PROCEDIMIENTO DE

COMUNICACIÓN,
PARTICIPACIÓN Y
CONSULTA
 OBJETIVO
Crear y desarrollar canales de comunicación internos y
externos que permitan conocer la información que sea de
interés y apropiar la misión, políticas y procesos
organizacionales, fomentando una visión integral del trabajo
que promueva el compromiso activo, la participación y consulta
de las partes interesadas internas (trabajadores y contratistas)
y las partes interesadas externas, mediante la coordinación y
ejecución de actividades que aumenten la calidad, seguridad,
ambiente y productividad
 POLÍTICAS
- La responsabilidad por la aplicación de este procedimiento es de todos los niveles de la
organización, y el representante del sistema de seguridad, salud en el trabajo y ambiente.

- Al presentarse cambios a causa de proyectos, materiales o equipos que afecten el sistema de

gestión, se comunicara formalmente a los grupos de interés pertinentes, mediante los canales de
comunicación existentes en la organización, a través de los gerentes de línea como manejo
efectivo de la gestión del cambio.

- Como registro de las comunicaciones se utilizarán los formatos de FPSP-06-04 Capacitación

colectiva, FPDI-02-01 Acta de reunión, FPSSTA-06-01 charlas de seguridad y los correos
electrónicos
 DEFINICIONES
Comunicaciones internas: Mecanismo de intercambio de información entre los diferentes niveles y
funciones de la organización, para satisfacer necesidades específicas relacionadas con el sistema
de Gestión de Calidad y seguridad, salud en el trabajo y ambiente, temas operacionales y cumplir
metas organizacionales.

Comunicaciones externas: Mecanismo implementado para el intercambio de información entre las

partes interesadas internas y externas (clientes, proveedores, entidades oficiales y privadas,
comunidades, autoridades, etc), para satisfacer necesidades específicas relacionadas con el
sistema de gestión de calidad y de seguridad, salud en el trabajo y ambiente; y/o temas de
operaciones.

Grupos de interés/Partes interesadas: En Neumatica del Caribe son los accionistas, socios,
directivos, empleados directos y temporales, contratistas, proveedores, familias, autoridades y
comunidades pertenecientes a las zonas de influencia de la organización.
 TIPOS DE COMUNICACIÓN
1. COMUNICACIÓN INTERNA
Son las acciones informativas dirigidas a los empleados
referentes a actividades, objetivos y metas de la
organización. Las comunicaciones internas tienen el objetivo
de informar y concientizar a los empleados de la necesidad
de llevar a cabo las acciones propuestas para garantizar la
calidad de sus productos y servicios, la protección de la
salud, de los bienes y del medio ambiente
 TIPOS DE COMUNICACIÓN
1. COMUNICACIÓN EXTERNA

Es aquella que se mantiene entre NEUMÁTICA DEL CARIBE

S.A. y las partes interesadas externas. En general cualquier
persona, institución o colectivo que esté interesado en
cuestiones de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y
medioambientales de NEUMATICA DEL CARIBE S.A.
 ACTORES COMUNICACIÓN INTERNA
Directivos
Empleados
 ACTORES COMUNICACIÓN EXTERNA
Clientes.
Entes certificadores
Instituciones Educativas
Contratistas.
Entidades Gubernamentales.
Proveedores
Entidades del estado
ARL
EPS
Fondos de pensiones y cesantías
Comunidades
 TIPOS DE COMUNICADOS EXTERNOS
Denuncias
Quejas o reclamos
Derecho de petición
Requerimiento Legal
Consultas administrativas
Posibles no Conformidades del Sistema.
 RESPONSABILIDADES COMUNICACIÓN
- Comunicación Externa
Los responsables de comunicar la información externa
correspondiente al Sistema de Gestión de Calidad y al Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo y ambiente son el Jefe de
Calidad y el Jefe de Seguridad según corresponda.
- Comunicación interna
Las comunicaciones internas estarán a cargo de las personas
especificadas en el FPSSTA-06-02 PLAN DE COMUNICACIONES.
 PARTICIPACION Y CONSULTA

Proceso mediante el cual los trabajadores participan de las actividades por medio de diferentes
medios.
Responsable de la
Actividad Descripción Evidencia
comunicación
Los trabajadores participan a través de las siguientes
actividades: 1. Reporte de condiciones y actos
inseguros en el formato FPSST-17-01 Reporte de
incidente FPSSTA-03-01, el cual se entrega al área de
Salud Ocupacional. 2. Proponiendo acciones que FPSSTA-03-01 Reporte de Incidente
mejoren la seguridad y salud en el trabajo a través de FPSST-17-01 Reporte de condiciones
Participación de los sus representantes ante el COPASST el cual se reúne y actos inseguros
Trabajadores
trabajadores mensualmente. 3. Reporte de acciones de mejora en FPA-04-03 Solicitud de acciones
los procesos a través del formato FPAC-04-03 Solicitud Registros de comunicación,
de acciones correctivas, preventivas y de mejora. 4. participación y consulta
Durante las charlas se propician espacios de
participación del personal en donde expresan sus ideas
y comentarios acerca de los procesos, la seguridad y
las lecciones aprendidas a sus compañeros.
GRACIAS