Crear Solicitud de Pedidos

Manual de Procedimiento
para el Proceso de
Compras
Centro de Competencia
PETROBRAS - BOLIVIA
Indice
Flujograma del Proceso de Compra para Material o Servicio
Crear Solicitud de Pedido
Ejemplo de Solicitud de Pedido para Procurar un Servicio
Status de una Solicitud de Pedido
Ejemplo de Solicitud de Pedido para Procurar un Material
Petición de Oferta
Actualización de Petición de Oferta
Comparación de Precios
Pedido de Compra
Ejemplo de Pedido de Compra para Procurar un Servicio
Status de un Pedido de Compra
Entrada de Actividad y Aceptación para un Pedido de Servicio
Verificación de Factura para un Pedido de Servicio
Ejemplo de Pedido de Compra para Procurar un Material
Entrada de Mercancía para un Pedido de Material
Historial del Pedido
Verificación de Factura para un pedido de Material
Haga un Click en los Hipervínculos
Flujograma del Proceso de Compra
INICIO
1. SOLICITUD DE PEDIDO
2. LIBERACIÓN
Solicitud de Pedido
3. PETICIÓN DE OFERTA
4. ACTUALIZACION DE OFERTAS
Contabiliza automáticamente en 5. COMPARACION

Cuentas de Inventario o Cuentas de DE PRECIOS
Gastos.
7. PEDIDO
No Genera ningún
docucmento Contable.
8. LIBERACIÓN
Pedido
Genera documento
MATERIAL SERVICIO Contable Imputando a
Gastos.
TIPO DE
POSICION
9. ENTRADA DE ACTIVIDAD
11. ENTRADA DE
MERACANCIA
10. ACEPTACIÓNDEL SERVICIO
Genera docucmento
contable afectando a
12. VERIFICACION DE FACTURA
cuentas de Proveedores.
C = Departamento de Compras FIN

Indice
Petición de Oferta
Pedido de Compra

La solicitud de pedido es un documento interno usado para comunicar la necesidad de procurar materiales o servicios al departamento
responsable de gestionar las compras. Para ingresar una solicitud de pedido en el sistema, seguir el siguiente camino del menú:
Logística; Gestión Materiales; Compras; Solicitud de Pedido; Crear , ingresa a la ”PANTALLA INICIAL DE ACCESO” o
directamente con el código de transacción “ME51” a través del campo de comando.
2
3
3
Crear Solcitud de Pedido
 Clase de Documento Identificador que permite diferenciar entre las distintas variantes de una solicitud de pedido en el
sistema SAP.
 NB Materiales o algún material que contenga anexo un servicio Ej. Instalación.
 BS Solo para procurar servicios.
 RV Solicitud de pedido para contrato marco.
 UB Solicitud de pedido de traslado de materiales.
 Tipo de Posición Clave que especifica como se controla el aprovisionamiento de un material o prestación de servicio.
 Material Para procurar materiales.
 U Stock Transfer Transferencia de Materiales entre centros.
 D Prestación de Servicio Para procurar servicios.
 Tipo de Imputación Clave que indica si una posición ha de facturarse a una imputación auxiliar.
 Inventarios
 F Orden (A.F.E.)
 K Centro de Costo
 U Desconocido Si desconoce la cuenta contable a ser imputada.
 Y Cuenta de balance Este tipo de imputación se utiliza para operaciones que comprenden un periodo x de tiemp
de validez Ejem. Covertura de un contrato de Seguros.
 Fecha de Entrega Fecha en que debe entregarse la mercadería o entregarse el servicio.
 Centro Código de un centro de producción o una subsidiaria de la sociedad.
 Almacén Número de almacén en el que se estoca el material en cuestión, caso sea para compra de material para
inventario.
 Grupo de Compras Código que identifica a la gerencia responsable para determinadas actividades de compras o la
persona que gestionará la creación del pedido.
 Grupo de Artículos Código con el que se agrupan varios materiales o servicios con las mismas propiedades.
 Número de Necesidad Especifica el nombre de la persona responsable para hacer el seguimiento a la compra.
 Solicitante Nombre del solicitante.
Indice
Petición de Oferta
Pedido de Compra

Ejemplo de Solicitud de Pedido para Procurar
un Servicio
 ESCENARIO Un área “x” de la compañía esta precisando procurar pasajes aéreos para su personal. Entonces el
responsable de área encomienda a una persona determinada de su área para que realice la solicitud de pedido
comunicando al departamento de compras dicha necesidad.
 Código de Transacción de ingreso Es el código para ir directamente a la “PANTALLA INICIAL DE ACCESO” para
solicitud de pedido”ME51”. El sistema trae la siguiente pantalla y requiere la siguiente información.
 Resumen de Posiciones Luego completar los datos necesarios para la clase de documento en cuestión,
puede pulsar el botón resumen de posiciones o pulsar “F5” para pasar a la pantalla resumen de
posiciones.
un Servicio
 Una vez en la pantalla de “RESUMEN DE POSICIONES”, el sistema automáticamente toma algunos datos de la
secuencia anterior tales como el Tipo de Posición, Tipo de Imputación, Fecha de Entrega, etc.
 Material Como estamos procurando un servicio, deje en blanco este campo y pase al próximo (Texto Breve)
 Texto Breve Denominación breve para material o servicio que no tienen un código en el sistema.
 Cantidad Solicitada Cantidad que debe ser pedida, según solicitud de pedido.
 UM Unidad de Medida Unidad de medida en la que se debe pedir el material o servicio solicitado (Kilos, Litros,
Horas)
 Almacén Deja en blanco.
 CeSu Centro Suministrador Dejar en blanco.
 Pulse enter o el botón siguiente botón .
un Servicio
 Esta pantalla “POSICIÓN DE SERVICIO” en realidad tiene que ser entendida como una cabecera, donde se agrega
informaciones generales para todos los servicios, que serán incluidos dentro de la pantalla “DETALLE DE
SERVICIO”. Esta pantalla trae los datos propuestos ingresados anteriormente en la “PANTALLA INICIAL
ACCESO” como cantidad, fecha de entrega, tipo de imputación, centro, etc. y solicita la Organización de Compras
para la posición.
 Organización de Compras Es la unidad organizativa que se ocupa de negociar condiciones generales de

compra para uno o varios centros en función a la estructura organizativa del grupo.
 Pulsar la tecla Enter o el siguiente botón .
un Servicio
 Luego el sistema sugiere crear una “estructura”. Para este caso seleccionar ”No”.
 OBS: La “Estructura” permite crear la posición de servicio de una manera mas detallada . Por ejemplo, si creo
una estructura, puedo organizar varios servicios de una posición de servicio, en distintos niveles, con el
objetivo de explicar paso a paso el servicio que se está solicitando.
un Servicio
 En la pantalla “DETALLE DEL SERVICIO” , el sistema requiere el ingreso de los datos de servicios, solicitando
la siguiente información:
 N° Servicio Digite el código de servicio. Si esta procurando un servicio que no esta catastrado en el maestro
de servicios, dejar en blanco.
 Texto Breve Denominación breve del servicio, caso este no este registrado.
 Cantidad Cantidad que debe ser pedida, según solicitud de pedido.
 UM Unidad de Medida Unidad de medida en la que se debe pedir el servicio solicitado (Piezas, Horas)
 Precio Solcita un precio del servicio.
 Enter Pulse enter o el siguiente botón .
 Importante En la pantalla “Detalle de servicio” se ingresa todos los servicios que serán solicitados para la
misma FECHA DE ENTREGA de la POSICIÓN DE SERVICIO. NO SE DEBE ESPECIFICAR EN ESTA PANTALLA
SERVICIOS QUE SERÁN SOLICITADOS PARA DISTINTAS FECHAS. CREAR UNA POSICIÓN DE SERVICIO
PARA CADA SERVICIO QUE TENGA FECHA DE EJECUCIÓN DISTINTAS.
un Servicio
 Al pulsar enter, sistema solicita el ingreso de la Cuenta mayor y el Centro de Costo donde debe ser imputado
contablemente.
 Importante La información referente a Cuenta Mayor y Centro de Coste debe ser conocida por el usuario antes de
ingresar la operación en el sistema. En caso de duda, consultar con el departamento de CONTABILIDAD.
un Servicio
 Puede cambiar la moneda, el sistema por omisión siempre presenta el precio en Bolivianos BOB seleccionando la
posición entera y luego pulsando el siguiente botón pasa a la siguiente pantalla donde puede cambiar el tipo
de moneda y luego pulse la tecla Enter, como se indica en la siguiente gráfica y el sistema hace la conversión al
tipo de cambio que usa internamente.
 Pulsar el botón back para salir de esta pantalla y seguir con el proceso.
un Servicio
 Puede ingresar textos, adjuntar datos explicativos o características con referencia a las operaciones, utilice el
botón back para ir a la pantalla deseada.
 Para ingresar textos, vaya a la pantalla “Resumen de Posiciones”, seleccione la posición y luego Pulse el
siguiente botón , trae la siguiente pantalla:
 Puede hacer doble clic en los campos en blanco, esto trae el editor de textos, salga con un back luego de
ingresar los textos. Estos textos serán transferidos para los documentos de compras subsecuentes que
serán creados con referencia a esta solicitud. La “X” indica que es un texto interno, que no será impreso en
ningún documento de compras.
 Pulse el botón gravar para terminar, el sistema le muestra un mensaje asignándole un número interno a la
nueva Solicitud de Pedido.
Indice
Petición de Oferta
Pedido de Compra

 Una vez creada la solicitud de pedido debe pasar por un procedimiento de autorización por el responsable del
área o departamento solicitante, esto comprende la revisión de los datos como ser cantidades, precios, etc. de
acuerdo a su necesidad inicial.
 Primero visualice la solicitud, puede seguir el siguiente camino de menú : Logística; Gestión Materiales; Compras;
Solicitud de Pedido; Visualizar o puede usar el campo de comando con el código de transacción “ME53”. Una vez
en este punto, el sistema muestra la solicitud de pedido. Seleccione la posición y pulse el botón Estrategia de
Liberación o pulse la combinación de tecla “SHIFT+ F1”, el sistema muestra la siguiente pantalla:
 Indica el estado del documento (en el campo “Indicador de Liberación”), en este caso el documento ya fue
liberado; también muestra los códigos de liberación necesarios para aprobar el documento (campo
“Liber.definitiva”) y que códigos ya liberaron el documento hasta ahora (campo “Liberado hasta ahora”).
 Alternativamente puede también ver el estatus de una solicitud vía menú, previamente visualice la solicitud de
pedido y luego siga el siguiente camimo de menú: Pasar a; Estadísticas; Generalidades o puede pulsar
directamente la combinación de teclas siguiente “Shift+F5”, el sistema muestra la siguiente información:
1
1
2
 Status de Tratamiento Indica el estado de tratamiento en el que se encuentra la solicitud de pedido, o sea
si, ya se ha creado una petición de oferta, un pedido, etc. con referencia a la solicitud de pedido.
 Indicador liberación Indica si ha sido liberado el documento. Este indicador se determina en la creación
mediante la estrategia de liberación que regula la solicitud de pedido.
Indice
Petición de Oferta
Pedido de Compra
Entrada de Actividad para un Pedido de Servicio

un Material
 ESCENARIO El área de producción de la compañía esta precisando procurar un material para trabajos de
extracción de crudo. Entonces el responsable de área designa a una persona determinada de su área para que
realice la solicitud de pedido comunicando al departamento de compras dicha necesidad.
 Código de Transacción de ingreso Es el código para ir directamente a la “PANTALLA INICIAL ACCESO” para
solicitud de pedido ”ME51”. El sistema trae la siguiente pantalla y requiere la siguiente información.
 Tipo de documento NB para procurar materiales o algún material que contenga anexo un servicio Ej.
Instalación del mismo.
 Tipo de posición Seleccione Material.
 Tipo de Imputación Selecciones la imputación deseada. En este ejemplo, utilizaremos una imputación para
inventario, ya que es una solicitud para un material de stock.
un Material
 Resumen de Posiciones Luego de completar los datos necesarios para la clase de documento en cuestión, puede
pulsar el botón resumen de posiciones o pulsar “F5” para pasar a la pantalla resumen de posiciones.
 Una vez en la pantalla “RESUMEN DE POSICIONES”, el sistema automáticamente toma algunos datos de la
secuencia anterior tales como el Tipo de Posición, Tipo de Imputación, Fecha de Entrega, etc.
 Material Digite el código de material, si el mismo esta catastrado.

 Texto Breve Si el material no esta catastrado digite una breve descripción del mismo.
 Cantidad Solicitada Cantidad que debe ser pedida, según solicitud de pedido.
 UM Unidad de Medida Unidad de medida en la que se debe pedir el material o servicio solicitado (Kilos, Litros,
Piezas)
 Almacén Código de almacén donde se estocará el material.
 CeSu Centro Suministrador Deje en blanco.
 Enter Pulse la tecla enter o pulse el botón , muestra la siguiente pantalla.
un Material
 La pantalla “POSICIÓN DE MATERIAL” contiene los datos de secuencias anteriores y solicita el precio del material
y la organización de compras responsable de hacer el pedido:
 También puede directamente cambiar el tipo de moneda para el precio del material en esta pantalla.
 Enter Pulse la tecla enter o el siguiente botón .
un Material
 El sistema muestra la siguientes pantalla con los datos ingresados.
un Material
 Al igual que la solicitud de pedido de servicios, puede también ingresar textos, adjuntar datos explicativos o
características con referencia a las operaciones, utilice el botón back para ir a la pantalla deseada.
 Para ingresar textos en el Resumen de Posiciones, seleccione la posición y luego Pulse el siguiente botón trae
la siguiente pantalla:
 Puede hacer doble clic en los campos en blanco, esto trae el editor de textos, salga con un back luego de
ingresar los textos. Estos textos serán transferidos para los documentos de compras subsecuentes que serán
creados con referencia a esta solicitud. La “X” indica que es un texto interno, que no será impreso en ningún
documento de compras.
 Pulse el botón grabar para terminar la solicitud.

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C = Departamento de Compras FIN

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 Organización de Compras Es la unidad organizativa que se ocupa de negociar condiciones generales de

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 Material Digite el código de material, si el mismo esta catastrado.

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