Revisión de Gastos comunes de

Edificio Llacolén
Documentación Revisada: Gastos e ingresos
• Póliza de seguros de los lugares
comunes.
• Contratos de administración.
• Contrato de ascensores.
• Gasto y contrato de mantención de
generador de emergencia.
• Gastos y contrato de mantención de
bombas y motores.
• Gastos y contrato de máquinas
lavadora-Secadora.
• Libros de GC.
• Cuenta corriente de la comunidad
edificio playa Llacolén.
• Boletas proveedores.
• Insumos de aseso.
• Compra de herramientas.
• Imprevistos por reparaciones o fallas.
• Gastos de energía eléctrica
• Gastos de Agua.
• Gastos por dieta de directiva.
• Gastos por artículos de oficina y
cafetería.
• Ingresos por arriendo de quinchos,
sala de Tv, multas.
• Ingresos de GC.
• Inventario de oficina y cafetería de
administración.
• Gastos de mantención de piscina.
• Utilización de espacios comunes.
• Tarjetas de acceso.
• Monto utilizado por la directiva a
disposición:
 Se propone
• Se llevó a una revisión de cada uno de los puntos
anteriormente enumerados y se propone las siguientes
acciones que deben ser tratadas en una asamblea
extraordinaria y expuesta a votación por la comunidad, no
siendo estas las únicas alternativas para el desarrollo que nos
ayudaran a mantener los espacios comunes, equipos que
posee la comunidad edificio Llacolén.
• Póliza de seguros de los lugares comunes:
– Se debe realizar revisión de Póliza.
– Se debe cotizar seguro en otras aseguradoras con el fin de mantener un valor adecuado al uso.

• Costo de administración: Costo de actual administración es de $7.500.000, se divide en $5.700.000 costos por contratado (Conserje,
guardias, personal de aseo y mantención) y 1.800.000 para administradora. Este último el estándar promedio en otros edificios y/o
condominios es entre 700 mil y 1 millón como máximo. Se propone lo siguiente:

– Cotizar una nueva administración (cotizar mínimo 3).

– Administrado por los mismos residentes, siendo el personal contratado por la comunidad edificio Llacolén.

– Residente ofrece servicio de Administración, mantención de motores, bombas, parte eléctrica, contabilidad y contrato de personal. Esta última opción
pretende abaratar costos por mantención de los equipos que hoy reciben mantención por empresas externas debiendo ser un ahorro para la
comunidad.

• Gastos y contrato de ascensores:

– Se debe realizar un estudio de éste, ya que cuenta con una vigencia de 5 años desde la entrega del edificio por un monto de $950.000, para cotizar
con otros mantenedores.

• Gasto y contrato de mantención de generador de emergencia:

– Se debe revisar contrato y evaluar costos de mantención.

• Gastos y contrato de mantención de bombas y motores.

– Este costo puede ser cubierto y reducido (explicado en el punto 2. Cubierto por residente).

• Gastos y contrato de máquinas lavadora-Secadora.

– Costo de energía eléctrica y gasto de agua debe ser por parte de la empresa que suministra estos equipos, instalando medidores (agua, electricidad)
de bajo costo. Además, debe realizar revisión de contrato, cabe destacar que el dinero que se recauda no va en beneficio a la comunidad.
• Libros de GC. Se realiza revisión de libros de administración encontrado los siguientes puntos:
– Mejorar pagos atrasados agua e internet, lo cual genera gastos por interese.
– Pagos realizados a la empresa a cargo de la mantención de ascensores por monto de $902.250 sín factura/boleta, en su lugar hay una copia de otro
pago realizado a la misma empresa por similar costo con el mismo número de Factura/boleta.
– Detallar gastos, mejorar orden, clarificar y definir gastos fijos, variables, costos de operación y fondo de reserva.
– Libros GC deberán ser auditados en forma trimestral y deben estar disponibles meses a mes para la comunidad teniendo un respaldo electrónico.
– Cartolas impresas deben informan de los montos antes y después de los movimientos (debe estar impresa en forma completa).

