Código: MC-SGCS

CARACTERIZACION DE PROCESOS Revisión: 02

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PLANIFICACION ESTRATEGICA
TIPO DE PROCESO
DUEÑO DEL PROCESO Presidente

MISION Revisar y definir los planes estratégicos de la empresa que incluyan la planeación, ejecución, seguimiento y evaluación
para mantener el Sistema de Gestión Integrado, de forma tal que garantice el cumplimiento de la misión y objetivos de
la empresa.

ALCANCE Comprende desde la definición de los lineamientos, estrategias y elementos de direccionamiento estratégico (misión,
visión, políticas y objetivos) hasta la coordinación de acciones y recursos.

Proveedores Entradas Salidas Clientes

•Plan Estratégico
•Misión, Visión y Valores
•Normativa aplicable
•Objetivos Estratégicos •Todos los Procesos
Cultura Organizacional
•Alta Dirección •Indicadores (KPI’s)
•Análisis Entorno Interno del Sistema de Gestión
•Gerentes Areas •Políticas de la Organización
•Análisis del Entorno Integrado
•Estructura Organizacional
Externo Partes interesadas
•Resultados de Evaluación de la
•Análisis FODA
Gestión de la Organización
•Presupuesto
•Ajustes o cambios al Sistema
de Gestión Integrado
•Estrategias y planes de acción
•Tablero de control

Documentos Indicadores Recursos

•Procedimiento Revisión por la •Personal competente

•Cumplimiento planes de acción
Dirección •Instalaciones físicas adecuadas
•Planes de acción •Sistemas de Información
•Recursos económicos
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CARACTERIZACION DE PROCESOS Revisión: 02
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REVISION POR LA DIRECCION
TIPO DE PROCESO Estratégico Operativo Apoyo
DUEÑO DEL PROCESO Representante de la Dirección ante el SGCS

MISION Asegurar la implementación, conveniencia, adecuación y eficacía del SGCS.

ALCANCE Comprende todos los procesos del Sistema de Gestión Integrado.

Proveedores Entradas Salidas Clientes

•Planificación Estratégica
•Todos los Procesos del
Sistema de Gestión
Integrado
•Normativa aplicable
•Desempeño de
Indicadores del SGI
•Estatus Acciones
Correctivas/Preventivas
•Informes de Auditorías
•Informe Revisión por la
Dirección anterior
•Resultados de Auditorías
•Matriz de Riesgos
•Informe de Revisión por la
•Todos los Procesos del
Dirección
•Resultados de Evaluación de la Sistema de Gestión
Integrado
Gestión de la Organización
•Acciones Correctivas y Planes
de Mejora
•Identificación de Necesidades
y/o Recursos

Documentos Indicadores Recursos

•Eficacía de los planes de acción
derivados de la Revisión por la
•Informe Revisión por la Dirección
Dirección
•Responsable del Sistema de
Gestión Integrado
•Personal competente.
•Sistemas de Información
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CARACTERIZACION DE PROCESOS Revisión: 02
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COMERCIAL
TIPO DE PROCESO Estratégico Operativo Apoyo
DUEÑO DEL PROCESO Gerente Comercial Líder: Gerentes de Líneas
Líder: Directora de Recursos Humanos
MISION Desarrollar y/o participar en actividades que aseguren que los clientes están informados acerca de los productos y
servicios que ofrece la empresa, además de captar solicitudes de servicios requeridos por los clientes y ayudar a
canalizar a través de las diferentes áreas de negocio, con el fin de alcanzar los objetivos de ventas de la empresa.

ALCANCE Abarca desde la posible captación de un cliente hasta la medición de la satisfacción del cliente.

Proveedores Entradas Salidas Clientes

•Estrategia y plan de mercadeo

•Planeación Estratégica
•Clientes potenciales
•Gestión de ventas
•Normativa aplicable •Búsqueda de clientes
•Alta Dirección
•Objetivos estratégicos potenciales
•Clientes
•Catálogo de productps y •Clientes depurados
•Todos los procesos del
•Respuesta a solicitudes de
servicios SGC
•Análisis del mercado clientes
•Necesidades de clientes •Acciones Correctivas y Planes
•Encuestas de clientes de Mejora
•Quejas de clientes

Documentos Indicadores Recursos

•Cumplimiento plan de mercadeo •Personal competente
•Procedimiento de Gestión •Reporte de oportunidades abiertas
Comercial • Computadora/Impresora
vs. ganadas •Internet
•Procedimiento Medición de •Clientes críticos actuales vs.
Satisfacción del Cliente •Teléfono/Celular
clientes depurados •Sistemas Tecnológicos
•Política de cross-selling •Informe de satisfacción del cliente •Vehículo
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DOCUMENTACION Y TRAFICO
TIPO DE PROCESO Estratégico Operativo Apoyo
DUEÑO DEL PROCESO Gerente de Documentación y Tráfico
Líder: Directora de Recursos Humanos
MISION Asegurar que toda la documentación para los trámites y procedimientos de importación y exportación estén a tiempo
y libre de errores.

ALCANCE Comprende desde el aviso de llegada del buque hasta el despacho del buque.

Proveedores Entradas Salidas Clientes

•Clientes
•Normativa aplicable •Areas de ventas
•Areas de ventas •Tramitación de
•Direccionamiento •Clientes
•Autoridades Aduanales documentación
Estratégico •Autoridades Aduanales
•Autoridades Portuarias
•Solicitud de servicios •Autoridades Portuarias

Documentos Indicadores Recursos

•Personal competente
Bl’s manifestados Cartas de corrección •Recursos tecnológicos
•Sistema SIGA
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CARACTERIZACION DE PROCESOS Revisión: 02
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OPERACIONES MARITIMAS
TIPO DE PROCESO Estratégico Operativo Apoyo
DUEÑO DEL PROCESO Gerente de Operaciones Marítimas
Líder: Directora de Recursos Humanos
MISION Proporcionar y controlar los mecanismos para garantizar un servicio óptimo asegurando la integridad en los procesos
del transporte marítimo.

ALCANCE Comprende desde el aviso de llegada del buque hasta el despacho del buque.

Proveedores Entradas Salidas Clientes

•Tripulación Buque
•Clientes
•Direccionamiento •Operaciones Portuarias
•Líneas Marítimas •Tramitación de
Estratégico •Líneas Marítimas
•Autoridades Aduanales documentación
•Normatividad Aplicable •Clientes
•Autoridades Portuarias •Tramitación servicios a
•Solicitud de servicios •Proveedores
•Capitán Buque buque
•Lista de Tripulantes •Autoridades Aduanales
•Autoridades Portuarias

Documentos Indicadores Recursos

Servicios prestados a buques •Reporte de eventos

•Personal competente
Encuestas de medición de •Satisfacción del cliente
•Recursos tecnológicos
satisfacción
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CARACTERIZACION DE PROCESOS Revisión: 02
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OPERACIONES PORTUARIAS
TIPO DE PROCESO Estratégico Operativo Apoyo
DUEÑO DEL PROCESO Gerente de Operaciones Portuarias/Gerente de Terminal de Carga
Líder: Directora de Recursos Humanos
MISION Servir de ayuda en la ejecución de actividades necesarias, de apoyo y coordinación para el adecuado desarrollo de las
operaciones en el puerto.

ALCANCE Comprende la planificación de las operaciones carga/descarga de buque y el manejo de equipos en la terminal de
vacíos.

Proveedores Entradas Salidas Clientes

•Clientes
•Direccionamiento •Líneas Marítimas
•Transportistas
Estratégico •Planificación y Logística de •Clientes
•Líneas Marítimas
•Normativa y leyes Servicios •Departamento de
•Autoridades Aduanales
aplicables •Servicios despachados Operaciones Marítimas
•Autoridades Portuarias
•Aviso de Llegada de •Acciones •Transportistas
•Departamento de
Buque Correctivas/Preventivas •Autoridades Aduanales
Operaciones Marítimas •Planos de Estiba •Autoridades Portuarias
•Manifiesto de Carga
•Solicitud de servicios

Documentos Indicadores Recursos

•Conduce de entrada/salida de •Reporte de incidentes •Personal competente

equipos •Reclamaciones por averías •Computadora/Impresora
•Relación de Sellos de Seguridad •Cartas de corrección de manifiesto •Sistemas Tecnológicos
de carga •Equipos y maquinarias
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SEGURIDAD
TIPO DE PROCESO Estratégico Operativo Apoyo
DUEÑO DEL PROCESO Gerente de Seguridad

MISION Administrar y garantiizar la aplicación de medidas de seguridad adecuadas que permitan la protección de los
empleados, visitantes, activos y clientes de la empresa.

