ISO-19011

Formación de
Auditores
Internos
DOCENTE:
Ing. Melva Jeanette Moreno Del Rincón
melva.moreno@upq.edu.mx

Ingeniería en Tecnología Automotriz

Sistema de Calidad
Automotriz
 Técnicas de Auditoría
 Desarrollo de rutas de auditoría
 Preparación de la auditoría
 Muestreo de la auditoría
 Condiciones controladas
 Conformidad y no conformidad
 Evaluación de la efectividad
 Técnicas para entrevistas
 Registros de auditoría

La obtención de la información
precisa (objetiva – hechos)
depende del conocimiento y
aplicación adecuada de las
técnicas de auditoría.
 Preparación de la Auditoría

 Auditar sin preparar = falta de

profesionalismo
 El principal enemigo de la
auditoría = el tiempo
 Prácticamente es imposible
auditar la totalidad de los
sistemas de calidad
 Se deben seleccionar las partes
relevantes y más importantes
del sistema
 Preparación adecuada =
certidumbre de auditoría
efectiva
 Rutas de Auditoría

 Es la estrategia de la auditoría
 Secuencia lógica, caminos para
lograr el objetivo
 Su combinación correcta
permite la continuidad e
integración de información
 Facilitan el entendimiento del
sistema por auditar

Las rutas de auditoría conforman

la estructura de la auditoría en sí
y maximizan los recursos
disponibles.
 Rutas de Auditoría

Clases de rutas:

 auditorias verticales (ascendentes

o descendentes)
 auditorias horizontales
 auditorias aleatorias
 auditorias libres
 auditorias cláusula por cláusula
(no es una ruta verdadera de
auditoría)
 auditorias por departamento
 RESPONSABILIDADES

ACCIÓN CORRECTIVA CAPACITACIÓN

CONTROL DE DOCUMENTOS
RESPONSABILIDADES
REGISTROS DE CALIDAD
CAPACITACIÓN
NO CONFORMIDAD
CONTROL DE DOCUMENTOS AUDITORÍA INTERNA
REGISTROS DE CALIDAD

NO CONFORMIDAD
RESPONSABILIDADES

VENTAS CAPACITACIÓN

CONTROL DE DOCUMENTOS
RESPONSABILIDADES
REGISTROS DE CALIDAD
CAPACITACIÓN
NO CONFORMIDAD
CONTROL DE DOCUMENTOS
DISEÑO
REGISTROS DE CALIDAD

NO CONFORMIDAD

CALIBRACIÓN
RESPONSABILIDADES
RASTREABILIDAD COMPRAS
CAPACITACIÓN

CONTROL DE DOCUMENTOS

RESPONSABILIDADES REGISTROS DE CALIDAD

CAPACITACIÓN INSPECCIÓN NO CONFORMIDAD

CONTROL DE DOCUMENTOS

REGISTROS DE CALIDAD
RESPONSABILIDADES
NO CONFORMIDAD

CALIBRACIÓN
PRODUCCIÓN CAPACITACIÓN

CONTROL DE DOCUMENTOS

REGISTROS DE CALIDAD

RESPONSABILIDADES NO CONFORMIDAD

CAPACITACIÓN
INSPECCIÓN RASTREABILIDAD

CONTROL DE DOCUMENTOS

REGISTROS DE CALIDAD
RESPONSABILIDADES
NO CONFORMIDAD
BODEGAS
CAPACITACIÓN
CALIBRACIÓN
CONTROL DE DOCUMENTOS

REGISTROS DE CALIDAD
RESPONSABILIDADES NO CONFORMIDAD
TRANSPORTE
CAPACITACIÓN

CONTROL DE DOCUMENTOS

REGISTROS DE CALIDAD

NO CONFORMIDAD

RUTA DE AUDITORÍA

(ASCENDENTE) VERTICAL
 Rutas de Auditoría

Auditorias ascendentes – ventajas

 buen uso del tiempo

 verificación por lo general es mucho más

veloz

 se obtienen muchos conocimientos sobre la

efectividad de un sistema antes de auditar los
mecanismos de apoyo, por ejemplo controles
de auditoría interna y de acción correctiva

 no existen “callejones sin salida”

 la continuidad nos da un buen panorama

sobre el control global del sistema en las
muestras seleccionadas.
 Rutas de Auditoría

Auditorias descendentes –
desventajas

 se puede llegar a “callejones sin

salida”

 se necesita remuestrear, se pierde

continuidad, se usa tiempo extra

 no se tiene conocimiento de la
eficacia del sistema antes de auditar
las cláusulas de mejoría, por ejemplo
el sistema de acción correctiva, el
sistema de auditoría, el sistema de
revisión de la dirección

 puede hacer perder mucho tiempo.

