2

SEMANA 03

TEMA3

“LA PLANEACIÓN”

1. Definición.
2. Importancia.
3. Principios.
4. Pasos.
5. Elementos.
6. Tipos.
7. Los Planes.

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3.1 DEFINICIÓN: 3

LA PLANEACIÒN
Es un proceso que incluye y fija:

MISIÒN
POLITICAS

OBJETIVOS PROGRAMAS

IDALBERTO CHIAVENATO;
ESTRATEGIAS PRESUPUESTOS
“La función Adm que
anticipadamente cuáles son los objetivos
determina
que deben alcanzarse y qué PLANES DE ACCION PROCEDIMIENTOS
hacerse para alcanzarlos, se trata de un
debe
modelo teórico para la acción futura”,
Que permita un equilibrio entre las:
cuya función principal es
hacia el futuro. proyectarse OPORTUNIDADES RECURSOS
AGUSTÍN REYES PONCE; DE MERCADO Y DISPONIBLES
Consiste en fijar el curso concreto de
acción que ha de seguirse, estableciendo Con el propósito de:
los principios que habrán de orientarlo, la
secuencia de operaciones para realizarlo EVITAR LOS ERRORES Y ASEGURAR EL
ÉXITO DE LA EMPRESA
y la determinación de tiempo y números
necesarios para su realización.

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3.2 Es importante por su contribución al
4
desarrollo de la “E”, preparándola para hacer
frente a las contingencias que se presenten,
IMPORTANCIA: con las mayores garantías de éxito,
reduciendo el grado de incertidumbre de las
cuales están inmersas.

Sea cual sea el tamaño de una

empresa, la planeación es
fundamental para el éxito de ésta
debido a 9 razones:

9. Aumenta la
1. Sirve da base para probabilidad de que la
las demás Organización alcance
funciones sus metas.

2. Evita Opns Inútiles. 8. Genera compromiso

Mejores sistemas de W y motivación.

6. Ayuda a descubrir
7. Establece un sistema
3. Diseñar métodos y 4. Determina 5. Reduce la nuevas
racional para la toma
procedimientos de anticipadamente los incertidumbre y oportunidades, anticip
de decisiones, evita
Operación. recursos a empelar. minimiza los a problemas y los
acciones empíricas
riesgos. evita.

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3.3 5
PRINCIPIOS:

Un principio se concibe como todo aquello que

se acepta o se acoge en esencia sin que haya
entera conformidad en la forma o en los
detalles. También puede entenderse como
fuente, origen y causa inicial.

UNIVERSALIDAD. RENTABILIDAD
CAMBIO DE
RACIONALIDAD
ESTRATEGIA
S
Entre los principios que se le
COMPROMISO atribuyen a la planeación pueden FACTOR
mencionarse los siguientes: LIMITANT
E
PREVISIÓN
UNIDAD
FLEXIBILIDAD CONTINUIDAD PRECISIÓN

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3.4 1. DETECCIÓN DE OPORTUNIDADES.
6

2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y
METAS.

3. DESARROLLO DE PREMISAS.

P 4. DETERMINACIÓN DE CURSOS DE ACCIÓN.

Para una adecuada
Planeación se
A debe llevar a cabo
S los siguientes 5. EVALUACIÓN DE CURSOS DE ACCIÓN.
pasos:

O 6. SELECCIÓN DE CURSOS DE ACCIÓN A SEGUIR.

S

7. FORMULAR PLANES DERIVADOS.

8. EXPRESIÓN NUMÉRICA DE PLANES MEDIANTE

LA ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS.

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3.5 ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN 7

Es la declaración Son los fines, metas Indican un programa Son guías para Son planes
duradera de Objs que se pretenden de acción y gran orientar la acción; relacionados con el
que distinguen a una lograr y hacia los cantidad de recursos lineamientos Grls, a tiempo y su
Org de otras cuales se dirige las para alcanzar obs en la toma de correlación con las
similares. actividades de la “E” objetivos amplios. decisiones. Actividades Plans.

