UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE

FACAE
ING. ECONOMÍA MENCIÓN FINANZAS

GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

TEMA: GESTIÓN DE COMUNICACIONES

GESTIÓN DE COMUNICACIÓN EN LOS PROYE

Permite asegurar todo el desarrollo del proyecto en:

 Tiempo
 Forma

 Generar
 Recopilar
 Distribuir
 Almacenar Información del proyecto
 Recuperar
 Guardar
 PROCESO DE LA GESTIÓN DE LAS
COMUNICACIONES

Nombre del proceso Grupo de procesos

Planificar la gestión de las

Iniciación
comunicaciones

Gestionar las comunicaciones Ejecución

Controlar las comunicaciones Seguimiento y Control

 TIPOS DE COMUNICACIÓN
Comunicación 2
Comunicación verbal formal:
formal escrita: se Se tiene en el
utiliza en el caso caso de
de problemas discursos y
complejos, en el presentaciones
plan para la
gestión del
proyecto.
Comunicación
informal
escrita: Se
emplea en los Comunicación
mensajes e verbal
texto. informal:
Ocurre en
reuniones en
charlas.
PARTES QUE INTERVIENEN EN UN MODELO BÁSICO DE
COMUNICACIONES:

EMISOR

MEDIO

RECEPTOR
RESPONSABILIDADES DE LAS PARTES DE
COMUNICACIÓN.
Responsabilidad del Responsabilidad del
emisor. receptor.

Debe codificar el mensaje en forma Debe decodificar el mensaje en forma

cuidadosa. cuidadosa.

Debe seleccionar el medio más apropiado Deber observar y analizar cuidadosamente

de envío. gestos del emisor.

Debe enviar información clara y completa. Debe pensar que decir antes de responder.

Tecnologías de
Canales de comunicación
Comunicación

Comunicación interactiva CC= N(N-1)/2

CC= número de canales de comunicación

Comunicación tipo push (empujar)
posibles.

Comunicación tipo pull (halar) N= numero de interesados

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
El plan de gestión de las comunicaciones incluye lo siguiente:
METODOLOGÍA
• Lista de actividades a desarrollar
• Descripción detallada de cada actividad

ORGANIZACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL PLAN DE LAS

COMUNICACIONES
• La organización que se defina debe responder a la pregunta: ¿Quién hará qué?

PROGRAMA PARA LA EJECUCIÓN DEL PLAN DE GESTIÓN DE

LAS COMUNICACIONES.
• Establece cuando se realiza cada una de las actividades de gestión de las
comunicaciones del proyecto.

PRESUPUESTO
• En esta parte se muestra la asignación de recursos y el estimativo de los
costos necesarios para la ejecución del plan de gestión de las comunicaciones.
PLAN DE COMUNICACIONES

Informació
Responsabl
na
e del envío
comunicar

Frecuencia Por qué

Método o
tecnología A quiénes
a utilizar
 GESTIONAR LAS
COMUNICACIONES

Comprende actividades para

crear, distribuir, recibir,
reconocer y comprender la
información

Implica la elaboración de
informes de desempeño de
estado y entregables
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Distribuir la Métodos de
información distribución

- Reuniones del proyecto

Ejecución del plan - Distribución de documentos
de gestión de - Acceso compartido a base de datos
comunicación y electrónicos
responder - Correos electrónicos
solicitudes de - Teléfono, fax y correos de voz
información - Videos conferencias, foros y
publicación en internet
CONTROL DE LAS COMUNICACIONES

Garantizar la
satisfacción de
- Informe del desempeño las necesidades
Encargado de
del trabajo de información
monitorear y
- Actualización de por parte de
controlar las
documentos del proyecto los interesados
comunicacione
s a lo largo del (pronóstico, desempeño y
ciclo del registros)
proyecto - Actualización de activos
de los procesos de la
organización (formato de
informes, lecciones, etc.)
 INFORME DE DESEMPEÑO
DEL TRABAJO

 Recopilación de información
del rendimiento de trabajo
 Análisis
 Preparación
 Envío a los interesados del
proyecto

 Mediciones en comparación
con línea base para medir el
desempeño:
- Alcance
- Cronograma
- Costo
 Hace parte del plan de gestión
del proyecto
 Debe ser verás y no ocultar lo
que está ocurriendo.
 ASPECTOS DEL PROYECTO A CONSIDERAR EN
EL INFORME DE DESEMPEÑO

Informe de avance:
Informe de estado: Fecha
Relaciona lo que se ha Informe de tendencia:
de corte indica dónde se
logrado y expresa en Resultados del proyecto
encuentra el proyecto en
porcentajes sobre lo durante su desarrollo y los
relación a la línea base de
planificado y contenido en analiza
medición de rendimiento
la línea base.

Informe de proyección:
Informe de valor ganado:
Muestra el posible Informe de variación:
Combina mediciones de
escenario futuro del Relaciona los resultados a
alcance, costo y tiempo
proyecto en términos de la fecha con los de línea
para cocer índices de
rendimiento, costo y base
desempeño del proyecto
tiempo