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GESTIÓN DE LOS
PROCESOS
La alta dirección debe asegurarse de la
operación eficaz y eficiente de los procesos de
realización, así como de la red de los procesos
asociados, de manera tal que la organización
tenga la capacidad de satisfacer los requisitos
de sus clientes.
Si bien los procesos de realización, resultan
procesos que aportan valor a la organización,
los procesos de apoyo son tambien necesarios
para la organización y aportan valor indirecto.
Priorizar y orientar las acciones hacia
los aspectos críticos para el éxito del
negocio
Aumentar la
eficacia La Gestión de los Creación
estableciendo Procesos de valor
indicadores
Fomentar la Eliminar
innovación y el despilfarros y
aprendizaje utilizar mejor los
recursos
PASOS A SEGUIR PARA EL DESARROLLO DE UNA
ESTRATEGIA DE PROCESOS
1. PLANIFICACIÓN DE LA ESTRATEGIA.
2. DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DE LOS CLIENTES Y
ESTABLECIMIENTO DE LOS REQUISITOS.
3. ELABORACIÓN DE LA ESTRATEGIA, POLÍTICA Y OBJETIVOS
4. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS Y DEFINICIÓN DEL DUEÑO.
5. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS.
6. ANÁLISIS DE LOS PROCESOS.
7. ELABORACIÓN DEL PDCA AL PROCESO
8. DEFINICIÓN DE LOS INDICADORES OBJETIVOS PARA CADA
PROCESO.
9. DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO E IMPLANTACIÓN.
10. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO.
11. TOMA DE ACCIONES DE MEJORA
1. PLANIFICACIÓN DE LA ESTRATEGIA.
• Designación del grupo de trabajo por la dirección.
• Comunicación de los propósitos del trabajo a todos
los colaboradores.
• Elaboración del cronograma de trabajo.
• Desarrollo de las tareas.
• Seguimiento y medición del cronograma.
• Toma de acciones.
• Implantación de la Gestión por Procesos.
• Seguimiento y medición de los resultados
• Toma de acciones
2. DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DE LOS
CLIENTES Y ESTABLECIMIENTOS DE LOS
REQUISITOS.
• DETERMINACIÓN DEL CLIENTE.
• DETERMINACIÓN DE LAS
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS
(VOZ DEL CLIENTE).
• CARACTERIZACIÓN DEL SERVICIO
O PRODUCTO.
• ESTABLECIMIENTO DE LOS
REQUISITOS.
2. DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DE LOS
CLIENTES Y ESTABLECIMIENTO DE LOS
REQUISITOS.
Los productos o servicios se
caracterizan por:
Elementos Tangibles:
Físicos, Tiempo, Ergonométricos, Funcionales
Elementos Intangibles:
Confiabilidad, Capacidad de dar respuesta,
Actitud, Competencia, Cortesía, Credibilidad y
Habilidad para inspirar confianza, Empatía en
términos de ayuda y comprensión, Habilidad de
situarse en el lugar del cliente
Como obtener la voz del cliente
•Investigación del mercado
•Análisis de competidores.
Establecer
•Retroalimentación del
procesos para cliente.
la •Análisis y solución de las
comunicación
quejas y reclamaciones.
del cliente
•Consultas
•Atención a pedidos.
•Contratos
7.2.3 Comunicación con el cliente
3. ELABORACIÓN DE LA ESTRATEGIA, POLÍTICA Y
OBJETIVOS
CLIENTE PROVEEDORES
COMPETENCIA
SOCIEDAD
ESTRATEGIA DIRECCIÓN
COLABORADORES ENTORNO
3. ELABORACIÓN DE LA ESTRATEGIA, POLÍTICA Y
OBJETIVOS
MISIÓN VISIÓN
RAZÒN POR LA QUE EXISTE ¿Cómo quiere ser la
LA EMPRESA empresa en el futuro?
¿Por qué existe la empresa? ¿Cómo quiere verse?
¿Qué ofrece la empresa? ¿Cómo quiere que la
vean los demas?
¿A quién sirve?
¿Cuándo quiere llegar?
¿Cúales son sus
perspectivas?
3. ELABORACIÓN DE LA ESTRATEGIA, POLÍTICA Y
OBJETIVOS
5.4 Planificación
MISIÓN Y VISIÓN
Indicadores
objetivos Procesos Resultados
4. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS Y
DEFINICIÓN DEL DUEÑO
4.1 Requisitos generales
VOZ DEL
CLIENTE
PROCESOS
Procesos CRÍTICOS
FACTORES claves
CLAVES
VOZ DE LOS
VOZ DE LA PROCESOS
EMPRESA
4. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS Y
DEFINICIÓN DEL DUEÑO
VOZ DE LA EMPRESA
•INTERESES DE LA DIRECCIÓN
•INTERESES DE LOS COLABORADORES
•INTERESES DE LA SOCIEDAD
INDICADORES
•ECONÓMICOS
•SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
•SATISFACCIÓN DE LAS PARTES INTRESADAS
•EFICACIA
•PRODUCTIVOS
•FUERZA LABORAL
4. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS Y
DEFINICIÓN DEL DUEÑO
4.1 Requisitos generales
Identificar los procesos necesarios para nuestro
Sistema de Gestión de la Calidad
•¿Cúales son los procesos necesarios para nuestro
Sistema de Gestión de la Calidad?
