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Integrated Business Management (iBM)

SAP Las Bambas

Procure to Pay (P2P)


Solicitando y Aceptando Servicios
Julio 2015
Bienvenida

Objetivo de la sesin
Aprender a registrar una PR Purchase Requisition (Solpe) de Servicios y
registrar la aceptacin del servicio (SES).
Presentaciones
Mariela Saavedra Echenique SAP Las Bambas Trainer
Camilo Espinoza
Fernando Olivera
Edgar Zurita
John Peralta
Carlos Cuadros
Materiales de Capacitacin

El material de capacitacin disponible es:


Gua del mdulo
http://mmglibrary.myintranet.local/otcs/cs.exe?func=ll&objId=1350776&objActi
on=Download
Procedimiento para PR de servicios
http://mmglibrary.myintranet.local/otcs/cs.exe?func=ll&objId=3143477&objActi
on=browse
Uperform
http://mmguperform/gm/folder-1.11.2032

3
Agenda

Proceso de Compras
Registrar una PR de servicios con referencia a un contrato
Registrar una PR de servicios sin contrato
Modificar y visualizar una PR
Adjuntar un documento a una PR
Registrar una Framework PR
Registrar la aceptacin del servicio (SES)
Tema 1 Proceso de Compras
Proceso de compras
Solicitante

Crea una solpe Jefatura /


(Purchase Gerencia
Requisition PR)
Aprueba PR

1
Proveedor 2
Pagado 7
Equipo de compras

Convierten PR a
3 PO y se comunica
con el proveedor

6
Cuentas por
pagar
4
Procesa la
factura y 5
completa el
pago
Proveedor
Materiales:
Servicio: Equipo de Provee
Solicitante del servicio almacn materiales o
servicios
Completa la hoja de
Recepciona los
entrada de servicio
materiales

6
Proceso de PR Purchase Requisition

reas Jefatura /
Compras Solicitante
Solicitantes Gerencia

PR PO
Purchase Purchase SES Service
Aprobacin Entry Sheet
Requisition Order (Orden de
(Solpe) compra)

Todas las PR pasan por aprobacin.


Si no se ha aprobado en 7 das calendario pasa automticamente a
la aprobacin del siguiente nivel.
El equipo de compras no puede modificar una PR.
Las PO no estn sujetas a aprobacin

7
Tipos de PR Purchase Requisition

Creada automticamente desde el proceso MRP.


MRP El proceso se ejecuta todas las noches y una vez por semana.

Creada automticamente desde el mdulo de proyectos.


Proyecto

Creada automticamente desde el mdulo de A2D (Mantenimiento)


Orden

Creada de forma manual por el solicitante.


Manual Puede ser de cargo directo o servicios.

Son para la adquisicin de servicios que se necesitan en forma


Framework repetitiva durante un periodo de tiempo. Se crean de forma manual.

8
Estructura organizativa en SAP

Company Code 5200 5110


(Sociedad) Minera Las Bambas MM Chile Services SPA

Plant 5000 PE01 PE02 5001


(Centro) SBS Per Lima Per Las Bambas Mine Per Cusco Chile Santiago

Storage location
(Almacn)

1020 2000 2001


1000 1001 1030 2600
Stock Combustible Combustible
Main Plant Main Mine Obsoletos Explosivos
Bloqueado Principal Ligero
Reglas de Negocio

Es obligatorio el ingreso del cdigo de servicios en la PR.


Se deben crear las PR antes de que el servicio sea ejecutado.
Los aprobadores deben verificar que se utiliz el maestro de servicios, si no se
utiliz se debe rechazar la PR para que el solicitante la modifique.
El valor aprobado es el valor del servicio y el valor de lmites.
Los solicitantes deben registrar la SES (Service Entry Sheet) cuando reciben el
servicio y no esperar la recepcin de la factura. El ingreso de la SES debe ser con
las hojas de trabajo o time sheets del proveedor.

