pasando por encima del
ejecutivo responsable. En caso de ser necesario, resulta más conveniente
sustituir a dicho ejecutivo.
 LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA BUENA ORGANIZACIÓN
6. Las criticas a los subordinados se deben realizar en forma privada. No se
bebería criticar al subordinado en presencia de ejecutivo o empleados.

7. Ninguna disputa o enfrentamiento entre ejecutivos o empleados sobre

cuestiones de autoridad o responsabilidad se debe considera trivial a efectos
de una inmediata decisión disciplinaria.

8. Las promociones, modificaciones de salario y sanciones siempre deben ser

aprobadas por el ejecutivo inmediatamente superior al empleado.

9. Ningún ejecutivo o empleado debe ser asesor y al mismo tiempo critico de

una misma persona.
10. Todo ejecutivo cuyo trabajo este sometido a inspecciones debería recibir el
asesoramiento y las facilidades necesarias que le permitan examinar
autónomamente la calidad de su trabajo.
 CLIMA ORGANIZACIONAL

No es común que un ingeniero conozca este concepto, esta es la forma

de ver las cosas que ocurren en el entorno laboral por un grupo de
personas de la empresa y generalmente está influenciada por el entorno.

Es importante comprender esa percepción colectiva llamada clima, Para

entender acciones y reacciones del personal, como la lealtad,
responsabilidad, etc… El clima organizacional tiene impacto e influye
sobre la productividad de la compañía, la percepción colectiva de la
realidad, actúa como un conductor de esto.
 CLIMA ORGANIZACIONAL

Es importante distinguir entre la cultura organizacional y el clima

organizacional, pues la cultura hace referencia al nivel mas profundo de
presunciones básicas y creencias que comparten los integrantes de la
sociedad.
La cultura organizacional es general y universal. El
clima organizacional es particular y cambiante.

Existen diferentes herramientas para medir el clima organizacional que

evalúan diferentes indicadores como las relaciones interpersonales, el
estilo de dirección, el sentido de pertenencia, la retribución, etc.
 COMUNICACIÓN ASERTIVA

La falta de comunicación genera problemas en los seres humanos,

solamente el 10% de las personas pierden su empleo por incompetencia
el otro 90% lo pierde por no desarrollar la personalidad necesaria para
tener éxito en el en el trato con otros.

La comunicación es el mecanismo por el cual se logra que los demás

haga lo que nos proponemos, junto con el criterio son las herramientas
mas importantes para un líder.

La diferencia competitiva de las organizaciones esta en la gente, por esta

razón se debe capacitar a los empleados en esta disciplina de la
comunicación, y un modelo de comunicación efectivo tiene los
siguientes componentes:
 Asertividad
Anteponer mis principios, mis derechos, mis pensamientos o ideas y mis
sentimientos son lesionar los derecho, principios, pensamientos o ideas,
ni los sentimientos de los demás.

El yo auto afirmativo

“Yo le escuché o entendí…” en lugar de: “Usted me dijo”, es un ejemplo

donde no se toca la autoestima del interlocutor, donde hay un
compromiso en vez de una acusación, se basa en la generación de
dialogo.
 Información
Existe una tendencia a decir a los demás lo que se debe hacer, no se
forma el criterio. Si en lugar se diera la información, la persona
procesaría la información y tomaría la decisión. Cada vez hay que pensar
más para ejecutar menos, se requiere mas racionamiento y menos
ejecución.

Comprender en vez de juzgar

La forma más lógica de abrir paso a la comunicación es convertirse en
oyente activo, alguien que escucha con comprensión no con el animo de
evaluar, sino comprender. Captar las ideas y actitudes desde el punto de
vista del que las expresa. Usar frases calmantes, respetuosas: “tiene
razón”, “entiendo los inconvenientes”, “lo comprendo”, entre otras.
Decir lo que se quiere
La comunicación debe ser afirmativa, es decir, asertiva. El liderazgo se
fundamenta en lograr lo que se quiere, por tal razón siempre se debe
decir lo que se quiere. Evitar las negaciones y el uso del no: en vez de
“No llegue tarde”, debe ser “A partir de ahora debe ser puntual”.

