Introduccin

Dimensiones de la comunicacin (Formal, Informal, Escrito y Verbal)

Comunicacin Efectiva (Emisor)

Escucha Efectiva (Receptor)
Escucha Activa (Receptor)
Buenas prcticas para comunicarse con el equipo
Buenas prcticas lecciones aprendidas
 Dimensiones de la comunicacin
(Vertical , Horizontal)
Patrocinador (Alta Direccin)

Gerentes
Funcionales , Clientes o
Gerente del
Otros Gerentes Usuarios
Proyecto
de Proyectos

Miembros del
Equipo
Dimensiones de la comunicacin
(Formal, Informal, Escrito y Verbal)
Comunicacin Efectiva (Emisor)
El emisor debe enviar el mensaje cuidadosamente, determinar
los mtodos de comunicacin usados para enviar este, y
confirmar que el mensaje es entendido.
No-Verbal
55% del mensaje es No-verbal ( manierismo fsicos o body language)
Paralingstica
38% del mensaje es por entonacin y tono de voz.
Retroalimentacin o Feedback Ejemplo:
Entiendes lo que quise decir?
Escucha Efectiva (Receptor)
El receptor confirma que esta escuchando, confirma si esta de acuerdo y pregunta para
clarificar el concepto.
Ayuda a desarrollar respeto mutuo, buen entendimiento, armona
y confianza entre los participantes.
Retroalimentacin o Feedback
Ejemplo: No estoy seguro de lo que entend. Puedes repetir
lo que has dicho?
Paralingstica
Escucha Activa
Escucha Activa (Receptor)
Comportamiento Verbal
Preguntar para clarificar (retroalimentacin o feedback) y juntar
informacin.
Resumir entre intervalos (parafrasear o paraphrasing)
Pedir ejemplos.
Conocer el sentir del que habla.

Comportamiento No-Verbal
Hacer contacto visual (Oculsica) .
Ser expresivo y estar alerta.
Expresiones faciales (Quinsica), contacto corporal, uso de espacio
(Proxmica) y tiempo (Cronmica).
Buenas prcticas para comunicarse con el equipo
Ser un comunicador efectivo.
Ser un facilitador de las comunicaciones.
Evitar los bloqueadores de la comunicacin.
Contar con un centro de mando o War Room.
Usar las buenas prcticas de las reuniones
procedimiento.

Buenas prcticas lecciones aprendidas

Se recomienda realizarlas al final de cada fase del proyecto y al final del
proyecto.
Todos los interesados del proyecto deben realizar lecciones aprendidas.
Lecciones aprendidas histricas se convierten en Activos de los procesos
de la organizacin.
Se debe registrar lo bueno y lo malo ocurrido en un proyecto.
o Introduccin
Planificar la gestin de las
comunicaciones
o Gestionar las comunicaciones
o Controlar las comunicaciones
Qu obtenemos con la planificacin de la
gestin de las comunicaciones?
Es un plan subsidiario del plan de gestin del
proyecto e incluye :
Qu se necesita?
Requisitos de comunicaciones de los interesados.
Informacin que debe ser comunicada, incluido formato,
contenido y nivel de detalle.
Razn para la distribucin de la informacin
Quien la genera? Desde Quien?
Persona responsable de comunicar la informacin.
Quien necesita ? Hacia Quien?
Persona o grupos que recibirn la informacin.
 Es un plan subsidiario del plan de gestin del proyecto e incluye :
Qu se necesita?
Requisitos de comunicaciones de los interesados.
Informacin que debe ser comunicada, incluido formato, contenido y nivel de
detalle.
Razn para la distribucin de la informacin
Quien la genera? Desde Quien?
Persona responsable de comunicar la informacin.
Quien necesita ? Hacia Quien?
Persona o grupos que recibirn la informacin.
Cmo lo entrega?
Mtodos o tecnologas usadas para
transmitir la informacin, como
memorandos, correo electrnico y / o
comunicados de prensa.
 Cmo planificamos la gestin de las
comunicaciones?
El anlisis de los requisitos de comunicaciones da como
resultado la suma de las necesidades de informacin de los
interesados en el proyecto.
Los recursos del proyecto se utilizan slo para comunicar
informacin que contribuya al xito, o cuando una falta de
comunicacin pueda llevar al fracaso.
Informacin requerida para determinar los requisitos de
comunicacin del proyecto incluyen:
Organigramas, EDO, necesidades de informacin
interna y externa, registro de
interesados.
 Cantidad de canales de comunicacin en
X = N(N-1) / 2 un equipo de 5 individuos:
Cada persona se comunica con 4
X = Nmero mximo de canales de comunicacin
individuos: 5x4=20
(indicador de complejidad de las comunicaciones)
Los canales son bidireccionales:
N = Total nmero de interesados del proyecto
20/2 = 10 (solo se requieren la mitad)
Puntos a evaluar al momento de seleccionar la tecnologa.
La urgencia de la necesidad de la informacin.
La disponibilidad de la tecnologa.
El personal previsto para el proyecto.
La duracin del proyecto.
El entorno del proyecto. fsico o virtual?
Sensibilidad y confidencialidad de la
informacin
o Introduccin
o Planificar la gestin de las
comunicaciones
o Gestionar las comunicaciones
o Controlar las comunicaciones
 Gestionar las comunicaciones

Es el procesode crear, recolectar, distribuir,almacenar,es

recuperar y poner a disposicin la informacin del proyecto de
acuerdo al plan de gestin de las comunicaciones

Qu obtenemos con la gestin de las comunicaciones?

