PROGRAMA NACIONAL DE INNOVACIÓN

AGRARIA - PNIA

TALLER DE INDUCCIÓN PARA

PROYECTOS PNIA 2017

ASPECTOS ADMINISTRATIVO - FINANCIERO

Chachapoyas, 12 de febrero de 2018

 MARCO CONCEPTUAL

El manejo administrativo-financiero de los proyectos

se respalda en:

1. Contrato de Préstamo N° 8331-PE suscrito

entre el Banco Mundial y el Gobierno del Perú.
2. Contrato de Adjudicación de Fondos del PNIA.
3. Manual de Acompañamiento de Proyectos
4. Presupuesto aprobado en Plan Operativo (PO)
5. Normas de Adquisiciones y Contrataciones BM.
 LINEAMIENTOS GENERALES

• El PNIA monitorea a los proyectos en aspectos

técnico-administrativo, desde el inicio (primer
desembolso) hasta el cierre del proyecto.
• Persona de contacto de la EE es el Coordinador
General- representante legal de la EE, y el
Coordinador Técnico Administrativo del sub
proyecto.
• Persona de contacto del PNIA es el personal de la
Unidad Descentralizada de su ámbito.
CONDICIONES DE LA CUENTA CORRIENTE:

 La Cta. Cte. es “destinada” exclusivamente para el

manejo de los recursos financieros desembolsados
por PNIA, y los aportes de: Entidad Ejecutora y/o
Entidad Colaboradora.

 No se permite transferencias a otras cuentas

bancarias bajo ningún concepto

 En el caso de Entidades Ejecutoras Públicas, los

depósitos de sus desembolsos se realizarán en la
cuenta Donaciones y Transferencias de Tesoro Público
(Transferencias Financieras), luego la EE deberá
incorporar a su Presupuesto Institucional, de acuerdo a
la Ley de Presupuesto Público vigente.
CONDICIONES DE LA CUENTA CORRIENTE:

Los gastos por mantenimiento, comisiones, ITF de la

Cta. Cte. serán considerados en Gastos de Gestión del
presupuesto al SP.
El movimiento de fondos será mediante transferencias
interbancarias, cheques o cartas ordenes para cada
compra o servicio.
Todos los gastos se reconocen a partir de la fecha del
primer desembolso del PNIA.
Los gastos se declaran a nivel de pagado (base
efectivo).
CONDICIONES DE LA CUENTA CORRIENTE:

Se evitarán sobregiros bancarios, con una adecuada

planificación de liquidez.
Todos los aportes monetarios de la AE deberán ser
depositados en la Cta. Cte. del SP, antes de ser
ejecutado el gasto. Sólo así podrán ser considerados
como aportes monetarios.
Se exceptúa los aportes monetarios de las
Instituciones Publicas, pueden efectuar desde sus
propias cuentas e incorporarlo en su presupuesto
institucional.
 GARANTÍAS ENTIDADES
EJECUTORAS
 La EE otorgará y mantendrá efectiva a favor del PNIA una
garantía del 5% del mayor desembolso, conforme al
cronograma del PO. La garantía puede consistir en:
- Fondo de garantía: Carta de la EE solicitando la retención
del 5% de cada desembolso del PNIA, el que será
restituido en el siguiente desembolso. Esta carta debe ser
presentada juntamente con la rendición de cada ITF (Por
paso crítico).
 DESEMBOLSOS PNIA

 Los recursos financieros que aporta PNIA tienen el

carácter de Recursos destinados, por lo que su
ejecución se efectuará con exclusividad para financiar
las actividades del SP programadas en los Planes
Operativos (PO) aprobados por PNIA.

 Los aportes Monetarios y No Monetarios de la Alianza

Estratégica tienen el mismo carácter de recursos
destinados y se les aplica el mismo procedimiento.
 SIGUIENTES DESEMBOLSOS

 Los segundos y siguientes desembolsos se efectuarán

contra el Cronograma de desembolsos por PC aprobado
en el PO. Estos desembolsos requieren la aprobación
previa del Informe Técnico y Financiero -ITF del período
anterior, así como acreditar el aporte de la AE y garantía
del 5%.
 En caso la EE requiera un desembolso adicional, deberá
solicitar a la UD, un corte financiero a un mes
determinado, antes de la presentación del siguiente ITF.
 PAGOS/GASTOS

 Para que la EE proceda a un pago, el gasto deberá

estar debidamente sustentado y contar con los
comprobantes de pago aprobados por la SUNAT y
emitidos a la orden de la EE.
 Todos los pagos dentro del país estarán realizados en
moneda nacional. Si se realiza un pago en moneda
extranjera, en el comprobante de pago (factura,
boleta, ticket) se indicará el tipo de cambio venta
publicado por SUNAT de la fecha de pago.
 Cada compromiso se girará con un sólo cheque, y no
varios compromisos con un cheque.
 Las planillas de viáticos, será de acuerdo a la escala
considerada en la propuesta adjudicada del SP.
JUSTIFICACIÓN DE GASTOS/PAGOS
Se debe adjuntar como mínimo lo siguiente:

Gastos de servicios:
 Orden de servicio
 Recibo por honorarios, factura u otro documento aprobado por
SUNAT.
 Adjuntar la suspensión de cuarta categoría, de ser el caso.
 Informe del servicio otorgado
 Conformidad del Servicio (Informe).

