INTEGRANTES:

CABALLERO MENDOZA, ANDRÉ

CONDORI MATTUS, ROCIO
VERGARA RUPAY, RICHARD
YAYA ESTRELLA, JASMINE
YPANAQUÉ ORIHUELA, JOSÉ

PROFESOR:
MONTALVO MEJÍA, JOSÉ LUIS
 1. SELECCIONE LA
EMPRESA

La organización que hemos seleccionado para hacer el rediseño

de un proceso es la Universidad Nacional Mayor de San Marcos

2. BREVE
DESCRIPCION

La UNMSM es una universidad publica formadora de

profesionales líderes e investigadores competentes,
responsables con valores y responsabilidad social. Es siempre
considerada entre las mas importantes del Perú.
Cuenta con 20 facultades y sus 65 escuelas, la universidad
ofrece programas de pregrado y postgrado. Cuenta además con
diversos centros, instituciones y dependencias, como su centro
cultural, museos,bibliotecas, clínica y consultoria
universitaria, fondo editorial, entre otros.
 3. IDENTIFIQUE TRES PROCESOS CANDIDATOS
PARA REDISEÑO

GESTION DE COMPRAS Y CONTROL

PEDIDOS ADIQUISICIONES PATRIMONIAL
 4. SELECCIONE UN PROCESO JUSTIFICANCO LA
SELECCION

           
CRITERIO

Impacto Impacto Susceptibilidad Impacto Impacto

PROCESO organizacion Estrategia al cambio costo cliente TOTAL

20% 10% 30% 10% 30% 100%

GESTION DE PEDIDOS 2 2 4 2 4 3.2

COMPRAS Y 4 3 2 4 3 2.8
ADQUISICIONES

CONTROL 4 3 4 3 4 3.8
PATRIMONIAL
 5. MISIÓN: CONTROL
PATRIMONIAL

Llevar a cabo el registro, inventario y control del ingreso y salida de los bienes físicos
que han sido adquiridos por la UNMSM.
6. AMEBA DEL PROCESO “CONTROL PATRIMONIAL”
 7. DIAGRAMA DE NIVELACIÓN DEL PROCESO

NEGOCIO MACROPROCESO

CAPTACION DE EVALUACION PROCESOS

COBRANZAS
CLIENTES CREDITICIA

SUBPROCESOS ASESORIA Y EVALUACION VERIFICACIONES GESTION

PERFILAMIENTO CREDITICIA TERRENA ADMINISTRATIVA
 8. CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS -
EXPECTATIVAS

Clientes Internos
Órgano de control
Facultades y dependencias
institucional

La buena ejecución Aceleración del El balance total del

del inventario proceso de baja patrimonio
8. CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS - EXPECTATIVAS

Clientes Externos
Beneficiarios de las donaciones
• Bienes físicos en condiciones aceptables para sacar el mayor
provecho de estos.
• Agilización de los trámites correspondientes
• Transparencia en el concurso de selección de los beneficiarios
 9. PRINCIPALES PROBLEMAS

• Prolongación de los plazos estipulados.

• Falta de compromiso de las áreas implicadas.
• Falta de una mayor colaboración por parte de las facultades al
momento de inventariar.
• Espacio insuficiente en el único almacén para los bienes que son
dados de baja.
• Rechazo de los bienes muebles por parte de los beneficiarios debido a
su avanzado estado de obsolescencia.
 PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES PATRIMONIALES DE LA
Nº UNMSM
Descripcion Cargo Tiempo
(m)
    Actividad    

       
1. Recepcionar el expediente de la Unidad Secretaria 2´        
Solicitante. x

2. Confirmar el numero de expediente        

Secretaria 5´ x
3. Entregar expediente al Jefe de        
Abastecimiento Secretaria 2´ x
4. Esperar la atencion del expediente        
Secretaria 240´ x
5. Dar visto bueno al expediente Secretaria 5´ x        
6. Transferir el expediente a la Unidad de Jefe de Oficina 5´ x        
Archivo y Control Patrimonial mediante el
SISG
7. Enviar expediente a la Unidad de Archivo y        
Control Patrimonial Asistente 10´ x
8. Recepcionar expediente con la relacion de        
bienes que se daran de baja. Secretaria 2´ x

