TECNICAS DE ARCHIVO:PRINCIPIOS

DE ORDENAMIENTO
  NOMBRES DE RAZONES O FIRMAS SOCIALES

«Se llama persona jurídica, una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer
obligaciones civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente» (Código Civil)

 PRIMERA REGLA: Los nombres de razones o firmas sociales se ordenan tal como
 REGLAS PARA
aparecen registrados. Eje: ORDENAR NOMBRES DE RAZONES

O FIRMAS
BancoSOCIALES
Mundial

Primera unidad Segunda unidad

Esta norma se aplica a toda clase de empresas como hospitales,
hoteles, restaurantes, tabernas, librerías, instituciones religiosas,
civiles, políticas, militares, educativas, oficiales o privadas.

Las empresas tienen tantas unidades cuantas resulten salvo el caso

de los artículos, preposiciones y conjunciones que no se consideran
como unidades de clasificación. Los artículos serán considerados
únicamente cuando vaya al comienzo de la razón social, por
ejemplo:

La Casa de los Jóvenes

Primera unidad
Tercera unidad
Segunda unidad
Descompongamos en unidades los siguientes nombres de
empresas:

Industria Nacional de Automóviles

La Industria del Calzado
La Ermita
Bar y Restaurante «La Cabaña»
Diario
PRIMERA «El Liberal»
UNIDAD SEGUNDA UNIDAD TERCERA UNIDAD
Diario «Tribuna Libre»Nacional de
Industria Automóviles
La Industria del Calzado
La Ermita
Bar y Restaurante «La Cabaña»
Diario El Liberal
Diario Tribuna Libre
 SEGUNDA REGLA: En las razones sociales o firmas se debe evitar
toda abreviatura que puede inducir a error, salvo que esté
registrada en esa forma. Igualmente debe evitar el abuso de
siglas cuando la empresa no sea conocida por su sigla, ya que
ésta se puede colocar al final, entre paréntesis, como un dato
aclaratorio.

Instituto Colombiano de Administración (INCOLDA)

Asociación Protectora de Animales
Instituto de Desarrollo Económico Agropecuario (IDEA)

Observemos la división en Unidades de estas empresas:

 PRIMERA SEGUNDA TERCERA CUARTA UNIDAD
UNIDAD UNIDAD UNIDAD

Instituto Colombiano de Administración

Asociación Protectora de Animales
Instituto de Desarrollo Económico Agropecuario

 TERCERA REGLA: Cuando en el nombre de una empresa

existen números, deben tratarse como si estuvieran
escritos en letras. Sin embargo cuando en el nombre de
una razón social existe un número que es consecutivo,
como es el caso de notarías, juzgados, almacenes de
cadena, etc., este conserva el orden y la escritura
numéricos. Eje:

Juzgado 25 civil municipal Juzgado 25 civil municipal

Emisora 110 Emisora mil cien
Almacén Avenida 39 Almacén Avenida treinta y nueve
Notaría 13 Notaría 13
Clasificado por unidades quedaría de la siguiente manera:
PRIMERA SEGUNDA TERCERA CUARTA QUINTA
UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD
Emisora Mil Cien
Juzgado 25 Civil Municipal
Almacén Avenida Treinta y Nueve
Notaría 13

 CUARTA REGLA: Los nombres completos de personas naturales, en

algunas ocasiones forman parte de la razón social. El criterio más
común para organizarlos es la regla general: tal como aparecen, pero
también existe otra norma que es aceptada y es ordenarla tal como
se hace con los nombres de las personas naturales o sea por el primer
apellido. Eje:

Juan Iguazú e Hijos Limitada Iguazú e Hijos Limitada, Juan

 QUINTA REGLA: Algunas razones sociales tienen palabras comunes, tales
como compañía, sociedad, empresa, instituto, almacén. Cuando en un
archivo existen más de cinco razones sociales con palabras comunes, éstas
constituyen un grupo genérico y para efectos de archivo no son palabras de
orden o sea que vayan al comienzo, sino a partir de la segunda unidad.
Observemos los siguientes ejemplo:

NOMBRE NORMAL NOMBRE ORGANIZADO

Empresa Colombiana de Gas S.A. Colombiana de Gas S.A. (Empresa)

Empresa Nacional de Electricidad S.A. Nacional de Electricidad S.A. (Empresa)
Empresa Venezolana de Aviación & Cía. Venezolana de Aviación & Cía. (Empresa)
Empresa Mexicana de Módulos S.A. Mexicana de Módulos S.A. (Empresa)
SISTEMA GEOGRÁFICO
Reglas para archivar

1. Si al archivar los documentos, la división geográfica se realiza a partir del país y con
auxilio de la sucesión alfanumérica, la disposición de las guías es:

a. Guía alfabética.

b. Guía del país con mayúsculas compactas.

c. Subguía del estado con mayúsculas compactas.

d. Expediente. El cual incluye el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado,

antecedida de una coma, y la denominación de la persona u organización.

