Por Mario Villa M.

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Indice

Para qu reunirse

El propsito

Recomendaciones generales
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Indice

Preparar la Reunin El desarrollo de la reunin

Los asistentes Liderar una reunin
La citacin El ritmo
El lugar de la reunin No perder el hilo
La ubicacin de los asistentes Mantener el orden y resolver conflictos
Check list

Para terminar la Reunin

El cierre
Revisin de los procedimientos
Evale su aptitud para presidir
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Para que reunirse ?

La reunin efectiva ayuda a saber estar en reuniones sea asistiendo o

presidiendo y lograr que sea eficaces.
Las reuniones gastan el recurso escaso: tiempoy costo alternativo (cosas
que se dejan de hacer mientras se prepara una reunin y mientras se asiste),
todo ello es dinero.
Valorizacin de un reunin :
(remunerac. por hora de cada asistente) x (tiempo de: asistencia, traslado y
preparacin previa de c/u) + materiales + infraestructura + logstica.
Por lo tanto : Se deben realizar solo cuando es necesario y la tecnologa no
sustituye el valor presencial pero debemos asegurar sean concisas y
productivas.
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Requisito fundamental: el Propsito?

Compartir informacin
Cumplir procedimientos
Evaluar, calificar hechos pasados, seguimiento
Dar instrucciones
Generar ideas, proyectos
Resolver problemas
Tomar decisiones
Asignar tareas, plazos y responsables
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Recomendaciones Generales

El propsito debe quedar claro con antelacin

Cada participante debe saber su rol y el tiempo que dispondr
Se debe considerar las pausas para caf y descanso intermedio
Debe asistir solo las personas pertinentes
Comienzo puntual, generar cultura
No perder el hilo
Conozca la oposicin
Preprese, (mejor con datos)
Sondee el grado de apoyo previamente
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Los Asistentes

Elegir las personas adecuadas que potencialmente puedan hacer

una contribucin especfica.
Tenga en cuenta como interactan los asistentes
Ponga gran atencin a la dificultad de conciliar diversa agendas
para logra fijar el momento de la reunin, use la tecnologa.
Si se requiere la participacin experto por un momento puntual
ctelo a un a hora especifica para su intervencin y agradzcale
como despedida para continuar con la reunin
Evale los aportes de cada cual para ir perfilando su conducta
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La Citacin

No debe ser a un horario de bajo rendimiento como despus de almorzar de

preferencia un horario que motive no alargar la hora de trmino previsto, Ej.: cerca
del almuerzo o cerca de la salida.

Debe ser breve, debe contener la fecha de la citacin, quien la enva, el propsito, el
lugar, desde hasta, pausa y caf

Los asistentes y a informacin que deben llevar o grado de preparacin oral escrita o
presentacin)

Que especialistas estn citados en que lapso.

Si son temas de seguimiento cada responsable debe enviar con anterioridad carta
Gantt de su avance y una hoja de informe de las tareas comprometidas resaltado lo
ms importante
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El Lugar De La Reunin

Adems de ser un espacio cmodo debe ser adecuado a la ocasin

Idealmente la ubicacin sea cercana a la mayora
A los asistentes ms lejano procure su movilizacin para asegurar
puntualidad
Debe ser funcional
Debe ser reconocido adecuado
Revise los asientos y la acstica, la ubicacin de termostatos e
interruptores.
No se olvide del VIEJO CHECK LIST
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La Ubicacin De Los Asistentes

Investigue y tipifique a los asistentes con anterioridad e identifique lderes

La disposicin de los asientos depende de donde se ubique el presidente

Los cercanos se influencian

Divida los grupos antagnicos y que no se sienten juntos

Se debe planificar la ubicacin previo conocimientos de ellos

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Ejemplo de Tipificacin De Los Asistentes
El que siempre pregunta:.
Siempre quiere hacerse notar o quiere hacer prevalecer lo que l opina, buscando el apoyo del grupo. El
moderador debe con mucha energa desviar sus interrogantes al grupo, que sea el grupo quin le conteste y no
contestar las preguntas directamente o tomar partido.

El necio:
Es el tipo que no entiende razones, no quiere aprender nada de los dems. El moderador puede hacerle ver y
pedirle como un favor personal que de momento acepte el punto de vista de la mayora, y que posteriormente
habr oportunidad para discutir lo de l.

El mudo voluntario:
No participa porque se siente muy sobre el tema, entonces toma una actitud aburrida, se dedica a or. Tambin
puede ocurrir que se sienta muy bajo el tema, entonces no se atreve a participar. El moderador debe instarle a
participar, halagndole y dicindole lo imprescindible que es para el grupo su contribucin. Hay que despertar
su inters hacindole preguntas directas y sencillas sobre algo que l conoce. Cuando no hay probabilidad de
motivarlo con una pregunta, entonces podemos explicar con palabras sencillas lo que creemos que l no
entiende.
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Ejemplo de Tipificacin De Los Asistentes
El silencioso tmido:
Es un hombre que tiene ideas pero le cuesta o no se atreve a formularlas. En este caso, el moderador debe
hacerle preguntas fciles, debe procurar aumentar la confianza en s mismo y atraer su atencin sobre lo que
diga de interesante.

El charlatn:
Es el que habla todo el tiempo, salindose del tema de un modo cansador, su tema ms interesante es l
mismo. El moderador no debe dejarle lanzarse a una discusin ociosa, obrar como si no existiera y conceder la
palabra a uno de sus compaeros. Adems podemos interrogarle sobre el sentido exacto de su intervencin, y
tambin podemos dejarlo que se meta en un atolladero y que el grupo le ataque. Al finalizar la reunin,
podemos encargarle a l que haga el resumen.

El distrado:
Salta de un punto a otro, desva a los dems de sus propsitos hablando de cualquier cosa en cualquier
instante. El moderador no debe dejarlo divagar, interpelarlo con la ayuda de una pregunta fcil dirigida a l. La
pregunta debe ser tomada de alguna opinin dada por el grupo y sobre ella, preguntarle qu opina.
ahora es ponerse de acuerdo en las grandes lneas
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Ejemplo de Tipificacin De Los Asistentes

El detallista:
Es el individuo que se embrolla en los detalles ms mnimos, no deja avanzar al grupo. El moderador debe
tomarlo con humor y hacerle comprender que los detalles son significativos, pero no tanto. Que incluso se
pueden tratar despus de la reunin. Lo que interesa ahora es ponerse de acuerdo en las grandes lneas.

El gran tipo:
Es el "siempre listo" del grupo, siempre quiere colaborar. Est seguro de s y de su posicin en el grupo. Est
preparado a or a los dems y dejarse convencer. El moderador debe apoyarse en l como una ayuda preciosa
durante las reuniones. Hgale que realice sus aportes, tmele en cuenta y mustrese agradecido de sus
palabras.

El que cala profundo.

Habla poco, pero cuando lo hace, es slido, va directamente al grano, no pierde el tiempo en trivialidades.
Para el moderador este tipo de personas resulta de gran utilidad para el grupo, no hay que dejar que los dems
se sientan ni juzgados ni abatidos por l. Hacerlo hablar pero no presentarlo como una autoridad para que los
otros miembros no sientan que dependen de l.
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Ejemplo de Tipificacin De Los Asistentes

El que tiene buen humor.

Posee la cualidad de hacer rer a los dems fcilmente, contagia con su optimismo. Este tipo de
personalidades, bien guiadas, puede ser de gran ayuda al grupo para franquear los momentos de mxima
ansia y hacer las reuniones ms amenas y joviales.

El concreto.
Es el de los hechos de la vida, apela a la experiencia vivida, a lo real. A veces sus ejemplos son de tipo
hogareo, muy sencillos y simples. Para el moderador puede ser de gran ayuda en un grupo para hacerlo
aterrizar, hay que darle esa oportunidad, pero teniendo cuidado de no quedarse en soluciones simplistas de
casos particulares. Lo ms recomendable es tratar de integrar lo tcnico con lo prctico.

El positivo.
Es el que encuentra siempre el lado bueno de las cosas y de las personas. A menudo defiende a los ms dbiles.
Usa mucho el halago. El moderador tambin puede apoyarse en l en el transcurso de la reunin, pero a veces
es necesario hacerle ver algunos aspectos negativos, no solo lo positivo
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Ejemplo de Tipificacin De Los Asistentes
El flojo.
Se levanta antes de que termine la reunin y se escabulle. Siempre hace los mismo. Al abandonar el grupo
antes que acabe la reunin, el flojo atrae con l una parte de la energa del grupo. Lo turba. Si algunos
individuos van a marcharse antes del final de la discusin, sera bueno que se le informe al moderador para que
tome las disposiciones apropiadas a las situaciones.

El grun.
Si no se expresa verbalmente, se manifiesta mediante una conducta compulsiva. Se alza bruscamente, agita la
cabeza con energa, mueve los ojos en seal de reprobacin, golpea la mesa, etc., pero no se sabe
exactamente lo que quiere o piensa. A la larga es fatigoso. La mejor estrategia para el moderador es hablarle
francamente y directamente.

El agresivo
Con gran constancia aprovecha las menores ocasiones para irritarse y altercar con todo el mundo, aunque sus
argumentaciones no sean de peso, sabe que se impone por su saa y su mal genio. Si este tipo de personas la
emprende contra el moderador, lo mejor es dejar que sus ataques se los lleve el viento. El moderador debe
agradecerle sus crticas y regresarle el baln (tcnica del boomerang)
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Liderar Una Reunin

Los distintos momentos son:

Preparacin de la reunin: Para que nada distraiga del propsito

Estimule la previa : Permita que subgrupos trabajen antes
Apertura : Instancia de Inicio
Desarrollo : Instancia de liderazgo Anlisis y Debate
Cierre : Instancia de Conclusiones y Anlisis
de los resultados de la reunin.
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Liderar Una Reunin
Controlar una reunin pasa por corregir el rumbo
que toma.

Genere E3, pero estimule y encause el debate y

mantenga el orden

Debemos estar alerta a los indicios tempranos de

desvos.

Leer el lenguaje corporal + y - de los asistentes

Manejar los ritmos, colocndose de pie, hablar en

varios tonos, manejar las pausas

Si se escapa la discusin del propsito vuelva a

centrarla. Impida debates secundario.
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Practicar la Escucha Activa

Reitere el propsito de vez en cuando, use palabras diferentes

Mentalidad abierta para escuchar
Motive que cada participante haga una lista de pro y contras de la postura
opuesta, no de la propia y comprtanla.
Alterne la presidencia de la reunin, primero capacite para ello con el ejemplo.
Asegure el orden y equidad en el uso del tiempo.
Practique la respiracin antes de hablar y redacte en positivo
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Cierres

Cierre parcial
En su momento agradzcale la participacin a los experto como
despedida para continuar con la reunin.
Cierre final
Concluya repasando los acuerdos y compromisos
Distribuya el acta de acuerdos
Evale los aportes de cada cual para ir perfilando su conducta
Es recomendable fijar fecha hora y lugar de la prxima reunin
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Presida Correctamente nunca . siempre

Inicio cada reunin a la hora programada

Explico con claridad el propsito
No me aparto del propsito
Permito la expresin de todas las opiniones
Soy consciente de las razones manifiestas y ocultas de cada participante
Me aseguro que todos los participantes tienen buena voluntad e inters
Me preparo a fondo para cada reunin
Consulto la gua de procedimientos ante de cada reunin formal
Me aseguro de que los asistentes entiendan el contenido del acta de acuerdos
Me aseguro de dejar inmediatamente organizada la prxima reunin