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Excel Avanzado

Tablas y Bases de datos

JULIAN FERNANDO CUERO PALOMINO


Docente
Sesión 7 - Contenido Temático

1. Extracción de datos únicos con funciones de Excel


2. Las tablas y gráficos dinámicos

Duración: 2 Horas
Objetivos

• Identificar el proceso de construcción de expresiones de extracción de datos únicos con funciones anidadas
• Identificar el proceso de creación de tablas y gráficos dinámicos básicos y con tablas del modelo relacional
Tablas y Gráficos Dinámicos

Hasta ahora hemos visto como se construye una base de datos, también como se diseñan los filtros para la
información por medio de métodos avanzados y formato condicional, sin embargo dentro del contexto de
Excel existe el modelo que continua todo lo relacionado a base de datos y lo constituye los informes
conocidos como tablas dinámicas que junto con los Gráficos dinámicos van a potenciar mas el
ambiente de las unidades de negocio.

En esta sección veremos los pasos básicos para la generación de informes


Tablas y Gráficos Dinámicos
(Preparación)
Todo inicia cuando la unidad de negocio, cliente o el jefe, nos pide que sean mostrados un conjunto de registros que cumplan
con el criterio que se esta requiriendo y que sea extraíble de la tabla actual. Supongamos pues que nuestro jefe nos dice:

Necesito un informe que me muestre que VENDEDORES


atendieron algunas ZONAS del país en alguna FECHA,
además cuales fueron los CLIENTES atendidos, que
PRODUCTOS fueron comercializados, cuanto fue el
SUBTOTAL, DESCUENTO y VALOR TOTAL de la factura

Lo primero que vamos a hacer es extraer una pequeña


lista de recursos que coincidan con los campos de la tabla
Tablas y Gráficos Dinámicos
(Implementación)
Una vez interpretado la lógica del diseño, vamos a pasar a la implementación, para ello haremos los pasos siguientes

• Seleccione la tabla y con el menú Herramientas de Tabla –Diseño seleccione la opción Resumir con tabla dinámica y
dentro del cuadro de dialogo pulse Aceptar
Tablas y Gráficos Dinámicos
(Implementación)
• Ahora con base al grafico anterior vamos a arrastrar los campos a la matriz de la parte inferior
Tablas y Gráficos Dinámicos
(Implementación)

• El resultado final será este


Tablas y Gráficos Dinámicos
(Propiedades)
Diseño (Herramientas de tabla Dinámica – Diseño)

• Aplicación del estilo: Seleccione el Estilo de color que mas se ajuste

• Diseño de informe Seleccione el Diseño (recomendable tabular)


Tablas y Gráficos Dinámicos
(Propiedades)

• Formato de Numero: Seleccione la columna numérica y con clic derecho


seleccione formato de numero y cambie al formato adecuado que con ello
se modifican los demás registros (Repítalo para los demás campos

• Agrupación de datos fecha (opcional):


Seleccione cualquier celda de fecha y con clic
derecho seleccione Agrupar y podrá hacer un
desglose por Año mes y día
Tablas y Gráficos Dinámicos
(Propiedades)

• Ajuste de encabezados y columnas de calculo: Haga doble clic en los


encabezados de columnas calculadas y modifique el Titulo del encabezado u
opcionalmente la función de calculo (vea)
Tablas y Gráficos Dinámicos
(Propiedades)
Analizar (Herramientas de tabla Dinámica – Analizar)

• Dar Nombre a la tabla: Seleccione la opción desplegable Tabla


Dinámica – Nombre de la tabla dinámica

• Dar Nombre a la hoja: De la misma forma daremos el nombre a la


hoja de calculo
Tablas y Gráficos Dinámicos
(Propiedades)

• Diseñar el grafico dinámico: Para terminar esta sección vamos a diseñar el grafico correspondiente
haga clic en el menú Analizar – Grafico Dinámico
Gráficos Dinámicos
(Propiedades)

• Ocultar los campos del grafico Dinámico: Haga clic derecho en cualquiera de los campos del grafico y seleccione Ocultar Todos
los Botones de Campos en Grafico
Tablas Dinámicas
(Informes Independientes)

El mejor aprovechamiento de los informes dinámicos, es cuando se generan varios de forma individual,
esto con el fin de satisfacer un estudio o una auditoria que deba seguirse de forma individual, para ello
vamos a hacer lo siguiente

• Haga clic dentro de la tabla y seleccione la opción Herramientas de tabla – Analizar – Tabla Dinámica – Desplegable Opciones –
Mostrar Pagina de filtro de informe
Tablas Dinámicas
(Informes Independientes)

Al pulsar Aceptar veremos que en la zona de las hojas se forman de forma automática los informes
discriminados
Conclusión

En esta sección vimos el modo de construcción de tablas y gráficos dinámicos básicos a partir del
criterio o enunciado de una petición para la elaboración de un informe.

También vimos como personalizar el informe general (tabla y grafico) y DISCRIMINAR en sub informes
con sus correspondientes tablas y gráficos.

En los siguientes capítulos seguiremos con el tema de las tablas dinámicas esta vez generando un
informe con tablas relacionales

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