CONTROL

CRISTINA SIEMPIRA PEDRAZA

DANIEL RICO FONSECA
MARIANA RODRÍGUEZ
DANIELA FONSECA BERNAL
 INTRODUCCIÓN
• La función de control es la ultima de las funciones de
administración
• Esta función consiste en el establecimiento de
sistemas que permitan detectar errores, desviaciones,
causas y soluciones de una manera expedita y
económica
• El control además comprende las actividades que se
realizan para asegurar que el trabajo ejecutado encaje
con el planeado.
 CUALIDADES DE UN SISTEMA DE CONTROL
EFICIENTE.
• Precisión: Si no hay precisión pueden haber fallas en la toma de decisiones.
• Oportunidad: Un sistema de control eficiente debe dar información
oportuna en el tiempo.
• Economía: Un sistema de control debe justificar los beneficios de la
relación con los costos.
• Flexibilidad: Los controles efectivos deben ser flexibles para atender
cambios o para aprovechar oportunidades.
 CUALIDADES DE UN SISTEMA DE CONTROL
EFICIENTE.

• Comprensión: Un sistema de control difícil de comprender puede

provocar errores y puede llegar a ser ignorado.
• Criterio razonable: Los controles deben imponer criterios que desafíen y
animen a las personas.
• Ubicación estratégica: Los controles deben cubrir actividades funciones
y eventos critico dentro de la organización.
 CUALIDADES DE UN SISTEMA DE CONTROL
EFICIENTE.
• Hacer énfasis en la excepción: Esto asegura que un
administrador no se vea saturado por la información de
las variaciones de estándar
• Criterio múltiple: Das medidas múltiples del
desempeño disminuyen el enfoque limitado, además
tienen un efectivo dual.
• Acción correctiva: Debe señalar el problema y
especificar la solución.
 CONTROL DE GESTIÓN
La gestión es la capacidad que debe tener la organización de actuar y decidir
con conocimiento, de medir los riesgos posibles y aceptables que se puedan
correr y determinar cuales se pueden evitar de manera que se pueda
sobrevivir al ámbito competitivo.

El control se ejerce donde pueda manifestarse la variación en el

cumplimiento de lo planeado con lo ejecutado e el tiempo.
El control de gestión es una manera de evaluar una organización para que
haya un aprendizaje continuo proponiendo acciones correctivas y
participativas que aseguren y mejoren el desempeño competitivo de las
personas.
 OBJETIVOS DEL CONTROL DE
GESTIÓN
• Asegurar la idoneidad y eficiencia del personal que esta involucrado en la ejecución de
cada uno de los procesos.
• Garantizar que se realice en forma permanente la verificación, evaluación y análisis de
resultados de la gestión.
• Propender por el cumplimiento de los objetivos, metas y estrategias establecidas por la
organización en su función de planeación.
• Garantizar el mantenimiento y actualización de la información para que sea ágil y
confiable.
• Proteger los recursos de la organización verificando su adecuada utilización.
• Prevenir los posibles errores que se puedan presentar en la organización.
 CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL DE
GESTIÓN
• Debe fundamentarse en datos reales.
• La frecuencia con la cual se debe ejercer el control tiene que ser de naturaleza de tal manera
que permita identificar las desviaciones en el tiempo.
• Debe ser económico es decir, escoger las variables mas importantes para llevar a cabo el
control
• Se debe proyectar en el tiempo.
• Los controles deben ser comprensibles, claros y deben ser ejecutables frente a los planes
cambiantes.
• Los controles deben ser dinámicos y evolucionar con el proceso.
 PASOS DEL MODELO DE CONTROL DE
GESTIÓN
• Determinación de objetivos: definir claramente que es lo deseado con
cada proceso y que la realización de este no se aparte delos objetivos
corporativos.
• Determinación e estándares y metas para los procesos: sin la existencia de
una meta definida para cada proceso o cada objetivo no existiría el control
pues no habría contra que establecer diferencias.
• Determinación de indicadores de control: determinar que información es
necesaria para la evaluación de la ejecución de cada proceso.
• Realización y cumplimiento de metas y objetivos en MODELO DE CONTROL
la razón de ser del control: verificar que las metas DE GESTIÓN
establecidas se cumplan de lo contrario determinar
cual fue su desviación para su corrección.

