UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ FAUSTINO SÁNCHEZ CARRIÓN

FACULTAD DE CIENCIAS ECON. CONTABLES Y FINANCIERAS

Escuela de Ciencias Contables Financieras
La historia de la humanidad cambió con la invención de
la imprenta. Desde lo inicios de la historia el hombre ha
sentido la necesidad de expresar sus ideas y pensamientos
en forma escrita. De esta necesidad no se escapa el mundo
de los negocios, por esta razón surgen los formularios. Los
formularios son los modelos que se utilizan para capturar
información para el registro, control y/o proceso de las
operaciones de una entidad. La aplicación de los formularios
es sumamente amplia en los negocios. Por ejemplo, cuando
usted efectúa un depósito en un banco, lo primero que hace
es llenar algún tipo de formulario para dejar evidencia de la
transacción realizada" una copia del
documento le es entregada, luego de ser validada por el
cajero en señal de conformidad
Existen algunas señales que indican la necesidad de implantar el control de los
formularios Estas son las siguientes:
 Formularios diseñados a mano y reproducidos por fotocopiadora.
 Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entienden
 Omisión de detalles importantes para procesar la información Como por
ejemplo:
fecha, persona que inicia la transacción.
 Falta de prenumeración.
 Formularios no codificados
 Poca estética en el diseño de las formas
Por estas señales surge la necesidad de implantar un adecuado control.
Veamos primero las principales áreas de una empresa y los formularios
aplicables.
 Área de efectivo
 Área de compras e inventarios
ÁREA DE EFECTIVO:
El manejo del efectivo requiere que se implanten controles para evitar
fraudes o disposiciones no autorizadas. Para controlar el efectivo, podemos
dividirlo en dos tipos de operaciones los ingresos de efectivos y los egresos
de efectivo.

Están constituidos por los

montos que recibe una Constituidos por todos los
empresa y por diferentes desembolsos necesarios
conceptos que genere para la adquisición de bienes
ingreso a través de sus o recepción de servicios.
operaciones.
 Vales de
Caja

Arqueo de Recibo de
Fondos Caja Chica
fijos

Orden de Reposición
Pago de Fondo
fijo
 ÁREA DE COMPRAS E INVENTARIOS

La segunda función que podemos identificar para el control de los formularios,

es el manejo de compras e inventarios.
Los objetivos del sistema de control para la formulación de compras e inventarios son:

 Asegurar que las compras se realizan en las cantidades precisas, con la calidad adecuada
 Realizar únicamente las compras que se requieren y no compras en exceso.
 Tomar en cuenta los descuentos que se deben aprovechar de los proveedores.

Los Principales formularios aplicables para las compras y manejo de inventarios, son:
 Requisición de materiales
 Órdenes de compra
 Entradas al almacén
 Salidas del almacén
 Tarjetas de inventario
 Notas de entrega de mercancía
 ORDEN DE COMPRA
El departamento debe elaborar normalmente una orden de
compra, especificando aspectos tales como: cantidad
requerida, calidad y/o descripción detallada del bien o
servicio, condiciones de entrega y cualquier otra información
que sea relevante para procesar la orden de compra.
AREA DE PERSONAL:
Maneja y controla el personal de la empresa, sus datos, sus
ingresos, egresos, evaluación y todas las actividades
relacionadas.

LOS OBJETIVOS QUE DEBEN CUBRIR LOS FORMULARIOS DEL

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS O DE PERSONAL:
 Recopilar toda la información referente a los datos del
personal
 Procesar los ingresos y egresos del personal
 Controlar los desembolsos que se originan por los pagos al
personal
 Manejar todas las actividades de reclutamiento, selección,
evaluación, y diseño de carrera de personal.
AREA DE DISTRIBUCION Y COMERCIALIZACION
Está relacionado con todo el proceso de ventas y lo que
implica las actividades previas y posteriores a la misma.

LOS FORMULARIOS QUE DISEÑAN ESTA ÁREA DEBEN

CUMPLIR CON LOS SIGUIENTES OBJETIVOS:
 Controlar las entradas y salidas de los inventarios por
operaciones de ventas
 Controlar el proceso de facturación
 Efectuar un seguimiento a los pedidos que realizan los
clientes
 Cumplir con el manejo de las políticas de inventario
AREA DE DISTRIBUCION Y COMERCIALIZACION

Factura Orden de Reportes de

pedido Vendedores

Arqueo de Nota de Cotizaciones

Factura entrega

Transferencia
entre almacén
 CARACTERISTICAS DE LOS
FORMULARIOS:
 Sencillez en su diseño
 Un mismo empleado no debe validar dos formularios que
por razones de control interno, sean incompatibles.
 Las copias deben ser hechas y distribuidas solo a los
departamentos que la misma manejan información.

 Tomando en cuenta el concepto costo/beneficio se deben

establecer formularios pre numerados.
 Los formularios deben poseer espacios adecuados
 Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema.
CLASIFICACION DE LOS FORMULARIOS
DE ACUERDO A SU USO:
1. Formularios para originar una acción: Son los que inician
el proceso de algún grupo de tareas con un cierto
objetivo.

2. Formularios para registrar una acción: Son los que guardan

información que puede ser consultada posteriormente.

3. Formularios para informar resultados: Son los que

muestran cifras o análisis encontrándose estandarizados.
CLASIFICACION DE LOS FORMULARIOS
DE ACUERDO A SU ELABORACIÓN:
1. Formularios manuales: Formatos llenados en forma totalmente
manual

2. Formularios semis mecanizados: Son llevados en parte de

manera manual y en parte a través de una maquina (computador o
de escribir)

3. Formularios mecanizados: Son los elaborados totalmente por

una computadora.
ETAPAS PARA DISEÑAR UN SISTEMA DE FORMULARIOS:

CLASIFICACIÓN DE FORMULARIOS:
Es un proceso por el cual se efectúa una CODIFICACIÓN DE FORMULARIOS.
agrupación de los formularios con base a Es la codificación de los
un criterio específico. Como por ejemplo formularios en base a los
las siguiente bases:
siguientes métodos:
Organigrama de la empresa Método nemotécnico
Grado de intervención de un Método de bloques
computador Método alfanumérico
Su tamaño
Su propósito
El número de copias
Combinación de las anteriores