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Fundamentos de Gestión

Sesión #7
Indicador de logro 2: La Organización
Identifica las áreas necesarias de una organización y la cultura definida para esta, según el
rubro al que pertenece.
Conexión
¡Siento curiosidad y deseo por aprender!

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Tema de la clase: Manuales
Al finalizar la sesión, el estudiante identifica los diferentes manuales utilizados en las
organizaciones, de acuerdo a las actividades y funciones que opera la empresa.
Contenido temático:
• Definición
• Manual de organización y funciones (MOF)
• Manuales de políticas
• Manuales de procedimientos
Exploración
¡Utilizo mis conocimientos previos y experiencia para asimilar lo nuevo!

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Observa Observamos las siguientes imágenes:

1. ¿Qué observas?
2. ¿Qué entiendes por manual?
3. ¿Alguna vez has utilizado un manual?
4. ¿Fue muy útil utilizar un manual?
Construcción
¡Construyo nuevos conocimientos!

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Manuales

 Documento que contiene, de forma

sistematizada, las actividades a ser
cumplidas por los miembros de la
organización y las formas en que las mismas
deberán ser realizadas.
 Suministra información para la acción.
 Sirve de guía para la ejecución del trabajo.
 Instruye sobre los objetivos, políticas,
funciones, autoridad, normas, procedimientos
de la institución.

Ejemplos
- Manual de Organización y Funciones
- Manual de Políticas
- Manual de Sistemas y Procedimientos
Manuales

Manual de Organización y Funciones (MOF)

Es un instrumento que contiene detalles sobre la empresa o institución, tales
como:
1. Los objetivos de la empresa.
2. La estructura de la organización y la base sobre la cual se diseñó dicha
estructura.
3. La relación entre la función de línea y la de asesoría.
4. Los deberes y responsabilidades específicas del nivel operativo.
Es toda información empresarial que el empleado debe conocer para saber que es
lo que va a desempeñar dentro de la organización.
Documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o
puesto de trabajo a partir de la estructura orgánica y funciones generales
establecidas para cada dependencia orgánica en el respectivo reglamento y
funciones de la entidad así como los requerimientos y nomenclatura de los cargos
considerados en el Cuadro de Asignación de Personal.
Manuales

Manual de Organización y Funciones (MOF)

Naturaleza

Documento normativo que describe las funciones específicas

a nivel de cargo o puesto de trabajo a partir de la estructura
orgánica y funciones generales establecidas para cada
dependencia orgánica en el respectivo reglamento y funciones
de la entidad así como los requerimientos y nomenclatura de
los cargos considerados en el Cuadro de Asignación de
Personal.
Manuales

Finalidad del manual

Determina las funciones especificas, responsabilidades autoridad

y requisitos de cada puesto

Proporciona información sobre la ubicación dentro de la

estructura de la organización, así como las interrelaciones que
corresponda

Ayuda a realizar la simplificación administrativa

Facilita la inducción del personal nuevo y el adiestramiento y

orientación del personal en servicio.
Manuales

Características

• El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas

distintas a las contenidas en el ROF (Reglamento de Organización y
Funciones).
• No se utilizará al MOF para crear cargos al margen de los establecidos
en el CAP (Cuadro de asignación de personal).
• El MOF se elaborará independientemente en cada unidad orgánica
establecido en el segundo nivel organizacional.
Manuales

Estructura del MOF

Estructura Líneas
Líneas de
de autoridad,
autoridad,
Estructura del
del responsabilidad
Funciones
Funciones
responsabilidad yy
MOF
MOF coordinación
generales
generales
coordinación

Introducción
Introducción Políticas
Políticas Organización
Organización

Funciones
Funciones de
de las
las
Finalidad
Finalidad // alcance
alcance Objetivos
Objetivos unidades
unidades Organigrama
Organigrama
estructurales
estructurales

Aprobación Cuadro
Cuadro orgánico
orgánico de
de Funciones
Funciones
Aprobación yy
Base
Base legal
legal asignación de
asignación de específicas
específicas aa nivel
nivel
actualización
actualización cargos
cargos de
de los
los cargos
cargos
MOF
Identificación del cargo
Nombre del cargo Jefe de producción
Dependencia Área de producción
Número de cargos Uno
Cargo del jefe inmediato Gerente general
Gerente general, jefe de comercialización, jefe de recursos humanos y contador
Solicita reportes y reporta a
general
Ingeniero de Producción Industrial. Curso de manipulación y conservación de alimentos
Requisitos de Educación
(SENA, Secretaría de Salud, etc.).
Requisitos de Experiencia Dos (2) años de experiencia en cargos administrativos
Excelente calidad humana y trato interpersonal, carné certificador de manipulador de
Otros requisitos
alimentos expedido por la Secretaría de Salud
Funciones
Planear, supervisar, coordinar y controlar los procesos productivos de la empresa, la ejecución de las funciones
administrativas y técnicas, la realización de manuales de producción, flujogramas de proceso, procesos técnicos y manejo de
sistemas de producción
Número Procedimientos
Conseguir el orden y aseo constante en el inicio de la jornada de trabajo para un mejor ambiente en la
1
ejecución de labores.
Realizar la correcta organización del personal de planta a través de órdenes al personal a su cargo y
2
también mediante delegación de autoridad y poder de decisión a su supervisor.
Le explica el procedimiento necesario a sus subordinados, para llevar a cabo objetivos del área de
3
producción.
4 Atiende solicitudes, quejas y peticiones del supervisor, auxiliares y obreros de planta.
Manuales