Saber escuchar
Se debe escuchar siempre para tener una concepción general de lo que
los demás piensan con el fin de mejorar la comunicación, cuestionando a
la otra persona para que ella misma diagnostique su problema, evalúe
soluciones y tome decisiones.

Además de la correcta comunicación corporal y facial.

 LA VENTANA DE JOHARI

Es una herramienta de psicología cognitiva creada por los psicólogos Joseph Luft y Harrington
Ingham para realizar una evaluación del estado de la comunicación en una organización y el
diseño de un sistema de comunicación mediante sus resultados. En esta ventana se pueden
observar las diferentes situaciones de información conocida por el otro y por sí mismo y las
relaciones que se pueden dar entre estos factores.
 LA VENTANA DE JOHARI

Las casillas de dicha ventana se relacionan mediante dos procesos

básicos que dependen de la misma persona: el proceso de apertura o
dar información y el proceso de Feedback o reunir información.

La apertura lleva a ampliar la plataforma por medio de la reducción

del área oculta, a través de la expresión. El proceso de Feedback
tiene como efecto ampliar la plataforma por medio de la
disminución del área ciega. Cuando se desarrolla un análisis grupal
se aumenta el área abierta, aumentando así mismo la confianza, se
da una reducción de las áreas ciegas, Y muchos datos pueden
conocerse aminorando así también el tamaño del área desconocida. Ceolevel (2017), Tomado de:
http://www.ceolevel.com/la-ventana-johari-4-
cuadrantes-potente-herramienta-auto-analisis
 LA VENTANA DE JOHARI

ÁREA PÚBLICA (CASILLA 1) ÁREA CIEGA (CASILLA 2)

Representa aquellos aspectos o temas que están
claramente expuestos ante sí mismo y los
demás. La evaluación se toma con mayor
calma, es libre, abierta y la interrelación con
otros es más sencilla.
Limita la productividad de la relación y pone en
desventaja al "YO“, porque no tiene información
suficiente para entender los comportamientos de otras
personas. Cuando esta área es muy grande puede
indicar que no me interesan los demás y genera un
ambiente hostil hacia mí.
 LA VENTANA DE JOHARI
ÁREA OCULTA (CASILLA 3)

El Yo privado o la fachada, provoca en las personas fuertes

tensiones emocionales y en las organizaciones desorientación por
parte de los directivos hacia los subordinados.

ÁREA DESCONOCIDA (CASILLA 4)

La información que ninguno conoce permanece así debido a

muchas razones, entre ellas la falta de interacción, la cual ayuda a
descubrir potencialidades y recursos propios y de los demás, de
los cuales no se es consciente.
Ceolevel (2017), Tomado de:
http://www.ceolevel.com/la-ventana-johari-4-
cuadrantes-potente-herramienta-auto-analisis
 BENCHMARKING
Se originó como consecuencia de la perdida de competitividad de los productos norteamericanos frente a los
japoneses. Se define como el proceso de comparar y medir continuamente una organización con lideres del
negocio en cualquier parte del mundo, para obtener información que ayude a la organización a tomar
medidas para mejorar su desempeño.

 Medir la organización.
 Compararse con los lideres del negocio.
 Tomar medidas para mejorar el desempeño.
 TIPOS DE BENCHMARKING
•Benchmarking interno: aquél que se aplica dentro de una
empresa.

•Benchmarking competitivo: aquél que se aplica con empresas

que son competidoras directas.

•Benchmarking funcional o genérico: aquél que se aplica con

empresas que podrían ser o no competidoras directas.
 Metodología de aplicación de Benchmarking

• Planeación del proceso: Se organiza y se programa el desarrollo de

la técnica, la confirmación de las organizaciones que participaran, la
validación de los procesos a comparar, la manera de presentación de
la información y la selección del equipo de Benchmarking.

• Recolección de datos: Se recoge información clave acerca de los

procesos objetivos y de otras compañías a través de fuentes primarias
o secundarias.

