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CONTENIDO
1. El liderazgo en la calidad del servicio
2. Punto de vista del consumidor en calidad del servicio
3. Causas potenciales de deficiencias en la calidad de
los servicios
4. Deficiencia 1: No saber que esperan los usuarios
5. Deficiencia 2: Normas de calidad equivocadas
6. Deficiencia 3: Fallas en la realización del servicio
7. Deficiencia 4: Discrepancia entre lo prometido y lo
entregado
8. Iniciando el viaje hacia la calidad del servicio
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 1. EL LIDERAZGO EN EL SERVICIO
SIGNIFICA BENEFICIOS
 Visión del servicio

 Altos estándares de calidad

 Pequeños detalles y acciones

 Liderazgo sobre el terreno

 Integridad
La calidad crea verdaderos clientes
La calidad produce eficacia

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 2. EL PUNTO DE VISTA DEL
CONSUMIDOR SOBRE LA CALIDAD DE
LOS SERVICIOS

 Características de los servicios

 Son intangibles, prestaciones y experiencias
 Son heterogéneos, varían de una persona a otra
 Su producción y prestación son inseparables

 Calidad en el Servicio es la amplitud de la discrepancia o

diferencia que existe entre las expectativas o deseos de los
clientes y sus percepciones.

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 2. EL PUNTO DE VISTA DEL
CONSUMIDOR SOBRE LA CALIDAD DE
LOS SERVICIOS
 Factores que influyen en las expectativas

 Recomendaciones boca a boca

 Necesidades personales de los clientes

 Extensión de las experiencias anteriores

 La comunicación externa, publicidad

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 Evaluación de la calidad del servicio por el cliente

Comunicación Necesidades Comunicacio

Criterios sobre la Experiencia
boca a boca personales nes externas
calidad en el
servicio:

Elementos
tangibles

Fiabilidad

Capacidad de
respuesta Servicio
esperado
Profesionalidad

Cortesía Calidad
percibida en el
Credibilidad servicio

Seguridad

Accesibilidad Servicio
percibido
Comunicación

Comprensión del
cliente
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 Definiciones

Elementos Apariencia de las instalaciones físicas,

tangibles equipos, personal y materiales de
comunicación
Fiabilidad Habilidad para realizar el servicio
prometido de forma fiable y cuidadosa

Capacidad de Disposición y voluntad para ayudar a

respuesta los usuarios y proporcionar un servicio
rápido
Seguridad Conocimientos y atención mostrados
por los empleados y sus habilidades
para inspirar credibilidad y confianza

Empatía Atención personalizada que ofrecen

las empresas a sus consumidores o
clientes 7
 3. CAUSAS POTENCIALES DE
DEFICIENCIAS EN LA CALIDAD DE LOS
SERVICIOS

Deficiencia 1. discrepancia entre las expectativas de los

usuarios y la percepción de los directivos
Deficiencia 2. discrepancia entre las percepciones de los
directivos y las especificaciones o normas de calidad
Deficiencia 3. discrepancia entre las especificaciones de
calidad del servicio y la prestación del servicio
Deficiencia 4. discrepancia entre la prestación del
servicio y la comunicación externa
Deficiencia 5. discrepancia percibida por los clientes en
la calidad de los servicios.

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Discrepancia entre expectativas usuario y servicio percibido
Usuario

Comunicación Necesidades
Experiencias
boca a boca personales

Expectativas de
servicio

Deficiencia 5

Servicio
percibido

Proveedor Comunicaciones
externas a los
usuarios 9
Discrepancia entre lo que esperan los usuarios y lo que
Perciben los directivos respecto a esas expectativas

Experiencias de los usuarios

(servicio esperado)

Deficiencia 1

Percepción de los directivos

respecto a las expectativas
de los usuarios

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 Discrepancia entre las especificaciones de la calidad del servicio
y las percepciones de los directivos respecto a las expectativas
de los usuarios

Especificaciones de la
calidad del servicio

Deficiencia 2

Percepciones de los
directivos respecto a las
expectativas de los usuarios
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 Diferencia entre las especificaciones de la calidad
del servicio y la prestación del servicio

Especificaciones de la
calidad del servicio

Deficiencia 3

Prestación del servicio

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 Discrepancias entre la prestación del servicio y el contenido de la
comunicación externa a clientes sobre las características de la prestación

Prestación del servicio

Deficiencia 4

Comunicación externa a los

clientes

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 Modelo conceptual de la calidad del servicio
CLIENTE

Necesidades Comunicación
Experiencia
personales boca a boca

Servicio
esperado

Deficiencia 5

Servicio
percibido

Comunicación
PROVEEDOR Prestación del
externa a los
servicio
clientes

Deficiencia 4
Deficiencia 3

Especs. De la
calidad del
servicio

Deficiencia2

Percepciones de los
directivos sobre las
expectativas de los
clientes 14
 Modelo para la medición y mejora de la calidad del servicio
CLIENTE
¿Perciben los consumidores Continuar
que las ofertas igualan o controlando las
sobrepasan sus expectivas? expectativas y
percepciones
de los usuarios

NO
¿Se tiene un conocimiento de
Corríjalo
lo que esperan los clientes?

SI

¿Existen normas estándar NO

para satisfacer las
Corríjalo
necesidades de los
usuarios?
SI

NO
¿Sus ofertas igualan o Corríjalo
sobrepasan esas normas?

Si

NO
¿Es precisa la información que
comunica a sus clientes sobre Corríjalo
sus ofertas?

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 4. DEFICIENCIA 1. NO SABER LO
QUE ESPERAN LOS USUARIOS
 Para suministrar servicios que los usuarios perciban
como excelentes es necesario que la empresa
conozca lo que los usuarios esperan

 Puede significar la incapacidad de la empresa para

sobrevivir

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 Factores causales de la deficiencia 1

Experiencias de los usuarios

(servicio esperado)

FACTORES CAUSALES CLAVE

1. Inexistencia de cultura hacia la
investigación de mercado
- Insuficiente investigación de
mercado
- Uso inadecuado de los resultados
de las investigaciones
Deficiencia 1 - Falta de interacción entre directivos
y usuarios

2. Inadecuada comunicación
ascendente

3. Excesivos niveles jerárquicos de

mando

Percepción de los directivos

respecto a las expectativas
de los usuarios

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 ¿Cómo acabar con la
deficiencia 1?
 Investigar las expectativas de los usuarios
 Atención de reclamaciones
 Deseos de los clientes en otros sectores similares

 Investigación con clientes intermediarios

 Estudios con clientes clave

 Paneles de clientes o grupos de enfoque

 Encuestas individuales

 Estudios grupales de clientes

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 ¿Cómo acabar con la
deficiencia 1?
 Uso inadecuado de los resultados de la investigación
de mercado
 Buzón de sugerencias
 Información telefónica sobre la satisfacción de los clientes
 Encuestas a los usuarios en las instalaciones y a la salida

 Falta de interacción entre los niveles directivos y los

clientes
 Incrementar la interacción entre directivos y clientes
 Insuficiente comunicación entre el personal de
contacto y los directivos
 Desayunos con empleados, inspección personal de los
servicios
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 ¿Cómo acabar con la
deficiencia 1?
 Exceso de niveles jerárquicos entre la
dirección y el personal de contacto

 Eliminar niveles innecesarios

 Centrar a los directivos hacia los clientes y los

competidores

 Promover el empowerment con el personal

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5. DEFICIENCIA 2. ESTABLECIMIENTO DE
NORMAS DE CALIDAD EQUIVOCADAS

 Muchos ejecutivos no pueden o no desean cambiar

los sistemas que se aplican para la prestación del
servicio con el fin de mejorar las percepciones de los
clientes, ya que implica que se varíen los procesos
que se utilizan para realizar el trabajo (equipos,
tecnologías, personal) y sus paradigmas

21
 Factores causales de la deficiencia 2
Percepción de la dirección
respecto a las expectativas
de los usuarios

FACTORES CAUSALES CLAVE

1. Deficiencias en el compromiso que

asume la dirección con la calidad del
Deficiencia 2 servicio

2. Percepción de inviabilidad

3. Errores en el establecimiento de las

normas o estándares para la
ejecución de las tareas

4. Ausencia de objetivos

Especificaciones de la
calidad en el servicio
22
 ¿Cómo acabar con
la deficiencia 2?
 Comprometerse con la calidad

 ¿Qué es un cliente?
 Un cliente es la persona más importante de la empresa…en
persona o a distancia. Un cliente no depende de
nosotros…nosotros dependemos de él. Un cliente no
interrumpe nuestro trabajo. No le hacemos un favor
sirviéndole…él nos lo hace cuando nos da la oportunidad de
servirle. Un cliente no es alguien con quien se discute o
pelea. Nadie le ha ganado una discusión a un cliente. Un
cliente es una persona que nos trae sus deseos. Nuestro
trabajo consiste en satisfacerlos con beneficios para él y
para nosotros.

23
 ¿Cómo acabar con
la deficiencia 2?
 Lograr el compromiso de los niveles medios de la
administración
 Establecer incentivos al desempeño y logros
 Capacitar y formar al personal de gerencia media

 Percepción de inviabilidad
 Crear alternativas y posibilidades - Innovar, SI SE PUEDE

 Errores en el establecimiento de normas o estándares

para la ejecución de las tareas
 Convertir las tareas de servicios en actividades estándar

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 ¿Cómo acabar con
la deficiencia 2?
 Utilizar tecnología “hard”
 Liberar al personal de las tareas repetitivas (control
automático de manejo de equipajes) para que se dedique a
las tareas más complejas

 Bases de datos informáticas

 Automatización de tareas

 Sistemas de entrega (recepción centralizada de pedidos en

Pizzas)

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 ¿Cómo acabar con
la deficiencia 2?
 Utilizar tecnología “Soft”
 Modificar procedimientos de trabajo

 Normalizar algunos aspectos del servicio (rutinas de

limpieza)

 Subdividir las operaciones en elementos más pequeños,

estandarizando su ejecución (Huéspedes de honor)

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 ¿Cómo acabar con
la deficiencia 2?
 Establecer objetivos para la calidad en el servicio
 Los objetivos deben ser concebidos para satisfacer a los
clientes
 Deben ser específicos (tiempo para contestar llamadas)
 Deben ser aceptados por los empleados
 Cubren los criterios que usan los clientes para evaluar el
servicio
 Se deben medir y comparar con sistemas adecuados (los
empleados hace lo que la dirección inspecciona no lo que la
dirección espera)
 Deben ser desafíos reales

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 6. DEFICIENCIA 3.
DEFICIENCIAS EN LA REALIZACIÓN DEL
SERVICIO

 Los empleados no tienen la capacidad, habilidades

y/o disposición para que la prestación del servicio
alcance los niveles de calidad deseados

 Las variaciones en la calidad del servicio son más

frecuentes en los servicios que requieren una labor
humana intensa, que donde hay máquinas
 Por ejemplo cajeros manuales y automáticos

 Los empleados son promovidos a posiciones

directivas sin estar preparados para ello

28
Factores causales clave de la Deficiencia 3
Especificaciones de la
calidad en el servicio

FACTORES CAUSALES CLAVE

1. Ambigüedad de las funciones

2. Conflictos funcionales

3. Desajuste entre los empleados y

sus funciones

4. Desajuste entre la tecnlogía y sus

funciones

5. Sistema inadecuado de supervisión

y control

6. Falta de control percibido

7. Falta de sentido de trabajo en

equipo

Prestación del servicio

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 ¿Cómo reducir
la deficiencia 3?
 Proporcionar información clara de descripción de
puestos
 Los empleados requieren saber que funciones deben realizar

 Los empleados desean saber si su actuación está dentro de

las normas de la organización

 Los empleados necesitan sentirse confiados y capacitados en

sus puestos de trabajo, tanto en aspectos técnicos como en
aspectos de relaciones humanas

 Proporcionar información a los empleados sobre los clientes

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 ¿Cómo reducir
la deficiencia 3?
 Eliminar los conflictos interfuncionales
 Establecer normas en función de expectativas de los clientes

 Involucrar a los empleados en los cambios

 Evaluaciones de desempeño en base a la medición de

satisfacción del cliente

 Administración del tiempo

 Varias las tareas y descansos para evitar sobrecarga de

trabajo con los empleados

31
 ¿Cómo reducir
la deficiencia 3?
 Desajuste entre los empleados y sus funciones
 Los empleados de contacto directo con el cliente tienden a
estar en los niveles bajos (por ejemplo, agentes de renta de
autos, operadores de teléfonos, técnicos reparadores, etc.),
es posible que carezcan del lenguaje, de las habilidades para
las relaciones interpersonales o de otras técnicas que
necesitan para servir con eficacia a los clientes.

 La opinión entre los empleados “disgustados” es que “se

obtiene según lo que se paga”, y la empresa no paga mucho

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 ¿Cómo reducir
la deficiencia 3?
 Mejorar el ajuste entre los empleados, tecnología y
funciones
 Emplear a la mejor gente, darles la mejor formación y la
mejor compensación posibles, y ellos devolverán a la
empresa altos niveles de eficiencia y de servicios, que se
traduce en beneficios.

 Personas, servicio y beneficios, en ese orden

 Algunos mecanismos son “becas para estudiar”, “salarios

altos”, “acciones”, “pago en base a conocimientos y cursos”,
etc.

33
 ¿Cómo reducir
la deficiencia 3?
 Sistemas inadecuados de supervisión y control
 Medir y compensar la ejecución del servicio (cliente
misterioso, encuestas, etc.)

 Sistemas de recompensas adecuados

 Falta de control percibido

 Se puede actuar con flexibilidad ante situaciones
problemáticas a pesar de haber normas
 Dar empowerment a los empleados que tienen contacto
directo con el cliente

34
 ¿Cómo reducir
la deficiencia 3?
 Desarrollar el trabajo en equipo

 Orientar a los clientes externos

 Claridad de roles de los clientes (Mc Donald’s limpieza de
mesas por clientes)

 ¿Los clientes tienen las habilidades para actuar como se

espera de ellos?

 ¿La compensación a los clientes por su actuación

colaborativa es la adecuada?

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7. DEFICIENCIA 4: DISCREPANCIA ENTRE
LO QUE SE PROMETE Y LO QUE SE
REALIZA
 Promesas publicitarias poco realistas
 Si la publicidad, las ventas personales, o cualquier otra
comunicación externa, establecen expectativas no realistas
entre los clientes, la realidad de la prestación decepcionará.

 Los clientes no siempre están conscientes de lo que se hace

“detrás del escenario” para servirles bien

 La ausencia de información sobre los esfuerzos que se están

haciendo para mejorar el servicio, pueden afectar
poderosamente la percepción que tienen los clientes sobre la
calidad del servicio

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 Factores causales clave de la deficiencia 4

Entrega del servicio

FACTORES CAUSALES CLAVE

1. Deficiencias en la comunicación
Horizontal:

- Entre publicidad y operaciones

- Entre ventas y operaciones

Deficiencia 4
- Entre recursos humanos,
mercadotecnia y operación

1.1 Diferencias en la política y

procedimientos que se siguen en las
diferentes sucursales y/o
departamentos

2. Tendencia a prometer en exceso

Comunicación externa
a la clientela 37
 ¿Cómo reducir
la deficiencia 4?
 Deficiencias en la comunicación horizontal
 Mejorar comunicación entre vendedores y prestadores del
servicio
 Tratar a los empleados como clientes, apoyando con
formación, motivación, compensación y reconocimientos,
esto tiene un impacto poderoso en la calidad del servicio

 Abrir canales de comunicación entre publicidad y

operaciones
 Publicidad presentando a empleados reales haciendo su
trabajo o explicando su servicio como “modelos” para los
demás empleados.
 Los empleados deben conocer con anticipación las
campañas publicitarias para estar preparado a apoyarlas 38
 ¿Cómo reducir
la deficiencia 4?
 Abrir canales de comunicación entre ventas y
operaciones
 Encuentros anuales, retiros de trabajo, equipos de trabajo,
donde interactúen los empleados de estas áreas

 Abrir canales de comunicación entre recursos

humanos, ventas y operaciones
 Proporcionar formación, métodos de motivación y selección
coherentes con los objetivos de calidad de servicio de la
empresa. Poner facilitador que como vínculo entre recursos
humanos y operaciones

39
 ¿Cómo reducir
la deficiencia 4?
 Diferencias en las políticas y procedimientos que se
siguen en las diferentes sucursales o departamentos
 Asegurar de prestar servicios que sean coherentes en todas
las sucursales y departamentos

 Establecer normas o metas de calidad del servicio que sean

visibles para los clientes, pero que permitan que los distintos
establecimientos utilizar sus propios procedimientos para
alcanzar estas metas

 Tendencia a prometer en exceso

 Realizar actividades de comunicación sobre la calidad del
servicio que sean apropiadas y efectivas 40
 8. INICIANDO EL VIAJE HACIA LA
CALIDAD DEL SERVICIO

 Las empresas fracasan en sus intentos por mejorar el

servicio debido a que los altos directivos, los gerentes
medios y los empleados de primera línea y
proveedores del servicio, carecen de la voluntad, los
conocimientos y/o las habilidades necesarias para
cumplir con su responsabilidad

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 Matriz de voluntad para servir
Sin voluntad Voluntad
Para servir Para servir

Capacidad para
servir Tres Uno

Sin capacidad Cuatro Dos

Para servir

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 Responsabilidades
de la dirección
 Comunicar una fuerte visión a toda la empresa
 Ser consistentes en exigir normas altas de servicio
interno y externo

 Afrontar eficazmente a los que se oponen a la actitud

de servicio

 Proporcionar los recursos y herramientas a los

empleados para que hagan bien sus trabajos
 Reconocer y recompensar las actuaciones ejemplares

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 Pasos para lograr el desarrollo de la
calidad en el servicio
Mejora continua
Poner a las personas correctas en la
dirección
Establecer símbolos para la calidad en el
servicio

Desarrollar el factor libertad

Organizar el cambio

Basar las decisiones en hechos

Prepararse para trabajar duro 44