Programa Nacional de Informática

Microsoft Excel Profesional

Instructor: Ing. Martín Salcedo Quiñones
 Recuperar datos Externos de otras
Aplicaciones
• Objetivos:
– Recuperar Datos Externos
– Importar Datos de otras Aplicaciones
 Desde Access
• Podemos recuperar una tabla desde un archivo de Access
de forma rápida utilizando la Importación desde Access.
• Para importar una Tabla desde Access debemos ir a la cinta
Datos y elegir el botón Access.
 Desde Access
• Al hacer clic en el botón de Access se muestra una ventana
en donde debemos elegir la Base de Datos.
 Desde Access
• A continuación hay que indicar que formato y en que lugar
de la hoja se debe insertar los datos
 Desde Access
• Al hacer clic en Aceptar se mostrarán los datos en Excel.
 Desde un Archivo de Texto
• Podemos recuperar información de archivos de texto con
formato *.txt o *.csv
• Aquí tenemos dos ejemplos de archivos de texto.
 Desde un Archivo de Texto
• Para poder recuperar la información de un archivo de texto
debemos hacer clic en el botón
 Desde un Archivo de Texto
• Luego se mostrará está ventana en la cual seleccionaremos
el archivo de datos.
 Desde un Archivo de Texto
• En este punto vamos a elegir la Opción Delimitados ya que
los datos en los archivos de texto pueden estar delimitados
por Tabulaciones, comas, puntos y comas o cualquier otro
carácter, luego hacemos clic en siguiente.
 Desde un Archivo de Texto
• En esta ventana indicamos el tipo de delimitador en nuestro
caso la Tabulación.
 Desde un Archivo de Texto
• Aquí podremos seleccionar cada columna y establecer el
formato de los datos
 Desde un Archivo de Texto
• Luego de hacer clic en Finalizar, hay que indicar el formato y
en que lugar de la hoja se debe insertar los datos
 Desde un Archivo de Texto
• Los datos devueltos se mostrarán así:
 Microsoft Query
• Microsoft Query es un programa que permite incorporar
datos de orígenes externos a Microsoft Excel. Si utiliza
Query para recuperar datos de las bases de datos (base de
datos: colección de datos relacionados con un fin o tema
concreto. Dentro de una base de datos, la información sobre
una entidad en particular, como un empleado o un pedido,
se clasifica en categorías en tablas, registros y campos.) y
de los archivos corporativos, no es necesario que vuelva a
escribir en Excel los datos que desee analizar. También
puede actualizar los informes y resúmenes de Excel
automáticamente de la base de datos de origen inicial
siempre que la base de datos se actualice con información
nueva.
 Microsoft Query
• Es posible recuperar datos de varios tipos de bases de
datos, incluidos Microsoft Access, Dbase, Microsoft SQL
Server. También puede recuperar datos de las listas de
Excel y de archivos de texto.
 Utilizar Microsoft Query para
recuperar datos

• La incorporación de datos externos a Excel con Query es un

proceso de tres pasos:
– Primero se establece un origen de datos para conectar
con la base de datos.
– Después se utiliza el Asistente para consultas para
seleccionar los datos deseados.
– Finalmente se devuelven los datos a Excel donde se les
puede aplicar formato, resumirlos y crear informes con
ellos.
 Establecer el Origen de los datos
• Un origen de datos es el medio por el que Query y Excel se
conectan con una base de datos determinada y recuperan
datos.
• Para establecer origen de datos nos ubicamos en una
nueva hoja y en la cinta Datos – Otras Fuentes – Microsoft
Query
 Establecer el Origen de los datos
• Luego seleccionamos el origen de los datos a traer en
nuestro caso MS Access DataBase y luego hacemos clic en
Aceptar
 Establecer el Origen de los datos
• Al Aceptar se mostrará la siguiente ventana en donde
seleccionamos la unidad y/o Carpeta en donde se encuentra
la Base de Datos de Access

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 Creando la Consulta
• Luego se mostrará la ventana del Asistente para consulta en
donde

Seleccione los
campos que desea
incluir en su
consulta
 Creando la Consulta
• La consulta quedaría de esta manera
 Creando la Consulta
• En este paso podemos aplicar filtros para seleccionar los
registros que deseamos ver:
 Creando la Consulta
• Luego podemos ordenar por algún campo, en nuestro
ejemplo ordenaremos por el Apellidos.
 Devolver los datos a Excel
• Podemos ver ahora que en esta ventana nos permite enviar
los Datos a Excel o ir a la interface de Microsoft Query para
modificar la consulta
 Devolver los datos a Excel
• Si queremos devolver los datos a Excel haremos clic en
Finalizar con lo cual se mostrará la siguiente ventana en la
cual le indicaremos la ubicación y el formato de la tabla que
devolverá.
 Devolver los datos a Excel
• Los datos devueltos a Excel se muestran así
• Si hubiéramos elegido Ver datos o modificar datos en
Microsoft Query se mostraría la siguiente ventana.
 Ejercicios
• Utilizando Microsoft Query devuelva los siguientes datos a
Excel utilizando la Base de Datos el Roble.
1. Los Nombres, Apellidos, DNI y Departamento de los
empleados que no tienen hijos.
2. Los Códigos, Nombres, Apellidos y Fecha de Ingreso
de los empleados Solteros y que tengan Sueldos
superiores a 1500 nuevos soles.
3. Los Códigos, Nombres y Apellidos de los Empleados
que no tienen Teléfono.