Carga y Entrega de la

mercancía y su documentación
 Guías de Despacho
 Facturas

 Órdenes de Servicio
Introducción
Los documentos que trataremos a
continuación surgen como soporte de las
operaciones de venta y transporte de la
mercancía.
En base a ellos se lleva a cabo elregistro
contable y fiscal de las empresas y por esta
razón la conformidad de ella con la carga es
fundamental.

El papel del transportistaes conocer en detalles la

documentación que acompaña la carga, para que puedaejecutar
una correcta verificación de la mercancía y tomar las medidas
adecuadas en los casos de no conformidad.
Guía de despacho
¿Qué es?
Es un documento para respaldar
todo traslado de bienes de
cualquier empresa. Es el
documento que acompaña la
entrega de la mercadería. Se debe
emitir una Guía a quien se le
esté entregando un bien que
se facturará posteriormente (en
proceso de venta), y, además, a
quien retire un bien de una
empresa para realizar un
traslado, aunque no sea venta
(reparos, por ejemplo). Se debe
emitir la Guía en el momento
del inicio del traslado de los
bienes.
Las Guías de despacho y
Responsabilidad del transportista
Si el transportista traslada mercaderías sin guía de
despacho y es fiscalizado, debe identificar al
vendedor o prestador de servicios. Si no lo hace, es
responsable solidario de las sanciones. Esto es, las
sanciones se le pueden hacer efectivas a él o al
vendedor o prestador de servicios.

La guía de despacho la debe emitir el que ordena el traslado, por lo

tanto, el transportista no puede confeccionar dicho documento. Sin
embargo, conocer sus detalles se hace necesario para el trabajo de
comparación entre la mercadería real y la documental, es decir,
verificar si los datos en la Guía de Despacho corresponden a las
mercaderías que serán trasladadas.
Guías de despacho
Verificación de la Mercancía
Al recibir la Guía de Despacho y realizar el
traslado con ella, el transportista asume que
todo lo que está contenido en el
documento es verdad, y por lo tanto
deberá entregar la mercancía tal como ella
está descrita. Por esta razón, la
confirmación de la información
documental con la mercancía real es una
etapa muy importante dentro de la
prestación de servicios del transportista.

La mercancía debe estar conforme en relación a la cantidad y contenido de los bultos

y también en relación a la calidad de los mismos. Cualquier observación a respecto de
envases rotos, dañados o faltantes, debe ser registrada.
Las Guías de despacho y sus campos
Los datos iniciales en la
Guía de Despacho tienen
relación con las
informaciones del emisor
(tales como razón social,
dirección, teléfonos y giro
del negocio).

Las guías también poseen el

R.U.T. del emisor

Y un número correlativo único

Las Guías de despacho y sus campos
Datos que deben estar llenados en una guía de despacho
Fecha de emisión de la guía, que debe
coincidir con el inicio del traslado. ¡Muy
importante!, no se pueden trasladar bienes
con guías antiguas.

Identificación del comprador o destinatario

de los bienes, con el nombre o razón social,
Rut, giro, comuna y teléfono.

Cantidad de las especies: indicando número de

unidades, peso o volumen si corresponde.

Detalle: nombre y/o características del producto.

Valor unitario: Cuando se trata de traslados de

mercaderías que no sean ventas, no es necesario que
este campo esté lleno. Pero, debe anotarse en
forma clara el motivo del traslado.
Una Guía por
Dirección

Es importante señalar que es

necesario poseer 1 Guía de
Despacho por dirección de
entrega. Si la entrega de un
mismo producto es hecha a un
mismo cliente, pero en dos
filiales distintas, el transportista
deberá poseer una Guía de
Despacho para cada una de las
entregas.
Las Guías de despacho y sus ejemplares

El ejemplar original de la
guía deberá quedar en poder
del comprador y será llevado
junto a la mercancía por el
transportista.
El triplicado es enviado al
El duplicado queda en comprador que deberá
poder del emisor. devolverlo firmado al
transportista después de estar
conforme con lo pedido.
 Observación en el ejemplar original del cliente

Campos que deben ser llenados por el cliente al recibir la mercancía conforme.

Es responsabilidad del transportista solicitar al cliente que firme el

triplicado para posteriormente devolverlo a la empresa.
 FACTURA
La factura es un documento que acredita
legalmente una operación de compraventa. En
ella se relacionan detalladamente los artículos que el
comerciante entrega al cliente.

Las facturas se confeccionan con los datos que estan en

la guía de despacho, por lo tanto, ambos deben ser
coincidentes en relación a los campos señalados.

El transportista debe entregar la factura al cliente

después que él firme la guía de despacho,
confirmando la entrega conforme de la carga.
En los casos en que exista una situación de
devolución de parte de la mercancía, una nueva
factura tendrá de ser emitida y la anticua deberá ser
anulada, ya que existirá una alteración de las
cantidades entregadas. Concernirá al transportista
comunicar la empresa sobre esta situación.
Órdenes de Servicio
La orden de servicio es el documento que debe ser emitido cuando el transportista
ejecuta un servicio a una persona física, es decir, cuando el cliente en cuestión no
es una empresa.
Es el único de los 3 documentos aquí estudiados en que el transportista es el
emisor. Las órdenes de servicio deben contener todos los datos necesarios para
facilitar y registrar la operación de transporte. Esta formalidad garantiza al cliente y
al transportista el cumplimiento de lo previamente establecido en relación a los
precios y objetos a transportar.

En general las órdenes de servicio deben contener los siguientes datos:

Nº de orden de servicio;
Fecha de expedición;
Dirección donde debe entregarse la carga;
Relación de los artículos a ser trasladados;
Fijación exacta del precio;
Condiciones y forma de pago.