ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Ing. ALBERTO NARVAEZ

 OBJETIVO GENERAL

Identificar cómo priorizar las actividades

designadas , con el fin de lograr una
adecuada motivación para desempeñar
actividades encaminadas al propio
desarrollo profesional y acádemico
CONTENIDO TEMÁTICO

1. LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

COMO PROCESO.

2. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.

3. HERRAMIENTAS DE GESTIÓN.

4. LOGÍSTICA.
 INTRODUCCIÓN
PARA MUCHOS EL TIEMPO, SE HA CONVERTIDO EN UN
ENEMIGO, UN ADVERSARIO PODEROSO QUE APARECE COMO
EL ORIGEN DE GRAN PARTE DE LOS PROBLEMAS A LOS QUE
DEBE HACERSE FRENTE.
ESTE MAL , SE MANIFIESTA COMO LA EXPERIENCIA DE ESTAR
AGOBIADOS Y CONFUNDIDOS POR LA DESPROPORCIÓN QUE
HAY ENTRE LAS MUCHAS TAREAS Y “POCO” EL TIEMPO PARA
REALIZARLAS.
 INTRODUCCIÓN
COMPROMISOS, PRISAS, INTERRUPCIONES,
MARCHAS Y DISTANCIAS QUE HAY QUE
RECORRER CON COTIDIANA FRUSTRACIÓN.
ESTO PUEDE PROVOCAR SENTIMIENTOS DE
IMPOTENCIA, ENOJO, ESTRÉS O INCLUSO, LA
INCAPACIDAD PARA DISFRUTAR Y RELAJARSE.
 ¿¿SOLUCIONES???

¿DALAY?

¿CONTAR CON UN HELICÓPTER

 ¿SOLUCIONES?
¿VIVIR EN UNA ISLA LEJANA?
 O BIEN QUIZÁS…
COMENZAR ADMINISTRANDO EL
TIEMPO
1. ADMINISTRACIÓN DEL
TIEMPO
ES EL ARTE DE HACER QUE ÉSTE
SIRVA PARA EL BENEFICIO DE LAS
PERSONAS Y DE LAS SOCIEDADES.
LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
IMPLICA ENTONCES, HABILIDADES
DE AUTO-GESTIÓN.
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO COMO
PROCESO

PLANEACIÓN: PERMITE ESTRUCTURAR, CON BASE

EN LOS OBJETIVOS Y/O METAS, LAS ACCIONES POR
REALIZAR PARA ALCANZARLOS.

ORGANIZACIÓN: PERMITE ESTABLECER LOS

RECURSOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS Y LAS
METAS .
 ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO COMO
PROCESO

EJECUCIÓN: PERMITE VALUAR LA FORMA

EN QUE SE ESTÁ HACIENDO USO DEL
TIEMPO ACTUALMENTE.

CONTROL: PERMITE COMPARAR LOS

RESULTADOS CONTRA LO PLANEADO Y
AJUSTAR O REORIENTAR LAS ACCIONES DE
ACUERDO CON LAS CONDICIONES Y
SITUACIONES EXISTENTES.
ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL
TIEMPO

EFICIENCIA: HACER MÁS EN MENOS TIEMPO.

CANTIDAD Y VELOCIDAD IGUAL A MEJOR.
KRONOS: TIEMPO CRONOLÓGICO, LINEAL Y
SECUENCIAL.
MÉTODO: CÓMO HACER LAS COSAS.

Tradicional
ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL
TIEMPO

EFECTIVIDAD: CAPACIDAD Y HABILIDAD PARA

LOGRAR OBJETIVOS.
KAIROS: TIEMPO APROPIADO O DE CALIDAD. ES
DECIR EL VALOR QUE SE OBTIENE DE ÉL, NO LA
CANTIDAD DE TIEMPO KRONOS INVERTIDO.
MÉTODO: INNOVACIÓN, VISIÓN.

Contemporáneo
 TIEMPO
UN DIA TIENE 24 HORAS.
UNA SEMANA 168 HORAS.
UN MES TIENE 672 HORAS……

• ENTONCES PORQUÉ SI TODOS

TENEMOS LA MISMA CANTIDAD DE
HORAS, NO A TODOS NOS “RINDE”
IGUAL???
DESPERDICIADORES DEL TIEMPO
LLUVIA DE IDEAS

¿CUÁLES SON TUS

DESPERDICIADORES DE
TIEMPO?
 CAUSAS DE
DESPERDICIADORES
•FALTA DE PLANEACIÓN.

•ASUSENCIA DE PRIORIDADES (A,B,C)

•HIPERDEDICACIÓN.

•VISITANTES/TELÉFONO.

•REUNIONES INNECESARIAS.
SUGERENCIAS PARA DISMINUIR LOS
DESPERDICIADORES DEL TIEMPO

•APRENDE A DECIR NO.