9. Entregar el expediente al Jefe de Unidad Secretaria 2´ x        

10. Esperar la atencion del expediente Secretaria 60´       x  

11. Dar visto bueno del Jefe de Unidad de Jefe de Unidad 5´ x        

Archivo y Contro Patrimonial

12. Transferir el expediente al Tecnico Jefe de Unidad 2´ x        

Administrativo para su tramite
correspondiente.
13. Tomar conocimiento del expediente Tecnico        
Administrativo 5´ x
 PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES PATRIMONIALES DE LA
Nº UNMSM
Descripcion Cargo Tiempo
(m)
    Actividad    

       
14. Verificar el documento ( descripcion de Tecnico        
cada bien, codigo sbn, estado y motivo de Administrativo
baja del bien) este completo. (a) 5´ x

15. Cambiar a los bienes de estado de Activo Tecnico        

a inactivo en el Sistema Visual Fox.Pro(b) Administrativo 10´ x

16. Exportar la informacion de los bienes de Tecnico      

baja al formato excel Administrativo 5´ x
17. Elaborar un informe detallando las Tecnico        
causalidades de baja, cuenta contable Administrativo 10´ x
valor de tasacion.
18. Elaborar el Oficio con el Proyecto de R.R Tecnico        
para la baja de bienes Administrativo 30´ x

19. Entregar el Oficio con el Proyecto de R.R. Tecnico        

para la revisión. Administrativo 2´ x
20. Revisar el Oficio con el proyecto de Jefe de Unidad 10´     x  
Resolucion Rectoral.( c)
21. Firmar y solicitar el sello Jefe de Unidad 2´ x      
22. Enviar el oficio anexando el Proyecto de Secretaria 10´ x        
R.R para la O.J.A
23. Entregar el oficio al Jefe de Oficina de Secretaria 2´   x      
Abastecimiento.
24. Esperar para la atencion Secretaria 240´       x  
25. Revisar oficio con el Proyecto de Jefe de Oficina 15´     x    
Resolucion Rectoral (d).
26. Firmar y sellar. Jefe de Oficina 2´ x        
 PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES PATRIMONIALES DE
Nº LADescripcion
UNMSM Cargo Tiempo(m)
    Actividad    

       

27. Trasnferir el oficio a la Direccion General de Secretaria 5      

Administracion x

28. Enviar el oficio a la DGA . Asistente 10´   x    

29. Esperar la resolucion Rectoral. Jefe de Unidad 4800´´     x  
30. Recepcionar la Resolucion Rectoral        
mediante correo electronico.
Secretaria 2´ x
31. Informar al jefe de la Unidad sobre la R.R. Secretaria 5´ x      

32. Tomar conocimiento de la R.R Jefe de Unidad 5´ x      

33. Imprimir la R.R. Jefe de Unidad        
2´ x
34. Actualizar la base de datos con el Nº de Jefe de Unidad 2´ x        
Resolucion y fecha por cada bien.

35. Dar la indicacion al Tecnico Administrativo II Jefe de Unidad 5´ x        

para el recojo de los bienes dados de baja.

36. Recoger los bienes de baja de la Unidad Tecnico        

Solicitante. Administrativo II
160´ x
37. Trasladar los bienes al almacen de bienes Tecnico      
patrimoniales. Administrativo II 30´ x

38 Iniciar el proceso de disposicion hasta Secretaria 2´         x

dentro de los 5 meses posteriores a la
Resolucion de baja.
 PROCEDIMIENTO DE DONACION DE BIENES PATRIMONIALES
Nº POR LA UNMSM Cargo
Descripcion Tiempo (m)     Actividad    
       
1. Recepcionar el expediente de la solicitud de        
donacion del bien Secretaria 2´ x
2. Confirmar el numero de expediente        
Secretaria 5´ x
3. Entregar expediente al Jefe de        
Abastecimiento Secretaria 2´ x
4. Esperar la atencion del expediente Secretaria 240´       x  
5. Dar visto bueno al expediente Secretaria 5´ x        
6. Transferir el expediente a la Unidad de Jefe de Oficina 5´ x        
Archivo y Control Patrimonial

7. Enviar expediente a la Unidad de Archivo y        

Control Patrimonial Asistente 10´ x
8. Recepcionar expediente con la relacion de        
bienes que se esta solicitando sea donado por Secretaria 2´ x
la UNMSM

9. Entregar el expediente al Jefe de Unidad Secretaria 2´ x        

10. Esperar la atencion del expediente Secretaria 60´       x  

11. Dar visto bueno del Jefe de Unidad de Jefe de Unidad 5´ x        
Archivo y Contro Patrimonial

12. Entregar el expediente al Tecnico Jefe de Unidad 2´ x        

Administrativo para su tramite
13. Tomar conocimiento del expediente Tecnico        
Administrativo I 5´ x
 PROCEDIMIENTO DE DONACION DE BIENES PATRIMONIALES POR
Nº
LA UNMSM Cargo Tiempo (m)
    Actividad    
Descripcion
       
14. Verificar el documento enviado por la institucion sin        
fines de lucro solicitante(descripcion del bien Tecnico
solicitado y documentos pertinentes) (a) Administrativo I 5´ x

15. Importar la informacion de los bienes que fueron Tecnico        

dados de baja Administrativo I 5´ x

16. Verificar si el bien solicitado se encuentra en el Tecnico        

registro de bienes de bajay que aun este disponible. Administrativo I 5´ x
(b)

17. Elaborar un informe detallando el bien donado y la Tecnico        

institucion ala cual se le esta haciendo la donacion. Administrativo I 10´ x

18. Elaborar el Oficio con el Proyecto de R.R para hacer Tecnico        

efectiva la donacion. Administrativo I 30´ x

19. Entregar el Oficio con el Proyecto de R.R. para la Tecnico        

revisión. Administrativo I 2´ x

20. Esperar para la revisión del Proyecto de R.R. Tecnico        

Administrativo I 60´ x

21. Revisar el Oficio con el Proyecto de R.R. ( c) Jefe de Unidad 10´     x    

22. Firmar y solicitar el sello Jefe de Unidad 2´ x        

23. Enviar el Oficio para la Oficina de Abastecimiento Secretaria 10´   x      
para la firma.

24. Entregar el Oficio al J.O.A Secretaria 2´´ x        

 PROCEDIMIENTO DE DONACION DE BIENES PATRIMONIALES POR
LA UNMSM
    Actividad    
Nº Descripcion Cargo Tiempo(m)
       
25. Esperar la atencion del expediente. Secretaria 240´       x  

26. Revisar el Oficio con el Proyecto de R.R (d) Jefe de Oficina 10´     x    

27. Firmas y sellos Jefe de Oficina 2´ x        

28. Tranferir el oficio mediante el SIGS a la        
Direccion General de Administracion (DGA)
para su firma y posterior envio al Rectorado Secretaria 5´ x
para la aprobacion del proyecto R.R.

29. Enviar el oficio a la DGA. Asistente 10´   x      

30. Esperar la resolucion rectoral. Jefe de Unidad 4800´       x  
31. Recepcionar la Resolucion Rectoral        
mediante correo electronico. Secretaria 2´ x

32. Informar al Jefe de Unidad sobre la R.R. Secretaria 5´ x        

33. Imprimir la Resolucion Rectoral Jefe de Unidad 2´ x        

34. Comunicar a la institucion sin fines de lucro        
solicitante, que la donacion ya cuenta con
R.R. y que se pueden aproximar a la Secretaria 5´ x
UNMSM para su recojo.

