GESTIN Y GERENCIA

Introduccin a la Gestin de
Proyectos
 GESTIN Y GERENCIA
Objetivo General:
Interiorizar los conceptos relacionados con la gestin de
proyectos, sus reas de conocimiento y la aplicacin en el
campo de la ingeniera.

1.Introduccin a la Gestin de Proyectos

Elementos conceptuales
Funciones bsicas gerenciales
Gestin de proyectos
Beneficios de la gerencia de proyectos
 GERENCIA DE PROYECTOS
El trmino Gerencia de Proyectos o Administracin de proyectos,
hace referencia a todas las actividades que se adelantan en la etapa
de ejecucin del proyecto, que por la magnitud de las inversiones,
por la participacin de un nmero creciente de contratistas
animados por el cumplimiento de sus respectivos compromisos, por
la diversidad y complejidad de las acciones que se realizan y la
secuencia de las mismas, determinan la generacin permanente de
conflictos entre los diferentes actores, lo cual advierte la necesidad
de instaurar un modelo gerencial que dirija y coordine las diferentes
actividades encaminadas a garantizar la entrega oportuna del
proyecto dentro de las especificaciones de alcance, costo y calidad.

Juan Jos Miranda Miranda

El Desafo de la Gerencia de Proyectos

ELEMENTOS CONCEPTUALES
Proyectos:
Es un esfuerzo o conjunto de actividades que llevan a
satisfacer alguna necesidad o fin.

En un sentido amplio, el proyecto no es ms que un modelo

del emprendimiento a ser realizado, con las provisiones de
recursos, de tiempo de ejecucin y de resultados esperados.

El proyecto representa una propuesta concreta de inversin,

adecuadamente caracterizada en trminos de sus
componentes tcnicos, econmicos, financieros,
organizacionales, institucionales y legales.
ELEMENTOS CONCEPTUALES
Proyectos:
Proyectos del sector privado: la decisin de invertir depende en
forma exclusiva de la comprobacin de la existencia de una demanda
efectiva capaz de pagar el precio del bien a producirse con la
realizacin del proyecto, o sea el resultado ser la recuperacin de
la inversin ms la obtencin de una utilidad.

Proyectos del sector pblico: son los que buscan obtener un

beneficio para la comunidad, son financiados por medio de
impuestos, subsidios o aprovechamientos, la decisin de realizarlo,
va a estar relacionada directamente con los beneficios sociales que
producen y que est en funcin del nmero de personas que reciban
directa o indirectamente los beneficios de la inversin
ELEMENTOS CONCEPTUALES
Caracteristicas de un Proyectos:

1.- Tiene un OBJETIVO bien definido de entregar una capacidad

instalada.
2.- La ejecucin del proyecto se lleva a cabo mediante una serie de
TAREAS INTERDEPENDIENTES
3.- Utiliza y consume RECURSOS para realizar las tareas
4.- Tiene un TIEMPO LIMITADO, un momento de inicio y uno de
terminacin
5.- El proyecto es NICO, a pesar que alguno tenga antecedentes
similares
ELEMENTOS CONCEPTUALES
Caracteristicas de un Proyectos:
6.- Suelen ser MULTIDISCIPLINARIOS, segn su complejidad requerir
de la participacin de un conjunto de personas con distintas
habilidades, que pueden provenir internamente o incluso de fuera de
la organizacin.
7.- Un proyecto siempre tiene un CLIENTE a quien se le debe
responder

8.- Todo proyecto tiene algn grado de INCERTIDUMBRE

4.- De RECURSOS LIMITADOS Y PROCEDIMIENTOS PREESTABLECIDOS,
como todo los trabajos que realiza una organizacin.
5.- EVOLUTIVOS, tienen un ciclo de vida donde se producen
secuencialmente la transformacin de un conjunto de insumos a
productos y servicios.
ELEMENTOS CONCEPTUALES
ETAPAS DE UN PROYECTO

Idea
Idea
NO
SI

Perfil
Perfil
PREINVERSIN NO
SI Banco de
(Evaluacin Ex-ante) Proyectos
Pre
Pre factibilidad
factibilidad de
NO Inversin
SI (Espera o rechazo)

Factibilidad
Factibilidad
NO
SI

INVERSIN Diseo
Diseo // ejecucin
ejecucin
(Evaluacin Recurrente)

OPERACIN Evaluacin
Evaluacin de
de
Operacin
Operacin
(Evaluacin Ex-post) resultados
resultados
 FUNCIONES BSICAS GERENCIALES

LA ADMINISTRACIN
1. La administracin implica planear, organizar, integrar
personal, dirigir y controlar.

