RETROALIMENTACION

EN EL MANEJO DE LOS
REGISTROS Y SU LUGAR
DE ALMACENAMIENTO
 REGISTROS

Los registros deben establecerse y

mantenerse para proporcionar
evidencia de la conformidad con los
requisitos así como de la operación
eficaz del sistema de gestión de la
calidad. Los registros deben
permanecer legibles, fácilmente
identificables y recuperables.
 Comfamiliar Risaralda, cuenta con
registros que ayudan a dirigir, gestionar,
seguir, y medir el desempeño de los
procesos que rigen el funcionamiento de
la entidad.
Por ello se genera la necesidad y el deber
de tener un procedimiento que regule el
control de los registros que permitan la
identificación, el almacenamiento, la
protección, la recuperación, el tiempo de
retención y la disposición de los
registros.
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
FORMATO
REGISTRO
 ARCHIVADOR 1
GAVETA 1 y 2
• RETIRO DE TRABAJADORES

GAVETA 3
• AUTORIZACIONES CAMBIO DE TITULAR
• VISITAS TRABAJO SOCIAL

GAVETA 4
• PAGOS MANUALES CUOTA MONETARIA
 ARCHIVADOR 2
GAVETA 1 •OFICIOS ENVIADOS A EMPRESAS MOROSAS A
TRAVES DE MINPROTECCION
•APROBACION PARA DESAFILIACION DE
EMPRESAS •OFICIOS MASIVOS ENVIADOS A EMPRESAS POR
DIVERSOS ASUNTOS
•APROBACION PARA EXPULSION DE EMPRESAS
•PEDIDO DE CAFETERIA Y ASEO
•AUTORIZACIONES DE PAGO A EMPRESAS
•PEDIDO DE PAPELERIA Y ACTIVOS
•AUTORIZACIONES DE PAGO ESAP – INST.
TECNICOS •REPORTE Y SOLICITUD DE SERVICIOS
PERSONAL INTERNO Y EXTERNO
•AUTORIACIONES DE PAGO SENA – ICBF
•CASOS ESPECIALES DE TRABAJADORES Y
EMPRESAS
•CIRCULARES Y CONVOCATORIAS GAVETA 2
•CORRECCIONES Y DEVOLUCIONES DE APORTES •SOLICITUD DE AFILIACION DE EMPRESAS
•CORRESPONDENCIA DEVUELTA
•EVALUACION MEDICA PARA DISCAPACIDAD
•NOVEDADES DE PERSONAL GAVETA 3
•OFICIOS ENVIADOS A EMPRESAS MOROSAS •ARCHIVO AÑO ANTERIOR
 ARCHIVADOR 3
GAVETA 1
• CONTROL DE ASISTENCIA
• PRODUCTO SERVICIO NO CONFORME

GAVETA 2
• CUENTAS DE COBRO CANCELADAS
• CERTIFICADOS DE DEFUNCION TRABAJADORES Y BENEFICIARIOS
• COBROS JURIDICOS A EMPRESAS
• CONSTANCIAS ASAMBLEA
• CUENTAS DE COBRO PUBLICADAS
• NOVEDAD DE TRABAJADORES Y BENEFICIARIOS FALLECIDOS
• RECONOCIMIENTO BECAS ESCOLARES
• RELACION DE TRABAJADORES PARA CUENTAS DE COBRO
• RELACION REINTEGRO CUOTA MONETARIA
• RELACION SOBRE LEYES Y DECRETOS
 ARCHIVADOR 4
GAVETA 1

• FORMULARIO DE INSCRIPCION DE
TRABAJADORES Y PERSONAS A CARGO
 ARCHIVADOR 5
GAVETA 1, 2 y 3
• CERTIFICADOS DE ESCOLARIDAD Y
SUPERVIVENCIA

GAVETA 4
• RELACION PAGO DE SUBSIDIO FAMILIAR

GAVETA 5
• RELACION PAGO DE SUBSIDIO RETENIDO Y
TRABAJADORES RETIRADOS
 ARCHIVADOR 6
GAVETA 1
• CONSIGNACION APORTES Y SUBSIDIO
• CONTROL DE DOCUMENTOS GENERADOS
• CONTROL TRASLADO DE SALDOS TARJETA COMFAMILIAR
• INFORME DIARIO DE APORTES
• INFORME MENSUAL SUPERINTENDENCIA (Variables trazadoras) Y
ESTADISTICOS
• LISTADO DE CHEQUES Y BONOS ANULADOS
• LISTADO RESUMEN DE SUBSIDIO FAMILIAR
• NOTAS COMFAMILIAR

GAVETA 2
• EMPRESAS EN CRUCE DE APORTES

GAVETA 3
* EMPRESAS EN LEY 550
GRACIAS