Gastos de compra:
 Orden de compra
 Factura u otro documento de pago aprobado por SUNAT
 Guía de remisión, que acredite el ingreso del bien
 Cuadro comparativo.

Gastos de viáticos:
 Solicitud de viáticos (según escala aprobada)
 Rendición de viáticos
 Declaración Jurada, de ser el caso
 Informe de viaje
 ESTRUCTURA PARA RENDICIÓN DE
GASTOS
1. Comprobante de pago (con numeración correlativa por cheques)
2. Copia de cheque o constancia de transferencia de pago electrónico en
cuenta
3. Orden de servicio/ orden de compra
4. Factura, boleta de venta, recibo por honorarios (guía de remisión en
caso de bienes)
5. Acta de entrega y recepción de bien o conformidad de servicio (según
corresponda)
6. Informe de consultoría/ servicios con visto bueno en cada hoja del
consultor o proveedor del servicio. En la última hoja del informe firma y
sello (postfirma)
7. Cartas de invitación de los proveedores, adjuntando la cotización del
proveedor.
8. Acta de evaluación del comité de adquisiciones (con la firma y sello de
los miembros del comité)
9. Cuadro comparativo (con la firma y sello de los miembros del comité)
 ESTRUCTURA PARA RENDICIÓN DE
GASTOS
IMPORTANTE:
Antes de realizar un pago es importante revisar el presupuesto y el plan operativo del proyecto
aprobado, para determinar en qué rubros se va gastar?? En qué cantidad?? Por qué monto???
En cada rendición de paso crítico deben adjuntar el presupuesto impreso (Del proyecto aprobado) del
paso crítico rendido, para verificar los porcentajes de aportes por cada gasto efectuado.
Todas las facturas, boletas de ventas, recibo por honorarios, tickets y otros comprobantes válidos
antes SUNAT deben tener el sello y visto bueno del coordinador general, coordinador técnico
administrativo y el sello de cofinanciado indicando el número del contrato.
Los cheques anulados deben tener su comprobante de pago que debe ser correlativo con todos los
comprobantes emitidos en el paso crítico. Además, deben adjuntar la conciliación bancaria mensual.
La conciliación bancaria, el estado de cuenta emitido por el banco y la documentación financiera en
físico debe guardar relación con la información registrada en el sistema en línea.
Cada vez que se emita un R/H superior a los S/. 1,500.00 debe adjuntar una copia de la suspensión
para evitar la retención
La suspensión de cuarta categoría surge efecto a partir del día siguiente de su emisión. Es
recomendable emitir los recibos por honorarios al día siguiente de presentada la suspensión.
En caso de no presentar la suspensión de cuarta categoría deberá realizar el pago de la retención en
cualquier entidad bancaria el mismo día de haber efectuado el pago; siempre y cuando el monto del
recibo supere los S/ 1,500.00
En los comprobantes de pago se debe indicar la afectación del gasto, por componente y actividad
Los informes de consultoría y del equipo técnico deben adjuntar como anexos ficha de visitas, lista de
participantes, fotografías, acuerdos, etc. (Según corresponda)
La estructura se aplica para cada pago efectuado.
 INFORME TÉCNICO FINANCIERO
ITF

 El ITF se compone del informe de ejecución Técnico y

Financiero que la EE tiene que presentar, dando cuenta de
los avances de las metas físicas - financieras por PC.

 El Coordinador General es el responsable de la presentación

del ITF por PC en su UD.

 El Jefe de la UD es responsable de aprobar o desaprobar el

ITF.
 F3: APORTES NO MONETARIOS
(NM)

Los aportes NM incluidos en el Ppto. de un SP deberán

ser sustentados con documentos y/o declaración
jurada que acrediten los servicios de profesionales,
técnicos y personal de apoyo, servicios provenientes
del uso de infraestructura de producción,
equipamiento, laboratorios y bienes fungibles
debidamente inventariados. Estos documentos forman
parte de los ITF del periodo correspondiente.
PNIA podrá requerir documento sustentatorio adicional
que sustente con precisiones sobre la naturaleza y
alcance del aporte NM.
 INFORME TÉCNICO Y FINANCIERO
-ITF

 El plazo máximo de entrega del ITF podrá ser hasta

los 20 días calendario, al cumplimiento del PC. En
caso supere la EE este plazo, la UD podrá tomar
medidas como:
1.Solicitar corte financiero
2.Bloqueo de cuenta corriente
3.El cierre por interrupción del proyecto
 La EE se asegurará de la conformidad entre lo
planificado y lo ejecutado.
 PLAN DE ADQUISICIONES
 Las Entidades Ejecutoras deberán elaborar un Plan Anual de
Adquisiciones que contenga las compras y contrataciones que se
prevé efectuar durante la ejecución del Sub proyecto.