Calgary, AB Compañía Constructora, S.A.

ALBERTA
CANADA
C
Las cédulas de catalogación o referencias mecanográficas son un auxiliar importante para
que la secretaria localice los expedientes. Cuando un expediente está archivado de
acuerdo con el lugar geográfico y sólo se conoce el nombre de la persona o de la
organización, éste se puede localizar con ayuda de la cédula de catalogación.

Ejemplo:

País Estado o Provincia Ciudad Cliente

Canadá Alberta Calgary Compañía

Constructora, S.A.

COMPAÑÍA
CONSTRUCTORA, S.A.

Calgary, Alberta - Canadá

Cuando se archiva de acuerdo con el nombre del estado y con ayuda del orden alfabético, la
sucesión de las guías es la siguiente:

a. Guía alfabética.

b. Guía para el estado con mayúsculas compactas.

c. Expediente. Se rotula con el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedida

de una coma, y por último el nombre de la persona o empresa.

Ejemplo:

Estado Ciudad Cliente

Baja California Calgary Compañía Constructora, S.A.

Ensenada, B. C.

Solórzano Chávez, María

SOLÓRZANO CHÁVEZ, MARÍA

Ensenada, Baja California

BAJA CALIFORNIA
Cuando se archiva de acuerdo con el nombre del estado y con ayuda del orden alfabético, la
sucesión de las guías es la siguiente:

a. Guía alfabética.

b. Guía para el estado con mayúsculas compactas.

c. Expediente. Se rotula con el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedida de

una coma, y por último el nombre de la persona o empresa.

Ejemplo:

Estado Ciudad Cliente

Baja California Calgary Compañía Constructora, S.A.

Ensenada, B. C.

Solórzano Chávez, María

SOLÓRZANO CHÁVEZ, MARÍA

Ensenada, Baja California

BAJA CALIFORNIA
Si los documentos se archivan de acuerdo con la importancia de una empresa en una zona
geográfica, ya sea por ventas, población, u otras causas, la disposición de las guías es la
siguiente:

a. Guía principal para el estado con mayúsculas compacta.

b. Expediente. Con el nombre del estado y el nombre de la persona u organización.

Ejemplo:

La empresa Ocheleri, S.A. tiene distribuidas las zonas geográficas de acuerdo con las
ventas de cada sucursal.

 Zona norte, primer lugar en ventas Sonora y Nuevo León.

 Zona centro, segundo lugar en ventas Distrito Federal y Morelos.

 Zona sur, tercer lugar en ventas Tabasco.

Estado Ciudad Cliente

Sonora Hermosillo Ocheleri, S.A. sucursal Sonora

Nuevo León Monterrey Ocheleri, S.A. sucursal Nuevo León
Distrito Federal México Ocheleri. S.A.
Morelos Cuernavaca Ocheleri, S.A. sucursal Morelos
Tabasco Villahermosa Ocheleri, S.A. sucursal Tabasco
SISTEMA CRONOLÓGICO

La compañía Seguros Latina, S. A., archiva las pólizas de sus clientes de acuerdo con el
sistema cronológico, ya que toma en cuenta la fecha de vencimiento para notificarla a sus
clientes con anticipación.

CLIENTE FECHA DE VENCIMIENTO DE LA PÓLIZA

Industrias Láser, S.A. 03 de enero de 2008
Ing. Fernando Iniesta Luna 24 de febrero de 2008
Empresas Vecla, S.A. 18 de marzo de 2008
Compañía Coprensa, S.A. 15 de mayo de 2008
Lic. Benjamín Romero Juárez 30 de junio de 2008
 SISTEMA POR ASUNTOS O
TEMÁTICO
Para archivar los documentos en forma lógica, se debe considerar la secuencia
alfabética o la sucesión numérica. Por lo tanto, hay dos métodos para archivar:
a. Alfabético temático. No representa dificultad para archivar y se emplean las
respectivas guías alfabéticas.
b. Numérico temático. Este método es práctico porque se auxilia de guías
numéricas consecutivas. Algunas veces, un expediente se solicita por el asunto y
no por su número, por lo tanto es necesario elaborar las respectivas cédulas de
catalogación numérica
Ejemplo:
La compañía Luva S.A., utiliza el sistema temático para archivar sus
expedientes de acuerdo con el departamento al que van dirigidos.
 Departamento de ventas: trámites, clientes, reclamaciones y almacén.
 Departamento de crédito y cobranzas: proveedores y reclamaciones.
 Recursos humanos: nombramientos, capacitación, solicitudes y altas.
 Departamento de compras: proveedores y reclamaciones.
SISTEMA NUMÉRICO

La denominación de este sistema es porque se destina, en orden progresivo, un

número para cada expediente.
Este número puede ser asignado por él o la secretaria o estar marcado en el
documento, como el número de folio de una factura pedido, cotización, póliza,
etcétera.
Al archivar, se utilizan guías para separar los expedientes.