CONTROL DE

PERSONAL
CONTROL DE PERSONAL O
CONTROL INTERNO

Proceso administrativo desarrollado a través de

una serie de instrumentos con el fin de conocer y
registrar todas las incidencias que sobre
presencia, puntualidad y desempeño se pueden
dar entre el personal de una empresa.
OBJETIVOS DEL CONTROL DE
PERSONAL

Cumplimiento de la disciplina.
Controlar el cumplimiento de las
Evaluación del desempeño. Detectar
normas por parte de los trabajadores
los problemas de funcionamiento del
respecto a las entradas y salidas, el
personal y determinar las causas que
cumplimiento del horario de trabajo,
los producen para tomar decisiones
la realización de horas extras, los
que mejoren la situación.
permisos, las vacaciones, las licencias
y los retrasos
 EL ABSENTISMO LABORAL
TIPOS DE INCIDENCIAS

- LOS RETRASOS

PRESVISTAS: Vacaciones, permisos y licencias, bajas médicas,

bajas por maternidad
LAS AUSENCIAS
IMPREVISTAS: Accidentes laborales, enfermedades, faltas sin
justificación
 ABSENTISMO LABORAL

Se define como toda ausencia del trabajador de su

puesto en las horas de trabajo de los días laborables
según su contrato de trabajo y el convenio
colectivo de aplicación.
 Debe existir una ausencia física del trabajador. La presencia
en el trabajo sin cumplir las obligaciones propias del puesto
no se puede considerar absentismo.
Debe ser durante la jornada y el horario legal del trabajador.
CONDICIONE Las vacaciones o la negativa a realizar horas extras no se
S PARA EL pueden considerar absentismo.

ABSENTISMO No es necesario que sean jornadas de trabajo completas. Los

retrasos según el horario de trabajo se consideran absentismo.
No es necesario que la causa sea injustificada. La ausencia
del puesto de trabajo por enfermedad o permiso por
exámenes se considera absentismo.
 CAUSAS DEL ABSENTISMO
CAUSA EJEMPLO
Accidente de trabajo o enfermedad Sufrir una caída al ir a trabajar o padecer una enfermedad de las
profesional catalogadas como profesionales.
Accidente o enfermedad comunes Sufrir una caída practicando deporte el fin de semana o padecer la gripe.
Maternidad, paternidad y cuidado de hijos Períodos legales de baja por maternidad o paternidad, o períodos de
descanso por cuidado de hijos (lactancia...) que marca la Ley.
Permisos y licencias legales Causas recogidas en la Ley: licencia por matrimonio, consultas médicas,
asistencia a juicios...
Sanciones laborales Sufrir una sanción consistente en la suspensión de empleo y sueldo
Conflictos laborales Huelgas o cierres patronales
Cuestiones personales Dan derecho a la empresa a no pagar el salario: retrasos, permisos por
asuntos propios, faltas injustificadas (por falta de conciliación entre la vida
laboral y familiar, por falta de implicación y motivación de los trabajadores,
por estrés o ansiedad...).
Otros motivos Cualquier causa diferente a las anteriores. Las más comunes son ausencias
debidas a fenómenos meteorológicos (nevadas, inundaciones).
 TIPOS DE ABSENTISMO LABORAL
Según el criterio de retribución de los períodos de absentismo, se clasifican en:

- RETRIBUIDO • Accidente de trabajo o enfermedad profesional

• Accidente o enfermedad comunes
• Maternidad, paternidad y cuidado de hijos
• Permisos y licencias legales
• Otros motivos
- NO RETRIBUIDO