 Rutas de Auditoría

RUTA DE AUDITORÍA HORIZONTAL COMPRAS

COMPRAS

RUTA DE AUDITORÍA CALIBRACIÓN

INSPECCIÓN
SECUNDARIA (HORIZONTAL) INSPECCIÓN
RASTREABILIDAD

CONTROL DE DOCUMENTOS PRODUCCIÓN

PRODUCCIÓN
CAPACITACIÓN

NO CONFORMIDAD INSPECCIÓN
INSPECCIÓN
ACCIÓN CORRECTIVA

ACCIÓN PREVENTIVA BODEGAS

BODEGAS

RUTA DE AUDITORÍA
PRINCIPAL (VERTICAL)
 Rutas de Auditoría

Auditorias aleatorias
 Selección aleatoria de los procesos y los
puntos de control
 No hay continuidad
 Resultados sin coherencia
 Valor limitado
 Confiabilidad baja

Auditorias libres
 Combinación de técnicas anteriores
 Investigación de problemas específicos
 Rutas de Auditoría

Auditorias cláusula por cláusula

 Examen individual de cada cláusula
 No hay continuidad
 Pérdida de tiempo por repetición de
ubicaciones
 Para auditores incompetentes

Auditorias por departamento

 Auditores con poca experiencia
 Evaluación sin integración
 No hay continuidad
 Duplicidad
 Rutas de Auditoría

Puntos clave para evitar dificultades

con las rutas de auditoría:

a) La ruta de auditoría debe ser lógica,

con los diversos procesos auditados
unidos en forma secuencial cuando
sea posible, es decir utilizando las
mismas muestras para auditar
procesos diferentes (continuidad de
muestras).
b) Debe hacerse hincapié en los
aspectos más críticos o
fundamentales del sistema operativo.
c) Deben cerrarse tanto las rutas de
auditoría verticales como las
horizontales.
 Rutas de Auditoría - Ejercicios

Seleccione el tipo de ruta de

auditoría que considere más
efectiva para lograr el
objetivo que le indique el
instructor
Diseñe la ruta de auditoría
para lograr el objetivo que le
indique el instructor
 Listas de Verificación

 Una de las herramientas más útiles

para auditar
 Nos permiten ahorrar mucho
tiempo
 Dan sentido y dirección
 Mantienen el enfoque
 No debemos ser “cuadrados” con
las listas de verificación
 Listas de Verificación

 Dos tipos:
 Listas de verificación de
criterios = auditoría de
escritorio
 Listas de verificación de
implantación = auditoría en
campo
 Contemplan todos los requisitos
 Evitan concentrarse en los
requisitos favoritos
 Listas de Verificación - Beneficios

1. Es un constante recordatorio del objetivo

del proceso.
2. Mejora la comprensión de la norma de
administración de calidad.
3. Mejora la comprensión del sistema que se
audita.
4. Puede vincularse a la ruta de auditoría
para obtener una secuencia lógica a
través del sistema.
5. Ahorra mucho tiempo antes de la
auditoría y durante ésta.
 Listas de Verificación - Beneficios

6. Actúa como punto de referencia si

se “atasca”, es decir si no se está
seguro de los pasos siguientes.
7. Actúa como una breve guía del
sistema de administración.
8. Ayuda a darle mayor sustancia a la
ruta de auditoría.
9. Puede incluir una lista de los
“insumos” de un proceso o parte del
mismo, lo que puede ayudar a
enfocarse sobre su efectividad.
10. Ofrece un mecanismo de control que
puede usarse para distribuir el tiempo.
Muestreo de Auditoría – Tipos de Muestra

 La auditoría es un ejercicio de muestreo

 Representativo del desempeño y
efectividad
 Determina el control ejercido en el sistema
- proceso
 Debe incluir las 4 P’s
 Personas
 Procesos
 Productos
 Papel
 Debe incluir las interfases
 Continuidad de las Muestras

 Todas las muestras recolectadas

están relacionadas con un contrato
o pedido de los clientes
 Ofrece un buen panorama del
control global que se ejerce sobre
un contrato o pedido específico
 Da una indicación de la efectividad
colectiva del sistema de calidad La
auditoría es un ejercicio de
muestreo
 Mientras más contratos - pedidos
se seleccionen, más amplio será el
panorama de dicha eficacia
 Cantidad de Muestras

 Cientos o miles para escoger

 La continuidad implica la reducción

del número de muestras

 Regla empírica = mínimo 3, máximo

8, usar sentido común
 Cantidad de Muestras

 Auditar el tamaño de muestra

mínimo, ¿Cumplimiento y
efectividad?
 Si = pasar al siguiente proceso
 No = tomar muestras
adicionales y confirmar
 Incumplimiento = no tomar más
muestras, considerar
significancia y fundamentar
 El objetivo de la auditoría no es
buscar incumplimiento
 Tips para el Muestreo

