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ADMINISTRACIN Y CONTROL DE UN ARCHIVO

Manejo de un archivo
Control de los documentos en un archivo
Se le llama Sistema de Cargo. El encargado del Archivo es el responsable del
control de los documentos y de su confidencialidad.
Sistema de cargo para archivos fsicos
Cuando se trata de documentos en papel, deber funcionar completamente el
sistema de cargo.
Sistema de transferencia
Consiste en pasar los documentos de un lugar a otro, siempre asequible
dependiendo de su uso. Existen dos formas de transferir
Perpetua o inmediata
Sistemtica o peridica.
Eliminacin de documentos
Conocer y saber qu tipos de documentos tenemos. Si son de contabilidad
guardarlos por 5 aos.
Materia pendiente
En toda oficina encontramos documentos que no se pueden tramitar, ya que,
estn pendientes de un estudio, opinin, decisin, etctera. Los documentos de
este tipo se guardan en una canasta que dice PENDIENTE. Existen diversas
formas para controlarlos
Oficina pequea
Al escribir el documento en computadora.
Al escribir el documento a mquina.
Al recibir correspondencia.
Oficina por departamentos
Cada Departamento controla su propio archivo.
Oficina con archivo centralizado
Todos los Departamentos envan sus documentos al Archivo Central.
El archivo fsico sigue existiendo.
Al dejar el computador.
Al imprimir un documento.
Al prestar un documento.
Pasos
Llenar una formula de solicitud y cuidar del documento.
Cuidar su regreso.
*Caso de prisa, llenar formulario y recoger la firma.
Tipos de documentos
Documentos vitales
Documentos importantes
Documentos tiles
Correspondencia normal

Correspondencia de rutina
Pasos previos a la eliminacin
Saber la frecuencia de la utilidad
Obtener por escrito la autorizacin
Eliminacin fsica.
Para decidir qu vamos a eliminar
Preparar lista
Un comit
Poltica de la empresa
Eliminacin fsica
Muy confidenciales
No confidenciales
Dependiendo de la organizacin de la oficina, as encontramos los archivos.
En un computador
Transferencia inmediata
Transferencia Sistemtica o Peridica
En un archivo fsico
Transferencia perpetua o inmediata
Transferencia Peridica o Sistemtica
Transferencia peridica o sistemtica
Activos
Semiactivos
Inactivos
Primera forma
Colocar una gua pendiente
Tener un juego de guas para los 31 das del mes
Elaborar una carpeta por cada mes
Segunda forma
Se destina una gaveta pendiente
Tener un juego de guas alfabticas
Tercer forma
Destinar una gaveta pendiente
Colocar juego de carpetas, una por da y una gua por mes