•¿Quiénes son los clientes de cada proceso?
•¿Cuáles son los requisitos de estos clientes?
•¿Quién es el dueño del proceso?
•¿Son algunos de estos procesos no procedentes?
4. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS Y
DEFINICIÓN DEL DUEÑO
Proceso Dirección Comercial Operaciones Técnica RH.
Planificación D P P P P
estrategia
Mantenimiento P D
Estudio de D P P P
necesidades
Compras D P P
Diseño D P
Selección, formación y P P P P D
evaluación del personal
Validación del P D P
proceso
5. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS
4.1 Requisitos generales
Los procesos se clasifican en estratégicos,
claves y de apoyo.
Los procesos claves han de tener una
consideración especial en su gestión dada
su importancia, han de ser mejorados con
carácter prioritario y urgente ya que
condicionan los resultados de la empresa.
Los otros procesos también se gestionan,
en la búsqueda de la mejora pero no tienen
carácter prioritario.
5. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS
Estratégicos
•Planificación estratégica, políticas y objetivos
•Planificación de recursos
•Toma de acciones de mejora
Claves
•Investigaciones de las necesidades de los clientes
•Comercialización del servicio
•Diseño del servicio
•Producción o pretación del servicio
•Docencia
Apoyo
•Selección y formación del personal
•Aseguramiento logístico
•Compras
6. ANÁLISIS DE LOS PROCESOS
4.1 Requisitos generales
Determinar la secuencia e
interrelación de cada proceso
¿Cuál es el flujo completo del
proceso?
¿Cómo podemos describir esto?
¿Cuáles son las interrelaciones?
¿Qué información necesitamos?
6. ANÁLISIS DE LOS PROCESOS
Asegurar la disponibilidad de recursos y la
información necesaria para apoyar o respaldar
la operación y monitoreo del proceso
• ¿Cuáles son los recursos necesarios para el
proceso?
• ¿Cuáles son los canales de comunicación?
• ¿Cómo podemos brindar información externa e
interna sobre el proceso?
• ¿Cómo obtenemos la retroalimentación?
• ¿Qué datos necesitamos tomar?
• ¿Qué registros necesitamos mantener?
6. ANÁLISIS DE LOS PROCESOS
7. ELABORACIÓN DEL PDCA
ENTRADAS OPERACIONES SALIDAS
A
A P L IC A C IÓ N D E L C I C L O P D C A
D e fin ic ió n d e
R e q u is ito s d e la lo s p r o b le m a s P
S o c ie d a d D e fin ic ió n d e la s itu a c ió n fu n d a m e n ta le s L
R e q u is ito s a c tu a l, p a r a d e te r m in a r c u a n T ra za r A
R e g u la to r io s le jo s o c e r c a e s ta m o s d e o b je tiv o s N
R e q u is ito s d e l a lc a n z a r lo s o b je tiv o s e s tr a té g ic o s y I
c lie n te e s tr a té g ic o s g e n e r a le s d e F
R e v is io n e s d e l M a tr iz D A F O la o r g a n i z a c ió n I
S is te m a D e fin ic ió n d e C
B anco de la A
p r o b le m a s P o lític a d e la R
C a lid a d
H
Im p le m e n t a c ió n d e la
P r o y e c c ió n
R e c u rs o s P la n ific a c ió n A
E s tra té g ic a
F in a n c ie r o s D e fin ir ta r e a s , r e s p o n s a b le s y
A s ig n a d o s f e c h a s d e c u m p l i m ie n t o p a r a
P o lític a y O b je tiv o s C
c a d a o b je tiv o e s tr a té g ic o
A s ig n a r r e c u r s o s h u m a n o s , d e C a lid a d
E
fin a n c ie r o s y m a te r ia le s
R
V
E
V e r ific a c ió n p e r ió d ic a R
d e l g r a d o d e c o n s e c u c ió n In f o r m e d e I
y c u m p l i m ie n t o d e l o s C u m p lim ie n to F
o b je tiv o s e s tr a té g ic o s D e lo s I
tra z a d o s o b je t iv o s C
E s tra té g ic o s A
R
A
A ju s te d e la C
T r a ta m ie n to d e la s n o P r o y e c c ió n
c o n fo r m id a d e s E s tra té g ic a de T
la P o lític a y
M e d ic ió n lo s in d ic a d o r e s o b je tiv o s U
Id e n tific a r o p o r t u n id a d e s d e
m e jo r a A
R
7. ELABORACIÓN DEL PDCA
Plan de Calidad por Proceso
Promoción Incrementar la Plan de Información Fuerza de Visitas a Información Análisis y Clientes Diagrama de Impacto
participación clientes a técnica de ventas y clientes, otras que resulta de control nuevos Pareto, de sobre de plan
de mercado visitar a partir productos. asesores acciones con visita a mensual visitados y Causa-efecto de ventas
de los Muestras capacitados clientes clientes u captados, y gráficas de
estudios de otras Permanencia tendencias
mercado acciones. de clientes.