Desarrollo del contenido del MOF

N°
Unidad orgánica Cargo
………………………………… …………… Hoja
1. Funciones específicas
a.
b.
n. Los demás que le asigne el (Cargo del Jefe Inmediato
superior)
2. Líneas de autoridad y responsabilidad
a. Dependencia directa
b. Supervisión directa
(1)
(2)
(n)
3. Requisitos mínimos
a. Formación
b. Experiencia
c. Alternativa
Manuales

Manual de Organización de Funciones

Perfil del Cargo: Código:
Enfermera:
………………………………………………………
……
•
1. Naturaleza del trabajo/ Cargo
•
• De Gestión
• Docencia
2. Funciones
• Investigación
• Asistenciales
• Formación
3. Condiciones/ Exigencias del
• Experiencia
Cargo
• Otros
4. Forma de contrato • Nombrado/ contratado
Manuales
Ejemplo

Descripción del cargo

Denominación del cargo Gerente general
Jefe inmediato Junta de socios
Número de personas en el
Uno (1)
cargo
Funciones
Dirigir y representar legalmente a la empresa.
Planear, supervisar, coordinar y controlar los procesos productivos de la empresa, la ejecución de las
funciones administrativas y técnicas, la realización de programas y el cumplimiento de las normas legales
de la Empresa.
Evaluar de manera constante los costos de lo producido y ofertado al medio, apoyándose en análisis de
sensibilidad.
Elaborar plan de mercadeo para los vendedores. Controlar la administración del mercadeo.
Ingeniero de Producción Industrial. Curso de manipulación y
Requisitos de Educación
conservación de alimentos (SENA, Secretaría de Salud, etc.).
Requisitos de Experiencia Dos (2) años de experiencia en cargos administrativos.
Excelente calidad humana y trato interpersonal, carné certificador de
Otros requisitos
manipulador de alimentos expedido por la Secretaría de Salud.
 Reglamento de Organizaciones y Funciones
Organización
1. Es el documento técnico normativo de gestión institucional en el que se define
formalmente la organización necesaria para lograr la misión, visión y objetivos
estratégicos de la entidad.
2. Contiene los objetivos funcionales generales, la estructura orgánica y los
objetivos funcionales de las unidades orgánicas. Sirve para:

Establecer tipos de órganos

Establecer campos funcionales

Precisar atribuciones funcionales

Determinar el régimen laboral

Determinar el régimen económico financiero

Servir como un instrumento para el proceso de dirección y

control
Manuales
Manual de Procedimientos
• Se le conoce también como manual de operación.
• Es un manual de trámites y métodos de trabajo.
• Es quizás el manual más común en las organizaciones.
• A través de ellos se orienta y sistematiza la actividad operativa de la empresa o
institución.
• El manual de procedimiento incluye la descripción de normas, la descripción de
procedimientos, los flujogramas de los procesos, los formularios de registro y sus
respectivos instructivos.

Importancia Manual de Procedimientos

La importancia de los manuales en las empresas se debe a la gran cantidad de
información que contienen relacionados a las Normas y Procedimientos que debe
cumplirse dentro de una Organización, los mismos juegan un papel fundamental en
orientar y hacer cumplir los procesos que rige dicha institución, logrando detectar
incidencias o errores con regularidad evitando duplicidad en los procesos.
Manuales

Procedimiento
• Es la descripción narrativa, en forma secuencia y cronológica de cada uno de los
pasos o actividades que se deben ejecutar para la realización de un proceso, a fin
de concretar un resultado determinado.
• Deberá realizar de forma clara, precisa y concisa, señalando claramente Quien,
Cómo, Cuándo y Donde se ejecutan cada una de las actividades.
• Tiene una representación grafica, mediante un flujo de proceso.
Organización Manuales

Manual de Políticas
• Incluye en forma escrita las políticas de la empresa, que son la guía básica
para la acción; así mismo, prescriben los límites generales dentro de los
cuales deben realizarse las actividades.

• Una correcta formulación de las políticas, en un manual, permitirá:

1. Agilizar el proceso decisorio.

2. Establecer líneas o guías al personal directivo para que pueda obrar y
adecuar las actividades a los objetivos de la institución.
3. Facilitar la descentralización. Servir de base para una constante y
efectiva revisión.
Manuales

Objetivo del Manual de Políticas

• Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada
organización
• Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben
realizarse en cada unidad administrativa.
• Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.

Importancia del Manual de Políticas

Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la
orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y
procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos
entendimientos y a mostrar cómo puede contribuir el empleado al logro de los
objetivos del organismo.
Ejecución
¡Pongo en práctica los nuevos aprendizajes!

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 Actividad Presencial

 Tipo de actividad: Trabajo Grupal

 Duración: 30 minutos
 Indicaciones:

1. Según el organigrama de una empresa,

desarrolle el MOF de 5 puestos de
trabajo.
Verifiquemos Responde las siguientes preguntas
lo aprendido

• ¿Qué hemos aprendido en esta sesión de clases?

• ¿Cuál es la importancia de los manuales en la empresa?
• ¿Qué contiene un manual de organización y funciones?
• ¿Cómo se desarrolla el contenido de un MOF?
 Actividad virtual

Tipo de actividad: Foro

Duración: 30 minutos
Indicaciones: responda:

• Responde en el foro: ¿Por qué es

importante que una empresa tenga un
manual de organización y funciones?
Fundamente su respuesta.
• Comente la intervención de al menos 2
compañeros.
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