ACTIVIDAD 10

POLITICAS Y PROCIDIMIENTOS DE COMPRAS

AUTOR:
OSCAR EDUARDO PATIO YUCUMA

PROFESOR@:
ALBA LUZ OCANA CORTES

UNIVERSIDAD UNIMINUTO DE DIOS

(NEIVA- HUILA )
17/05/2020
 DATOS GENERALES:
 
• Somos una compañía habilitada para la comercialización de suministros de Elementos de
protección personal (EPP) con licencia para la prestación de servicios en materia de seguridad
y salud en el trabajo, según resolución 1001 del 09 de noviembre de 1993, expedida por la
secretaria de salud cede central en barranquilla.

• la empresa cuenta con una basta experiencia y ofrece productos certificados con la mas alta
calidad del mercado, garantizados y aprobados por profesionales altamente exigentes. Somos
reconocidos como una de las mejores compañías en materia de seguridad y salud en el trabajo
actualmente activas en el territorio colombiano.
 OBJETIVO GENERAL

• Esta sociedad se creó con la finalidad de distribuir elementos de protección personal y generar una
verdadera conciencia del manejo adecuado de estos, y de esta manera contribuir con la protección de
cada individuo, por ende, comprometida con el mejoramiento de la calidad de vida de los
trabajadores y el manejo sostenible de las empresas con la posibilidad de atribuir la conservación de
un ambiente y solidaridad en el trabajo.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Fidelizar al cliente
• Mejorar las competencias de los colaboradores
• Planificar estrategias de mercadeo para la distribución de los EPI y a satisfacción del cliente.
• obtener un posicionamiento de marca a nivel nacional.
• Realizar capacitaciones que refuercen toda aquella información acerca de la importancia de la
implementación y uso adecuado de los elementos de protección personal.
• Alcanzar y mantener los estándares más altos en calidad e innovación para la satisfacción del cliente.
• Tener los proveedores más calificados del mercado.
 OBJETO SOCIAL

• La compañía tiene como objeto social la comercialización, distribución de elementos de

protección personal, tales como protección de cabeza y facial, protección contra caídas y
alturas, protección de manos y pies, protección para tronco, kit anti derrame.
 PROGRAMACION DE COMPRAS:

La política de compras tiene como objetivo construir una base sólida de proveedores que faciliten la adquisición de
bienes en las condiciones posibles. El Departamento de compras desarrollara unas principales características:

• REQUISICION DE COMPRAS: Según la solicitud de cada área genera la necesidad del artículo previamente
autorizado por la Gerencia.
• COTIZACION: se genera cotización en la planilla de compras, la cual gerencia autoriza con que proveedor se
realizara la compra.
• ORDEN DE COMPRA: Se genera orden de compra se imprime se hace firmar por la Gerencia se envía vía
email al Proveedor y se archiva en la AZ de los proveedores.
• SEGUIMIENTO: Se realizará seguimiento a las órdenes de compra vía email para desarrollar soporte escrito
y/o vía telefónica con el proveedor y se anotara en la misma orden de compra, el seguimiento es diario y debe
ser entregada a gerencia en los AZ de los proveedores.
• ENTREGA DE MATERIAL: El material debe ser entregado con a la respectiva documentación. Orden de
compra, Factura. El material debe ser revisado por el Jefe de Bodega (contando y verificando que corresponda a
lo solicitado en la orden de compra y lo que enuncia en la factura), se radican los documentos y se realiza el
ingreso de la Mercancía.
• FACTURAS: Las facturas serán entregadas al Departamento de contabilidad para su visto bueno (ingreso
correcto de mercancía, valores y cantidades), para su respectiva caución y programación de pago.
 PROPUESTA POLÍTICA

 Esta prohibido que los empleados acepten obsequios o gratificaciones.

 Se procurara a tener siempre obtener las mejores condiciones en cuanto a calidad, precios, plazo de entrega,
forma de pago.

 Negociar descuentos de pago y condiciones de pago.

 El proveedor recibirá notificación electrónica de deterioro de los elementos y equipos de protección personal.

 Evitar la duplicación de pedidos.