realizados Validación
del pronóstico
Comerciali Ejecutar la Ventas a Software Fuerza de Atención a Pedidos de Revisión de Cumplimiento Diagrama de Cotizaciones
zación venta para gestionar Fourth Shift ventas y pedidos y clientes los pedidos y del pronóstico Pareto, de convertidas
cumplir asesores Extraer control de las de ventas. Causa-efecto en pedidos
pronóstico capacitados información ventas Requisitos y gráficas de
teniendo en sobre (Diario) definidos y tendencias
cuenta disponibilidad completos
necesidades del producto y
del cliente análisis de
capacidad.
Distribució Ofrecer Planificación Logistica de Experiencia Revisión de Orden de Revisión de Cumplimiento Diagrama de Nivel de
n y entrega tiempos de de la transporte en logistica existencias, envio de las entregas de promesas Pareto, de gastos de
entrega distribución elaboración materiales, contra de entrega Causa-efecto fletes y
competitivos de factura, pedidos y gráficas de reducción de
documentos y certificados tendencias tiempos de
entrega de entrega
productos
Cobranza Gestionar el Plan de Software Experiencia Investigacion Cuentas por Revisión de Comportamie Diagrama de Nivel de dias-
cobro para cobros Fourth Shift en cobranza es de crédito, cobrar y estados de nto de los Pareto, de cartera
disminuir dias-cartera depósitos cuenta de dias-cartera Causa-efecto
ciclo de clientes y gráficas de
ocbros tendencias
MAPA DE PROCESOS CAROIL DT
Estratégicos
(1) GESTIÓN DE LA DIRECCION
Procesos
(2 MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
)
3) GESTIÓN DE ADMINISTRACION Y
PERSONAL DE FLOTA
4) GESTIÓN ECONOMICA
5) GESTIÓN DE MANTENIMIENTO,
REPARACION Y SUMINISTROS
Proceso6) GESTION DE
de RECURSOS
Apoyo HUMANOS
8. DEFINICIÓN DE LOS INDICADORES
OBJETIVOS PARA CADA PROCESO
8.2 Seguimiento y medición
Los valores del desempeño del proceso que se
utilizan para evaluar su calidad, suelen estar basados
en el cumplimiento de determinados requisitos, de
productos o servicios, comprometidos con el cliente
o regulados en normas, especificaciones, etc. Este
tipo de valores de desempeño están generalmente
relacionados con la percepción del cliente o son una
traducción de la misma a términos internos de la
empresa.
Los valores del desempeño constituyen los
indicadores de primer nivel en el control del proceso.
8. DEFINICIÓN DE LOS INDICADORES
OBJETIVOS PARA CADA PROCESO
EXTERNO INTERNO
INDICADORES PARA
INDICADORES DE LOS PROCESOS DE
1. NIVEL APOYO
8. DEFINICIÓN DE LOS INDICADORES
OBJETIVOS PARA CADA PROCESO
Total de no conformidades
• Reiteración de no conformidades
No conformidades relacionadas con el
Indicadores de la servicio: ya que este aspecto es amplio se
puede desglosar
efectividad de las
acciones No conformidades relacionadas con la
tomadas facturación
No conformidades relacionadas con la
organización del sistema (incumplimiento de
procedimientos, documentación no
actualizada, registros no actualizados)
9 9. DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO.
DOCUMENTACIÓN DEL SGC
1) POLÍTICA OBJETIVOS DE CALIDAD
2 ) 6 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
EXIGIDOS POR LA NORMA
3) DOCUMENTOS PARA ASEGURAR LA
PLANIFICACIÓN, OPERACIÓN Y CONTROL
DE SUS PROCESOS
4) 19 REGISTROS EXIGIDOS POR LANORMA
9. DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO
4.2 Requisitos de la documentación
PROCESO ¿QUÉ?
PROCEDIMIENTO ¿CÓMO?
No es posible saber CÓMO proceder para ejecutar
una actividad si no está claro QUÉ es lo que
tenemos que hacer o conseguir
9. DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO
Efectividad
PROCEDIMIENTO económica =
Habilidad para
lograr los
resultados
deseados
PROCESOS
ENTRADA SALIDA
(Conjunto de
actividades
interrelacionadas o
interactuando) Eficiencia del
proceso =
resultados logrados
Monitoreo y medición de contra recursos
opotunidades
9. DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO
Formas de documentar :
Fujogramas
Cursogramas
Metodologías
Manuales de procesos
Tablas
Instrucciones
Normas
10. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
Proceso A Proceso C
a p a p
c d c d
Proceso B
Proceso D
Cliente
a p a p
c d c d
11. TOMA DE ACCIONES DE MEJORA
• POCO SATISFACTORIOS
El proceso
RESULTADOS necesita mejorar
DE pero puede
mantenerse
SU CONTROL
• PROCESOS QUE
NO FUNCIONAN
Cambios en los
procesos
Reingeniería