• Comparación y evaluación de los objetivos

cumplidos con los planeados y de los resultados
alcanzados con los estándares definidos.
 EL PAPEL DE LA MEDICIÓN
En el proceso de control se debe comparar y
evaluar los objetivos cumplidos con los
objetivos planeados y los resultados con los
estándares definidos , para poder ejecutar esa
actividad se hace indispensable utilizar como
herramienta técnica la medición.
 EL PAPEL DE LA MEDICIÓN
La medición a la hora de comparar es muy importante parta evaluar las
actividades y los procesos, ya que permite tomar decisiones a partir de datos
concretos sin caer en especulaciones.
La medición permite también detectar cambios pequeños en el desempeño, que de
otra manera pasarían inadvertidos. Con base en la medición se puede distinguir
entre la variación natural de un proceso y aquella causada por el ejecutante.
De nada sirve recolectar datos e información si no se clasifican, analizan su
frecuencia y establecen relaciones pertinentes, orientadas a mejorar procesos.
 ATRIBUTOS DE UN SISTEMA DE
MEDICIÓN
• Pertinencia: las mediciones que se hagan deben ser tenidas en cuenta.
• Precisión: la medida obtenida refleja la magnitud del hecho a analizar.
• Oportunidad: la información se debe generar ágil y oportunamente.
• Confiabilidad: la medida siempre es fiel al instrumento de medición.
• Economía: los costos deben ser proporcionales a los beneficios.
 INDICADORES DE GESTIÓN
Una de las formas de hacer mediciones para lograr
un efectivo control de las actividades y procesos
de la organización es el uso de los indicadores de
gestión, los cuales proporcionan criterios para
evaluar y valorar el comportamiento y la dinámica
de variables previamente establecidas de acuerdo
con los objetivos de la organización
específicamente del proceso a evaluar.
 INDICADORES DE GESTIÓN
Se definen como indicadores de gestión como un patrón de medida gerencial
que permite evaluar el desempeño de un área, proceso o unidad en una
organización y los compara con unos niveles de referencia que son:

• Nivel histórico: analiza la variación en el tiempo.

• Nivel estándar: se refiere al cumplimiento de procedimiento y métodos de
trabajo preestablecidos.
• Nivel teórico: es el funcionamiento del equipo y maquinaria.
• Nivel de rendimiento de los usuarios: es determinar cual es la
exigencia del mercado.
• Nivel de la competencia: es la comparación del proceso y el producto
terminado con otras organización.
• Nivel de consideración política: depende de los lineamientos de la
organización, su razón de ser, sus clientes y su competencia.
• Nivel planificado: son las metas o niveles a alcanzar en un plazo
definido.
 ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA A LA HORA
DE DEFINIR UN INDICADOR
• El objetivo debe ser muy claro, de tal forma que las mediciones que se hagan
tengan un propósito y se pueda actuar sobre ellas.

• Diferenciar el índice el indicador: el índice es el cociente donde se comparan

dos o mas variables, permite detectar variaciones con respecto a las metas,
estándares y normas establecidas.

• El indicador debe tener un claro impacto en los logros organizacionales.

CARACTERÍSTICAS DE LOS ÍNDICES DE
GESTIÓN
 CRITERIOS DE EVALUACIÓN
• En el sistema de control de gestión, la evaluación en el
cumplimiento de los objetivos constituye el elemento de partida
para la construcción de indicadores.

• Los objetivos son el enunciado claro y preciso de los propósitos

fines y logros a los cuales se aspira llega, estos se encuentran en
diferentes niveles:
NIVELES:
Los indicadores permiten valorar las modificaciones o variaciones de las características de
la unidad de análisis establecida. Para construir los indicadores se inicia definiendo la
unidad de análisis, luego se desglosa esta unidad en variables y por ultimo se obtiene un
indicador que servirá como patrón.

• La unidad de análisis: mínimo elemento de estudio, observable medible en relación con

un conjunto de otros elementos que son de su mismo tipo.