•DISEÑA UNA ESTRATEGIA PARA LAS
INTERRUPCIONES.
•PLANTEA METAS ALCANZABLES Y
MONITOREA SU AVANCE.
•MANTÉN EL ORDEN Y LA LIMPIEZA EN TU
ÁREA DE TRABAJO.
2. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

•Conjunto de principios o
aspectos esenciales que
determinan el reparto del
trabajo a realizar por un grupo
de personas, que
conjuntamente tienen asignadas
determinadas funciones que
deben realizar en un lugar de
trabajo.
 MODELO TRADICIONAL

• Existe una escasa o nula división del trabajo.

• La cualificación se adquiere trabajando.

• En este tipo de modelo no existe la

jerarquización.

• Se trabaja para obtener productos individuales.

• El producto tiene un alto costo de producción.

 MODELO TAYLORIANO

• Separación tajante entre planeación y

división del trabajo (diferencia entre trabajo
manual e intelectual).
• Se simplifican las tareas y se normaliza el
trabajo (crea puestos individuales).
• El trabajador recibe órdenes de distintas
personas.
• Controla al trabajador y lo que realiza, recibe
órdenes de un “capataz”.
• Establece medidas individuales para la
productividad de los empleados.
 MODELO NEOCLÁSICO

• Mayor automatización de los procesos

productivos.

• Menor utilización de la mano de obra en

trabajos de producción.

• Mayor cantidad de miembros, por el

crecimiento de las organizaciones.

• Mayor cantidad de objetivos por alcanzar en

cada organización, derivado de su
crecimiento horizontal.
 MODELO CONTEMPORÁNEO

• Existe la participación de los trabajadores

en decisiones relativas a la organización del
trabajo y de la producción.
• Los trabajadores poseen todo un cúmulo de
experiencia y de conocimientos, que no
debe desaprovecharse.
• El trabajador debe participar en el análisis
de los problemas y de sus posibles
soluciones.
¿Y EN TU ORGANIZACIÓN CUÁL
ES EL MODELO QUE SE UTILIZA?
 3. GESTIÓN
• Del latín gestio, el concepto de gestión hace
referencia a la acción y al efecto de administrar.

• Gestionar es realizar diligencias conducentes al

logro de los objetivos de un negocio, por lo tanto
implica dirigir, ordenar, disponer u organizar.

•El término gestión, también refiere al conjunto de

trámites que se llevan a cabo para resolver un
asunto o concretar un proyecto.
HERRAMIENTAS UTILIZADAS EN LA
GESTIÓN

•Planeación de actividades.
•Administración de la agenda.
•Plan de acción.

•HABILIDADES UTILIZADAS EN LA GESTIÓN

•Comunicación organizacional.
•Inteligencia emocional.
•Integración de equipos de trabajo.
 LO URGENTE

• Lo Urgente está dado por las tareas y actividades

que exigen de nosotros una atención inmediata.
Podemos definir la atención de lo Urgente como
toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra
capacidad de respuesta actual a los desafíos que se
nos presentan. Esta capacidad se expresa a través
de la generación de resultados cotidianos de una
organización.
 LO IMPORTANTE

• Lo Importante, refiere a las actividades que se

ocupan de atender lo que le da sentido a la
existencia de una organización: Lo que constituye
la razón de ser o Misión. Al igual que en nuestro
plano personal, la definición de lo que resulta
Importante para una organización, es lo que nos
permite trascender nuestra realidad actual
proyectándonos hacia el futuro.
 URGENTE
Aquí es donde
administramos, producimos y
recurrimos a nuestra
IMPORTANTE experiencia y juicio para
responder a necesidades
críticas y retos que se nos
presentan.
La connotación de urgencia
crea la ilusión de la
NO importancia. Pero en realidad
las actividades que
IMPORTANTE componen este cuadrante, si
tienen algo de importante,
son importantes para otros.
NO URGENTE
Es precisamente donde usted
planifica, prepara, evita las
crisis, clarifica sus valores,
construye relaciones, se
cuida de sí mismo mediante
ejercicio, educación,
descanso, etc
Por supuesto, no deberíamos
estar aquí, y la mayoría de los
profesionales tienen poco
tiempo para dedicar a este
cuadrante . Sin embargo, con
frecuencia sucumbimos a
estas actividades sin
pararnos a pensar cual es su
verdadero valor.
 PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES

•Realizar una lista de tareas por realizar. En

aquellas actividades complejas, dividirlas en
tareas mas pequeñas.
•Clasificarlas según la prioridad o importancia.
•Planificar el tiempo que requieres para cada
una, considerando siempre un margen.
 PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES

•Identificar la hora del día en la que más produce y

haga las labores más importantes.
•Dejar para el final las labores más sencillas.
•No dejar todo para último momento, porque retrasa
lo programado.
•Conocer el propio ritmo biológico y laboral.
 ESTABLECER PRIORIDADES
• Establecer prioridades: elaborar lista de cosas por hacer y
determinarlas por orden de importancia. Usa el método ABC.
• Prioridad “A”= DEBE HACERSE: Estas son las actividades
decisivas. Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a
órdenes de importancia, tiempo límite significativo,
oportunidades de éxito o desarrollo.
• Prioridad “B”= “DEBERÍA HACERSE”. Estas son actividades de
valor medio, pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no
son esenciales o no requieren de un tiempo límite.
• Prioridad “C”= AGRADABLE DE HACER”: Comprende las
actividades interesantes o divertidas, podrían eliminarse,
posponerse o realizarse en periodos de poca presión.
• Dependiendo de la fecha en que elabores tu lista, tus A, B y C
pueden ser flexibles. Las prioridades cambian con el tiempo.
Las “B” de hoy pueden convertirse en las “A” de mañana, al
acercarse alguna fecha importante, asimismo, las “A” de hoy
pueden ser las “C”de mañana si las circunstancias cambian… .
 ADMINISTRACIÓN DE LA AGENDA

• La palabra agenda es originalmente una palabra

plural, un término latino para denotar las “acciones
a ser acometidas”. Lo que hoy se conoce por una
agenda es: una lista de actividades cronológicas
diarias a realizar.
 CRITERIOS PARA ESTABLECER
PRIORIDADES

• Juicio: Tú debes establecer el mejor momento para lo que tiene que hacer tu
jefe o tú mismo, …
haz un juicio certero.

• Relatividad: Al comparar las tareas o actividades debería quedar bien claro que
algunas tienen una prioridad más alta que otras. Siempre debes guiarte con la
pregunta “¿cuál es la mejor forma de utilizar el tiempo en este momento?

• Tiempo: Establecer un límite de tiempo es una forma de determinar prioridades.

Precisa el tiempo para cada una de las actividades que se tienen que realizar,
en el caso de tu jefe, primero consúltalo con el.
 PLAN DE ACCIÓN
• Una hoja de Milestone expone la
relación entre los pasos a seguir
en un proyecto. Para hacer una,
enumera las actividades que
necesitas para terminar un
proyecto y calcula el tiempo que
requiera cada una.
• Después, enuméralas
verticalmente en el lado izquierdo
de la página y pon las fechas en
forma horizontal, a lo largo del final
de la misma. Dibuja una línea
horizontal para cada actividad,
empezando a la altura del día en
que comienzas y finalizando el día
en que debes terminar de hacer
dicha actividad. Una vez terminada
la gráfica, podrás observar el curso
de cada acción y su secuencia
(incluyendo las que se estén
realizando al mismo tiempo)… .
 4. LOGÍSTICA

•El término "logística" (del inglés: Logistics)

ha sido tomado del ámbito militar para ser
utilizado en el mundo empresarial como el
término que, en un sentido general, se refiere
al posible flujo de los recursos que una
empresa va a necesitar para la realización de
sus actividades; y al conjunto de operaciones
y tareas relacionadas con el envío de
productos al punto de consumo o de uso.
 LOGÍSTICA APLICADA A LAS
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

•PREPARACIÓN DE REUNIONES Y/O

JUNTAS.

•ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.
PREPARACIÓN DE REUNIONES Y/O
JUNTAS
•ELEMENTOS:
•Tema.
•Asistentes.
•Entorno o ambiente físico.
 PREPARACIÓN DE REUNIONES Y/O
JUNTAS
•ANTES DE LA REUNIÓN:
•Tema y objetivo.
•Asistentes: número, internos o externos a la
organización, convocatoria o invitación, confirmación
(asegurarse de contar con toda la información para su
localización).
•Horario y duración de la reunión.
•Lugar de la reunión o junta.
•Disposición física del lugar. En la cabecera deberá
estar ubicado el responsable de la reunión.
•Recursos que se utilizará para la reunión o junta
(equipo audiovisual, coffee break, carpetas con
información, fotocopias, internet, sonido).
•Diseño o en su caso revisión de la orden del día.
PREPARACIÓN DE REUNIONES Y/O
JUNTAS
•DURANTE LA REUNIÓN:
•Atender cualquier requerimiento.
•Entrega de material a los asistentes.
•Tomar nota de la minuta de la reunión.
PREPARACIÓN DE REUNIONES Y/O
JUNTAS

•DESPUES DE LA REUNIÓN:
•Solicitud de acuerdos.
•Agendar fecha próxima reunión.
•Verificar si es necesario enviar información adicional
o la minuta a los asistentes.
•Realización de minuta y entrega al jefe.
ORGANIZACIÓN DE UN
EVENTO

ENTRADA PROCESO SALIDA

 TIPO DE EVENTOS

• CONGRESO, SEMINARIO, CONFERENCIA.

• CONVENCIÓN.
• CEREMONIAS.
• CELEBRACIONES.
 ORGANIZACIÓN DE UN
EVENTO
Gestión de los recursos
necesarios.

Recursos materiales: lugar,

mobiliario, materiales
didácticos.
Recursos financieros:
presupuesto, cotizaciones,
costos, viáticos.
Recursos humanos:
invitados, proveedores,
expositores, staff.