TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

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 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
BASADOS EN LAS TRD

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 QUE SON LAS TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES ?

Se definen un sentido general como el procedimiento

habitual en instituciones públicas y privadas, sujeto a una
planeación ordenada y rigurosa, que consiste en el traslado
de documentos de una fase de archivo a otra, una vez que
estos han cumplido las funciones legales, administrativas o
contables, así como el plazo de permanencia fijado en cada
una de las etapas de su ciclo vital

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 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Y LAS
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

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 IMPORTANCIA DE LAS TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES

Las transferencias documentales permiten:

Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información
Evitar la producción y acumulación irracional de documentos
Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación
Solucionar a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de
documentos en las dependencias e instituciones productoras
Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las
mejores condiciones de conservación

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 IMPORTANCIA DE LAS TRANSFERENCIAS

Las transferencias evitan la producción y la cumulación irracional de

documentos

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 CLASES DE TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
Son aquellos traslados físicos de los archivos de Gestión al Archivo
Central. o depósito de Archivo. Las oficinas deberán transferir al
Archivo central aquellas series y tipologías documentales que hayan
cumplido el tiempo de retención establecido en las TRD, quien desde ese
momento asume la responsabilidad de la documentación recibida. El
Archivo central debe entonces recepcionarla, identificarla con una
signatura topográfica e ingresarla a una base de datos para facilitar la
consulta de los clientes internos y externos.
 
ARCHIVO DE
GESTIÓN ARCHIVO
CENTRAL

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 CLASES DE TRANSFERENCIAS

TRANASFERENCIAS SECUNDARIAS

Son aquellos traslados de documentación con carácter de conservación

total del Archivo Central al Archivo Histórico . Para realizar esta
transferencia también se observan la TRD, y se trasladan al Archivo
Histórico los documentos que tengan carácter permanente, debidamente
relacionados en un formato de inventario documental
ARCHIVO
CENTRAL ARCHIVO
HISTÓRICO

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 REQUISITOS PARA REALIZAR TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES PRIMARIAS

Se deben cumplir los siguientes requisitos:

 
•Autorización de las transferencias por parte de un Comité de Archivos; el
cual debe conformarse de acuerdo a lo estipulado en el artículo 4 del Acuerdo
12 de 1995 de Junta Directiva del archivo general de la nación
• Tablas de retención documental debidamente aprobadas por el Comité de
Archivos y que establezca los tiempos de retención en los Archivos de
Gestión y el Archivo Central
• El inventario de las series documentales a transferir, en la cual se refleja la
clasificación, ordenación y descripción de la documentación e cada unidad
administrativa.
• Realizar una respectiva acta de entrega.

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 PASOS METODOLÓGICOS PARA REALIZAR
TRANSFERENCIAS

• Preparación física de la documentación: depuración y limpieza.

• Preparación física de la documentación: revisión y foliación

• Realización del inventario documental.

• Ubicación de la documentación en cajas de archivo inactivo.

Embalaje.

• Recepción y aprobación de la transferencia en el archivo central.

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 PASOS:ELABORACIÓN DE UN CRONOGRAMA.

. El Archivo Central o General deberá establecer un

cronograma de las transferencias estableciendo fechas
exactas que deben cumplir los encargados de los
archivos de gestión. A partir de este momento el
Archivo Central asume la responsabilidad de recibir,
almacenar, conservar e identificar la documentación,
para facilitar su consulta

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 PASOS: PREPARACIÓN FíSICA DE LOS
DOCUMENTOS

Los funcionarios de los Archivos de Gestión deben realizar la

organización y la depuración de las series y tipologías documentales a
transferir.

•Se deben ordenar, respetando la secuencia de producción y

depurarse, extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares,
memorandos informativos que no tengan ningún valor secundario

•Realizar una limpieza cuidadosa de los documentos utilizando

brochas,, bayetilla para extraer el polvo que contengan los
documentos
 

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 PASOS: PREPARACIÓN FÍSICA DE LOS
DOCUMENTOS(Continuación)

• Eliminación del material metálico; clips, gancho legajadores

metálicos para evitar la oxidación de la documentación y su posterior
deterioro.

• Remplazar carpetas deterioradas y/o tradicionales por carpetas

tradicionales por carpetas de cuatro aletas con material
desacidificado.

• Identificar y separar el material que este afectado por comején,

hongos, bacterias. Este material se debe separar y proceder a su
desinfección.

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 PASOS: REVISIÓN Y FOLIACIÓN

• Revisar que la documentación este en orden cronológico de llegada.

• Foliación de la documentación a transferir, lo que significar colocar

con lápiz de mina negra blanda un número consecutivo a cada folio
desde 1 en adelante, de manera legible y sin enmendaduras. En la
foliación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
 
• La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún
error grave en ella debe numerarse nuevamente tachando la anterior.
• Los planos o cualquier otro documento que por su formato o tamaño
estén doblados, se numerarán como un solo folio.

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 PASOS REVISIÓN Y FOLIACIÓN-(Continuación).

• La documentación se foliará, utilizando lápiz de mina negra y blanda,

tipo HB ó B, sin utilizar esfero, micro punta, ni lápiz ya que
deterioran el papel, ni con lápiz de color rojo ya que las máquinas de
reproducción no leen este color.
• En caso de unidades de conservación (copiadores de
correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya
vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede
aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a
mano.
• Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea
oblicua, evitando tachones.

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 PASOS: REVISIÓN Y FOLIACIÓN.

Se numera en el folio recto de cada documento.

La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de

descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o
digitalización).

 
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 ELABORACIÓN DEL INVENTARIO DOCUMENTAL

• Una vez terminada y la limpieza y depuración, y en forma simultanea con

el embalaje se realiza el inventario documental por cada una de las cajas
de archivo organizadas.

• El formato de inventario documental en las entidades oficiales debe ser el

formato único de inventario documental; en las entidades privadas el
establecido según políticas institucionales

• Se acostumbra a diligenciar los inventarios en base de datos para estar

actualizándolos en forma permanente

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 FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

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 UBICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN
CAJAS DE ARCHIVO

• Por lo general la documentación que se encuentra en los

Archivos de gestión, se encuentran en paquetes, legajos,
tomos, pastas, A-Z, carpetas.

• Preferiblemente se deben al momento de transferir pasar a

carpetas y ubicarlas en cajas de archivo inactivo debidamente
rotuladas.
• Si se colocan empastes se deben colocar con el lomo hacia
arriba. Se deben rotular tanto las carpetas , como las cajas de
archivo

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 UBICACIÓN DE LAS UNIDADES DE
CONSERVACIÓN EN CAJAS DE ARCHIVO.
(Continuación)

Las unidades de conservación deben ser ubicadas, sobre el

lomo; de izquierda a derecha, al interior de las cajas

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 RECEPCIÓN Y APROBACIÓN DE LAS
TRANSFERENCIAS EN EL ARCHIVO CENTRAL

 
•El Archivo Central al recepcionar la documentación deberá verificar el
contenido de las cajas recibidas firmar el recibido en los inventarios y
proceder a organizar según el sistema establecido y describir la
documentación recibida.

• Realizará también la signatura topográfica de las cajas recibidas y las

ubicara en los estantes según el sistema establecido
 

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 ELEMENTOS Y MATERIALES UTILIZADOS

Entre otros:

Contenedores o unidades de conservación:

Cajas de Archivo inactivo (las entidades podrán establecer las dimensiones de
acuerdo con su documentación los muebles que utilicen)X-100; X-200 y X-
300
Carpetas
Cartulinas
Bolsas
Legajos
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 ELEMENTOS Y MATERIALES
UTILIZADOS( Continuación)

 
Elementos adicionales:
•Rótulos
•Cinta de faya
 
Material para la Limpieza:
•Brochas
•Bayetilla
•Aspiradora
•tela de algodón

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 CAJAS DE ARCHIVO INACTIVO

CAJA DE ARCHIVO REF X 100 (para

archivos históricos)
Dimensiones externas: ancho 12.5 cms X 42, 5
cms de largo

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 CAJAS DE ARCHIVO INACTIVO

CAJA DE ARCHIVO REF X 200

(para archivos de gestión y centrales
Dimensiones externas: ancho 21 cms X 26.5 cms de
alto X 40 cms de largo

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 SOLOGESCAR S.A.S - Capacitación
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 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

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