2. Aplica a todo tipo de organizaciones.

3. Aplica a administradores en todos los niveles organizacionales.
4. Los administradores buscan generar un supervit.

5. La administracin persigue la productividad (eficacia y

eficiencia).
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN
Planeamiento
Seleccin de misiones y objetivos

Organizacin
Establecimiento de una estructura intencionada de los
papeles de los individuos.

Integracin de personal
Mantenimiento de las posiciones de la estructura
operacional.

Direccin
Influir en los individuos para que contribuyan a cumplir las
metas organizacionales.

Control
Medicin y correccin del desempeo individual y
organizacional de cara a los planes.
NIVELES
ORGANIZACIONALES
Gerenciar
1
Nivel
Estratgico
2

Gestionar
3 Nivel Administrar
Ejecutivo
4

5 Nivel
Operativo

Administrar = Gestionar = Gerenciar

NIVELES
ORGANIZACIONALES
 HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
SEGN NIVELES ORGANIZACIONALES

ALTA
DIRECCIN Habilida-
des de
Conceptua-
lizacin y
diseo

MANDOS MANDOS MANDOS Habilidades

DIRECCIN DIRECCIN DIRECCIN humanas

Habilidades
SUPER- SUPER- SUPER- SUPER- SUPER- SUPER-
VISORES VISORES VISORES VISORES VISORES VISORES tcnicas
 PRODUCTIVIDAD, EFICACIA Y EFICIENCIA

Productividad
La relacin producto insumos en un perodo especfico con la
debida consideracin de calidad.

Productividad = Productos
Insumos

Eficacia
Cumplimiento de objetivos

Eficiencia
Logro de las metas con la menor cantidad de recursos.
CUL ES LO MEJOR?

Ser Eficiente
Ser
Eficiente
Ser Eficaz
Ser
Eficaz
Ser Efectivo
Ser
Efectivo
 EFICIENCIA EFICACIA
Enfasis en los medios Enfasis en los resultados

Hacer las cosas Hacer las cosas correctas

correctamente
Resolver problemas Lograr objetivos

Ahorrar gastos Crear ms valores

Cumplir tareas y Obtener resultados

obligaciones
Capacitar a los Proporcionar eficacia a
subordinados subordinados
Enfoque reactivo Enfoque proactivo
(del pasado al presente) (del futuro al presente)

Pregunta Principal?

Cmo hacer mejor lo que Qu es lo que deberamos

hacemos? estar haciendo?
 EFICIENCIA (CMO LO HAGO?)

ALTA BAJA

HAGO BIEN Hago mal

LO ADECUADO lo adecuado
EFICACIA ALTA
(QU HAGO?)
BAJA Hago bien HAGO MAL
lo inadecuado LO INADECUADO

Cuidado
Ningn grado de eficiencia puede compensar la
falta de eficacia.

Antes de dedicarnos a hacer algo en forma

eficiente, tenemos que estar seguros de que
hemos encontrado algo acertado para realizar
Peter Drucker
 QU HACEN LOS
ADMINISTRADORES?
Principales funciones
Administrativas
Henry Fayol

Planificar

Organizar

Dirigir
Liderar

Operar
Tcnicamente

Controlar
LA GESTIN DE PROYECTOS

Integracin
Integracin
Consecucin
Consecucin
Alcance
Alcance

Riesgos
Riesgos
reas de
conocimiento Tiempo
Tiempo
de GP
Comunicaciones
Comunicaciones

Costo
Costo
Recursos
Recursos
Humanos
Humanos Calidad
Calidad
 AREAS DE CONOCIMIENTO