Comunicaciones
Pueden ser de mltiples fuentes y pueden variar su formato,
del proyecto nivel de detalle, grado de formalidad y confidencialidad tales
como :
Reportes de rendimiento
Estado de entregables
Avances de cronograma
Costos incurridos
Actualizaciones al
plan para la El plan de gestin del proyecto se actualiza para reflejar los
direccin del cambios realizados en el plan de las comunicaciones.
proyecto
 Informes del proyecto
Presentaciones del proyecto El mtodo de presentacin
debe ser apropiado para la audiencia.
Retroalimentacin de los interesados Notificaciones a
los interesados
Documentacin sobre lecciones aprendidas
Registros del proyecto
 Cmo se gestiona las comunicaciones?

Tecnologa de
las
comunicaciones La eleccin de las tecnologas de las comunicaciones es importante
para gestionar las comunicaciones de los proyectos, esto puede variar
de acuerdo al tipo de proyecto y tambin a travs del ciclo de vida

Modelos de
comunicacin

Mtodo de (reuniones, telfono) (e-mail, fax) (intranet, servidor de

comunicacin contenidos)
 Sistemas de Existen distintas alternativas para distribuir la
gestin de la informacin como por ejemplo:
informacin

Documentos de gestin proyectos: cartas,

memorndum, informes, etc.
Comunicacin electrnica:
videoconferencia, telfono, Internet, e-mail,
oficinasvirtuales, multimedia, etc.
Herramientas electrnicas de gestin de proyecto:
Outlook, MS-Proyect, Primavera, Shared Point, etc
Informando Es el acto de juntar y distribuir la informacin deI
rendimiento proyecto.
Incluyen:
Informes de estado de situacin
Informes de progreso
Proyecciones
 Qu necesitamos para gestionar las comunicaciones?

Describe como las comunicaciones del proyecto sern

Plan de gestin de
planeadas, estructuradas, monitoreadas y
las comunicaciones
controladas.

Informes de Los informes de desempeo del trabajo se utilizan para

desempeo del trabajo distribuir la informacin sobre el estado y desempeo del
proyecto; deben estar disponibles antes de las reuniones
del proyecto y deben ser lo ms precisos y actuales posible.
Ejemplo:
Informes de estado de situacin, informes de progreso

Activos de los procesos Las polticas, procedimiento y directivas

de la organizacin relativos a la distribucin de la
informacin.
Las plantillas.
La informacin histrica y las lecciones
aprendidas.
o Introduccin
o Planificar la gestin de las
comunicaciones
o Gestionar las comunicaciones
o Controlar las comunicaciones
 Controlar las Comunicaciones
Controlar las comunicaciones es el proceso de
monitoreando y controlando las comunicaciones a
travs de todo el ciclo de vida del proyecto para
asegurar que las necesidades de informacin de los
interesados del proyecto sean cumplidas.

Qu obtenemos controlando las comunicaciones?

Provee informacin para la toma de decisin en el proyecto

y es distribuida a travs de los procesos de comunicacin.
La informacin del desempeo del trabajo
puede ser comunicada en un informe de desempeo del
trabajo como por ejemplo un informe de estado de
situacin del proyecto

Solicitudes de El anlisis del desempeo del proyecto a menudo genera

cambio cambios solicitados en algn aspecto del proyecto.
Acciones correctivas y preventivas podran
generarse.
Actualizaciones a Se pueden actualizar :
los documentos Proyecciones
del proyecto
Informes de desempeo del proyecto
Registro de incidentes
Actualizaciones a La documentacin de las lecciones aprendidas
los activos de los Formato de informe
procesos de la Causa de los incidentes
organizacin Razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida

Cmo controlamos las comunicaciones?

Conjunto de herramientas que permiten
Sistemas de registrar, almacenar y distribuir la informacin
gestin de la
informacin de manera sistematizada.
Por ejemplo, mediante la utilizacin de software
que generen informes de estado de situacin del
proyecto.
Juicio de Juicio de experto es frecuentemente responsabilidad del
experto equipo de proyecto.
Medir el impacto de las comunicaciones del proyecto
necesidad para una accin o intervencin, accin que
debera ser tomadas

Reuniones El proceso de controlar las comunicaciones requiere discusin y dialogo con el equipo
De proyecto para determinar la forma mas apropiada para actualizar la informacin
del proyecto

Qu necesitamos para controlar las comunicaciones?

Requerimientos de la comunicacin de los interesados

Razn para distribuir la informacin
Tiempo y frecuencia para la distribucin de la informacin
Persona o grupo responsable de comunicar la
informacin
Persona o grupo receptor de la informacin
Comunicaciones Pueden ser de mltiples fuentes y pueden variar su
del proyecto
formato, nivel de detalle, grado de formalidad y
confidencialidad tales como :
Informes de rendimiento
Estado de entregables
Avances de cronograma
costos incurridos
Cada incidente se aclara y se enuncia de manera que
Registro de pueda resolverse. Se le asigna un propietario y, por lo
incidentes general, se establece una fecha objetivo para el
cierre. Los incidentes no resueltas pueden ser una
importante fuente de conflictos y retrasos en el
proyecto.
 Datos del Estado de entregables
desempeo del Estado de porcentajes de cronograma
trabajo Costos incurridos a la fecha

Activos de los Documentacin de las lecciones aprendidas

procesos de la Formato de informes
organizacin Causa de los incidentes
Razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida