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Auditorías de Sistemas
de Gestión de Calidad
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Auditoría - Definiciones
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Auditoría
Proceso sistemático, independiente y
documentado, para obtener y evaluarse y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en que se cumplen los
criterios de auditoría
ISO 19011
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ISO 19011
ISO 19011 (requisitos para la realización de las auditorías
de Sistemas de gestión) contiene:
– Actividades de Auditoría
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Principios de la Auditoría
• Conducta ética
• Presentación confiable
• Independencia
• Evidencia
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Tipos de Auditoría
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Planificación de Auditoría
Planificación de auditoria:
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Gestión del Programa de Auditoría
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Gestión del Programa de Auditorias
Autoridad para el programa
Definir el programa
- Objetivos / extensión
- procedimientos Planear
- recursos
- responsabilidades
Implementar programa
- Lista de auditores Competencia
mejorar el - Desarrollo plan de auditoria de auditores
Actuar programa - Evaluación de auditores Hacer
- Selección equipo de auditoría
- Dirección de actividades Actividades
de auditoría de auditoría
- Registros
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Ejemplo de un Programa de Auditorias
CLAVE DE AUDITORIA PLAN DE AUDITORIA
Auditoria programada
Auditoria completa y satisfactoria
Auditoria completa e insatisfactoria
Seguimiento de acción correctiva de auditoría
de fecha
Auditoría de seguimiento de acción correctiva
terminada y satisfactoria
Proceso/Procedimiento/ ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEPT OCT NOV DIC
Departamento
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Funciones y Responsabilidades del Equipo Auditor
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Realización de la Auditoría
Preparación de la auditoría in situ (debido a que se debe tener
una aproximación al lugar / procesos) (Fase 1). Entre Fase 1 y
Fase 2, el tiempo no debe exceder los 6 meses.
• Contacto inicial con el auditado.
• Revisión documental.
• El plan de auditoría (itinerario).
• Auditoría basada en procesos.
• Documentos de trabajo.
• Lista de verificación de auditoría.
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¿Cómo conducir una auditoría eficaz basada en procesos?
Revisión con el Revisión de registros
responsable de la Revisión de procesos
de procesos clave
Dirección
Revisión documentos
Plan de auditorías
Elaborar check list
Realización de auditoría
Identificar mejoras
Informe de auditoría y
SACs
Reunión de cierre
Presentar hallazgos
Seguimiento y cierre
de la auditoría
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Contacto inicial con el auditado
Para:
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Visita Pre-Auditoría (Fase 1)
Para:
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Revisión documental
Documentos y Registros:
o Instrucciones necesarias,
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Plan de Auditoría
Debe proporcionar la información necesaria al
equipo auditor, el auditado y al cliente de la
auditoría. Debe permitir la calendarización y la
coordinación de las actividades de auditoría.
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Mapeo de Proceso
Nivel 1
Nivel 3
Los procesos pueden ser mapeados partiendo cada proceso en sus partes
constitutivas (subprocesos) para incrementar el nivel de detalles.
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Analizando el proceso /
Cuestiones clave a considerar
Recursos
¿con qué?
Controles Análisis
¿cómo? ¿qué resultados?
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Preparando para la auditoría –
construyendo un diagrama
Recursos - ¿con quién?
Recursos - ¿con qué? Competencia, habilidades, formación
- Dueño de proceso
- Materiales
- Líderes de equipo, operadores
- Equipo
- Roles & responsabilidades
- Útiles
- Descripción de puesto
- Mantenimiento
- Competencia y habilidades
- Instrumentos de medida
- Formación in situ y registros
- Calibración
- Cursos de formación y registros
- Mejora de trabajo
- Valoraciones de funcionamiento
- Comunicaciones
¿Entradas? ¿Salidas?
- Requisitos de Dirección Proceso - Entregables al cliente
- Requisitos de clientes Objetivos de procesos - Producto especificado,
- Requisitos legales Pasos de las actividades conocimiento del servicio
- Materiales o servicios de los Diagramas de flujo - Materiales desechables
proveedores - Entradas de otros procesos.
- Salidas de otros procesos
Controles - ¿cómo?
Procesos de ayuda y procedimientos Análisis - ¿qué resultados?
- Procedimiento, instrucciones de trabajo Indicadores de funcionamiento
- Plan de control - Objetivos conseguidos
- Métodos de prueba, métodos de calibración - Cliente satisfecho
- Control de proceso estadístico - Entregado a tiempo
- Planes de acción - Cumplimiento de presupuesto
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Check List de Auditoría
Considerar:
• Procedimientos relevantes,
• Documentos en uso,
• Registros,
• Requisitos legales.
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Actividades de auditoria
• Definir objetivos, alcance y criterio
Inicio de la • Determinar viabilidad de la auditoría
• Nombrar líder del equipo
auditoria • Establecer equipo de auditoría
• Establecer contacto inicial con el auditado
Verificación
Evidencia
de auditoría
Evaluación contra
criterios de auditoría
Hallazgos
de auditoría
Revisión
Conclusiones
de auditoría
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Evidencia de Auditoría
Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra
información que son pertinentes para los criterios
de auditoría y que son verificables.
ISO 19011
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La información relevante para la
Auditoría se obtiene de:
Personas
Procesos
Equipos / herramientas /
materiales
Documentos
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Hallazgos de la Auditoría
Los hallazgos de auditoría serán:
Identificados
Documentados
Registrados
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Realización de la Auditoría
Tomar notas:
Cómo?
Qué?
Dónde?
Cuándo?
Quién?
Por qué?
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Control de la Auditoria
No debe:
“Ahogarse” en un tema.
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Control de la Auditoria
Debe:
Estar preparado
Ser puntual
Insistir que la persona entrevistada
contesten por ellos mismos
Hablar lo menos posible
Evitar malentendidos
Hacer preguntas claras y concisas
Ser educado y tranquilo
Felicitar.
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Estar preparado para:
Auditados agresivos
Auditados tímidos
Personas ausentes
Documentos extraviados
Muestras preparadas con anticipación
(elíjalas usted)
Casos especiales
Asuntos locales y costumbre culturales
Chantajes emocionales
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Revisión de la Auditoría
Hallazgos de Auditoría
Declaración de Hallazgos
Oportunidades de Mejora
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Hallazgos de la Auditoría
Un hallazgo de Auditoría puede ser una:
No Conformidad
Oportunidad de Mejora
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No Conformidad
No Conformidad es el incumplimiento de un requisito.
No requisito = no no conformidad
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Declaración de Hallazgos
Incluye:
Descripción de la no conformidad
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Clasificación de SAC”s
Mayor
Menor
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Ciclo típico de Acción Correctiva
Auditor escribe NC clasificada y
Auditor
declaración de expedida
identifica NC
hallazgo
El Dpto. investiga
NC cerrada
y cuantifica
Revisar / evaluar
riesgos
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Oportunidades de Mejora
Puntos fuertes que pueden beneficiar a otras
áreas de la organización.
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Informe de Auditoría y Seguimiento
Presentación de hallazgos
Informe de la auditoría
Cierre de la auditoría
Acción Correctiva
Seguimiento y cierre.
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Reunión de Cierre
Explicar todos los hallazgos y evidencias de forma
cuidadosa y precisa;
si es necesario;
al hallazgo.
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Acción Correctiva
“Acción tomada para eliminar las causas de una
conformidad detectada, situación indeseable para
prevenir su recurrencia”
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Mejora Continua
La revisión por la Dirección debe considerar:
incidentes;
Oportunidades de mejora.
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Gestión de la Calidad Total
Auditorías de Sistemas
de Gestión de Calidad
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