35. Entregar los bienes a la institucion sin fines Tecnico        

de lucro solicitante. Administrativo II 160´ x

36. Archivar la documentacion Secretaria 2´         x

RESUMEN : BAJA DE BIENES PATRIMONIALES RESUMEN: DONACION DE BIENES PATRIMONIALES

ACTIVIDADES TIEMPO NATURALEZA ACTIVIDADES TIEMPO NATURALEZA

27 289 Operación 23 267 Operación
3 50 Traslado 3 30 Traslado
3 30 Inspeccion 4 30 Inspeccion
4 5340 Espera 5 5400 Espera
1 2 Archivo 1 2 Archivo
38 5711Min TOTAL 36 5729 TOTAL

11.90 DIAS 11.94 DIAS

 BAJA DE BIENES PATRIMONIALES DE LA UNMSM
OFICINA DE ABASTECIMIENTO DE LA UNMSM
UNIDAD DE ARCHIVO Y CONTROL PATRIMONIAL (UACP) JEFATURA DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO
TERCNICO SECRETARIA (MESA DE
SECRETARIA ADMINISTRATIVO I JEFE DE UNIDAD PARTES) SECRETARIA JEFE DE OFICINA

INICIO

Recepcionar expediente de la
unidad solicitante

Confirmar el numero de Entregar el expediente al jefe Dar visto bueno del

expediente con el SISG de la OA expediente

Recepcionar el expediente Transferir el expediente a la

UACP mediante el SISG

Entregar el expediente al jefe Dar visto bueno del

de la Unidad expediente

Tomar conocimiento del Entregar al Tecnico Administ.

expediente para su tramite

NO ¿El expediente esta

completo?
SI

(Ver la pagina 20) 2 (Ver la pagina siguiente) 18

1

UNIDAD DE ARCHIVO Y CONTROL PATRIMONIAL (UACP)
TERCNICO
SECRETARIA ADMINISTRATIVO I
2 (Ver la pagina anterior)
Cambiar los bienes de
activo a inactivo en el
Sistema Visual Fox Pro.
Exportar la informacion
de los bienes de baja al
formato Excel.
Elaborar un informe
detallando las causales de
baja.
Entregar el oficio con el
proyecto de R.R. para la
revision.
No
BAJA DE BIENES PATRIMONIALES DE LA UNMSM
OFICINA DE ABASTECIMIENTO DE LA UNMSM
JEFATURA DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO
SECRETARIA (MESA DE
JEFE DE UNIDAD PARTES) SECRETARIA JEFE DE OFICINA
Entregar el expediente con el Recepcionar expediente.
Proyecto de RR.
¿Revisar si el Proyecto de RR esta
No
correctamente elaborado?
Si
Firmar la Oficio y adjuntar el
¿El proyecto esta correctamente Transferir el expediente Proyecto de RR, dar indicaciones
elaborado? mediante el SISG a la DGA para que el expediente sea
enviado a la DGA
Si
Firmar y sellar el oficio.
3 (Ver la pagina siguiente)
19
 BAJA DE BIENES PATRIMONIALES DE LA UNMSM
OFICINA DE ABASTECIMIENTO DE LA UNMSM
UNIDAD DE ARCHIVO Y CONTROL PATRIMONIAL (UACP) JEFATURA DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO
TERCNICO SECRETARIA (MESA DE
SECRETARIA ADMINISTRATIVO II JEFE DE UNIDAD PARTES) SECRETARIA JEFE DE OFICINA

3 (Ver la pagina anterior)

Recepcionar la R.R mediante

correo electronico

Informar al jefe de la Unidad Tomar conocimiento de la

sobre la R.R R.R e imprimir la misma

Actualizar la base da datos con

el N de R.R y fecha, por cada
bien

Recoger los bienes de baja Indicar al Tecnico

Administrativo II para el recojo
de la Unidad Solicitante.
de los bienes dados de baja.

