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Objetivo de la sesin
Aprender a registrar una PR Purchase Requisition (Solpe) de Servicios y
registrar la aceptacin del servicio (SES).
Presentaciones
Mariela Saavedra Echenique SAP Las Bambas Trainer
Camilo Espinoza
Fernando Olivera
Edgar Zurita
John Peralta
Carlos Cuadros
Materiales de Capacitacin
3
Agenda
Proceso de Compras
Registrar una PR de servicios con referencia a un contrato
Registrar una PR de servicios sin contrato
Modificar y visualizar una PR
Adjuntar un documento a una PR
Registrar una Framework PR
Registrar la aceptacin del servicio (SES)
Tema 1 Proceso de Compras
Proceso de compras
Solicitante
1
Proveedor 2
Pagado 7
Equipo de compras
Convierten PR a
3 PO y se comunica
con el proveedor
6
Cuentas por
pagar
4
Procesa la
factura y 5
completa el
pago
Proveedor
Materiales:
Servicio: Equipo de Provee
Solicitante del servicio almacn materiales o
servicios
Completa la hoja de
Recepciona los
entrada de servicio
materiales
6
Proceso de PR Purchase Requisition
reas Jefatura /
Compras Solicitante
Solicitantes Gerencia
PR PO
Purchase Purchase SES Service
Aprobacin Entry Sheet
Requisition Order (Orden de
(Solpe) compra)
7
Tipos de PR Purchase Requisition
8
Estructura organizativa en SAP
Storage location
(Almacn)
10
Ruta
1
1
Tema 2 PR (Purchase Requisition) de
Servicios con referencia a un contrato
PR con referencia a un contrato
13
Crear PR de servicios con contrato
1. Imputacin: a donde se
cargar el gasto,
P=Proyecto y K=Centro de
costo
9. Pestaa Servicios
14
Crear PR de servicios con contrato
11 11. Documento de compra: nmero de
contrato
15
17
15
Crear PR de servicios con contrato
19 18
16
Crear PR de servicios con contrato
20
21
17
Tips
18
Tema 3 PR (Purchase Requisition) de
Servicios sin referencia a un contrato
PR sin referencia a un contrato
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PR sin referencia a un contrato
1. Imputacin: a donde se
cargar el gasto. P =
Proyecto , K=Centro Costo.
2. Tipo posicin: D = Servicios
3. Descripcin del servicio
4. Fecha de entrega del servicio
1 2 3 4 5 6 7 8 5. Grupo Artculos: para
servicios comienzan con 7,8
y9
6. Centro: donde se prestar el
servicio
7. Grupo de compras
8. Solicitante: solo se llena si se
hace la PR por otra persona
9. Pestaa Servicios
10. Seleccionar el cdigo de
servicio del maestro.
11. Modificar la descripcin del
9 servicio por una mas
detallada
12. Ingresar la cantidad.
13. Ingresar el precio del servicio.
14. Ingresar el cdigo del centro
de costo.
10 11 12 13 14 15. Si quiere distribuir el costo a
mas de un centro de costos
presione este botn.
15
21
PR sin referencia a un contrato
16
17 18 19
16. Indicador de distribucin: seleccionar si la distribucin ser simple, o por cantidad o porcentaje.
17. Cantidad / Porcentaje: ingrese el valor para la distribucin (cantidad o porcentaje) segn lo
seleccionado en el campo 16.
17. Ingresar el o los cdigos de Proyectos o centros de costos a los que se distribuir el valor del servicio.
22
PR sin referencia a un contrato
23
24
Tips
24
Tema 4 Modificar y Visualizar una PR
Modificar y visualizar una PR
26
Modificar y visualizar una PR
5
1 2
1. En el ttulo de la pantalla
indica que est en modo
modificacin. Puede
modificar cualquier campo
que tenga fondo blanco.
3. Cambiar a la pestaa de
Status.