ALCANCE Comprende desde la prevención, detección, corrección y reporte de condiciones que puedan afectar la seguridad de la
empresa.

Proveedores Entradas Salidas Clientes

•Direccionamiento •Controles de Seguridad
Estratégico •Mantenimiento y adecuado
•Todos los Procesos de la
•Normativa Aplicable funcionamiento Sistemas de
empresa •Todos los Procesos
•Matriz de Riesgos por Seguridad
•Direccionamiento de la empresa
Procesos •Revisión Dispositivos de
Estratégico •Clientes
•Solicitud Depuración Seguridad
•Recursos Humanos •Visitantes
empleados •Evaluación anual de seguridad
•Proveedores de Servicios •Contratistas
•Evaluaciones de Riesgos •Investigación e informe de
•Empleados
• Política de Seguridad eventos
•Inspecciones de •Entrega de EPP
Seguridad •Acciones
•Reporte de Eventos de Correctivas/Preventivas
Seguridad

Documentos Indicadores Recursos

•Matriz de Riesgos
•Evaluación de Riesgos
•Reporte de Visitas Domiciliarias
•Inventario de Llaves
•Formulario Asignación de Llaves
•Formulario Entrada/Salida Vehículos
•Inspecciones Dispositivos de Seguridad
•Ejecución de evaluación de riesgos
•Inspecciones Dispositivos de seguridad
•Control de Visitas Domiciliarias
•Verificación de Antecedente
•Pruebas al Personal en Cargos Críticos
•Personal competente
•Personal de Seguridad (Externo)
• Dispositivos, Equipos y Softwares de
Seguridad
•Presupuesto para la implementación y
mantenimiento de los Sistemas de
Seguridad
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LEGAL
TIPO DE PROCESO Estratégico Operativo Apoyo
DUEÑO DEL PROCESO Director Legal

MISION Asesorar en términos legales a la organización en sus procesos internos y externos a fin de garantiizar el cumplimiento
de las normativas, leyes, decretos y regulaciones vigentes.

ALCANCE Aplica a los contratos, respuesta a solicitudes legales internas y externas y actualización de los requisitos legales.

Proveedores Entradas Salidas Clientes

•Direccionamiento
Estratégico
•Todos los Procesos
•Alta Dirección •Políticas de la empresa
•Asesoría legal de la empresa
•Todos los Procesos de la •Normativas aplicables
•Contratos o subcontratación •Alta Dirección
empresa •Solicitudes de
de terceros •Personas naturales y
•Personas naturales y documentos con contenido •Respuesta a entes de control, jurídicas
jurídicas legal
personas naturales y jurídicas •Entes de control
•Entes de control •Requisitos legales
•Proveedores de
•Casos legales
servicios legales

Documentos Indicadores Recursos

• No. de casos
•Procedimiento de reguisitos legales •Personal competente
• Tiempo de respuesta para
•Matriz de requisitos legales •Secretaria
peticiones, quejas y reclamos
•Mensajero
•Sistemas Tecnológicos
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CARACTERIZACION DE PROCESOS Revisión: 02
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GESTION DE CALIDAD
TIPO DE PROCESO Estratégico Operativo Apoyo
DUEÑO DEL PROCESO Gerente de Calidad

MISION Documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente el Sistema de Gestión Integrado para garantizar su
eficacía, eficiencia y efectividad.

ALCANCE Comprende desde la identificación de necesidades de implementación del Sistema de Gestión Integrado hasta la toma
de acciones que garanticen el Mejoramiento Continuo de los procesos de la empresa.