• Análisis de datos de brechas de desempeño: Se cuantifica la Tomado de: https://www.u- planner.com/es/blog/pasos-

basicos-de-benchmarking- para-ayudar-en-procesos-
diferencia entre la organización evaluada y la escogida como best in de-acreditacion-universitaria

class (empresas consideradas como suficientemente reconocidas

como lideres industriales y que mantienen operaciones mundiales).
 Metodología de aplicación de Benchmarking

• Preparación de informe de resultado: Se pretende la entrega de

resultados obtenidos a cada uno de los miembros del proceso de
benchmarking para determinar las metas de mejoramiento.

• Su aplicación se puede llevar a cabo en procesos relacionados con la

operación del negocio y que conforman la cadena de valor tales
como: desarrollo de producto, planeación de ventas, servicio al
cliente abastecimiento y manejo de inventarios, manufactura de
productos, administración de proveedores, servicios posventa y
distribución de productos.

Tomado de: https://psyma.com/assets/Uploads/fases-benchmarking-psyma.jpg

 Objetivos del Benchmarking

• Ser rápidos y oportunos, proactivos frente al entorno empresarial.

• Desaparece el concepto de la sobrevivencia de los mejores
• Aprender de los mejores, utilizando técnicas y conocimientos aplicables a
la organización.
• Dotar de herramientas a las compañías locales e internacionales para
acrecentar fortalezas y proporcionar oportunidades para enfrentar la
globalización.
• Conocer la situación actual de la compañía y determinar su puesto en el
ranking empresarial.
• Conocer que tan bien ubicado esta el entorno comercial en procesos y en
dirección.
• Cada organización conocerá las causas por las cuales se encuentra
ubicada en determinada posición.
 OUTSOURCING

Es contratar y delegar en otra organización uno o más procesos del proceso que se
lleva a cabo en la organización. Se deriva de la necesidad de pequeñas y grandes
organizaciones para redimensionar la capacidad de su planta o lograr mejoras y
ahorros en la nomina. Es una técnica de dirección que se presenta con mayor
frecuencia en la alimentación y servicios de restaurante, nomina, manejo contable,
entre otros.

La metodología de aplicación incluye aspectos como: estrategias corporativas,

valores de la organización, fortalezas en investigación, procesos claves y se
determina en qué procesos claves se detectan posibilidades de subcontratación sin
que etas afecten el funcionamiento normal del negocio.
 REINGENIERÍA
Es la revisión fundamental y rediseño radical de procesos para alcanzar
mejoras espectaculares en medidas criticas de rendimiento tales como,
calidad, servicio y rapidez. Es re pensar los procesos.

Nace como teoría y modelo en 1992 con la publicación de Hammer y

Champy de los conceptos básicos, así como la metodología ideal para lograr
un proceso de reingeniería exitoso.

Tomado de:
http://megatendenciasadmin.blogspot.com/p/la-
reingenieria.html
Para su aplicación e implementación se requiere de un alto grado de
creatividad, pensamiento inductivo, ideas claras y prospectivas,
abandonar estándares, aclarar estrategias y combinar iniciativas.

La metodología comprende la búsqueda de lideres dentro de la

organización, identificar que procesos tienen mayor problema o que
presentan cuellos de botella, aquellos que presentan una mayor
influencia en el cliente y aquellos que simplemente no generan valor.

Lo ideal es rediseñar aquellos aspectos que tienen una mayor influencia

en el cliente
Entre los objetivos de implementar esta metodología está el aumento de
la eficiencia y la competitividad de la compañía dentro del entorno
empresarial, la modernización de procesos.

En muchos de los casos implica medidas dolorosas y arduo trabajo, ya

que este lleva implícito un cambio de cultura por lo que deben ir
acompañados de programas de capacitación y de circulación de la
información.

Es hacer más con menos y puede producir mejoras en el trabajo en Tomado de:
equipo, la comunicación interna de la organización y tener estructuras http://megatendenciasadmin.blogspot.com/p/la-
reingenieria.html
más planas.
Se requiere la aceptación de la informática y la tecnología como una
herramienta y no como un simple proceso de automatización.

En la propuesta de la reingeniería existe la posibilidad de contratar

algunos procesos con terceros, es decir, subcontratar a través del
outsourcing.
BIBLIOGRAFÍA: Rojas M. D. (2006) Administración para Ingenieros
Evidencia de la dinámica realizada