REQUERIMIENTOS Y

CONSIDERACIONES
ESPECIALES
Al diseñar oficinas se deben recordar los puntos
siguientes:

1. La privacidad: es requerida por algunos empleados de oficina. Los problemas con

el personal deben tratarse en privado. Muchos asuntos financieros son confidenciales. La
planeación corporativa considera muchas alternativas que nunca llegan a ocurrir, por lo
que se necesita privacidad para evitar rumores dañinos.

2. El almacenamiento: en el punto de uso es un principio de distribución

que requiere que los suministros se guarden cerca del punto donde se utilizan. Los
suministros de oficina varían de un departamento a otro. Los suministros de ingeniería
no son los mismos que los de contabilidad; los formatos de personal no se parecen a los
de compras. Por tanto, cada oficina de un departamento específico necesita un cuarto
de suministros o un área controlada. En las oficinas pequeñas, se usaría una gaveta de
escritorio, pero en las instalaciones grandes, se necesitan áreas grandes controladas para
manejar dichos implementos de valor.
3. Es frecuente que las oficinas en las plantas de manufactura tengan un segundo piso.
Es común que se construya una oficina dentro de la planta. Los techos de una planta de
manufactura con frecuencia tienen 20 pies (6.82 metros), o más, de altura, por lo que si
se usara sólo un piso se desperdiciaría el cubo del edificio. Una buena utilización de éste
sería construir un segundo piso. Las funciones del departamento que se ubique en el
segundo nivel no deben requerir la presencia de visitantes del exterior o mucho recorrido
durante el día. Los departamentos de personal, compras y ventas tienen muchos visitantes,
por lo que se encontrarían a nivel del piso. Los de ingeniería, contabilidad, investigación
de mercados y captura de datos u órdenes (telefónicas) no tienen tantos visitantes,
así que podrían ubicarse en el segundo piso.

4. ¿Centralizada o descentralizada? ¿Dónde colocar las oficinas? La mejor respuesta es

donde se necesite. Por lo general, la pregunta es ¿una oficina grande al frente del edificio
(centralizada), o varias pequeñas distribuidas por la planta? Las ventajas de una oficina
centralizada son las siguientes:

a. Área única de construcción de oficinas, inclusive aire acondicionado y otras instalaciones

en común, así como una pared que aísla.

b. La conveniencia de tener a todo el personal de oficinas en una sola área.

c. Es conveniente para los visitantes del exterior, que no distraen la producción.

d. Archivos y equipos en común.

Las desventajas de una oficina centralizada son que no es conveniente para ciertas
operaciones de algunos departamentos, tales como recepción, envíos, mantenimiento,
almacenes, bodegas y producción, todos los cuales tienen relaciones importantes con las
oficinas.

5. La flexibilidad: de la oficina es una consideración importante desde las etapas más

tempranas de la construcción. Al construir una oficina debe tomarse en cuenta, de
inmediato, su expansión. Cimientos y columnas para un segundo piso serán mucho más
baratos si se instalan desde el principio. Si se tienen que romper pisos y paredes con el fin de
construir un segundo piso, la oficina nunca se expandirá hacia arriba. Las paredes también
deben ser flexibles; la mayoría de las oficinas crecerá algún día. Por esta razón, son
mejores (más flexibles) los canceles y los paneles que las paredes. También es importante
la flexibilidad de las instalaciones. Se usan varios métodos para darles flexibilidad.
a. Los pisos Q semejan lámina corrugada que se pone en el piso antes de que se haga
el colado del concreto para el piso de la oficina. El piso Q permite el paso de las líneas
eléctricas, de computación y telefónicas, así como otras parecidas, a cada cuatro pies,
hasta cubrir la longitud total de la oficina. Si un escritorio se moviera, las conexiones
anteriores se retirarían y se haría otras nuevas.

b. Los plafones para el techo y los paneles huecos alientan la conservación de los
alambres y los cables de las instalaciones ocultos en lo alto del techo. Se bajan en
cualquier sitio.