• Cuenta corriente de la comunidad edificio playa Llacolén.

– En el año 2018 presenta movimientos sin justificar, no especifica a que se debe estos movimientos.

• Boletas de proveedores.
– Se solita a la administración no acumular puntos en supermercados y millas Lantam pass en estación de servicio Copec, con los insumos que se
compran con dinero de la comunidad.

• Gastos de insumos de aseso.

– Se solicita compran insumos de aseo una vez al mes, estos deben ser retirados al momento de ser cancelas. Se encontró mas una compra por este
concepto y facturas con insumos comprados, pero no entregados. No se encuentra recepción de estos.
– Se debe dosificar el uso de estos insumos, implementar una bodega para tal efecto.
– Detallar lo que se compra y justificar su uso.

• Gastos de compra de herramientas:

– Detallar la compra de Herramientas y justificar su uso, ya que se encontró compras de brocas en corto un corto plazo que no se saben en que se ocupó.
– Llevar inventario de herramientas del edificio.
– Compra de insumos como pintura, pasta de muro, brocha deben ser justificados para el cual fueron comprados.

• Gastos de imprevistos por reparaciones o fallas.

– Reparaciones o fallas que ocurran en el condominio deben ser todas informadas (whatsapp, correo electrónico).
– Deberán ser cubiertas con el fondo de reserva
 

• Pago por dieta de directiva. El pago por este concepto es de $130.000 por integrante de la directiva que hace un total
$390.000 pesos mensuales por los tres integrantes (costo anual $ 4.680.000). El pago por este concepto si bien no se rebaja mes
a mes se cancela todo en meses siguiente. No existen deudas por este concepto, según revisión. Se sugiere lo siguiente:
–No se cancela Dieta a comité. (hasta que Loga venda la totalidad de los deptos.)
–Elegir nueva directiva. ( la actual no cuenta con tiempo suficiente para operar además que aumentó el porcentaje de residentes que si
pueden liderar el comité).
–Se solicitará renovación de directiva y estipular el tiempo de permanencia en este cargo.
–Definir las obligaciones y deberes del comité, ya que representan a la comunidad.
 
• Gastos por artículos de oficina y cafetería.
–Estos gastos deben ser por parte de la administradora a no ser que se consulte a la comunidad de su suministro.
–Si se suministra por parte de la comunidad debe ser un traducido en un valor o monto fijo.

• Arriendo de quinchos, sala de Tv, multas.

–No existe detalle de donde van estos fondos por este concepto.
–Se debe especificar detalladamente mes a mes los montos acumulados por este concepto.

• Ingresos de GC.
–Se debe informar a la comunidad en asamblea o por correo electrónico las excepciones por no pago de GC, personal de comité no debe
tomar decisiones en forma arbitraria en ningún caso, estas acciones deben ser tomadas en asamblea.

• Inventario de oficina y cafetería de administración.

–Se debe realizar inventario de los computadores, microondas, cafeteras, dispensadores de agua, etc que pertenecen a la comunidad.

• Gastos de mantención de piscina.

–Informar el costo mensual por mantención e insumos utilizados (invierno y verano).
• Gastos de energía eléctrica
– Apagar (bajando switch correspondiente) las luces de estacionamiento de día mientras se realiza reparación de sensores de proximidad.
– Informar en todo momento condición eléctrica de edificio.
– Instalación de medidor en zona de lavandería.
 
•Gastos de Agua.
– Instalación de medidores en zona de lavandería.
– Identificar lugares de mayor consumo de agua e informar.
– Normal lavado de basurero de la comunidad.

•Utilización de espacios comunes.

– Se debe dejar estipulado la utilización de los espacios comunes, la directiva no debe decidir quien lo usa o no, esto le compete a la
comunidad y en una asamblea.

•Tarjetas de acceso.
– Se realizó inversión por este concepto y no se encuentra habilitado.

•Monto utilizado por la directiva a disposición:

– Monto debe ser rebajado de 3 millones a 1 millón.
– Que sea uno al mes.
– Justificar e informar su utilización.
– Al utilizarlo informar monto en cuenta antes y después.