• Sanciones laborales
• Conflictos laborales
• Cuestiones personales
 GESTION DEL CONTROL DE
PERSONAL
ACCION DESCRIPCION EJEMPLO
1. Establecimiento de ¿Para qué se hace el control? Conocimiento de la asistencia y puntualidad del
objetivos personal.
2. Necesidad de ¿Cuáles son los datos que se Faltas de puntualidad y faltas de asistencia.
información necesita conocer?
3. Recogida de ¿Cómo se obtienen los datos? Fichas de personal y partes de asistencia, tanto en
información registros convencionales como en registros
informáticos.
4. Análisis de información ¿Cómo se tratan los datos? Indices estadísticos de absentismo.
5. Valoración de resultados ¿Cuáles son las conclusiones? Repercusión del absentismo en la productividad.
6. Propuesta de medidas de ¿Cómo actuar para mejorar la Técnicas de motivación para que el personal se
mejora situación? integre mejor en la empresa.
 EL CONTROL DE PRESENCIA
El control de presencia se refiere a distintos dispositivos que permiten saber a la empresa qué
trabajadores se encuentran en sus instalaciones y en qué momento han entrado o salido.
Los sistemas de control de presencia suelen constar de:
- Un reloj (que indica la fecha y hora de cada entrada y salida),
- Un sistema de identificación (que no puede ser transferido a otra persona para evitar fraudes —
actualmente se utilizan medios que leen la huella digital—),
- Un sistema de memoria y un registro de todos los datos
 HERRAMIENTAS DE CONTROL DE
PRESENCIA
HERRAMIENTAS DE CONTROL DE HORARIO
HERRAMIENTA DESCRIPCION APLICACION
Reloj de fichas Reloj mecánico con fichas de cartulina Empresas pequeñas con escaso
personales de cada trabajador, que movimiento de trabajadores.
imprime las horas de entrada y salida de
cada uno de ellos.
Reloj terminal de tarjetas Reloj digital electrónico conectado a un Empresas medianas.
magnéticas ordenador para transmitir datos a un
programa específico de control de
incidencias.
Reloj terminal de huella Reloj digital electrónico con lector de Empresas grandes.
dactilar huella dactilar conectado a la base de
datos de personal de la empresa.
 HERRAMIENTAS DE CONTROL DE ACCESO
Detector de presencia Mecanismo electrónico digital que detecta la
presencia de las personas y permite el paso,
abriendo y cerrando puertas, de las personas
autorizadas mediante una tarjeta electrónica.
Circuitos cerrados de Sistema de vídeo que controla con cámaras
TV determinadas partes de las instalaciones.
 ELECCION DE HERRAMIENTAS
PARA EL CONTROL DE PRESENCIA
Los objetivos de control son determinados por el Departamento de
Recursos Humanos. Entre ellos, siempre debe estar presente el control
1. Definición de objetivos
de las incidencias del personal.

2. Determinación de las En función de los objetivos y del tamaño de la empresa, existen

necesidades de datos diferentes necesidades de obtención de datos. Las más habituales son:
entradas/salidas y estancia en el puesto de trabajo.

3. Previsión de recursos Presupuesto destinado por la empresa para la instalación de las

herramientas

En función de las necesidades y los recursos, se explora el mercado

4. Elección de herramientas
para detectar las herramientas adecuadas.
 GESTION ADMINISTRATIVA DEL ABSENTISMO
PROCESO PARA AUSENCIAS PREVISTAS
1. Solicitud/comunicación de la ausencia.  El trabajador
que tiene prevista su ausencia lo comunica al responsable
de su departamento mediante un documento de régimen
interno (solicitud de ausencia, de permiso o de licencia).
2. Comunicación a recursos humanos.  El responsable del
departamento pasa la información al Departamento de
Recursos Humanos.
3. Registro y archivo de la información.  El Departamento
de Recursos Humanos introduce en la base de datos del
personal la incidencia y archiva la información en el
expediente del trabajador.
4. Requerimiento del justificante.  El Departamento de
Recursos Humanos pide al trabajador que entregue el
justificante de la ausencia (certificado médico, certificado
de examen...) y, una vez recibido, lo archiva en el
expediente personal del trabajador.
PROCESO PARA AUSENCIAS IMPREVISTAS
1. Detección de la ausencia.  El Departamento de Recursos
Humanos detecta la ausencia del trabajador mediante las
herramientas de control. No obstante, lo más habitual es
que el trabajador comunique telefónicamente la ausencia
imprevista.
2. Comunicación al departamento afectado.  El
Departamento de Recursos Humanos comunica la
incidencia al departamento en el que el trabajador ausente
presta sus servicios para que se organice la tarea teniendo
en cuenta este hecho.
3. Requerimiento del justificante.  El Departamento de
Recursos Humanos requiere al trabajador absentista que
justifique su ausencia documentalmente (baja médica...), si
no lo ha hecho aún.
4. Comprobación del justificante.  En el caso de que el
trabajador justifique la ausencia, el Departamento de
Recursos Humanos analizará los documentos y los archivará
en el expediente personal del trabajador.
 MODELOS DE RECOGIDA DE
DATOS
DOCUMENTO DESCRIPCION
Ficha resumen del Forma parte del expediente personal del trabajador e incluye un resumen de
expediente personal los datos más importantes, incluido el índice de absentismo.
Diario de asistencia Listado en el que consta el nombre de todos y cada uno de los trabajadores
junto a sus horas de entrada y salida. Este documento lo crea el reloj del
control horario.
Diario de incidencias Listado en el que consta el nombre de los trabajadores que han presentado
incidencias ese día (ausencias, retrasos, salidas imprevistas...). Se elabora a
partir de los datos obtenidos del diario de asistencia.
Resumen mensual de Resumen del listado de incidencias en el que figura el nombre de los
incidencias trabajadores que han tenido incidencias con los datos de cada una de ellas.
Comunicación de Si la incidencia es prevista (visita médica, obligación legal, licencias y
incidencias permisos...), el trabajador debe presentar al departamento esta comunicación
con antelación. En ella constará el tiempo de ausencia y el motivo de la
incidencia. Estas comunicaciones se archivan en el expediente del trabajador.
 MEDICION DEL
ABSENTISMO
Para medir el absentismo, se suelen utilizar los
siguientes índices estadísticos, que representan el
valor relativo del absentismo respecto al total de
las horas de trabajo que hay previstas en la
empresa:
PROCESO
PARA EL
TRATAMIENT
O
ESTADISTICO
ORGANIZACIÓN DE LOS DATOS. DEFINICIÓN DE INDICADORES. DE APLICACIÓN DE LAS
CLASIFICAMOS LOS DATOS DURACIÓN, DE FRECUENCIA, HERRAMIENTAS.
SEGÚN LAS VARIABLES QUE SE ABSOLUTOS, RELATIVOS...
DE LOS
UTILIZAMOS HERRAMIENTAS
DESEA ESTUDIAR. EJEMPLO: EJEMPLO: HORAS PERDIDAS POR
NÚMERO DE TRABAJADORES, EMPLEADO A LA SEMANA, INFORMÁTICAS DE

DATOS NÚMERO DE HORAS PERDIDAS... NÚMERO MENSUAL DE

INCIDENCIAS, PORCENTAJE DE
TRABAJADORES CON
ESTADÍSTICA DESCRIPTIVA.
EJEMPLO: PROMEDIOS,
FRECUENCIAS...
INCIDENCIAS...
 INFORMES DE CONTROL
TIPO DESCRIPCION
INFORME Un informe por cada uno de los trabajadores que presenten incidencias. Contiene
INDIVIDUAL una descripción de las incidencias que ha tenido el trabajador en un período de
tiempo. Se incorpora a su expediente personal.
INFORME Se elabora todos los meses. Consiste en un resumen de las incidencias habidas
MENSUAL durante el mes, al que se le incorporan los datos estadísticos correspondientes. Este
informe se puede elaborar por centros de trabajo, departamentos o secciones, pero
en cualquier caso es preciso emitir uno de toda la empresa. Suele elaborarse
mediante una hoja de cálculo en la que se muestran los datos numéricos, las formas
de cálculo y los gráficos explicativos de los resultados. Por otra parte, suele comparar
los datos del mes con los del mes anterior y los del mismo período del año anterior.
INFORME ANUAL Se elabora al final del ejercicio económico y contiene la consolidación de todos los
informes mensuales, además de la valoración económica de las incidencias. Este
informe se redacta con un procesador de textos, ya que incluye valoraciones y
recomendaciones. Las hojas de cálculo con los datos y gráficos suelen presentarse
como documentación adjunta al informe.
 VALORACION ECONOMICA DEL
ABSENTISMO
La pérdida de horas de trabajo o, lo que es lo mismo, el absentismo laboral tiene un coste económico
para la empresa.
El cálculo del valor económico del absentismo es complejo, porque, si bien existen unos costes
directos fáciles de medir, existen otros costes indirectos y muy difíciles de calcular, especialmente
aquellos que representan valores intangibles de la empresa.
Para evitar la problemática asociada a los intangibles, se ha determinado un sistema de valoración
económica del absentismo que calcula el coste por hora del absentismo en la empresa: se suman
todos los gastos producidos por absentismo (salarios del trabajador absentista, coste de la
contratación del sustituto, coste de las horas extras realizadas para sacar la tarea del absentista) y se
le resta la aportación de la Seguridad Social a los ingresos del trabajador ausente. El resultado se
divide entre el total de horas de absentismo.
 CONSECUENCIAS PARA EL TRABAJADOR
DEL ABSENTISMO LABORAL
El absentismo personal por causas imputables al trabajador puede ser un motivo de
despido disciplinario por parte del empresario.

El Estatuto de los Trabajadores permite extinguir el contrato de trabajo de aquellos

que hayan faltado al trabajo, aun de modo justificado, pero intermitente, en un
porcentaje que alcance el 20% de las jornadas hábiles en 2 meses consecutivos o el
25% en 4 meses discontinuos, dentro de un período de 12 meses; siempre que el
índice de absentismo de la plantilla de la empresa supere el 2,5% en ese mismo
período.
!GRACIAS¡