EL OFICIO

DEFINICIÓN:
Es el documento de gestión administrativa más utilizado.
Generalmente se establece relación de institución a
institución.
Si la institución es grande, las dependencias que la
conforman pueden enviarse oficios entre ellos.
Excepcionalmente, una institución se puede dirigir a una
persona.
Una persona natural puede enviar un oficio a una
institución, siempre y cuando sea una respuesta a un
oficio institucional. Deberá consignarse Oficio sin
número.
 CLASES DE OFICIO
• Oficio simple: De numeración única. Este documento es el
oficio común que se emite institucionalmente. Solo se
elabora un ejemplar y su copia como cargo.
• Oficio curricular: Es un documento de numeración única,
pero que se reproduce de manera múltiple a todas las
instancias e integrantes de una institución; vale decir, es un
documento de redacción interna.
• Oficio múltiple: Es un oficio de numeración única así se
reproduzcan muchos ejemplares, pero su emisión externa
para las instituciones con la que se quiere relacionar.
 ESTRUCTURA DEL OFICIO
ENCABEZAMIENTO
• MEMBRETE: Es la identificación institucional, allí van los datos mas
importantes de la institución como nombre, dirección,
teléfono, correo…
- Se escribe en la parte superior y central del papel.
- Si el membrete es pequeño, puede escribirse en la parte
superior izquierda del papel. En este caso, el centro del
membrete dará el margen para el lado izquierdo.
MODELOS DE MEMBRETES
 NOMBRE DEL AÑO
• Debe escribirse debajo del membrete y centrado en la
parte superior del papel.
• Cada año, el estado peruano, a través de un Decreto
Supremo, nomina un año con un nombre específico que
marque la identidad de su labor gubernativa o con el
nombre de alguna efeméride importante.
• Este año se denomina “Año de la Consolidación del Mar de
Grau”.
 LUGAR Y FECHA
• Debe escribirse alineada a la derecha.
• La forma de fechar debe empezar con el lugar
donde se emite el documento. En este caso sería:
Trujillo.
• En el caso de la fecha se recomienda fechar de
acuerdo con las normas internacionales (mes, día y
año).
Ejemplo:
Trujillo, agosto 01 de 2016.
 NUMERACIÓN
• La numeración empieza el 1º de enero de cada año y
finaliza el 31 de diciembre del mismo año.
• Cada entidad que emite un oficio es responsable de la
numeración consecutiva.
• Debe empezarse con la palabra Oficio (resaltada con
mayúscula, negrilla o subrayada), seguido del número, los
dos últimos dígitos del año y el cargo institucional en forma
creciente (de menor a mayor).
• Ejemplo:
OFICIO Nº 029–16. EAP. ING.AGRIC.
 DESTINATARIO
• Debe escribirse el cargo de la persona de más alta
jerarquía de la empresa a la que nos dirigimos. No debemos
escribir el nombre de la misma persona.
• Solo se escribe el nombre y el cargo de la persona si es que
queremos dirigirnos a él en su condición de persona natural.
Ejemplos:

Señor: Presidente Regional de La Libertad.

Señor: Ing. José Murgia Zanier
Presidente Regional de La Libertad
 DESTINO

• Es el nombre del lugar al que remitimos el

documento. Por ejemplo: Lima.
• Si el destino coincide con la misma ciudad de
emisión, se debe escribir la palabra Ciudad.
• El destino debe escribirse debajo de la palabra
señor del destinatario.
 VOCATIVO
• Es la fórmula de tratamiento que marcará el derrotero de
todo el documento. Debe considerarse su importancia en
la medida en que de él depende el tratamiento que se
mantenga a lo largo del documento.
Ejemplos:
 Estimado Señor.

 Excelentísimo Señor:

 Queridísimo Su Santidad:

 Dignísima Dama
 EJEMPLO DE ENCABEZAMIENTO
Membrete

“Año de la Consolidación del Mar de Grau”

Trujillo, marzo 05 de 2016

Oficio Nº 029 – 16. EAP.ING.AGRIC.

Señor: Ing. José Murgia Zanier
Presidente Regional de La Libertad
Ciudad

Estimado señor:
 TEXTO O CUERPO
SALUDO
• Se debe empezar saludando a la persona y a la gestión que realiza.
• En algunos casos se puede empezar mostrando adhesión.
Ejemplos:
 Me es sumamente grato dirigirme a usted para expresarle mi más
cordial saludo y, al mismo tiempo, felicitarlo por el notable éxito de
su gestión.
 Es muy grato dirigirme a usted para saludarle y expresarle mi mayor
muestra de solidaridad ante la reciente pérdida ocurrida en su
representada.
 Resulta grato para mí, expresarle cordial saludo y felicitación por la
labor que desempeña al frente de su representada…
 CONTENIDO
• Es la parte donde debe escribirse el sustento o la razón de ser del
documento.
• Se debe tener mucho cuidado con el aspecto de redacción y la pulcritud
del mismo en sus aspectos de cohesión y coherencia.
• El éxito de un documento tiene mucho que ver con la buena redacción del
mismo.
Ejemplo:
 El motivo de este documento es hacerle conocer que, el
día 10 del presente mes, estaremos inaugurando el nuevo
pabellón de Ingeniería. Además, hemos dispuesto que en
esta ceremonia de inauguración se rinda un homenaje
especial a su padre, don Atilio Murgia, uno de los ingenieros
más connotados de la ciudad; por tanto,
nos permitimos invitarle a usted a este evento en condición
de padrino del referido pabellón.
 DESPEDIDA
• Es la parte donde ratificamos la naturaleza del pedido o comunicación y
nos despedimos del destinatario.
Ejemplo:

 Sin otro particular y seguro de contar con su aceptación y

presencia, me despido de usted, no sin antes expresarle la
seguridad de mi especial consideración y alta estima.

Atentamente,
 FIRMA Y POSTFIRMA
• La firma es el nombre y la rúbrica de cada persona.
• La post firma es el nombre y el cargo de la persona que
emite el documento.
Ejemplo:

sello Dra. Amelia Luciana Perez Uceda

Directora de la Escuela Profesional
de Ingeniería Agrícola
 PIE DE PÁGINA
• Se debe escribir las iniciales en mayúsculas de la persona
que firma el oficio.
• Luego de una diagonal, se debe escribir, en minúsculas, el
las iniciales de la persona que redactó el documento.
• Si la misma persona que firma fue la que redactó el
documento, debe evitarse el pie de página.
Ejemplo:
 ALPU/ mpav
 DISTRIBUCIÒN
• En el caso de remitir copias a otras dependencias, deben consignarse los
nombres de las dependencias que recibirán copia del documento.
• Si no hay más copias que aquella que se debe guardar en el archivo de la
misma dependencia, debe evitarse escribir la consabida frase: cc. Archivo.
Ejemplo:
 CC. Jefe Personal
 CC. Planillas
 cc Imagen Institucional
 BIBLIOGRAFIA
• http://dle.rae.es/?id=Qvw4hM1