10
Ruta

1
1
Tema 2 PR (Purchase Requisition) de
Servicios con referencia a un contrato
PR con referencia a un contrato

Ingresar a la siguiente ruta:


Workspace > Procure to pay > Procure Goods and Services > Purchase
Requisition Management > Create Purchase Requisition (ME51N)
Esta opcin permite crear una nueva PR Purchase Requisition de servicios con
referencia a un contrato.
Es obligatorio el ingreso de cdigo de servicios en la PR.

13
Crear PR de servicios con contrato
1. Imputacin: a donde se
cargar el gasto,
P=Proyecto y K=Centro de
costo

2. Tipo posicin: D = Servicios


1 2 3 4 5 6 7 8
3. Descripcin del servicio

4. Fecha de entrega del


servicio

5. Grupo Artculos: para


servicios comienzan con 7,8
y9

6. Centro: donde se prestar el


servicio
9
7. Grupo de compras

8. Solicitante: solo se llena si


se hace la PR por otra
persona, se ingresa el ID del
usuario.

9. Pestaa Servicios

10. Botn Seleccin de


servicios de un contrato
10

14
Crear PR de servicios con contrato
11 11. Documento de compra: nmero de
contrato

12. Clic o ENTER para continuar


13. Seleccionar la posicin

12 14. Set Source: Asignar fuente de


aprovisionamiento

15. Mensaje informativo que se asign el


contrato
16 14
16. Copia los servicios del contrato a la
PR

17. Cdigo del proyecto o centro de


costos
13

15

17

15
Crear PR de servicios con contrato

18. Comprobar que se haya


determinado la pestaa de
Estrategia de Liberacin.
Esto indica los niveles de
aprobacin que necesita
esta PR.

19. En la pestaa de Fuente de


aprovisionamiento se
muestran los datos del
contrato y proveedor que se
determinaron en el punto 14.

19 18

16
Crear PR de servicios con contrato

20

21

20. Seleccionar la posicin

21. Botn de detalles

22. Pantalla de detalle: el indicador de Cambio de


precio se debe marcar cuando se va a permitir
modificar el precio en el Hoja de Entrada de
Servicios (SES)
23. El indicador de Unlimited tambin debe estar 23
marcado para permitir un ingreso de cualquier
trabajo extra en cantidad.

24. Regresar a la pantalla principal y presionar el


botn Grabar 22

25. En la parte inferior de la pantalla le mostrar el


nmero correlativo de la PR.

17
Tips

Si se muestra la cuenta contable (G/L Account) no modificarla.

Si quiere repetir el centro de costos para todas las posiciones presionar el


botn para que se repita automticamente.

Si el servicio no tiene un precio fijo, entonces utilice el campo Expected


value en la pestaa Limits.

Si desea ingresar una nota para el comprador, que no se muestre en la PO,


utilice en el detalle, en la pestaa Textos , la opcin Internal Note.

Si no conoce el cdigo de algn campo, presionar el icono de ayuda de


campo para que se muestre la ventana con los cdigos de ayuda.

18
Tema 3 PR (Purchase Requisition) de
Servicios sin referencia a un contrato
PR sin referencia a un contrato

Ingresar a la opcin Create Purchase Requisition en la siguiente ruta:


Workspace > Procure to pay > Procure Goods and Services > Purchase
Requisition Management > Create Purchase Requisition
Esta opcin permite crear una nueva PR Purchase Requisition de servicios sin
referencia a un contrato.

20
PR sin referencia a un contrato
1. Imputacin: a donde se
cargar el gasto. P =
Proyecto , K=Centro Costo.
2. Tipo posicin: D = Servicios
3. Descripcin del servicio
4. Fecha de entrega del servicio
1 2 3 4 5 6 7 8 5. Grupo Artculos: para
servicios comienzan con 7,8
y9
6. Centro: donde se prestar el
servicio
7. Grupo de compras
8. Solicitante: solo se llena si se
hace la PR por otra persona
9. Pestaa Servicios
10. Seleccionar el cdigo de
servicio del maestro.
11. Modificar la descripcin del
9 servicio por una mas
detallada
12. Ingresar la cantidad.
13. Ingresar el precio del servicio.
14. Ingresar el cdigo del centro
de costo.
10 11 12 13 14 15. Si quiere distribuir el costo a
mas de un centro de costos
presione este botn.

15

21
PR sin referencia a un contrato

16

17 18 19

16. Indicador de distribucin: seleccionar si la distribucin ser simple, o por cantidad o porcentaje.

17. Cantidad / Porcentaje: ingrese el valor para la distribucin (cantidad o porcentaje) segn lo
seleccionado en el campo 16.

16. Cuenta contable, si el sistema sugiere un valor, no modificarlo.

17. Ingresar el o los cdigos de Proyectos o centros de costos a los que se distribuir el valor del servicio.

Clic para regresar a la pantalla anterior.

22
PR sin referencia a un contrato

Si no conoce el servicio que se


contratar pero quiere
presupuestar el importe
entonces utilizar la pestaa
Limits.

20. Pestaa Lmits.

21. Ingresar el importe adicional


para el servicio en el campo
Expected Value.

En ese momento se activar la


ventana solicitando los datos de
imputacin:
20 22. Cuenta contable, si el
sistema lo sugiere no lo
modifique.

21 23. Ingrese el cdigo del


Proyecto o Centro de Costos
del gasto.
22
24. Clic o ENTER

23
24
Tips

Es obligatorio el ingreso de cdigo de servicios en la PR.

Si se muestra la cuenta contable (G/L Account) no modificarla.

Si quiere repetir el proyecto o centro de costos para todas las posiciones


presionar el botn para que se repita automticamente.

Si el servicio no tiene un precio fijo, entonces utilice el campo Expected


value en la pestaa Limits.

Si desea ingresar una nota para el comprador, que no se muestre en la PO,


utilice en el detalle, en la pestaa Textos , la opcin Internal Note.

Si no conoce el cdigo de algn campo, presionar el icono de ayuda de


campo para que se muestre la ventana con los cdigos de ayuda.

24
Tema 4 Modificar y Visualizar una PR
Modificar y visualizar una PR

Ingresar a la siguiente ruta :


Procure to Pay > Procure Goods and Services > Purchase Requisition
Management > Change Purchase Requisition.
Procure to Pay > Procure Goods and Services > Purchase Requisition
Management > Display Purchase Requisition.

La opcin de Modificacin permite visualizar y modificar y la opcin de Visualizar tambin


permite modificar, presionando el icono
En la pantalla principal presionar el botn para cambiar a otra PR.
Ingresar el nmero de PR que se quiere modificar y presionar el botn

26
Modificar y visualizar una PR
5

1 2

1. En el ttulo de la pantalla
indica que est en modo
modificacin. Puede
modificar cualquier campo
que tenga fondo blanco.

2. Clic para cambiar a


visualizacin o viceversa.

3. Cambiar a la pestaa de
Status.

4. Si la PR fue bloqueada por


compras, puede
3 desbloquearla cambiando
el valor a Not Blocked y
tambien editando el texto
de Bloqueo.
4 4
5. Clic para grabar.

27
Modificar una PR

Si la PR estaba aprobada y se modifican campos como cantidad y precio, se


volver a solicitar aprobacin.

Si se modifica algn campo se debe indicar el motivo de la modificacin en


el campo Internal note.

Una PR solo debera modificarse en los siguientes casos:


La PR ha sido rechaza.
La PR ha sido bloqueada por el equipo de compras.
Se necesita una nueva posicin para cubrir las variaciones entre PO y
factura.
La diferencia en precio entre una PR y una PO debe ser menor a US$
1000.

28
Tema 5 Adjuntar un archivo a una PR
Adjuntar archivo a una PR

Ingresar a la siguiente ruta :


Procure to Pay > Procure Goods and Services > Purchase Requisition
Management > Change Purchase Requisition.

La opcin de Modificacin permite visualizar y modificar y la opcin de


Visualizar tambin permite modificar, presionando el icono

En la pantalla principal presionar el botn para cambiar a otra PR.

Ingresar el nmero de PR al que quiere adjuntar un archivo y presionar el botn

30
Adjuntar archivo a una PR

Presionar el botn
y elegir la ruta Create > Store business document

31
Adjuntar archivo a una PR

En esta pantalla debe


seleccionar el archivo que
desea adjuntar.
1
1. Seleccionar el tipo de
documento y presionar
doble click.

2. Buscar el archivo que


desea adjuntar y
seleccionarlo.

32
Adjuntar archivo a una PR

Se muestra en la pantalla el archivo seleccionado, presionar para continuar.

33
Adjuntar archivo a una PR

El sistema regresa a la pantalla principal de la PR y debe presionar el botn

34
Adjuntar archivo a una PR
Si desea ver si la PR tiene documentos adjuntos, presionar el botn

1. Elegir la opcin Attachment list y se activa una ventana con la lista de documentos.
2. Selecciona el documento y puede visualizar el documento.
3. Puede agregar un nuevo documento.

1 3 2

35
Tema 6 Framework PR
Framework PR

Hay 2 tipos de Framework PR:

Blanket: Utilice este proceso para crear una solicitud de pedido marco para un
pedido abierto para materiales y servicios que no requieren una recepcin; por
ejemplo, agua, electricidad y telfono. Aqu es importante establecer lmites
presupuestarios sobre el gasto que se puede realizar durante un periodo de
tiempo. No se requiere recepcin de servicios o materiales. Cuando se recibe la
factura, se hace llegar al solicitante para aprobacin.

Invoice Plan: Utilice este proceso para crear una solicitud de pedido marco
para un plan de facturacin donde existan pagos de proveedores recurrentes,
por ejemplo, alquiler. No se requiere recepcin de servicios o mercancas. Si
el proveedor est registrado en Evaluated Receipt Settlement (ERS,
autofacturacin) la factura se paga automticamente.

37
Framework PR Blanket order

1. Seleccionar la clase de
documento FO =
Framework Requisition
2. Imputacin: a donde se
1 cargar el gasto.
3. Tipo posicin: B = Lmites
4. Descripcin del servicio

2 3 4 5 6 7 8 5. Fecha de vencimiento del


servicio.
6. Grupo Artculos: para
servicios comienzan con
7,8 y 9
9
7. Centro: donde se prestar
10
el servicio
8. Grupo de compras
9. En la pestaa Limits
10. Ingresar el valor estimado

38
Framework PR Blanket order
11

12
13

14

11. Ingresar a la pestaa Source of Supply para asignar los datos del proveedor relacionado.
12. Ingresar la Organizacin de compras.
13. Ingresar el cdigo del proveedor asignado a este servicio.
14. En la pestaa de Texts, puede ingresar una nota para el equipo de compras en la opcin Internal Note.

39
Framework PR Blanket order
17

15

16

15. Cuenta contable, si el sistema lo sugiere no lo modifique.


16. Centro de Costos del gasto.
17. Grabar la PR y se mostrar un mensaje en la barra de estado con el nmero asignado.

40
Framework PR Invoice plan

1. Seleccionar la clase de
documento FO =
Framework Requisition
2. Imputacin: a donde se
cargar el gasto.
1 3. Tipo posicin: D = Servicios
4. Descripcin del servicio
5. Fecha de vencimiento del
servicio
6. Grupo Artculos: para
2 3 4 5 6 7 8 servicios comienzan con
7,8 y 9
7. Centro: donde se prestar
el servicio
8. Grupo de compras
9 9. En la pestaa Services
10. Ingresar el cdigo de
servicio y presionar ENTER
11. Muestra la descripcin del
servicio pero se puede
modificar con mas detalle.
11 12 13 14 12. Ingresar la cantidad.
10
13. Ingresar el precio.
14. Ingresar el centro de costo.