• Las variables: características, cualidades, elementos o comportamientos de una unidad

de análisis.
UNIDAD DE ANÁLISIS/VARIABLE
 TIPOS DE INDICADORES
• De eficiencia: se utilizan para dar cuenta de los recursos o cumplimiento de
actividades, un ejemplo puede ser operaciones realizadas/total de recursos
disponibles.
• De eficacia: valora el impacto de lo que se hace, del producto o servicio que se
presta. Estos miden resultados. Por ejemplo imagen institucional, grado de
satisfacción del servicio prestado.
• De efectividad: es el grado hasta el cual las salidas del proceso satisfacen las
necesidades o expectativas de los clientes. Por ejemplo número de operaciones
realizadas/ numero de operaciones revisadas.
 MEDIDAS DE EFECTIVIDAD:
• Rendimiento: Resultado comparado con lo planeado.
• Productividad: Producido frente a lo teórico.
• Competitividad: Efecto logrado comparado contra el efecto logrado por la
competencia.
• Participación: Productos colocados frente a la demanda en el mercado.
• Adaptación: Es lo producido vendido comprado con lo deseado o solicitado.
• Cobertura: Unidades producidas vendidas frente a unidades necesarias en el
mercado.
 NORMALIZACIÓN
La normalización es un hecho que se repite continuamente en el día a día, sin esta
seria muy difícil la comunicación y sobre todo muy arriesgado el intercambio
comercial entre los países.
La normalización inicio como normalización por empresa usuaria luego
normalización sectorial. Posteriormente se logro la normalización a niveles
geográficos y por ultimo normalización de procesos y de sistemas.
Actualmente la ISO es la organización internacional de normalización, esta desarrolla
guías y normas, las cuales traen entre otras ventajas como hacer mas fácil el
comercio entre los países.
 CALIDAD
La calidad es un tema que ha ido
adquiriendo importancia y ha
evolucionado, pues en un comienzo se
ocupo del producto como tal, llevando
a cabo inspecciones al final y durante el
proceso de fabricación. Posteriormente
también se le dio importancia al
proceso.
 GESTIÓN DE CALIDAD
Según la norma ISO 9000:2000 calidad significa, grado en que un conjunto de
características inherentes cumplen con los requisitos.
• Un producto debe tener las siguientes características que se denominan las
7C.
 CALIDAD
 CONFIABILIDAD
 CUMPLIMIENTO
 COMUNICACIÓN
 COMODIDAD
 CONTRIBUCION AL MEDIO AMBIENTE
• Requisitos: según la norma ISO9000:2000 un requisito es una necesidad o
expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Estas necesidades o
expectativas pueden ser identificadas porque son:
• Según la norma gestión se define como las actividades coordinadas para
dirigir y controlar una organización, y un sistema de gestión de calidad como
un sistema para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.

La gestión de calidad involucra las

siguientes actividades, las cuales las
conocen como el ciclo PHVA:

P: Planear lo que se necesita

H: Controlar
V: Verificar para asegurar
A: Actuar para mejorar
 NORMAS ISO 9000
Estas normas inicialmente se concibieron con el objetivo de armonizar la gran
cantidad de normas ya existentes. Su misión es promover en el mundo el
desarrollo de las actividades relacionadas con la normalización con el fin de
facilitar el intercambio internacional de bienes y servicios.
La familia de las normas ISO 9000 se refiere a modelos de la administración,
aseguramiento y gestión de calidad.se publicaron inicialmente en 1987. al
certificar debe cumplirse la norma de calidad ISO 9001, es decir se certifican las
líneas de servicios, sedes o sitios de operación de una empresa.

En términos generales la certificación es la garantía de que un sistema de calidad

obedece o cumple con los requisitos de la norma y que se mantiene en un
proceso de mejoramiento.
 LA NORMA ISO 9000 SE BASA EN LOS SIGUIENTES
PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE CALIDAD

• Organización orientada al • Liderazgo.

cliente.
 • Enfoque objetivo hacia la toma de
•Enfoque del sistema hacia la gestión.
decisiones.
•Mejora continua. • Relación mutuamente beneficiosa
. con el proveedor
 NORMA ISO 14000
Las normas ISO 14000 establece herramientas y sistemas para
la administración de numerosas obligaciones ambientales y la
realización de evaluaciones del producto sin prescribir que
metas debe alcanzar la organización. Proporciona elementos
asistencia a las organizaciones a las organizaciones que
consideran una mejoría del sistema de administración
ambiental, incluyendo asesoría para que se cumplan las
expectativas de desempeño ambiental.
Estructura: se ciñe a un modelo planificar-hacer-verificar-actuar.
GRACIAS