CLASE 3

GESTION DE PROYECTOS
 TEMAS
• I. Inicio del Proyecto
• II. Componentes del Proceso de Iniciación del
• Proyecto.
• III. Justificación del Proyecto.
• IV. Objetivos del Proyecto.
• V. Criterios de selección del proyecto.
 I.- INICIO DEL PROYECTO
• Se esbozara la creación, el proceso de
iniciación del proyecto, con formularios y
plantillas.
• Vamos a examinar el Acta de constitución del
proyecto, sus principales elementos y la
importancia que tiene este documento en el
futuro del proyecto.
 1.1. PROCESO DE INICIACION DEL
PROYECTO
• Los proyectos se realizan por muchas
razones..
• ¿cómo saber qué proyecto vale la pena
realizar ?
• Hay que priorizar, así se puede librarse de
algunos, por lo que se debe establecer un
proceso de solicitud de iniciación del
proyecto.
•
 1.2. SOLICITUD DEL PROYECTO
• Se deben realizar las siguientes tareas:
• 1.- Determinar la justificación de negocio para
el proyecto.
• 2.- Establecer un estimado de costo de alto
nivel para el proyecto.
• 3.- Asegurar que el proyecto cuenta con un
respaldo de la gestión ( patrocinador ).
• 4.- Tomar una decisión, ir o no ir, sobre el
proyecto..
• 5- Determinar la prioridad del proyecto frente
a otros.
• PARA captar adecuadamente toda esta
información, se crearán o se determinarán los
siguientes elementos a la hora de establecer el
proceso de solicitud del proyecto.
• 1.- Formulario de solicitud de proyecto.

• 2.- Base de datos de seguimiento de solicitud

de proyecto.

• 3.- Criterio de selección de proyecto.

 II.- COMPONENTES DEL PROCESO DE
INICIACION
• Se tienen 4 puntos :
• 1.- Enviar el formulario de petición de
proyectos.
• 2.- Utilizar criterios de selección para
determinar si el proyecto es aceptado o no.
• 3.- Identificar las partes interesadas.
• 4.- Escribir y publicar el Acta de Constitución
del Proyecto.
 SOLICITUD DEL PROYECTO
• El formulario de solicitud de proyecto
proporciona una manera de recoger algunas
piezas esenciales de información.

• VER FORMULARIO
 Formulario de Solicitud de Proyecto
Número de seguimiento
Fecha
Título del proyecto
Solicitante
Teléfono
e-mail
Departamento
Patrocinador
Teléfono
e-mail

Descripción

Justificación de negocio

Impacto si este proyecto no es

implementado

Dependencias conocidas

Fecha de finalización solicitada

Presupuesto o costo aproximado

 Está sección será completada por el Revisor

Fecha de Revisión

Nombre del Revisor

Disposición

Prioridad

Comentarios
 1.- Número de seguimiento
• Se utiliza para crear un identificador único
para el proyecto.

• La fecha primero, seguido secuencial de 3

dígitos.

