ADMINISTRANDO EL TIEMPO

1. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

ES EL ARTE DE HACER QUE ÉSTE SIRVA PARA
EL BENEFICIO DE LAS PERSONAS Y DE LAS
SOCIEDADES.
LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO IMPLICA
ENTONCES, HABILIDADES DE AUTO-
GESTIÓN.
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO COMO
PROCESO
PLANEACIÓN: PERMITE ESTRUCTURAR,
CON BASE EN LOS OBJETIVOS Y/O METAS,
LAS ACCIONES POR REALIZAR PARA
ALCANZARLOS.

ORGANIZACIÓN: PERMITE ESTABLECER

LOS RECURSOS PARA LOGRAR LOS
OBJETIVOS Y LAS METAS .
 ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO COMO
PROCESO
EJECUCIÓN: PERMITE VALUAR LA FORMA EN QUE SE ESTÁ
HACIENDO USO DEL TIEMPO ACTUALMENTE.

CONTROL: PERMITE COMPARAR LOS RESULTADOS

CONTRA LO PLANEADO Y AJUSTAR O REORIENTAR LAS
ACCIONES DE ACUERDO CON LAS CONDICIONES Y
SITUACIONES EXISTENTES.
ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL
TIEMPO

EFICIENCIA: HACER MÁS EN MENOS TIEMPO.

CANTIDAD Y VELOCIDAD IGUAL A MEJOR.
KRONOS: IEMPO CRONOLÓGICO, LINEAL Y
SECUENCIAL.
MÉTODO: CÓMO HACER LAS COSAS.

Tradicional
ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL
TIEMPO

EFECTIVIDAD: CAPACIDAD Y HABILIDAD PARA LOGRAR

OBJETIVOS.
KAIROS: TIEMPO APROPIADO O DE CALIDAD. ES DECIR
EL VALOR QUE SE OBTIENE DE ÉL, NO LA CANTIDAD DE
TIEMPO KRONOS INVERTIDO.
MÉTODO: INNOVACIÓN, VISIÓN.

Contemporáneo
 TIEMPO
UN DIA TIENE 24 HORAS……….
UNA SEMANA 168 HORAS……..
UN MES TIENE 672 HORAS……

• ENTONCES PORQUÉ SI TODOS TENEMOS

LA MISMA CANTIDAD DE HORAS, NO A
TODOS NOS “RINDE” IGUAL
 ¿CUÁLES SON LOS
DESPERDICIADORES DE
TIEMPO?
 CAUSAS DE DESPERDICIADORES
 FALTA DE PLANEACIÓN.

 ASUSENCIA DE PRIORIDADES (A,B,C)

 HIPERDEDICACIÓN.

 VISITANTES/TELÉFONO.

 REUNIONES INNECESARIAS.
SUGERENCIAS PARA DISMINUIR LOS
DESPERDICIADORES DEL TIEMPO

•APRENDE A DECIR NO.

•DISEÑA UNA ESTRATEGIA PARA LAS
INTERRUPCIONES.
•PLANTEA METAS ALCANZABLES Y MONITOREA SU
AVANCE.
•MANTÉN EL ORDEN Y LA LIMPIEZA EN TU ÁREA DE
TRABAJO.
2. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

•Conjunto de principios o
aspectos esenciales que
determinan el reparto
del trabajo a realizar por
un grupo de personas,
que conjuntamente
tienen asignadas
determinadas funciones
que deben realizar en un
lugar de trabajo.
 MODELO TRADICIONAL
• Existe una escasa o nula división del trabajo.

• La cualificación se adquiere trabajando.

• En este tipo de modelo no existe la jerarquización.

• Se trabaja para obtener productos individuales.

• El producto tiene un alto costo de producción.

 MODELO TAYLORIANO
• Separación tajante entre planeación y división del trabajo
(diferencia entre trabajo manual e intelectual).
• Se simplifican las tareas y se normaliza el trabajo (crea
puestos individuales).
• El trabajador recibe órdenes de distintas personas.
• Controla al trabajador y lo que realiza, recibe órdenes de
un “capataz”.
• Establece medidas individuales para la productividad de
los empleados.
 MODELO NEOCLÁSICO
• Mayor automatización de los procesos productivos.

• Menor utilización de la mano de obra en trabajos de

producción.

• Mayor cantidad de miembros, por el crecimiento de las

organizaciones.

• Mayor cantidad de objetivos por alcanzar en cada

organización, derivado de su crecimiento horizontal.
 MODELO CONTEMPORÁNEO
• Existe la participación de los trabajadores en
decisiones relativas a la organización del trabajo y de
la producción.

• Los trabajadores poseen todo un cúmulo de

experiencia y de conocimientos, que no debe
desaprovecharse.

• El trabajador debe participar en el análisis de los

problemas y de sus posibles soluciones.
 LO URGENTE

• Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que

exigen de nosotros una atención inmediata.

• Podemos definir la atención de lo Urgente como toda

tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad
de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan.