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Modificar una PR
28
Tema 5 Adjuntar un archivo a una PR
Adjuntar archivo a una PR
30
Adjuntar archivo a una PR
Presionar el botn
y elegir la ruta Create > Store business document
31
Adjuntar archivo a una PR
32
Adjuntar archivo a una PR
33
Adjuntar archivo a una PR
34
Adjuntar archivo a una PR
Si desea ver si la PR tiene documentos adjuntos, presionar el botn
1. Elegir la opcin Attachment list y se activa una ventana con la lista de documentos.
2. Selecciona el documento y puede visualizar el documento.
3. Puede agregar un nuevo documento.
1 3 2
35
Tema 6 Framework PR
Framework PR
Blanket: Utilice este proceso para crear una solicitud de pedido marco para un
pedido abierto para materiales y servicios que no requieren una recepcin; por
ejemplo, agua, electricidad y telfono. Aqu es importante establecer lmites
presupuestarios sobre el gasto que se puede realizar durante un periodo de
tiempo. No se requiere recepcin de servicios o materiales. Cuando se recibe la
factura, se hace llegar al solicitante para aprobacin.
Invoice Plan: Utilice este proceso para crear una solicitud de pedido marco
para un plan de facturacin donde existan pagos de proveedores recurrentes,
por ejemplo, alquiler. No se requiere recepcin de servicios o mercancas. Si
el proveedor est registrado en Evaluated Receipt Settlement (ERS,
autofacturacin) la factura se paga automticamente.
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Framework PR Blanket order
1. Seleccionar la clase de
documento FO =
Framework Requisition
2. Imputacin: a donde se
1 cargar el gasto.
3. Tipo posicin: B = Lmites
4. Descripcin del servicio
38
Framework PR Blanket order
11
12
13
14
11. Ingresar a la pestaa Source of Supply para asignar los datos del proveedor relacionado.
12. Ingresar la Organizacin de compras.
13. Ingresar el cdigo del proveedor asignado a este servicio.
14. En la pestaa de Texts, puede ingresar una nota para el equipo de compras en la opcin Internal Note.
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Framework PR Blanket order
17
15
16
40
Framework PR Invoice plan
1. Seleccionar la clase de
documento FO =
Framework Requisition
2. Imputacin: a donde se
cargar el gasto.
1 3. Tipo posicin: D = Servicios
4. Descripcin del servicio
5. Fecha de vencimiento del
servicio
6. Grupo Artculos: para
2 3 4 5 6 7 8 servicios comienzan con
7,8 y 9
7. Centro: donde se prestar
el servicio
8. Grupo de compras
9 9. En la pestaa Services
10. Ingresar el cdigo de
servicio y presionar ENTER
11. Muestra la descripcin del
servicio pero se puede
modificar con mas detalle.
11 12 13 14 12. Ingresar la cantidad.
10
13. Ingresar el precio.
14. Ingresar el centro de costo.
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Framework PR Invoice plan
15
15. Si el sistema muestra un nmero de
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Tema 7 Service Entry Sheet (SES) Hoja de
aceptacin de servicios
SES Hoja de aceptacin de servicio
El solicitante o supervisor debe crear una SES tan pronto como el trabajo se ha
terminado.
Si el valor del servicio excede los lmites planificados en menos de US$ 1000
debe comunicarse con compras para solicitar los fondos extras colocados en la
PO (orden de compra).
Despus de creada la SES, debe ser aprobada por el jefe de lnea. No se podr
procesar el pago de una factura si la SES no ha sido aprobada.
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SES Hoja de aceptacin de servicio
Ingresar a la siguiente ruta : Workspace > Procure to Pay > Procure Goods and Services >
Service Entry Sheet Management > Service Entry Sheet (ML81N)
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SES Hoja de aceptacin de servicio
5. Ingrese el nmero de
5
documento de referencia
externo.
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SES Hoja de aceptacin de servicio
9. Confirmar el nmero de
PO relacionada.
10
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SES Hoja de aceptacin de servicio
12
11
12. Clic para copiar los servicios a la SES (Service Entry Sheet).
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SES Hoja de aceptacin de servicio
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SES Hoja de aceptacin de servicio
20
16 17 18 19
16. Para cada posicin de servicio ingrese la cantidad del servicio que se ejecut. El sistema sugiere siempre el saldo de la PO.
17. Si es necesario puede modificar el valor del servicio ejecutado.
18. Si conoce el nombre de la persona que ejecut el servicio puede ingresarlo en este campo.
19. Puede modificar el centro de costo en este campo o con clic en el botn .
20. Clic para grabar la SES. En la barra de estado se mostrar un mensaje con el nmero asignado.
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SES Hoja de aceptacin de servicio
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Resumen de la sesin