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COORNACIÓN NACIONAL DE CALIDAD

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Sistema Integrado de Gestión y
Control de la Calidad y del
Medio Ambiente

Seminario Taller Auditores Internos

WILLIAM ESPINOSA SANTAMARIA

Coordinador Nacional del SIGCMA

Bogotá., D.C.
06/07/2018
EJRLB
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AGENDA:
1. Saludo de bienvenida
2. Presentación de los Auditores nuevos
3. Objetivo del Taller de Auditores
4. Revisión del Programa de Auditorias aprobado el 27/06/2018 por el
Comité Nacional del SIGCMA
5. Socialización del Procedimiento de Auditorias
6. Socialización de los instrumentos (formatos) de la Auditoria
7. Taller (realizar los Planes de Auditoria)
8. Socialización de uno de los casos (escogido al azar).
9. Pautas para la realización de la Auditoria Interna en concordancia
con la Norma NTC ISO 19011:2018 y los lineamentos internos.
10. Taller: Elaboración del Informe Final: verificado contra Plan de
Auditoria, Lista de Chequeo, NTC ISO 2015.
11. Varios
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Preparación de la Auditoría:

Actividades previas:
1.El Auditor solicita la comisión a su superior funcional con fundamento en
el Programa de Auditorias aprobado el 27/06/2018 y los considerandos del
acto administrativo son:

a) Que el Coordinador Nacional del SIGCMA presentó el Programa de Auditorias Internas de

Calidad 2018 al Comité Nacional del SIGCMA ,el cual fue aprobado conforme se evidencia en el
acta de N° 2 del 27/06/2018.
b) Que en el Programa de Auditorias se especifico el alcance y cobertura del mismo: Sedes,
Procesos y Procedimientos y requisitos de la NTC ISO 9001:2015 Y 14001:2015
c)Que se socializaron los nombres de los Auditores Internos que fueron escogidos para realizar
dicho proceso en virtud a que están certificados como Auditores HSQE 2015;
d)Que los profesionales fueron escogidos como Auditores Internos de Calidad y
comisionados a los Consejo y Direcciones Seccionales en las fechas asignadas.
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2. Revisa las Normas NTC ISO 9001:2015 ,NTC ISO 14001:15 ; NTC ISO 19011:2018
3. Revisa el Procedimiento de Auditorias Interna de Calidad;
4. Revisa los documentos de los procesos y procedimientos objeto de Auditoría.
5. El Auditor prepara los siguientes documentos en medio digital y/o físico para el
desarrollo de la Auditoria ( se recomienda que sea en formato digital para que lo vaya
diligenciando directamente);
5.1. Listado de Asistencia Institucional;
5.2. Lista de Chequeo para Auditorías Internas de Calidad;
5.3. Formato del Programa de Auditoría;
5.4. Formato del Plan de Auditoría;
5.5. Formato del Informe de Auditoria;
5.6. Formato de Evaluación Auditoría Interna de Calidad;
5.7. Informe de Auditoría Interna de Calidad 2017;
5.8. Informe de Auditoría Externa-ICONTEC 2017.

6. Con base en el Programa de Auditoría Interna de Calidad 2018, el Auditor

diligencia el Plan de Auditoría Interna de Calidad, teniendo especial cuidado de hacer
una planeación que se ajuste a la realidad del contexto que va a Auditar;
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N.B.:

a) Antes de elaborar el Plan de Auditorias, el Auditor Líder con el

EQUIPO DE AUDITORES, revisa los informes de Auditorias Interna y
Externa de la última auditoria realizada en el lugar donde la va a realizar
e identifica las No Conformidades/ Hallazgos y/u Observaciones y tiene
como objetivo inicial la verificación del cumplimiento y cierre de las No
Conformidades que se dejaron, ES DECIR VERIFICA EL CUMPLIMIENTO
DEL PLAN DE MEJORA.
b) El Auditor Involucra en el proceso como observadores a quienes
hayan realizado el Diplomado en HSEQ (2017) en la respectiva seccional
y deja constancia de ello en el informe.

7. Con base en el Programa de Auditoría Interna de Calidad 2018, el Auditor

diligencia el Plan de Auditoría Interna de Calidad, teniendo especial cuidado
de hacer una planeación que se ajuste a la realidad del contexto que va a
Auditar;
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8. Una vez diligenciados el Plan de Auditoría Interna de Calidad 2018, el

auditor lo remite vía correo electrónico (Institucional) al Líder de proceso a
auditar, por lo menos con cinco (5) días de antelación para que este lo revise y
devuelva debidamente aprobado (firmado) o en su defecto para que se hagan
las modificaciones propuestas, si lo considera pertinente.
9. Si se hicieron modificaciones vuelve y lo envía y solicita que se devuelva
debidamente aprobado (firmado) por quien va a ser auditado y/o Líder del
Sistema en el respectivo contexto.
10. Elabora una propuesta de Agenda para el desarrollo de la instalación del
proceso de Auditoria Interna y la consulta con el Líder del Sistema;
11. El Auditor se contacta telefónicamente con el Líder del Sistema para
coordinar los aspectos logísticos de la realización de la Auditoria dentro el
término establecido.
12. Tenga especial cuidado en revisar la Caracterización y Procedimiento de los
procesos que va a auditar, así como los respectivos formatos.
Recomendaciones :
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13. Tenga especial cuidado en revisar la información relacionada con el/

los procesos a auditar y determine si la información está actualizada; de
no ser así deje constancia de este hecho en el respectivo informe y tenga
especial cuidado de indagar las razones y consignarlas como
observaciones.

14. Tenga cuidado de tener una excelente presentación personal;

15. Para el día de la realización de la Auditoria tome las precauciones
necesarias para llegar ojala diez minutos antes de la Auditoria al lugar
donde se va a hacer la instalación de la misma;

16. Tenga cuidado de presentarse ante el Líder del Sistema de Gestión de

Calidad en el respectivo contexto (ser afable, cordial, inspirar confianza);

17. Una vez en el lugar, tenga cuidado de saludar a las Autoridades y

Lideres de Proceso.
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APERTURA DE LA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

1.Se desarrolla de acuerdo con la Agenda establecida previamente – siguiendo

el desarrollo de la misma;
2. El Auditor es el ultimo que habla en el evento de Instalación. Después de
saludar a las Autoridades y Lideres, debe especificar que:
a)El proceso de Auditorias Internas de Calidad 2018 se realiza con fundamento
en el proceso programado por la Coordinación Nacional del SIGCMA y
aprobado por el Comité Nacional de Calidad;
b)El Alcance de la Auditoria debe estar de acuerdo con el Programa y el Plan de
Auditorias previamente aprobado;
c)El Objetivo de la Auditoría: Determinar si el SIGCMA, se encuentra conforme
con las disposiciones programadas, con los requisito de las Normas NTC ISO
9001:2015 y NTC ISO 14001:2015; NTC ISO 19011:2018 y si se ha implementado
y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectivamente el mismo.
d)) La información del proceso es confidencial y se mantendrá el compromiso
de confidencialidad;
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DESARROLLO DE LA AUDITORÍA INTERNA-Recomendaciones:

1. Inicie la Auditoría conforme a lo Planeado, sea estricto en el

cumplimiento de los horarios y procesos planeados-recuerde que es
su imagen y su calidad de Auditor la que esta en juego; respete los
tiempos planeados y los tiempos de los demás;
2. En todos los procesos GENERE CONFIANZA : Recuerde que el
verdadero Auditor es el que sabe: ESCUCHAR, VERIFICAR
(Evidencias); CONSTRUYE (enseña con base en la norma) y
REGISTRA en el Informe dejando evidencia de todo lo que encuentra.
Sea preciso, claro y conciso.
Relacione cada documento de manera precisa ,evite la ambigüedad.
3. Realice las entrevistas pertinentes conforme al desarrollo de la
Auditoria de manera ordenada y lógica.
4. Familiarice al auditado ¿? ¿?
con la lista de chequeo ¿?
correspondiente.
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5. Solicite las evidencias pertinentes y regístrelas en su lista de chequeo

con absoluta precisión, dado que ésta le servirá de herramienta para la
elaboración del informe de Auditoría.
6. Realice el proceso de auditoria revisando de forma ordenada cada uno
de los numerales de las Normas Tecnicas de Calidad a evaluar y
solicite las evidencias;
7. Cuando deba registrar un hallazgo: NO CONFORMIDAD detalle el
numeral de la norma que se incumple y especifique las características
que fundamentan el hallazgo documentándolo sólidamentey
relacionando las evidencias respectivas.
8. Especifique las OPORTUNIDADES DE MEJORA y documéntelas.
9. Sea preciso en las OBSERVACIONES que realice.
10. Una vez haya terminado el proceso, elabore el Informe de Auditoria, con
¿? de la norma
fundamento en los numerales ¿? auditada¿? ; evite apreciaciones
personales y ambiguas, sea riguroso en la formulación de los hallazgos.
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CONFORMIDAD DEL SISTEMA DE

GESTIÓN : Cumplimiento de un requisito

Hallazgo de la Auditoría: Resultado de la evaluación de la evidencia

de la auditoría(3,3)recopilada frente a los criterios de auditoría(3,2)

Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o

cualquier otra información que es pertinente para los criterios de
¿?
auditoría(3,2) y que es verificable. ¿? ¿?
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NO CONFORMIDAD:
Incumplimiento de un requisito.

1. Descripción del Hallazgo : El auditor deberá tener claro cuál es el

requisito o criterio que no se está cumpliendo; éstos se encuentran en la
Norma Técnica de Calidad auditada, los procedimientos internos, la
legislación, acuerdos, requerimientos específicos del cliente, políticas de
trabajo, reglamentos, etc. No puede basar la No Conformidad en
suposiciones, corazonadas o criterios personales.
¿? ¿?
2. Evidencia: Es la prueba objetiva que sustenta la ¿?
descripción
anterior; exactitud donde se ha detectado la No Conformidad. Es
sólida y verificable.
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NO CONFORMIDAD:
Incumplimiento de un requisito.
Ejemplos 1 :
1. Descripción del Hallazgo: El informe de auditoría interna no suministra información
relacionada con la conformidad con los requisitos y la implementación eficaz del
sistema de gestión de calidad.
2. Evidencia: En el Informe de fecha XXXXXX se registra en el objetivo el determinar
si el sistema de gestión y control de la calidad y medio ambiente SIGCMA se
encuentra conforme con las disposiciones planificadas con los requisitos de las
normas NTC ISO 9001:2015 y en las conclusiones del numeral 3.4 del informe se
registra que el ,sistema se ha mantenido eficaz, eficiente y efectivo toda vez que el
mismo se encuentra ampliamente ¿?documentado ¿? ¿? y herramientas
con metodologías
que están siendo utilizadas y que muestran la dedicación por mantener la mejora
continua, el alto trabajo y compromiso por preservar el medio ambiente.
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NO CONFORMIDAD:
Incumplimiento de un requisito.
Ejemplo 2:
1. Descripción del hallazgo: La instrucción de ingeniería 10/009 requiere que
los paneles sean pintados dentro de una hora después de ser arenados .

2. Evidencia: Los registros examinados FO-45A de la pintura de los

paneles 968/A y 971/C en el área de pintura 3, correspondientes al 1er
turno del 18 de enero 2010, ¿? ¿? hasta 4 horas
no fueron pintados ¿? después de
haber sido arenadas; sin embargo, éstos paneles se muestran como
aprobados.
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NO CONFORMIDAD:
Incumplimiento de un requisito.
Ejemplo 3 :
1. Descripción del Hallazgo: No se puede garantizar que la organización
seleccione y administre las oportunidades de mejora e implemente las acciones
necesarias para cumplir con los requisitos especificados.