41
Framework PR Invoice plan

15
15. Si el sistema muestra un nmero de

16 cuenta contable, no modificar, sino


17 debe ingresar un cdigo de cuenta.
16. Ingresar el cdigo del centro de
costos al que se cargar el gasto.
18
17. Clic o ENTER para continuar.

19 18. Ingresar a la pestaa Source of


Supply.
19. Ingresar la Organizacin de
compra y el cdigo del proveedor
asignado para este requerimiento.

20. En la pestaa de textos , en la


opcin Internal Note puede
20 ingresar un texto para el
equipo de compras.
21. Clic para grabar la PR.

42
Tema 7 Service Entry Sheet (SES) Hoja de
aceptacin de servicios
SES Hoja de aceptacin de servicio

El solicitante o supervisor debe crear una SES tan pronto como el trabajo se ha
terminado.

Si el timesheet o la hoja de trabajo no tiene indicada el nmero de la PO (orden


de compra) se debe devolver al proveedor via Cuentas por Pagar.

Si el valor del servicio planificado excede en mas de US$ 1000, el solicitante


debe crear una PR (purchase requisition) para cubrir la diferencia.

Si el valor del servicio excede los lmites planificados en menos de US$ 1000
debe comunicarse con compras para solicitar los fondos extras colocados en la
PO (orden de compra).

Despus de creada la SES, debe ser aprobada por el jefe de lnea. No se podr
procesar el pago de una factura si la SES no ha sido aprobada.

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SES Hoja de aceptacin de servicio
Ingresar a la siguiente ruta : Workspace > Procure to Pay > Procure Goods and Services >
Service Entry Sheet Management > Service Entry Sheet (ML81N)

1. Clic y mostrar una ventana.

2. Ingresar el nmero de la PO y luego ENTER.

45
SES Hoja de aceptacin de servicio

3. Clic para crear una nueva


4 SES para la PO seleccionada.

4. Ingrese una breve descripcin


del servicio.

5. Ingrese el nmero de
5
documento de referencia
externo.

7 6. Ingrese el rango de fechas de


6
la ejecucin del servicio.

7. Si est creando la SES en


nombre de otra persona
ingresar en este campo el ID
del usuario correspondiente.

8. Clic para seleccionar los


servicios.

46
SES Hoja de aceptacin de servicio

9. Confirmar el nmero de
PO relacionada.

10. Clic para continuar o


ENTER.

10

47
SES Hoja de aceptacin de servicio

12

11

11. Seleccionar el o los servicios que se van a aceptar.

12. Clic para copiar los servicios a la SES (Service Entry Sheet).

48
SES Hoja de aceptacin de servicio

13. Ingresar la cantidad que


se va a aceptar.
13
14. Confirmar el valor del
servicio que se va a
14
aceptar.

15. Clic para continuar.

15

49
SES Hoja de aceptacin de servicio
20

16 17 18 19

16. Para cada posicin de servicio ingrese la cantidad del servicio que se ejecut. El sistema sugiere siempre el saldo de la PO.
17. Si es necesario puede modificar el valor del servicio ejecutado.
18. Si conoce el nombre de la persona que ejecut el servicio puede ingresarlo en este campo.
19. Puede modificar el centro de costo en este campo o con clic en el botn .
20. Clic para grabar la SES. En la barra de estado se mostrar un mensaje con el nmero asignado.

50
SES Hoja de aceptacin de servicio

21

22

23

21. Para adjuntar un archivo a la SES clic .


22. Elija la opcin Create Store Business Document .
23. Despus elegir el tipo de documento y abrir el archivo que se va a adjuntar.

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Resumen de la sesin

Ahora usted puede:


Solicitar la compra de un servicio con contrato y sin contrato.
Modificar o visualizar una PR
Adjuntar un archivo a una PR
Crear una Framework PR o Requisicin abierta
Realizar la aceptacin de un servicio
Preguntas
Gracias!!