• Esta capacidad se expresa a través de la generación de

resultados cotidianos de una organización.
 LO IMPORTANTE
• Lo Importante, refiere a las actividades que se ocupan
de atender lo que le da sentido a la existencia de una
organización:

• Lo que constituye la razón de ser o Misión. Al igual que

en nuestro plano personal, la definición de lo que
resulta Importante para una organización, es lo que nos
permite trascender nuestra realidad actual
proyectándonos hacia el futuro.
 URGENTE NO URGENTE

Aquí es donde Es precisamente donde

administramos, usted planifica, prepara,
IMPORTANTE producimos y recurrimos a evita las crisis, clarifica sus
nuestra experiencia y juicio valores, construye
para responder a relaciones, se cuida de sí
necesidades críticas y mismo mediante ejercicio,
retos que se nos
presentan. educación, descanso, etc

Por supuesto, no
deberíamos estar aquí, y la
La connotación de
mayoría de los
NO urgencia crea la ilusión de
profesionales tienen poco
la importancia. Pero en
tiempo para dedicar a este
IMPORTANTE realidad las actividades
que componen este
cuadrante . Sin embargo,
con frecuencia
cuadrante, si tienen algo de
sucumbimos a estas
importante, son
actividades sin pararnos a
importantes para otros.
pensar cual es su
verdadero valor.
 PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES

•Realizar una lista de tareas por realizar.

•En aquellas actividades complejas, dividirlas en tareas

mas pequeñas.

•Clasificarlas según la prioridad o importancia.

•Planificar el tiempo que requieres para cada una

considerando siempre un margen.
 PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES

•Identificar la hora del día en la que más produce y

haga las labores más importantes.

•Dejar para el final las labores más sencillas.

•No dejar todo para último momento, porque

retrasa lo programado.

•Conocer el propio ritmo biológico y laboral.

 ESTABLECER PRIORIDADES
• Establecer prioridades: elaborar lista de cosas por hacer y
determinarlas por orden de importancia. Usa el método
ABC.

• Prioridad “A”= DEBE HACERSE: Estas son las

actividades decisivas. Algunas de ellas entrarán en esta
categoría debido a órdenes de importancia, tiempo límite
significativo, oportunidades de éxito o desarrollo.

• Prioridad “B”= “DEBERÍA HACERSE”. Estas son

actividades de valor medio, pueden contribuir a mejorar el
desempeño pero no son esenciales o no requieren de un
tiempo límite.
• …
.
• Prioridad “C”= AGRADABLE DE HACER”:
Comprende las actividades interesantes o
divertidas, podrían eliminarse, posponerse o
realizarse en periodos de poca presión.

• Dependiendo de la fecha en que elabores tu

lista, tus A, B y C pueden ser flexibles.

• Las prioridades cambian con el tiempo. Las “

B”
de hoy pueden convertirse en las “A” de
mañana, al acercarse alguna fecha
importante, asimismo, las “A”de hoy pueden
ser las “C” de mañana si las circunstancias
cambian
ADMINISTRACIÓN DE LA AGENDA
• La palabra agenda es originalmente una palabra
plural, un término latino para denotar las
“acciones a ser acometidas”.

• Lo que hoy se conoce por una agenda es: una

lista de actividades cronológicas diarias a
realizar.
 CRITERIOS PARA ESTABLECER
PRIORIDADES
• Juicio: Tú debes establecer el mejor momento para lo que
tiene que hacer tu jefe o tú mismo, …
haz un juicio certero.

• Relatividad: Al comparar las tareas o actividades debería

quedar bien claro que algunas tienen una prioridad más alta
que otras. Siempre debes guiarte con la pregunta “¿cuál es la
mejor forma de utilizar el tiempo en este momento?

• Tiempo: Establecer un límite de tiempo es una forma de

determinar prioridades. Precisa el tiempo para cada una de
las actividades que se tienen que realizar, en el caso de tu
jefe, primero consúltalo con el.
LOGÍSTICA APLICADA A LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS

•PREPARACIÓN DE REUNIONES Y/O

JUNTAS.

•ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.
PREPARACIÓN DE REUNIONES Y/O
JUNTAS
ELEMENTOS:

•Tema.
•Asistentes.
•Entorno o ambiente físico.
PREPARACIÓN DE REUNIONES Y/O JUNTAS

•ANTES DE LA REUNIÓN:
•Tema y objetivo.
•Asistentes: número, internos o externos a la
organización, convocatoria o invitación,
confirmación (asegurarse de contar con toda la
información para su localización).
•Horario y duración de la reunión.
•Lugar de la reunión o junta.
•Disposición física del lugar. Recursos que se
utilizará para la reunión o junta (equipo
audiovisual, coffee break, carpetas con
información, fotocopias, internet, sonido).
 PREPARACIÓN DE REUNIONES Y/O
JUNTAS
DURANTE LA REUNIÓN:
•Atender cualquier requerimiento.
•Entrega de material a los asistentes.
•Tomar nota de la minuta de la reunión.
PREPARACIÓN DE REUNIONES Y/O JUNTAS

•DESPUES DE LA REUNIÓN:
•Solicitud de acuerdos.
•Agendar fecha próxima reunión.
•Verificar si es necesario enviar información adicional
o la minuta a los asistentes.
•Realización de minuta y entrega al jefe.