Toda empresa sea grande o pequeña privada o publica tienen un fin común, como lo es logra que el sector sea
competitivo. Es importante gestionar de forma eficiente toda la información, ya que sea para tenerla disponible y
localizarla en cualquier momento, este acto de manera involuntaria y guardar copias de copias que no son
necesarias que no hace cometer errores, como hacer pedidos innecesario.
 Las compras se harán a través de:
Compra de Materiales
 Director de Suministros
 Contratos a Todo Costo
 Director de Suministros - Contratos de Diseños Técnicos
 Director de Diseño - Contratos de Mano de Obra
 Director de Obra
Contratos de alquileres, ensayos
 Director de Obra

 Las compras que se realizan, están incluidas dentro de las Compras de materiales. En caso de requerir realizar
Compras Administrativas y Generales estas deben estar bajo la responsabilidad del coordinador o director
administrativo deben ser aprobadas por el Gerente.
 POLÍTICA DE PROVEEDORES:

Definir los procesos necesarios para la selección, evaluación y seguimiento de los proveedores
actuales y futuros, de la Empresa DOTACIONES S.A de tal manera que se garantice el
desarrollo de “socios estratégicos” con el objetivo de tener las mejores ofertas, generando
ahorros significativos a todas las unidades, sin dejar de lado tanto la calidad prestada como el
desarrollo de cada uno de los proveedores.

ALCANCE:

Esta política se define con el fin de proporcionar a los proveedores de La Empresa

DOTACIONES.S.A los procedimientos establecidos para llevar a cabo el proceso de registro de
proveedores, radicación de facturas, contabilización y pago de bienes y servicios suscritos con
la misma, junto con su selección y evaluación.
 Selección de proveedor y contratista:

• Cuando se presenta la necesidad de seleccionar una proveedor o contratista, la

gerencia, y el departamento de compras, buscan en el medio proveedores que
suplan la necesidad requerida y cumplan con los requerimientos normativos,
como mínimo deben de ser tres proveedores, quienes cumplan con los criterios
establecidos.
 Evaluación y aprobación de proveedores:

• La evaluación del proveedor se realiza con la clasificación de la encuesta de Selección de proveedor la cual para su aprobación
tienen una calificación de un 75%.
• Nota: En caso de que varios proveedores queden con la misma calificación se tendrá en cuenta la experiencia en el mercado
como criterio de selección.
• Creación de proveedor: Ya seleccionados y apto el proveedor se realiza la notificación por escrito vía correo electrónico, donde
se le solicitan los siguientes documentos, soportes o en elaboración al referente contrato.
Documentos para proveedores:
cámara y comercio no mayor a 5 meses
Rut actualizado
Estados financieros de los dos últimos años
Autorización de tratamiento de datos.
Formato de apertura de proveedor
Fotocopia del representante legal.
Documentos para persona jurídica
Portafolio de servicios
Certificado de cámara y comercio
 Rut
Licencias (dependiendo del producto o servicio a ofrecer) Registro del proveedor al sistema
 ALMACENAMIENTO

• Sistema de almacenamiento y manejo: El almacenaje uno de los servicios más importantes

en la cadena de suministro de una Empresa, ya que además de albergar los productos dan
actividades de control, disponibilidad y requerimiento de los productos, dando un efectivo
resultado de distribución al cliente.
• Todo tipo de empresa necesita atender un mercado de consumo o producción requiere de un
servicio de almacenaje, es primordial cumplir los lineamientos y principios básicos para el
desempeño de gestión de mercancías.
 LINEAMIENTOS BÁSICOS DEL ALMACENAJE
• Para garantizar la correcta gestión de las mercancías, es necesario cumplir con los
siguientes lineamientos básicos:
• Flexibilidad. Deberá adaptarse a la etapa de producción, las circunstancias físicas de los
productos y las necesidades del cliente.
• Coordinación. El almacenaje es una actividad fundamental que debe gestionarse como
parte de logística global de la empresa.
• Calidad. El servicio y el inventario deberán realizarse al mismo nivel sin descuidar
ningún parámetro.
• Optimización. El manejo y recorrido de los productos deberán ser planeados de tal
manera que se reduzcan costos y personal, además de aprovechar el espacio al máximo.
• Seguridad. Tanto el personal como los productos e instalaciones deben contar con
estándares que prevean los riesgos y garanticen su protección, así como
sistemas internos de control que, además de garantizar la ubicación dentro del almacén,
le permitan al cliente tener el control de su mercancía.