GERENCIA DE LA INTEGRACION DEL

PROYECTO

Un subconjunto de la gerencia de proyecto que incluye los

procesos requeridos para asegurarse de que los elementos
del proyecto estn coordinados correctamente. Consta de
aspectos tales como:
Desarrollo del plan de proyecto: Integrar y coordinar todo
el proyecto, planear y crear un documento constante,
coherente.
Ejecucin del plan del proyecto: realizar el plan del
proyecto, ejecutando las actividades incluidas en ste.
Control integrado de cambios: coordinar los cambios que
pudiesen presentarse en la ejecucin del proyecto entero.
 AREAS DE CONOCIMIENTO
GERENCIA DEL ALCANCE DEL PROYECTO
Contempla los procesos requeridos para asegurarse de
que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y
solamente trabajo requerido para terminar el proyecto con
xito. Abarca aspectos como:
Iniciacin: autorizar el proyecto o la fase
Planeamiento del alcance: desarrollar una declaracin
escrita del alcance como la base para las decisiones
futuras del proyecto.
Definicin del alcance: subdividir los entregables
principales del proyecto en componentes ms
pequeos, ms manejables.
Verificacin del alcance: formalizacin de la aceptacin
del alcance del proyecto.
Control del cambio del alcance: controlar los cambios
 AREAS DE CONOCIMIENTO
GERENCIA DEL TIEMPO
Incluye los procesos requeridos para asegurar la
terminacin oportuna del proyecto. Esta rea del
conocimiento contempla aspectos como:

Definicin de la actividad: identificando las actividades

especficas que se deben realizar para generar las
diferentes fases del proyecto.
Secuencia de actividad: identificacin y documentacin
de dependencias de la interactividad.
Estimacin de duracin : estimando el nmero de los
perodos del trabajo que sern necesarios terminar
actividades individuales.
Desarrollo del horario: analizar secuencias de la
actividad, duraciones de la actividad, y requisitos de
recurso para crear el horario del proyecto.
Control de la actividad del horario: controlar cambios en
 AREAS DE CONOCIMIENTO
GERENCIA DEL COSTO

Un subconjunto de la gerencia de proyecto que incluye los

procesos requeridos para asegurarse de que el proyecto
est terminado dentro del presupuesto aprobado. Consiste
en:
Planeamiento del recurso: determinando qu recursos
(gente, equipo, materiales) y qu cantidades de cada uno
se deben utilizar para realizar actividades del proyecto.
Costo estimado: desarrollar una estimacin
(aproximacin) del costo de los recursos que se necesitan
para terminar las actividades del proyecto.
Costo del presupuesto: asignacin de la valoracin
(ponderacin) de costo a las actividades individuales del
proyecto.
Control de costo: Controlar los cambios al presupuesto
de proyecto
 AREAS DE CONOCIMIENTO
GERENCIA DE LA CALIDAD

Incluye los procesos requeridos para asegurarse de que el

proyecto satisfaga las necesidades para las cuales fue
emprendido. Consiste en:

Planeamiento de la calidad: identificando los estndares

de calidad relevantes para el proyecto y determinar
cmo satisfacerlos.
Garanta de calidad: evaluacin del funcionamiento total
del proyecto; proporcionar confianza que el proyecto
satisfaga los estndares de calidad relevantes.
Control de calidad: contempla la supervisin del
proyecto, para determinar si cumple con los estndares,
a fin de eliminar causas de funcionamiento
insatisfactorio.
 AREAS DE CONOCIMIENTO
GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

Incluye los procesos requeridos para hacer el uso ms

eficaz de la gente implicada con el proyecto. Esta rea
comprende los aspectos siguientes:

Planeamiento organizacional: identificando,

documentando, y asignando responsabilidades.

Adquisicin del personal: conseguir los recursos

humanos necesarios para trabajar en el proyecto.

Desarrollo de la organizacin del equipo: habilidades

del individuo y de trabajo en equipo para realzar
funcionamiento del proyecto.
 AREAS DE CONOCIMIENTO
GERENCIA DE COMUNICACIONES
Incluye los procesos requeridos para asegurar la generacin oportuna
y apropiada, la coleccin, la difusin, el almacenaje, y la ltima
disposicin de la informacin del proyecto. En esta rea existen
aspectos importantes como:
Planeamiento de comunicaciones: quin necesita qu informacin,
cuando la necesitar, y cmo les ser entregada.

