DESCRIPCION DE LOS MANUALES

ADMINISTRATIVOS: CLASIFICADOS
POR SU CONTENIDO, POR SU FUNCION
ESPECIFICA, GENERALES Y
ESPECIFICOS.
INTRODUCCIÓN
• DE MANERA INTRODUCTORIA EN ESTE TRABAJO HABLAREMOS ACERCA DE LOS
MANUALES ADMINISTRATIVOS, LOS TIPOS DE MANUALES, LAS NECESIDADES QUE
TIENEN LAS EMPRESAS DE TENER ESTOS MANUALES, EL PAPEL QUE CUMPLEN
DENTRO DE LAS MISMAS, ENTRE OTROS CONCEPTOS QUE SON VITALES PARA EL
ENTENDIMIENTO DE ESTE TEMA CON UNA BREVE DESCRIPCIÓN DE CADA UNA DE
ELLOS PARA COMPRENDERLOS MEJOR, DE IGUAL MANERA, PODRÁ ANALIZAR LAS
VENTAJAS E IMPORTANCIA QUE TIENE EL POSEER UN MANUAL ADMINISTRATIVO EN
UNA ORGANIZACIÓN, NO SIN ANTES CONOCER LAS ETAPAS QUE SE DEBEN DE SEGUIR
PARA SU ELABORACIÓN DE MANERA MINUCIOSA, LLEVÁNDOLO DE LA MANO EN EL
ENTENDIMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
CONCEPTO:
• SON DOCUMENTOS ESCRITOS QUE
CONCENTRAN EN FORMA SISTEMÁTICA UNA
SERIE DE ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS CON
EL FIN DE INFORMAR Y ORIENTAR LA CONDUCTA
DE LOS INTEGRANTES DE LA EMPRESA,
UNIFICANDO LOS CRITERIOS DE DESEMPEÑO Y
CURSOS DE ACCIÓN QUE DEBERÁN SEGUIRSE
PARA CUMPLIR CON LOS OBJETIVOS
TRAZADOS.
 OBJETIVOS Y BENEFICIOS
ENTRE LOS OBJETIVOS Y BENEFICIOS DE LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS DESTACAN:

• FIJAR LAS POLÍTICAS Y ESTABLECER LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE LA ORGANIZACIÓN.

• FACILITAR LA COMPRENSIÓN DE LOS OBJETIVOS, POLÍTICAS, ESTRUCTURAS Y FUNCIONES DE CADA ÁREA
INTEGRANTE DE LA ORGANIZACIÓN.
• DEFINIR LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE CADA UNIDAD ADMINISTRATIVA.
• PERMITIR EL AHORRO DE TIEMPOS Y ESFUERZOS DE LOS FUNCIONARIOS.
• EVITAR DESPERDICIOS DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES.
• REDUCIR LOS COSTOS COMO CONSECUENCIA DEL INCREMENTO DE LA EFICIENCIA EN GENERAL.
• CONSTITUIR UNA BASE PARA EL ANÁLISIS POSTERIOR DEL TRABAJO Y EL MEJORAMIENTO DE LOS
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.
• SERVIR DE BASE PARA EL ADIESTRAMIENTO Y CAPACITACIÓN DEL PERSONAL.
 LIMITANTES EN LA ELABORACIÓN
INDUDABLEMENTE LA ELABORACIÓN Y UTILIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS TAMBIÉN TIENE SUS
LIMITANTES LAS CUALES EN RELACIÓN SON:
• SU DISEÑO Y ACTUALIZACIÓN TIENE UN ALTO COSTO EN TÉRMINOS DE TIEMPO Y DINERO.
• EJERCEN UN EFECTO LIMITANTE DE LA INICIATIVA DEL PERSONAL DEBIDO A QUE EN ALGUNAS OCASIONES
SON EXCESIVAMENTE RÍGIDOS Y FORMALES.
• LOS OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS PUEDEN CAUSAR CONFUSIÓN POR SER MUY
AMPLIOS EN SU CONTENIDO
• ALGUNOS DE ELLOS SON DIFÍCILES DE INTERPRETAR Y COMPRENDER, LO CUAL PUEDE CAUSAR
CONFUSIONES DENTRO DEL PERSONAL AL MOMENTO DE REALIZAR SUS FUNCIONES
• RESISTENCIA DEL PERSONAL A UTILIZAR LOS MANUALES POR SER POCO ATRACTIVOS Y EN LA MAYORÍA
DE LOS CASOS VOLUMINOSOS EN CONTENIDO
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN

LOS CUALES PUEDEN INTEGRARSE DE LA SIGUIENTE FORMA:

1. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
2. INTERPRETACIÓN Y DISEÑO DE LA INFORMACIÓN
3. ELABORACIÓN DEL MANUAL
4. APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL
1. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN DEPENDERÁ DE LAS CONDICIONES

ESPECÍFICAS DEL MANUAL QUE SE QUIERA ELABORAR, POR LO QUE EN ESTA
ETAPA ES NECESARIO TENER PRESENTE EL OBJETIVO GENERAL Y LOS
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MANUAL, DEFINIR A QUIENES ESTARÁ DIRIGIDO,
LOS TÉRMINOS QUE SERÁN UTILIZADOS DENTRO DE ÉL Y TODOS AQUELLOS
ASPECTOS TÉCNICOS QUE SE ADECÚEN A LAS CARACTERÍSTICAS
PARTICULARES DEL DOCUMENTO.
2. INTERPRETACIÓN Y DISEÑO DE LA
INFORMACIÓN
LA ETAPA DE INTERPRETACIÓN Y DISEÑO DE LA INFORMACIÓN, NO ES MÁS QUE
DARLE FORMA A LA INFORMACIÓN RECOPILADA BAJO LINEAMIENTOS
TÉCNICOS Y EL CRITERIO DEL PERSONAL ENCARGADO DE ELABORARLOS.
ES EN ESTA ETAPA EN DONDE SE CONFRONTAN LOS RESULTADOS DE LA
INFORMACIÓN RECOPILADA VERBALMENTE CONTRA LA INFORMACIÓN QUE
PROVIENE DE LAS RESPUESTAS A LOS CUESTIONARIOS Y DE LO OBSERVADO
DURANTE LA PRIMERA ETAPA.
3. ELABORACIÓN DEL MANUAL
ES LA ETAPA MÁS SENCILLA PERO LABORIOSA DE LA METODOLOGÍA, SU
FINALIDAD ES LA CREACIÓN DEL DOCUMENTO FINAL BAJO LINEAMIENTOS
CLAROS Y HOMOGÉNEOS, UTILIZANDO PARA ELLO UN LENGUAJE SENCILLO
QUE LOGRE LA COMPRENSIÓN Y LA ADECUADA APLICACIÓN DE LOS USUARIOS
DIRECTOS DEL DOCUMENTO Y DE TODOS LOS NIVELES JERÁRQUICOS DE LA
ORGANIZACIÓN. DEBE EVITARSE EL USO DE TECNICISMOS EXAGERADOS A
MENOS DE QUE SE TRATE DE UN MANUAL ESPECÍFICO PARA UNA TAREA DE
TIPO TÉCNICO.
4. APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL
MANUAL

LA ETAPA DE APROBACIÓN DE LOS MANUALES INDEPENDIENTEMENTE A SU

OBJETIVO PARTICULAR ES DE SUMA IMPORTANCIA PARA LA ADECUADA
UTILIZACIÓN DE LOS MISMOS Y PARA EL FOMENTO DE DICHA CULTURA DENTRO
DE LA ORGANIZACIÓN EN GENERAL.
 VENTAJAS Y DESVENTAJAS
VENTAJAS:
1. LOGRA Y MANTIENE UN SÓLIDO PLAN DE ORGANIZACIÓN.
2. ASEGURA QUE TODOS LOS INTERESADOS TENGAN UNA ADECUADA COMPRENSIÓN
DEL PLAN
GENERAL Y DE SUS PROPIOS PAPELES Y RELACIONES PERTINENTES.
3. FACILITA EL ESTUDIO DE LOS PROBLEMAS DE ORGANIZACIÓN.
4. SISTEMATIZA LA INICIACIÓN, APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LAS MODIFICACIONES
NECESARIAS EN LA ORGANIZACIÓN.
5. SIRVE COMO UNA GUÍA EFICAZ PARA LA PREPARACIÓN, CLASIFICACIÓN Y
COMPENSACIÓN DEL PERSONAL CLAVE.
6. DETERMINA LA RESPONSABILIDAD DE CADA PUESTO Y SU RELACIÓN CON LOS
DEMÁS DE LA
ORGANIZACIÓN.
Desventajas:

1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar

un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un
manual y conservarlo al día.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las
operaciones.
5. El costo de producción y actualización puede ser alto.
6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
 CLASIFICACIÓN
EXISTEN DIVERSAS CLASIFICACIONES QUE PUEDEN RESUMIRSE DE LA SIGUIENTE MANERA:
POR SU CONTENIDO
SE REFIERE AL CONTENIDO DEL MANUAL PARA CUBRIR UNA VARIEDAD DE MATERIAS,
DENTRO DE ESTE TIPO TENEMOS LOS SIGUIENTES:
• MANUAL DE HISTORIA
• MANUAL DE ORGANIZACIÓN
• MANUAL DE POLÍTICAS
• MANUAL DE CONTENIDO MÚLTIPLE
 POR SU FUNCION ESPECIFICA

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar.

Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:

• Manual de producción
• Manual de compras
• Manual de ventas
• Manual de Finanzas
• Manual de contabilidad
• Manual de crédito y cobranzas
• Manual de personal
• Manual técnico
• Manual de adiestramiento o instructivo
 GENERAL

Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este

tenemos a los siguientes manuales:

• Manuales generales de organización

• Manual general de procedimientos
• Manual general de políticas
 ESPECIFICO

Se refiere a una parte de un área específica (personal). Y contiene la

definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una
organización. Dentro de esto tenemos los siguientes manuales:

• Manual especifico de reclutamiento y selección

• Manual especifico de auditoría interna
• Manual especifico de políticas de personal
• Manual especifico de procedimientos de tesorería
IMPORTANCIA

SON DOCUMENTOS ESCRITOS QUE CONCENTRAN EN FORMA SISTEMÁTICA UNA

SERIE DE ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS CON EL FIN DE INFORMAR Y
ORIENTAR LA CONDUCTA DE LOS INTEGRANTES DE LA EMPRESA, UNIFICANDO
LOS CRITERIOS DE DESEMPEÑO Y CURSOS DE ACCIÓN QUE DEBERÁN
SEGUIRSE PARA CUMPLIR CON LOS OBJETIVOS TRAZADOS.
CONCLUSIÓN
COMO ÚLTIMO PUNTO PODEMOS CONCLUIR QUE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS NOS
PROPORCIONAN ASPECTOS POSITIVOS POR EL HECHO DE CONTAR CON ELLOS, UN
GRAN PROBLEMA CON LAS PYMES ACTUALMENTE ES QUE NO SE ENFOCAN EN LA
CREACIÓN DE LOS MISMOS, DEJANDO PASAR DE ESTA MANERA, LAS MUCHAS
VENTAJAS Y BENEFICIOS QUE NOS BRINDAN AL TENERLOS EN UNA ORGANIZACIÓN.
NOS DAMOS CUENTA QUE DICHOS MANUALES TIENEN UNA GRAN IMPORTANCIA,
PORQUE SON INSTRUMENTOS ÚTILES EN LA CAPACITACIÓN DEL PERSONAL, ASEGURAN
CONTINUIDAD Y COHERENCIA EN LOS PROCEDIMIENTOS Y NORMAS A TRAVÉS DEL
TIEMPO Y POR LO TANTO, EVITAN CONFLICTOS ENTRE LOS DIVERSOS PUESTOS QUE
EXISTEN EN LA EMPRESA, YA QUE TODAS LAS RESPONSABILIDADES Y OBJETIVOS A
SEGUIR SE ENCUENTRAN DETERMINADOS POR ESCRITO, HACIENDO MÁS EFICIENTE AL
PERSONAL DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN.