ANALISIS DE LA EMPRESA

ASIGNATURA

Organización de
Documentación

PROFESOR:

Andres Felipe Mena

 ANALISIS DE LA EMPRESA
¿Qué dependencia es la encargada de
la documentación? Describa la
dependencia.
 R/. En la Universidad Cada departamento se encarga de organizar,
analizar, procesar y difundir su propia documentación, es decir
Gestión Humana se encarga de todo lo relacionado con nomina,
contrataciones, capacitaciones entre otras, contabilidad todo lo
relacionado con pagos a proveedores, conciliaciones bancarias,
pagos parafiscales etc, y a si cada dependencia luego de que cada
departamento considera que hay información que no se necesita
pero que podría ser útil en algún momento esta es enviada a la
dependencia de Gestión Documental donde se garantiza la custodia
y conservación mediante los procesos técnicos, accesibilidad y
difusión del patrimonio documental e histórico de la UMB.

 También hay una área encargada de toda la información de los

estudiantes que se llama Registro y Control ellos son los encargados
de manejar la documentación de todos los estudiantes de la UMB y
además son los únicos habilitados para expedir, diplomas,
certificaciones estudiantiles, y los encargados de los grados de los
estudiosos.
2. ¿Tiene elaborados procesos donde se mencionen encargados y funciones para el tratamiento de
la documentación? Describa.
R/. Estos son los procesos que se tienen para darle un buen manejo a la documentación recibida.
PROCESO
Recibir y verificar la documentación
Clasificar documentos
Archivar documentos
Tramitar solicitud.
Alistar, escanear y guardar documentos para consulta
Enviar documentos a empaste
Revisar hojas de vida y demás documentos según Tabla de
Retención Documental.
Enviar Hojas de vida y/o documentos al Archivo Central
RESPONSABLE DESCRIPCION
Recibir los documentos provenientes de las diferentes áreas.
AUXILIAR DE REGISTRO Y
Los documentos deben ser entregados y/o solicitados a
CONTROL
Registro y Control cumpliendo los procedimientos, formato,
tiempos, fechas y días establecidos para tal fin
Los documentos deben clasificarse de la siguiente manera
AUXILIAR DE REGISTRO Y
CONTROL Si son Documentos para Archivo Directo:
Si son Documentos para trámite
Las carpetas y documentos recibidos se archivan teniendo en
AUXILIAR DE REGISTRO Y cuenta el estado del estudiante, en caso de no estar físicos se
CONTROL verifica en la relación de documentos Transferidos al archivo
Central (AZ de transferencias o Archivo Magnético)
Recibe del auxiliar de Registro y Control los documentos que
DIRECTOR EVALUACIÓN,
requieren de trámite y de acuerdo a la solicitud o caso,
REGISTRO Y CONTROL
procede a brindar la Inquietudes requeridas
AUXILIAR DE REGISTRO Y Alistar los documentos clasificados cronológica y
CONTROL alfabéticamente
AUXILIAR DE REGISTRO Y Manuscritos se envían en paquetes rotulados con el nombre
CONTROL del Programa, el corte y el periodo académico.
revisar anualmente (en el mes de diciembre) las hojas de vida
AUXILIAR DE REGISTRO Y y demás documentos archivados en Registro y Control.
CONTROL
Teniendo en cuenta las Políticas de Transferencias al Archivo
Central, realizar el envío de las hojas de vida previa
AUXILIAR DE REGISTRO Y
autorización de la Dirección de Registro y Control.
CONTROL
3. ¿Existen sanciones debido al mal manejo de la documentación? ¿Cuáles?

R/. Existen llamados de atención con copia a la hoja de vida, si el caso es grave podría perder el
empleo estas decisiones las toma el jefe inmediato.
4. ¿Qué procesos cree que se pueden mejorar? ¿Por qué? Si considera que ninguno, ¿por qué?

R/. Considero que este proceso de escaniar digitar y archivar los documentos es doble trabajo sería
más fácil si se tiene una sola copia digital y que la parte de archivo sea como un último recurso para
buscar la información, ya que si está se encuentra digital la facilidad de búsqueda seria mas ágil y
segura ya que no se correría el riesgo de empapelar los documentos