6. Las salas de juntas se usan para brindar privacidad en las áreas de oficinas abiertas.
La privacidad es necesaria para los supervisores que llevan a cabo sesiones disciplinarias, o
para los vendedores con sus clientes. La cuestión importante es que se disponga de
privacidad en las distribuciones de oficinas abiertas. Las salas de consejo son espacios para
juntas especiales en los que se reúne el consejo de directores de una corporación pública y,
por tanto, debe situarse fuera para que haya privacidad y reducción del ruido.
7. Las bibliotecas: son áreas de necesidades especiales en las que se guardan los libros y
las revistas de referencia. Ésta es una idea para reducir costos. En lugar de que se compren
libros para los individuos, que los ponen en sus libreros, la biblioteca los adquiere
y los conserva en un área central conveniente.

8. Un área de recepción: es el centro de los visitantes. La puerta principal de la compañía

es el lugar por donde entran los visitantes. Una recepcionista les dará la bienvenida y
les preguntará cómo los puede ayudar. Mientras la recepcionista busca asistencia en otros
lados, los huéspedes necesitan un lugar donde esperar. Esta área debe ser cómoda y
atractiva para crear una opinión favorable sobre la empresa. La mejor forma de causar
una buena impresión es no hacer esperar a los visitantes. Pero los visitantes que no tienen
cita quizá necesitan esperar, por lo que dicha área debe equiparse con sillas, escritorio,
teléfono, revistas, e información sobre la empresa. Las muestras son medios excelentes por
los cuales se presentan los productos nuevos o existentes a los visitantes, y se permite que
éstos visualicen la forma en que se usarían.
9. Los sistemas telefónicos: son cada vez más automáticos, pero siempre se necesita cierta
atención personal. Si el volumen de las llamadas que llegan no es demasiado grande, la
recepcionista manejará el teléfono y el área de recepción. El equipo telefónico requiere
espacio. El tablero central y el conmutador tal vez sean lo suficientemente grandes como
para tener su cuarto propio, pero bien pueden ser remotos y ocultos a la vista.

10. Las copiadoras y las máquinas de fax: son elementos principales del equipo.
Éste necesita material especial, instrucciones de operación y un ambiente limpio. Como
cualquier otro elemento del equipo, se necesita una distribución de la estación de
manufactura. Las copiadoras pequeñas son parte de una oficina pequeña, pero los centros
de reproducción grandes constituyen departamentos por sí mismos. También requieren
áreas de almacenamiento, zonas de trabajos en proceso y lugares para almacenar el
trabajo terminado.

11. Tratamos con palabras mayores con el correo que llega o es enviado. El de una
empresa llega a una sala de correo y se ordena. Después, se distribuye o lo recogen los
empleados. El que se envía requerirá estampillas, pesarlo, a veces, doblar las inserciones,
meter a los sobres y cerrarlos. Éstos se llaman correos en masa. Se dispone de equipo
especial para hacerlo en forma automática, por lo que la distribución de la sala del correo
también necesitará distribución del equipo.
12. Las compañías crean y reciben muchas clases de documentos. Los ordenamientos
legales obligan a las empresas a conservarlos durante varios años, lo cual crea la
necesidad de áreas para guardar archivos. Asimismo, muchas personas requieren planos,
procesamiento de información, órdenes de compra, y otras cosas parecidas. El archivo
central reduce la necesidad de sacar muchas copias. Las computadoras y las
microfilmadoras reducen los requerimientos de espacio y la configuración de las zonas de
archivo, sin embargo, éstas aún son necesarias.

13. Un grupo de procesamiento de textos: consiste en trabajadores de oficina o secretarias

en un área central que recibe trabajo de muchas fuentes. Ésta es una alternativa a los
trabajadores privados y, en general, es un uso más eficiente de las personas.

14. Los pasillos: son grandes consumidores de espacio. En las oficinas abiertas, los más
pequeños son de 3 a 5 pies, y los más grandes de 6 a 8. El tránsito durante las horas pico
determinará sus dimensiones.
15. Cada día más equipo y sistemas son controlados por computadora.
Las supercomputadoras y las unidades centrales de procesamiento se mantienen en salas
especiales con temperatura y humedad controladas. También es importante la seguridad de
las computadoras.

16. Otras áreas y consideraciones que se debe tener en mente son:

a) iluminación
b) bóvedas de seguridad
c) estandarización
d) expansión.