Excel Avanzado

Tablas y Bases de datos

JULIAN FERNANDO CUERO PALOMINO

Docente
 Sesión 6 - Contenido Temático

1. Filtrado Avanzado y Formato Condicional

2. Macros para interfaz de búsqueda con filtros

Duración: 2 Horas
 Objetivos

• Identificar las características del filtro avanzado

• Identificar el desarrollo de filtrado que se logra a partir de los formatos condicionales

• Desarrollar una interfaz de filtros para modelo avanzado y formato condicional

 Filtro Avanzado
Se presenta un caso en que los usuarios desean saber sobre cierta información en la base de
datos que esta amarrada a un criterio, entonces el propósito de los filtro avanzados es
satisfacer estos pedidos a fin de tener la información mas actualizada, para ello vamos a
hacer clic en el menú Datos – Avanzadas

• Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: realiza un filtro estático en la tabla

• Copiar a otro lugar: El filtro lo construye en una copia dentro de la hoja u hojas o
libros abiertos

• Rango de lista: El rango de lista corresponde al bloque de datos donde se hará el filtro

• Rango de criterio: Corresponde al rango de dato (campo y registro) con el que se hará
la comparación

• Copiar A: Donde se hará la copia

• Solo registros únicos: Extrae los datos no repetidos

 Filtro Avanzado
Lo primero que haremos es construir en la parte superior una interfaz de búsqueda los cuales llamaremos criterios, también
una forma la cual hará de botón cuando implementemos una macro
 Filtro Avanzado
Crear una lista de criterio con datos únicos
A continuación vamos a crear una lista de criterio de datos únicos, y como nuestro primer criterio es Vendedor el rango de
lista será el campo vendedor de la base de datos

Seleccione toda la columna vendedor (encabezado y registros) y en la barra

de nombres escriba una referencia a la selección ( NombreVendedor )
 Filtro Avanzado
Seleccione la herramienta filtro avanzado del menú datos y
seleccione copiar a otro lugar luego, en la casilla rango de lista para
seleccionar toda la columna vendedor, luego seleccione la opción solo
registros únicos

Ahora seleccione la casilla copiar en y seleccione una celda remota u

hoja distinta para trasladar allá la copia
 Filtro Avanzado
Luego seleccione la lista obtenida y construya una tabla

Seleccione los registros ahora y en la barra de nombre construya el

origen de datos correspondiente (OrigenVendedorFiltro)
 Filtro Avanzado
Construcción de criterio partir de la validación de lista

Ahora construya el criterio por medio de la validación de lista para el campo, el cual se vera así
 Filtro Avanzado
Preparación

• Lo primero que haremos es asegurarnos que la tabla

tenga un nombre claro por lo tanto seleccione la tabla y
en el menú Herramienta de tablas – Nombres escriba un
nombre claro

• Para asegurar el Rango de tabla y dado que la tabla ya

tiene un nombre (Ej. FacturaFiltro); deberá escribir en su
momento la siguiente expresión
 Filtro Avanzado
Construcción del filtro

• Haga clic en el menú Datos – Avanzadas; Seleccione la

opción Filtrar la lista sin moverla a otro lugar; luego en el
rango de lista escriba la expresión que referencia a la tabla

• Luego seleccione Rango de Criterio y seleccione el criterio

diseñado con lista de puntos anteriores; una vez terminado pulse
Aceptar

• Para Borrar el filtro Haga clic en el menú Datos - Borrar

 Filtro Avanzado (Diseño de macro)
Ahora vamos a construir la macro de los pasos anteriores y una vez hecho esto lo asignamos al botón; para ello

• Asegúrese de haber borrado todos los filtros

(Menú Datos – Borrar)

• Haga clic en el menú Vista – Macros – Grabar

Macro
• Escriba el Nombre de la macro y pulse Aceptar

Desde este momento se comienza a grabar la macro ahora siga los pasos del filtrado de una forma ordenada

Una vez terminado el proceso haga clic en el menú Vista – Macro – Detener Grabación
 Filtro Avanzado (Asignar macro a botón)
Una vez terminado el proceso anterior, vamos a Asignar a un botón dicha macro, para ello

• Seleccione el botón con clic derecho y escoja la opción Asignar Macro

 Filtro con Formato Condicional
Se presenta el caso de que se necesite resaltar los registros de una base de datos que cumplan con el criterio para lo cual es
necesario aplicar el formato condicional, pero antes es fundamental que sepamos el proceso previo a fin de evitar
inconvenientes
• Nombre de la tabla: Asegúrese que la tabla tenga un nombre
bien claro

• Nombre del rango de registros: Asegúrese que la tabla tenga un

nombre bien claro
 Filtro con Formato Condicional
Preparación

• Seleccione desde la barra de nombres el nombre de los

registros y a continuación haga clic en el menú Inicio –
Formato Condicional – Nueva Regla

• Seleccione la opción Utilice una formula que determine las

celdas para aplicar formato

• A continuación seleccione la casilla Dar formato a los

valores donde esta formula sea verdadera
 Filtro con Formato Condicional
• Escriba en la casilla la siguiente información que corresponde a una comparación entre las filas de la tabla con el criterio,
esto con el fin de que sean extraídos los registros
 Filtro con Formato Condicional

• Seleccione el botón Formato y establezca el color de relleno y otras

propiedades de texto una vez tenga resuelto esto pulse Aceptar
 Filtro con Formato Condicional
• Podemos ver ahora los registros obtenidos, solo falta crear la macro siguiendo el proceso ya conocido de temas anteriores
 Conclusión

En esta sección hemos aprendido a hacer filtrado de datos, por dos métodos Avanzado y formato condicional, en siguientes
estudios veremos el proceso de utilizar formular matriciales, para extraer datos duplicados y almacenarlos en tablas,

Esto lo veremos en la versión Office 365