 Las muestras se seleccionan

para cubrir un período
razonable

 La muestra deberá ser

representativa de la operación
auditada

 La muestra deberá ser

seleccionada por el auditor
 Conformidad y No conformidad

 En la vida real la perfección no

existe
 La perdida de control es síntoma
de incumplimiento
 El incumplimiento tiene que ser
evaluado
 La significancia del incumplimiento
depende de:
 El impacto de los efectos
 El riesgo que representa

No conformidad (ISO 8402)

“Incumplimiento de un requisito
especificado”
 No conformidad - Redacción

 Identificar el requisito motivo del

incumplimiento
 Establecer por que no se cumple el
requisito
 Indicar la evidencia objetiva del
incumplimiento

Evidencia Objetiva (ISO 8402)

“Información que puede ser probada como

verdadera, basada en hechos obtenidos
por medio de observaciones, mediciones,
pruebas u otros medios”
 No conformidad

 Evitar ideas preconcebidas

 Evitar trivialidades
 Diferenciar entre observaciones y no
conformidades

Observación (ISO 8402)

“Declaración de un hecho,
efectuada durante una
auditoría de calidad y
soportada con evidencias
objetivas”
 Evaluación de la Efectividad

 Quizás el mayor reto para el

auditor
 Considerar la significancia de los
hallazgos en forma colectiva
 Se basa en las muestras
seleccionadas

El sistema es efectivo cuando

alcanza sus objetivos de
manera controlada.
 Evaluación de la Efectividad

JUICIO DEL AUDITOR

VARÍA EL UMBRAL
DE
EVALUACIÓN SE HALLA UN
100% DE
CUMPLIMIENTO
0% NO HAY
CUMPLIMIENTO

EL SISTEMA EL SISTEMA
SE DECLARA NO
EFECTIVO
? SE DECLARA
EFECTIVO

 Debe estar basado en la evidencia

objetiva
 Considerar tanto el cumplimiento
como el incumplimiento
 Considerar los indicadores del
sistema
 Como Obtener Información

 Lectura

 Observación

 Entrevista

“Los mejores entrevistadores son quienes

dicen lo mínimo y poseen la habilidad de
escuchar y oír lo que les dicen, combinando
esto con la actitud y tono correctos. Los
mejores auditores generan esta clase de
ambiente en el que puede producirse una
buena comunicación”.
 Técnicas de Entrevistas

 Preguntas abiertas

 Preguntas cerradas

 Preguntas guiadas

 Preguntas hipotéticas

 Preguntas estúpidas
Preguntas Básicas para Verificar el Control

OBSERVE LO
AUDITORÍA DE PERSONAS
QUE SE REALIZA

P. ¿CUÁL ES
SU TRABAJO?

P. ¿POR QUÉ SE
HACE ASÍ?

COMPARE LA
RESPUESTA

¿ ALGUNA
DIFERENCIA?

CON EL PROCEDIMIENTO,
P. ¿QUÉ INSTRUCCIÓN DE TRABAJO,
CAPACITACIÓN ESPECIFICACIONES,
RECIBIÓ USTED? APTITUD DE MANO DE OBRA,
NORMA, ETC.

COMPARE CON
EL REGISTRO DE
CAPACITACIÓN

P. ¿QUÉ HACE USTED

CUANDO SE PRESENTA
UNA NO CONFORMIDAD?
Preguntas Básicas para Verificar el Control

¿ PROCESO
AUDITORÍA DE
DEFINIDO? CONTROL DE
MÁQUINAS

¿ESPECIFICACIONES
INSTALADAS?

PARÁMETROS
DE OPERACIÓN
DEFINIDOS

RESPONSABILIDAD OBSERVE:
POR LA
LA MÁQUINA OPERA
INSTALACIÓN
DE ACUERDO CON...?

¿ DEFINIDA LA
AUTORIDAD PARA
MODIFICAR?

¿ SE SUPERVISA
EL
REQUISITO?

CONTROL DE SERVICIO:
¿ CONDICIONES PLAN
OPERACIONALES ESPECIFICACIONES
REALES? EQUIPO
INGENIERÍA.
Preguntas Básicas para Verificar el Control

CONTROL
DE
MATERIALES

¿ EL MATERIAL ENTRANTE
ESTA DE ACUERDO
CON ESPECIFICACIONES?

¿ EL MATERIAL EN PROCESO
ESTA DE ACUERDO CON ¡PRUEBE ALGUNOS!
ESPECIFICACIONES?

¿ LA “ENTIDAD” ESTÁ
CONFORME A LA
ESPECIFICACIÓN?

¿EL MANEJO ESTÁ

CONFORME A LA OBSERVE
ESPECIFICACIÓN?