• Ej. 060114-100
• Ó 100-Edificio Mary
 2.- FECHA
• Esta es la fecha en que se ha redactado la
solicitud.
 3.- TITULO DEL PROYECTO
• El solicitante debe proporcionar un título que
describa adecuadamente el proyecto, el titulo
debe ser breve.
 4.- SOLICITANTE
• Se indicara el nombre de la persona que
solicita el proyecto y su información de
contacto como: telefono, e-mail. Y
dependencia donde trabaja, cargo, etc.
 5.- PATROCINADOR
• Indicar el nombre del patrocinador del
proyecto, y su información de contacto.
 6.- DESCRIPCIÓN
• Se debe describir el QUE, es decir, lo que el
proyecto logrará una vez que esté terminado.
• Se puede describir las metas y objetivos ,
junto con la descripción del problema que se
está tratando de resolver, mediante la
implementación de este proyecto.
 7.- JUSTIFICACION
• Le indica al revisor, por que el proyecto debe
llevarse a cabo, cuáles son los beneficios para
la organización si el proyecto tiene éxito, y las
opciones alternativas para la ejecución del
proyecto.
8.- IMPACTO SI ESTE PROYECTO NO ES
IMPLEMENTADO
• Esta sección va de la mano con la sección de
Justificación, describe cuál será el impacto si
la organización no ejecuta el proyecto.
 9.- DEPENDENCIAS CONOCIDAS
• Pueden incluir proyectos que deben ser
completados, la actualización de la
infraestructura, selección de proveedores, la
espera de un nuevo jefe que se incorpore al
proyecto, y así sucesivamente.
 10.- FECHA DE FINALIZACION
• Aquí se anota la fecha de finalización.
• Si hay una fecha de finalización obligatoria,
• O una fecha de finalización crítica
 11.- PRESUPUESTO o COSTO
APROXIMADO
• Los proyectos se llevan a cabo con un
presupuesto determinado ya en mente.
• El presupuesto se concretará , a medida que
se descubra más información y los entregables
y los requisitos queden claros.
• Se deberá tener en cuenta los supuestos sobre
los presupuestos o los fondos disponibles.
 REVISOR:
• 1. FECHA DE REVISION.
• 2. NOMBRE DEL REVISOR.
• 3. DISPOSICION:
• Aquí se documenta la decisión final sobre el
proyecto. Los descriptores típicos son:
• * Aprobación.
• ** Cancelado. Y
• *** Aplazado.
• 4. PRIORIDAD:
• Si el proyecto es aprobado, la prioridad se
documenta aquí.
• La prioridad vendrá de la base de datos de
seguimiento de proyecto, y la decisión del
supervisor o del comité de revisión sobre
donde se ajusta el proyecto en la lista.
 5. Comentarios:
• Se proporciona un lugar para añadir notas en
relación con cualquiera de las secciones del
formulario.
• Si el proyecto no es aprobado, hay que señalar
las razones en este campo.
• Tal ves falta de información para tomar la
decisión, o el momento no es adecuado.
• La petición puede ser presentada de nuevo en
una fecha posterior.
 III.- JUSTIFICACION
• La justificación del proyecto, en su forma más
simple declara la razón que tiene la
organización para realizar el proyecto, incluye
por lo general, una discusión de los beneficios
para la organización, las alternativas
disponibles, y un análisis financiero para
determinar el valor del proyecto de inversión.
• La justificación, es algo así como el análisis
que hacemos todos al hacer una compra
importante.
• Ej. Se quiere comprar un auto nuevo
convertible, Ud. no puede gastar mas de:
• $ 15,000.00 su próximo paso es determinar
qué fabricantes de automóviles tienen
convertibles dentro de su presupuesto, ( En
proyectos esta explorando las alternativas).
• A partir de ahí determina las características
que desea y negocia un precio final.
• ( Determina los beneficios de las
características ).
• También puede investigar alternativas de
financiamiento y determinar qué tipo de
interés y pago se ajusta a su presupuesto.
3.1. ELEMENTOS DE LA JUSTIFICACION
• No hay regla rígida.
• Se determina los resultados « Tangibles», de
realizar o no el proyecto.
• TANGIBLE, significa cuantificable, como en
ahorro de costos, aumento de la producción o
de la capacidad instalada, aumento de
ingresos,
• Se presenta una lista de los tipos de
elementos tangibles que se podría investigar:
• * Ahorro.
• * Reducción de costos.
• * Oportunidad de ingresos.
• * Cuotas de mercado.
• * Satisfacción del cliente.
• * Análisis de flujo de caja.
• El análisis de flujo de caja es documentado
como parte de la justificación del proyecto, y
se usa para ayudar a los revisores o a los
comités a elegir qué proyecto implantar.

• Se verán varias técnicas de análisis de flujo de

caja más adelante ( Criterios de selección de
proyectos).
 3.2. BENEFICIOS INTANGIBLES
• * LOS COSTOS DE TRANSICIÓN.
• * LOS COSTOS DE MANTENIMIENTO.
• * LOS CAMBIOS EN LOS PROCESOS DEL
• PROYECTO.
• * CAMBIOS DE PERSONAL.
• * BENEFICIOS RECURRENTES.
 IV. OBJETIVOS DEL PROYECTO
• En los objetivos del proyecto, se ofrece una
visión de alto nivel del producto o servicio que
se debe producir como consecuencia de ello.
• Algunos de los elementos ya esbozados en el
formulario de solicitud de proyecto deben
desarrollarse aún mas y se incluyen en el Acta
de constitución del proyecto.
 Principios de Configuración de
Objetivos
• * Los objetivos del proyecto definen cómo sabes
• Que has cruzado la línea de meta.
• * El objetivo debe indicar claramente que es lo
• que el proyecto espera lograr y cómo sabrás
• que lo ha conseguido.
• * El objetivo, debe incluir lo siguiente:
• a) Descripciones claras de los resultados
• deseados.
• b) Resultados realistas y alcanzables.
• c) Criterios mensuales para evaluar si la meta
se cumplió.
• d) Un marco de tiempo o plazo en el cual la
• meta se alcanzará.
• Los objetivos no son mucho más que deseos si
no los escribe.
• Cuando están por escrito, los interesados
tienen menos probabilidades de tratar de
cambiar los objetivos mensuales en el
proyecto.
• EN EL ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO
SE REGISTRARA LOS OBJETIVOS……
 V. CRITERIOS DE SELECCIÓN DEL
PROYECTO
• Es probable que se encuentre en una
situación en la que haya más proyectos
para trabajar que los recursos
disponibles, esto obliga a necesitar de un
mecanismo para determinar qué
proyecto debe ser elaborado y en que
orden.
• En la toma de decisiones es probable que
desee ver algunos análisis financieros para
juzgar el valor de la inversión que se hará en el
proyecto.
• El análisis financiero ofrece un método
relativamente rápido y fácil para determinar si
el proyecto puede producir un rendimiento
razonable de la inversión y puede llevar
mucho peso en el proceso de toma de
decisiones.
• Las técnicas más comunes de análisis de flujo
de caja son:

• * Análisis costo – beneficio.

• * Periodo de recuperación de la inversión.
• * Tasa interna de retorno.
 PRIMER TRABAJO DEL CURSO
• * Presentar lo siguiente:
• 1.- Justificación del proyecto.
• 2.- Objetivo del proyecto que plantean
• 3.- El formulario de solicitud del proyecto.
• ENTREGA: Físico y sustentar.
»Viernes 30 de Mayo del 2,014
»Horas de clase.
•

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