2. Evidencia:
1. No de evidencian registros de¿?
las acciones de mejora generados en los procesos.
¿? ¿? de revisión
2. No se presenta la información analizada como entrada en el informe
por la dirección.
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NO CONFORMIDAD:
Incumplimiento de un requisito.
Ejemplo 4.

1. Descripción del hallazgo: No se ha establecido el control aplicable sobre los

procesos externos relacionados con la programación de la producción, el control
sobre la utilización, el control sobre la utilización de los materiales entregados,
mantenimiento de equipos, acciones a tomar sobre los no conformes detectados,
análisis de datos, conservación de registros entre otros.

2. Evidencia: En el proyecto de desarrollo del fotocontrol (Diciembre 7 de 2003) no se

actualizó el plan de desarrollo a¿? ¿? el desarrollo
medida que evolucionó ¿? del mismo ni se
especifico en el plan las actividades de revisión, verificación, y validación en las
etapas apropiadas.
.
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CIERRE DE LA AUDITORIA
El Auditor:
1. Tenga a la mano el listado de asistencia para que se firme.
2. Socialice con total objetividad los resultados de la Auditoria, especificando cada
uno de los hallazgos debidamente documentados con base en los numerales de
la norma auditada y las evidencias registradas.
3. Evite la ambigüedad. Sea preciso en la formulación de los resultados de la
Auditoria.
4. Evite entrar en discusión con los Lideres de Proceso.
5. Formalice el informe con las firmas de los Lideres de los Procesos Auditados,
según se solicita en el respectivo instrumento.
6. Solicite a cada uno de los Lideres Auditados realizar la respectiva evaluación.
7. Ante duda razonable manifieste que los Auditados pueden recurrir por escrito
ante la Coordinación Nacional del SIGCMA para solicitar revisión del proceso. La
comunicación debe enviarse ¿?a los ocho (8)¿? días, una vez¿?realizado el cierre y la
comunicación debe ir sólidamente documentada.
8. El Coordinador Nacional del SIGCMA evaluará la solicitud y decidirá y
comunicará a las partes respecto a la solicitud.
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ENTREGA DE INFORMES DE LA AUDITORÍA REALIZADA

1. El informe de Auditoria debe entregarse a los ocho (8) días calendario

una vez haya culminado el proceso respectivo.
2. Revise el Informe de Auditoria y todos los documentos que soportan el
proceso, de tal forma que estén debidamente diligenciados y
formalizados.
3. El informe se debe entregar a la Coordinación Nacional del SIGCMA y
dejar copia en la respectiva sede auditada.
4. Remita en medio magnético al e-mail:
aula6_sigcma_lider@cendoj.ramajudicial.gov.co,el informe y todos los
documentos que soportan el mismo.

¿? ¿? ¿?
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ENTREGA DE INFORMES DE AUDITORIA

5. Los documentos que debe enviar debidamente diligenciados son los

siguientes:

5.1. Listados de Asistencia del proceso de instalación y cierre de la

Auditoría (2);
5.2. Lista de Chequeo para Auditorías Internas de Calidad;
5.3. Formato del Programa de Auditoría;
5.4. Formato del Plan de Auditoría
5.5. Formato (s) de Evaluación Auditoría Interna de Calidad;
5.6. Informe de Auditoría Interna de Calidad 2018, debidamente firmado por
Auditado y Auditor Interno.
5,7 Acta de Inicio y de Cierre de la Auditoría.
¿? ¿? ¿? formalizados:
NOTA: Todos los instrumentos deben venir debidamente
FIRMADOS.
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FORMALIZACIÒN DE LA COMISIÒN

Una vez terminado el proceso de Auditoría legalice la respectiva comisión,

para ello debe remitir a la Unidad Administrativa:

1. Cumplido de Comisión de la respectiva seccional;

2. Cumplido de Comisión de su Jefe Inmediato;
3. Boucher de los vuelos;
4. Informe de Comisión (El informe de Auditoría)
5. La información se envía a la Dirección Ejecutiva de Administración
Judicial.

¿? ¿? ¿?
GRACIAS