 El Plan de Adquisiciones deberá consignar:

• Descripción genérica del bien o el servicio, incluyendo
cantidad
• Método de la Adquisición o Contratación
• Monto estimado (en soles), incluyendo el financiamiento
• Fechas aproximadas del inicio del procesos y de la
adjudicación de la adquisición o contratación.

 El Plan de Adquisiciones será aprobado por la UD.

 MÉTODOS DE SELECCIÓN
LIMITES DEL PNIA
Adquisición de:
Bienes, Obras y Servicios de
no consultoría
Consultorías
Consultor Individual
Firmas Consultoras
Método Montos límites en US$
Comparación de Precios De 1.00 a 50,000.00
Licitación Pública Nacional De 50,001.00 a
500,000.00
Contratación directa Solo excepcional
   
3 CVs. De acuerdo a POA
Selección de Consultores De acuerdo al POA
Selección Basada en Calidad
y Costo
 COMITÉ DE ADQUISICIONES

 Debe estar conformado por un mínimo de tres (03)

personas y un máximo de cinco (05). Se sugiere número
impar, de preferencia con representantes de las Entidades
involucradas
 Participará de cada adquisición que se realice, verificando
que se cumpla con los procesos establecidos en las normas
y el Contrato de Adjudicación.
 Las decisiones del Comité deben ser inscritas en un Libro de
Actas
 Cada Acta deberá incluir como mínimo, la fecha y hora de la
reunión, los nombres de los participantes y el motivo de la
reunión, las referencias de los documentos que van a
evaluar, los antecedentes y la decisión final debidamente
sustentada
 BIENES Y SERVICIOS

Para método de Comparación de Precios

Se comparan un mínimo de 3 cotizaciones que hayan
cumplido con los requerimientos técnicos y condiciones, el
menor precio es adjudicado.
Cotizar por lo menos a tres (03) firmas de la zona (entre
otros, se considerará características técnicas, plazos,
monto en S/., garantías y no se permitirán adelantos, ni se
incluirá el monto de referencia en la invitación)
Luego elaborar un Cuadro Comparativo, recomendar la
adjudicación.
Elaborar la Orden de Compra o Servicio.
La compra no deberá superar el equivalentes a límite de
Comparación de Precios establecida.
 CONTRATACIÓN CONSULTORES
INDIVIDUALES
Es un proceso por invitación, se comparan un mínimo de 3 CV que
cumplan con el perfil solicitado en los Términos de Referencia.
Elaborar Términos de Referencia, consignando: objetivos,
duración, alcances, perfil del consultor y productos; así como tener
en cuenta el monto estimado.
Invitar por escrito a por lo menos tres (03) consultores que
cumplan con el perfil que se señala en las invitaciones, obteniendo
sus Hojas de Vida (no solicitar ofertas).
Elaborar reporte de evaluación en base a las calificaciones
Al consultor que quede en primer lugar se invitará a negociar el
contrato.
Elaboración y suscripción del Contrato.
La contratación no superará el equivalente señalado en el Plan de
Adquisiciones.
 ARCHIVOS DE LOS
PROCESOS DEL COMITÉ DE
ADQUISICIONES
 Cada Proceso llevado a cabo debe de
archivarse lo sgte:
 Términos de Referencia y/o requerimientos
 Invitaciones y/o Cotizaciones y/u Hojas de Vida
 Cuadro de Comparación de Precios, Formatos de
evaluación y Hojas de Vida
 Actas emitidas por el Comité Especial debidamente
suscritas
 Demás documentos empleados en el proceso, tales
como: Contratos, Ordenes de Compras o Servicios,
Facturas, etc.
 ASPECTOS A TENER EN
CUENTA
 Libro de Actas para el Comité Especial de Adquisiciones.
 Las adquisiciones o procesos que no se encuadren
dentro de los dispuesto, deberán ser consultadas a la
Unidad Descentralizada del PNIA.
 La EE realizará un inventario de todos los bienes y
equipos adquiridos con recursos del proyectos y
estableciendo un sistema de identificación (placas o
calcomanías).
 Mantener los archivos en orden y con la documentación
completa, a fin que el personal de PNIA pueda revisarla
y teniendo en cuenta que los mismos pueden ser objeto
de revisión especial por auditores y por representantes
de la Contraloría General de la República.