Proveedores Entradas Salidas Clientes

•Normativa aplicable
•Documentos y Registros
del Sistema de Gestión
•Todos los procesos del
Integrado
Sistema de Gestión
•Resultados de auditorías y
Integrado de la
recomendaciones
empresa
•Política y Objetivos del
•Entes reguladores
Sistema de Gestión
Integrado
•Manual del Sistema de
Gestión Integrado
•Cumplimiento de los
•Todos los Procesos
requisitos de las normas de
del Sistema de
calidad y seguridad
Gestión Integrado
•Evaluación e informe del
de la empresa
cumplimiento del Sistema de
•Auditores externos
Gestión Integrado
•Entes reguladores
•Informe de Auditoría
•Alta Dirección
•Planes de Mejoramiento
•Seguimiento a Acciones
Correctivas/Preventivas

Documentos Indicadores Recursos

•Manual del Sistema de Gestión Integrado
•Procedimiento de Control de Documentos •Responsable del Sistema de
•Procedimiento de Acciones Correctivas
•Realización Audioría Interna Gestión Integrado
•Procedimiento Revisión por la Dirección •Seguimiento al Cumplimiento de •Auditores Internos
•Matriz de Riesgos por Proceso Objetivos •Computadora
•Indicadores Sistema de Gestión -Cierre de No Conformidades en el •Sistemas Informáticos
•Acciones Correctivas/Preventivas Plazo Acordado
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CARACTERIZACION DE PROCESOS Revisión: 02
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RECURSOS HUMANOS
TIPO DE PROCESO Estratégico Operativo Apoyo
DUEÑO DEL PROCESO Directora de Recursos Humanos Líder: Directora de Recursos Humanos
MISION Administrar el Talento Humano de la empresa asegurando una efectiva depuración y una adecuada selección que vaya
acorde a los requerimientos del puesto.

ALCANCE Comprende desde la requisición del personal, selección, contratación, inducción y seguimiento hasta la salida del
empleado.

Proveedores Entradas Salidas Clientes

•Direccionamiento
•Candidatos entrevistados y
Estratégico
•Normativa aplicable seleccionados
•Todos los Procesos de la
•Candidatos depurados
empresa •Requisición de Personal •Todos los Procesos
• Personal entrenado y
•Gerentes Departamentales •Hojas de vida aspirantes de la empresa
competente
•Headhunters vacantes •Gerentes
•Descripción de Puesto •Actualización expedientes
•Candidatos Departamentales
•Requerimiento de • Actualización Base de Datos
•Laboratorios
empleados
capacitación
•Plan Anual de Capacitación
•Resultados depuraciones
•Desvinculación empleados
•Novedades

Documentos Indicadores Recursos

•Gerente de Recursos Humanos
•Expedientes Empleados
•Depuración empleados críticos •Técnicos del área
•Acciones de Personal
•Entrenamientos seguridad a •Sistemas Tecnológicos
•Hoja de Asistencia Capacitación
empleados críticos •Aprobación de Presupuesto
 Código: MC-SGCS
CARACTERIZACION DE PROCESOS Revisión: 02
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SERVICIOS GENERALES
TIPO DE PROCESO Estratégico Operativo Apoyo
DUEÑO DEL PROCESO Gerente de Servicios Generales
Líder: Directora de Recursos Humanos
MISION Prestar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo, que garanticen confiabilidad y seguridad en las
operaciones de la empresa, además de proveer de manera oportuna los bienes, materiales y servicios solicitados por
los departamentos.

ALCANCE Este proceso comprende el mantenimiento de la insfraestructura/equipos utilizados en la empresa, y el proceso de

compra de materiales, bienes y servicios.

Proveedores Entradas Salidas Clientes

•Todos los Procesos •Direccionamiento

•Mantenimiento
de la empresa Estratégico •Todos los Procesos
Infraestructura y Equipos
•Contratistas •Normativa aplicable de la empresa
realizados
•Todos los departamentos •Solicitud de servicio •Todos los
•Mantenimiento de Vehículos
•Proveedores de Servicios •Inspecciones de departamentos
Asignados realizados
•Empleados Seguridad de Seguridad •Contratistas
•Supervisión de servicios
•Inspecciones de •Proveedores de
• Acciones
Infraestructura Servicios
Correctivas/Preventivas

Documentos Indicadores Recursos

•Inspecciones de Facilidades
•Procedimiento mantenimiento •Personal técnico
•Programa mantenimiento
infraestructura •Computadora/Impresor/Copiadora
preventivo
•Herramientas
 Código: MC-SGCS
CARACTERIZACION DE PROCESOS Revisión: 02
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TECNOLOGIA DE LA INFORMACION
TIPO DE PROCESO Estratégico Operativo Apoyo
DUEÑO DEL PROCESO Gerente de Tecnología
Líder: Directora de Recursos Humanos
MISION Administrar y controlar los sistemas informáticos, acceso y disponibilidad de la información de la empresa.

ALCANCE Desde la necesidad de generación de información hasta la implementación de soluciones informáticas.

Proveedores Entradas Salidas Clientes

•Asistencia a usuarios
•Direccionamiento
•Copias de respaldo (backups)
Estratégico •Todos los Procesos
•Control y seguridad de la
•Normativa aplicable de la empresa
•Todos los Procesos información y sistemas
•Requerimientos y •Usuarios sistemas
de la empresa •Administración de redes
necesidades de los tecnológicos
•Usuarios sistemas •Acciones
Usuarios
tecnológicos •Cumplimiento de las Políticas
•Políticas y Normas de
de Seguridad de Información
Sistemas de Información
•Planes de mejora
•Proyectos Informáticos
implementados
y Tecnológicos
•Correctivas/Preventivas

Documentos Indicadores Recursos

•Tickets de solicitud de servicios
•Formulario Asignación de Equipos
de Tecnología
•Inventario de Equipos IT
•Personal competente
•Inventario de Software IT
•Sistemas Tecnológicos
•Concientización uso de sistemas
•Presupuesto
tecnológicos
•Revisión Backups del Sistema
 Código: MC-SGCS
CARACTERIZACION DE PROCESOS Revisión: 02
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COMPRAS
TIPO DE PROCESO Estratégico Operativo Apoyo
DUEÑO DEL PROCESO Gerente de Compras
Líder: Directora de Recursos Humanos
MISION Prestar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo, que garanticen confiabilidad y seguridad en las
operaciones de la empresa, además de proveer de manera oportuna los bienes, materiales y servicios solicitados por
los departamentos.

ALCANCE Este proceso comprende el mantenimiento de la insfraestructura/equipos utilizados en la empresa, y el proceso de

compra de materiales, bienes y servicios.

Proveedores Entradas Salidas Clientes

•Listado de proveedores
•Todos los Procesos •Solicitud de servicio o bien
•Direccionamiento •Todos los Procesos
de la empresa aprobada
Estratégico de la empresa
•Proveedores de Servicios •Cotización
•Normativa aplicable •Todos los
•Ordenes de compras
•Políticas y lineamientos de departamentos
•Evaluación de proveedores
compras •Proveedores de
•Reevaluación periódica a
•Solicitud de bien o Servicios
proveedores
servicio

Documentos • Tiempo deIndicadores

entrega de la compra Recursos
•Base de Datos de Proveedores
• No. de no conformidadses en
•Ordenes de compra •Personal competente
materiales comprados
•Requisiciones de compra • No. de no conformidades en •Computadora/Impresor/Copiadora
•Facturas •Equipos de Comunicación
servicios subcontratados
•Cotizaciones •Internet
• Proveedores críticos actuales vs.
•Evaluación de proveedores
Proveedores depurados
 Código: MC-SGCS
CARACTERIZACION DE PROCESOS Revisión: 02
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CONTABILIDAD
TIPO DE PROCESO Estratégico Operativo Apoyo
DUEÑO DEL PROCESO Gerente de Contabilidad
Líder: Directora de Recursos Humanos
MISION Cumplir con los requisitos legales y de otra índole aplicables a la empresa.

ALCANCE Aplica a todas las actividades, servicios, procesos que están sujetos a disposiciones legales y requisitos de otra índole.

Proveedores Entradas Salidas Clientes

•Direccionamiento
•Todos los Procesos Estratégico
de la empresa •Normativa y requisitos
•Asientos contables
•Clientes aplicables •Cierre de Libros Contables
•Documentos soporte de las •Todos los Procesos
•Proveedores de bienes y •Cumplimiento obligaciones
transacciones económicas y de la empresa
servicios fiscales y otros compromisos
financieras •Alta Dirección
•Bancos •Calendario tributario
financieros
•Informes a Entes Externos •Consejo Accionistas
•Entes de Control •Presupuestos por •Entes de control
Departamentos
•Transacciones bancarias

Documentos Indicadores Recursos

•Personal competente
Informes financieros • Cumplimiento del cronograma de •Computadora/Impresora
Libros contables presentación de informes • Fotocopiadora
•Sistemas Tecnológicos
•Softwares (Quickbook, Dynamics)