Iniciar el proceso de disposicion Trasladar los bienes al

dentro de los 5 meses Almacen de bienes
posteriores a la R.R patrimoniales.

FIN 1 (Ver la pagina inicial 18)

20
 DONACION DE BIENES PATRIMONIALES POR LA UNMSM

OFICINA DE ABASTECIMIENTO DE LA UNMSM

UNIDAD DE ARCHIVO Y CONTROL PATRIMONIAL (UACP) JEFATURA DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO
TERCNICO SECRETARIA (MESA DE
SECRETARIA ADMINISTRATIVO I JEFE DE UNIDAD PARTES) SECRETARIA JEFE DE OFICINA

INICIO

Recepcionar expediente que

contiene la solicitud de la
donacion de un bien.

Confirmar el numero de Entregar el expediente al jefe Dar visto bueno del

expediente con el SISG de la OA expediente

Recepcionar el expediente Transferir el expediente a la

UACP mediante el SISG

Entregar el expediente al jefe Dar visto bueno del

de la Unidad expediente

Tomar conocimiento del Entregar al Tecnico Administ.

expediente para su tramite

NO ¿El expediente esta

completo?
SI

(Ver la pagina 23) 1 2 (Ver la pagina siguiente) 21

 DONACION DE BIENES PATRIMONIALES POR LA UNMSM
OFICINA DE ABASTECIMIENTO DE LA UNMSM
UNIDAD DE ARCHIVO Y CONTROL PATRIMONIAL (UACP) JEFATURA DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO
TERCNICO SECRETARIA (MESA DE
SECRETARIA ADMINISTRATIVO I JEFE DE UNIDAD PARTES) SECRETARIA JEFE DE OFICINA

2 (Ver la pagina anterior)

Importar la informacion de
los bienes que fueron dados
de baja.

¿El Bien se encuentra

No Entregar el expediente con el Recepcionar expediente.
disponible?
Proyecto de RR.
Si

Elaborar un informe de ¿Revisar si el Proyecto de RR esta

No
donacion y el Proyecto de correctamente elaborado?
Resolución.
Si
Entregar el informe y el
proyecto para la revisión Firmar la Oficio y adjuntar el
¿El proyecto esta Transferir el expediente Proyecto de RR, dar indicaciones
No mediante el SISG a la DGA para que el expediente sea
correctamente elaborado?
enviado a la DGA
Si

Firmar y sellar el oficio.

3 (Ver la pagina siguiente)

22
 DONACION DE BIENES PATRIMONIALES POR LA UNMSM
OFICINA DE ABASTECIMIENTO DE LA UNMSM
UNIDAD DE ARCHIVO Y CONTROL PATRIMONIAL (UACP) JEFATURA DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO
TERCNICO TECNICO SECRETARIA (MESA DE
SECRETARIA ADMINISTRATIVO II ADMINISTRATIVO II JEFE DE UNIDAD PARTES) SECRETARIA JEFE DE
OFICINA

3 (Ver la pagina anterior)

Recepcionar la R.R mediante

correo electronico

Informar al jefe de la Unidad Tomar conocimiento de la

sobre la R.R R.R e imprimir la misma

Comunicar a la solicitante,
que la donacion ya cuenta Entregar los bienes a la
con R.R. y que se pueden Institucion sin fines de lucro
aproximar a la UNMSM para soicitante.
su recojo.

Archivar original
en folio de
atencion de
pedidos.

FIN 1 (Ver la pagina 21) 23

 ASPECTOS TECNOLÓGICOS DE SOPORTE

Inventario Baj Donaciones Registro

a Registr de Baja
o de bienes
bienes Inventario

Base de datos en SISTEMA Donacion

INTEGRADOR es
Microsoft Excel por
cada procedimiento

CONTROL
PATRIMONIAL
INDICADORES DEL PROCESO ACTUAL
Unidad de
Enfoque Indicador medida
Frecuencia

Ejecución del presupuesto de inventario. % Mensual

Costo Variación de los gastos en materiales y % Quincenal
accesorios.
Numero de semanas que demora en concluir el Numérica Mensual
inventario en facultades y dependencias.
Número de días que toma en concluir un proceso Numérica Quincenal
Tiempo de baja.
Número de días que toma en concluir un proceso Numérica Quincenal
de Donación.SISTEMA
Grado de INTEGRADOR
avance del inventario en las facultades % Semanal
y dependencias.
Número de solicitudes de baja ejecutadas. Numérica Quincenal
Calidad
Número de quejas en los procesos de inventario, Numérica Quincenal
bajas y donación.
Número de solicitudes de bajas respondidas. Numérica Semanal

Número de solicitudes de donación respondidas. Numérica Semanal

Servicio
Número de consultas respondidas en temas de Numérica Semanal
control patrimonial.
 ANÁLISIS DE DATOS RESPECTO A LAS MÉTRICAS
ACTUALES
COSTO
1 Gastos de materiales S/ 47,596.00
2 Gastos en pago de propinas del personal bolsista  

  2.1. bolsa de las facultades S/ 192,000.00

  2.2. bolsa de la administración central S/ 38,400.00
3 Gasto en refrigerio del personal bolsista  
  3.1. bolsa de las facultades S/ 44,800.00
  3.2. bolsa de la administración central S/ 8,960.00
4 Inventario de las cuatro estaciones de Ivita: Iquitos, S/ 25,240.00
Pucallpa, Cuzco y Huancayo
ANÁLISIS DE DATOS RESPECTO A LAS MÉTRICAS
ACTUALES

Noviembre

Diciembre
Jul - Set
TIEMPO

Octubre

Febrero

Marzo
Enero
Mayo

Junio
Convocatoria y capacitación al personal                  

Inicio de inventario, asignación de coordinadores                  

Toma de inventario                  
Entrega de primer informe                  
Entrega de segundo informe                  
Inventario en las sedes de Ivita                  
Entrega del último reporte de compras                  

Recepción del informe final de inventario                  

Proceso de conciliación patrimonio-contable de bienes Proceso continuo  

muebles. De Mayo a Febrero

Información de bienes de bajas                  

Elaboración de informe final de inventario.                  
ANÁLISIS DE DATOS RESPECTO A LAS MÉTRICAS
ACTUALES
CALIDAD
• El grado de avance se da en los meses de
octubre y noviembre en el cual se entrega
el primer y segundo informe
respectivamente sobre la toma de
inventarios en las facultades y
dependencias, con un avance mínimo del
60% en facultades y el 50% en
dependencias, a su vez la base de datos
debe estar actualizada y las solicitudes de
baja deben estar en proceso junto a las
donaciones.
SERVICIO
• Se procederá a la respuesta de las
solicitudes ya enviadas sobre los bienes
que están de baja en cada facultad y
dependencia y a la vez el número de
solicitudes de donación, se pone en
concurso publico los bienes de baja con el
objetivo de ser entregado a algunas
instituciones en su mayoría públicas que
necesiten los bienes le den la reparación
debida este proceso consta de 3 meses
CONCLUSIONES
• El análisis gradual del proceso seleccionado usando las métricas actuales permite
llegar a conocer las falencias y puntos críticos a lo largo del desarrollo del proceso.
• El enfoque del análisis en cuanto a herramientas tecnológicas constituye el inicio
de un diagnóstico integral así como el nacimiento de una propuesta de cambio
que revierta la situación de desventaja que presenta el aspecto tecnológico de
nuestro proceso.

RECOMENDACIONES
• El análisis de los indicadores puede apoyarse para su desarrollo en el manual de
organización y funciones así como en el manual de procedimientos como una
base para conocer la planificación que se realiza del proceso así como la
estimación de tiempos