MISIÓN OBJETIVOS ESTRATEGIAS POLÍTICAS PROGRAMAS

Instrumento de Detallan la forma Es una descripción Son normas que se

control y exacta en que se de como un paso del refieren a una acción
coordinación que deben desarrollar procedimiento especifica y
permite consolidar una actividad y son puede llevarse a definida. Dice con
los planes de una guías de acción mas cabo de la mejor exactitud lo que hay
empresa. que d forma posible. que hacer y no se
pensamiento. debe hacer.
PRESUPUESTOS PROCEDIMIENTOS MÉTODOS REGLAS

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3.5 ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN 8

Es la declaración Son los fines, metas Indican un programa Son guías para Son planes
duradera de Objs que se pretenden de acción y gran orientar la acción; relacionados con el
que distinguen a una lograr y hacia los cantidad de recursos lineamientos Grls, a tiempo y su
Org de otras cuales se dirige las para alcanzar obs en la toma de correlación con las
similares. actividades de la “E” objetivos amplios. decisiones. Actividades Plans.

MISIÓN OBJETIVOS ESTRATEGIAS POLÍTICAS PROGRAMAS

Instrumento de Detallan la forma Es una descripción Son normas que se

control y exacta en que se de como un paso del refieren a una acción
coordinación que deben desarrollar procedimiento especifica y
permite consolidar una actividad y son puede llevarse a definida. Dice con
los planes de una guías de acción mas cabo de la mejor exactitud lo que hay
empresa. que d forma posible. que hacer y no se
pensamiento. debe hacer.
PRESUPUESTOS PROCEDIMIENTOS MÉTODOS REGLAS

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3.6 TIPOS DE PLANEACIÓN Y TIPOS DE PLANES 9

LA PLANIFICACIÓN, LA PLANEACIÓN o EL PLANEAMIENTO, es un

proceso metódico diseñado para obtener un objetivo determinado.

LA PLANIFICACIÓN es un proceso de toma de decisiones para alcanzar

un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores
internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos” Va de
lo más simple a lo complejo, dependiendo el medio a aplicarse.

La acción de PLANEAR en la gestión se refiere a PLANES y

PROYECTOS en sus diferentes ámbitos, niveles y actitudes.

Las palabras PLANEACION y PLANEAMIENTO se utilizan en los países

de habla hispana, para referirse a lo mismo, que se aborda en el
presente escrito, por lo que se utilizará planeación, con base en las
fuentes de consulta indicadas.

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3.7 TIPOS DE PLANEACIÓN Y TIPOS DE PLANES 10

PLAN ESTRATÉGICO. (PE)

PLNMTO ESTRATÉGICO (PLE)
Doc. en el que los responsables de
Proceso de seleccionar las Metas
la “E” reflejan cual será la
de la Org, determinar las Políticas NIVEL DIRECCIÓN
estrategia a seguir, en el mediano
y Programas necesarios para lograr DIRECCIÓN GENERAL
plazo. Un plan estratégico se
los objetivos específicos que
establece con una vigencia entre 1
conduzcan hacia las Metas.
y 5 años.

PLAN TÁCTICO. (PT)

PLNMTO TÁCTICO (PLT)
Doc. Se diferencian de los PLE por
Tiene como referencia los
el Tiempo (T). Cuando hay mayor GERENTES DE:
lineamientos sugeridos por la PE; - VENTAS
empleo de T la planificación será NIVEL
determina planes mas específicos - FINANZAS
más Estratégica que Táctica. GERENCIA
que se refieren a c/u de los - RRHH
Entonces si el plan se encuentra
departamentos de la “E” y se - PRODUCCIÓN
orientado a un determinado
subordinan a los PE.
sector/producto será táctico.

PLAN OPERATIVO. (PO)

-PRODUCCIÓN
PLNMTO OPERATIVO (PLO) Respeta las orientaciones dadas CONTROL
Asignación previa de las Tareas por los PT y PE. Su propósito NIVEL - CALIDAD
especificas que deben realizar las principal es la búsqueda de - CONTABILIDA
OPERATIV
personas en c/u de operaciones. eficiencia. Estos planes son D
diseñados para ser ejecutados es
O - TESORERÍA
- VENTAS
lapsos de tiempo más bien cortos.

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 11
SEMANA 04

TEMA 4

“LA ORGANIZACIÓN”

1. Definición.
2. Importancia.
3. Principios.
4. .Elementos.
5. Pasos.
6. Técnicas y Herramientas.
7. Estructura y Diseño Organizacional.
8. Tipos de Organizaciones.
9. Enfoque de Contingencia en el diseño organizacional.

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4.1 LA ORGANIZACIÓN
12
DEFINICIÓN:
Es la combinación de los recursos:

HUMANOS TÈCNICOS MATERIALES FINANCIEROS

Que conforman la:

EMPRESA
Según las distintas interrelaciones y dependencias
de los elementos que la constituyen tales como:
LA ORGANIZACIÓN;

ESTRUCTURA SISTEMATIZACIÒN Es el acto de

dirigir,
organizar, sistematizar el
proceso que
AGRUPACIÒN ASIGNACIÒN DE
productivo llevan
DE ACTIVIDADES RESPONSABILIDADES
a
administradores,
cabo gerentes
los
economistas,
SIMPLIFICACIÒN En función de la que se encuentran
contadores
en
consecución de un:
DE FUNCIONES puestos directivos de la
unidad productora.
OBJETIVOS
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4.2 IMPORTANCIA 13

Ayudar a lograr los objetivos planteados, a

utilizar mejor los medios disponibles, a tener
una mejor comprensión y comunicación
entre los miembros de la empresa

La organización en una empresa (OE) es algo muy importante y no puede considerarse en vano;
un paso decisivo es elaborar un Plan de Negocios (PN) que nos ayude a tomar decisiones y a
valorar más la importancia de la OE.

Un PN bien llevado desde el primer día y actualizado con los cambios nos hará ver la importancia
de la OE.

Es muy importante tener un PN correctamente realizado ya que podría ser requerido por las
entidades financieras cuando necesitásemos que nos echasen una mano o incluso por nuevos
socios que quieran saber concretamente lo que esperamos de nuestra nueva empresa.

Fijándonos en la importancia de la OE daremos a entender al resto de socios y gente en general

que nos apoye, lo que esperamos conseguir, como pensamos hacerlo, y a quien pensamos
ofrecerle lo que queremos, conseguir, esto es a lo que se llama un PN.

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4.3 14
1. DE UNIDAD DE OBJETIVOS

2. DEL TRAMO DE ADMINISTRACION

3. ESCOLAR.
P
4. DE DELEGACIÓN POR RESULTADOS ESPERADOS
R
5. DEL CARÁCTER ABSOLUTO DE LA
I Se hace necesario RESPONSABILIDAD
conocer los principios
6. DE UNIDAD DE MANDO
N que rigen a las
organizaciones.
7. DE NIVEL DE AUTORIDAD

C 8. DE LA DEFINICIÓN FUNDAMENTAL
I
P 9. DE EQUILIBRIO

I
10. DE FLEXIBILIDAD

O 11. DE FACILITACIÓN DEL LIDERAZGO

S

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4.4 ELEMENTOS 15

Descomponer una Agrupar actividades

tarea compleja en sus de W en
componentes departamentos.

Integrar actividades Quien controla a

de Departamentos quien en la “E”
Interdependientes después de dividir
W
JERARQUIA
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4.5 PASO 16
Establecer mecanismos que
S
integren las actividades de los Dividir la carga del
componentes de la “E” en un trabajo en tareas que
todo congruente y p/vigilar la 1.
puedan ser ejecutadas,
eficacia de esta se conoce DIVISIÓN
en forma lógica y
como: DEL
cómoda, por personas o
TRABAJO
grupos es:

2.
4.
DEPARTAMEN
COORDINACIÓN
- TALIZACIÓN

Especificar quien
3. Combinar las tareas en
depende de quien en la
JERARQUÍA forma lógica y eficiente,
Empresa, produce lo
que conocemos como: Esta agrupación de
empleados y tareas es:

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4.6 17
TÉCNICAS (T) y HERRAMIENTAS (H)

Son las “H” necesarias para llevar a cabo a

una “E” racional; son indispensables
durante el proceso de organización y deben
aplicarse de acuerdo con las necesidades
de cada grupo social.

ANÁLISIS DE
ORGANIGRAMAS
PUESTOS.

DIAGRAMAS DE
MANUALES PROCEDIMIENTO
O DE FLUJO.

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4.6 ORGANIGRAMAS 18

ESTRUCTURA ESTRUCTURA
FUNCIONAL
JERÁRQUICA

ESTRUCTURA ESTRUCTURA
LÍNEA STAFF POR OBJETIVOS

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4.6 MANUALES 19

Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática,

información acerca de la organización de la “E”. Explican los detalles mas importantes
de la misma.

MAPRO MOF

Manual de Técnicas Comerciales.

Manual de Políticas Comerciales.
Manual de Contabilidad de la Empresa.

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4.6 DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS O DE FLUJO 20

Un diagrama de flujo (flujograma) es una representación gráfica de un proceso. Cada

paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve
descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están
unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del

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4.6 FLUJOGRAMA 21

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4.6 El ANÁLISIS DE PUESTOS 22

El análisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan los deberes y las
responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben
ser contratadas para ocuparlas, Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recolección, evaluación y
organización de información sobre un puesto de trabajo determinado”

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4.7 ESTRUCTURA Y DISEÑO ORGANIZACIONAL 23

Autoridad, Especializaci
ón del
W, Departamentalizació
n, Cadena de
Mando, Tramo de
control, Centralización,
Descentralización, Form
alización.

UNA ESTRUCTURA ES
EFICAZ SI FACILITA EL
LOGRO DE LOS
OBJETIVOS.
UNA ESTRUCTURA ES
EFICIENTE SI PERMITE
ESA CONSECUCIÓN
CON EL MÍNIMO DE
COSTO O EVITANDO
CONSECUENCIAS
IMPREVISTAS PARA
La ORGANIMETRÍA no es más que la herramienta para representar una
LA ORGANIZACIÓN. organización y sus relaciones formales internas y porque no decir externas
también

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4.8 TIPOS DE ORGANIZACIONES
FORMALES “F”
Origen Diseñada por los responsables de
la misma
Objetivos Han sido previamente planificados
para conseguir los fines de la “E”
Estructura Su estructura es jerárquica
Autoridad La autoridad es claramente
delimitada
Representación Los organigramas representan la
formalidad de la “E”
Duración El cambio suele ser un proceso
planificado y no constante
Finalidad Conseguir los objetivos trazados es
el fin de la organización
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INFORMALES “I”
Surge de relaciones espontaneas
entre los trabajadores
En muchas ocasiones, los
objetivos responden a
necesidades personales.
Cruza las líneas jerárquicas de la
organización “F”
Es ejercida por lideres
carismáticos.
No se representa en
Organigramas
Las relaciones entre trabajadores
suele variar con frecuencia en
función de sus intereses.
Pueden ser variados.
SEMANAS 3 y 4
4.9 ENFOQUE DE CONTINGENCIA EN EL DISEÑO ORGANIZACIONAL 25

CONTINGENCIA:
ES LA POSIBILIDAD DE QUE UNA COSA SUCEDA O NO SUCEDA. ALGO INCIERTO O EVENTUAL, PROPOSICIÓN CUYA
VERDAD O FALSEDAD SOLAMENTE PUEDE CONOCERSE POR LA EXPERIENCIA O POR LA EVIDENCIA Y NO POR LA RAZÓN.

RELACIÓN FUNCIONAL

CONDICIONES DEL AMBIENTE TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS

Objetivos de la
VI “E” VD
RELACIÓN FUNCIONAL

ENFOQUE DE CONTINGENCIA EN EL DISEÑO ORGANIZACIONAL:

EL ENFOQUE DE CONTINGENCIA AFIRMA QUE NO EXISTE UNA ÚNICA FORMA ÓPTIMA DE ORGANIZAR Y ADMINISTRAR QUE SEA APLICABLE A TODAS
LAS EMPRESAS, SINO QUE TODO DEPENDE DE LAS CONDICIONES DEL AMBIENTE DONDE ÉSTAS DESARROLLAN SUS ACTIVIDADES.

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4.9 FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS QUE PUEDEN ORIGINAR 26
CONTINGENCIAS EN LAS E”

INTERNOS EXTERNOS

Condiciones Generales.
Recursos Humanos. (Variables: Económicas, Tecnológicas,
Recursos Materiales. Legales, Políticas)
Inversiones. Influencias Especificas.
Tiempo. La Tecnología y el Ambiente.
(intercambio con factores
internos)

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 27

¿Preguntas?

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 28

USS - ADM II - CICLO II TAV-02; 18-NOV-2013 SEMANAS 3 y 4