Distribucin de la informacin: haciendo disponible la informacin

necesaria de una manera oportuna.

Emisin de reportes: Esto incluye el pronstico, la divulgacin del

estado, medida del progreso de proyecto.

Cierres administrativos: generando, recolectando, y diseminando la

informacin para formalizar la terminacin de la fase o del
proyecto.
 AREAS DE CONOCIMIENTO
GERENCIA DE RIESGOS
Proceso sistemtico de identificar, de analizar y de
responder al riesgo del proyecto. En estas reas se
enfocan aspectos como:

Planeamiento de la gerencia de riesgo: decidiendo cmo

acercar y planear las actividades de la gerencia de
riesgo para un proyecto.

Identificacin del riesgo: determinndose qu riesgos

pudiesen afectar el proyecto y la documentacin de sus
caractersticas.

Anlisis cualitativo del riesgo: la ejecucin de un anlisis

cualitativo de riesgos y las condiciones para dar la
prioridad en funcin de los objetivos del proyecto.
 AREAS DE CONOCIMIENTO

GERENCIA DE RIESGOS

Anlisis cuantitativo del riesgo: midiendo la

probabilidad y las consecuencias de riesgos y de estimar
sus implicaciones para los objetivos del proyecto.

Planeamiento de la respuesta del riesgo:

procedimientos y tcnicas que se convierten para
aprovechar oportunidades y para reducir amenazas.
 AREAS DE CONOCIMIENTO
GERENCIA DE CONSECUCION

Un subconjunto de la gerencia de proyecto que incluye los

procesos requeridos para adquirir materiales, alquiler y/o compra
de equipos as como contratacin de servicios, para lograr el
alcance establecido. Consiste en:

Planeamiento de la consecucin: determinacin de, qu

procurar y cuando.
Planeamiento de la solicitacin: documentando requisitos del
producto e identificar fuentes potenciales.
Solicitud: citas, ofertas.
Eleccin de la fuente: el elegir entre los proveedores
potenciales (registro).
Administracin del contrato: manejo de la relacin con el
proveedor.
Liquidacin del contrato: la terminacin y el establecimiento
GERENCIA DE PROYECTO
 GERENCIA DE PROYECTO

La gerencia de proyecto tambin pueden ser

disciplinados a travs de un esquema integral que
busca la satisfaccin del cliente, mayor rentabilidad
econmica del proyecto y un menor impacto al medio
ambiente.
GERENCIA DE PROYECTO

Definicin de
Gerencia de
Proyecto
Observando los grficos se muestra que la gerencia de
proyectos es una tarea que se debe realizar cuidadosamente
utilizando la metodologa correcta para medir el riesgo y los
alcances de los proyectos evitando perdida de tiempo y
desfases en los presupuestos las mejores practicas de
gerencia de proyectos se dirigen a una empresa con capacidad
de administrar y prever con certeza costos, tiempos, riesgos,
calidad y seguridad. Esto permite a las empresas
emprendedoras apoyar y aumentar su infraestructura, mejorar
su gestin y canalizacin de la inversin y al mismo tiempo
facilitan la competitividad.
 Beneficios de la Gerencia de Proyectos

Permite aumentar la eficiencia en trminos de

tiempos de ejecucin, alcance, especificaciones de
calidad, beneficios y costos, acorde con el presupuesto
aprobado.

Permite optimizar y crear mayor eficiencia en las

actividades de la empresa que exigen un desarrollo
especial para conseguir el crecimiento deseado y
esperado.
 Los resultados se ven reflejados en la disminucin
de costos en trminos de tiempo, alcance, objetivos y
en las utilidades del negocio.
Todos los proyectos por insignificantes que parezcan
tienen grados de riesgo pero con la gerencia de
proyectos existe la posibilidad de planificar, identificar,
analizar cualitativamente y cuantitativamente el riesgo
por medio de escenarios con niveles de probabilidades,
anlisis de sensibilidad, del valor monetario esperado
basados en la toma de decisiones.
 Factores que influyen en la Gerencia
Incertidumbre en el panorama econmico
Aumento de los costos de la mano de obra.
Aumento de los precios de los materiales y equipos
Complejidad tecnolgica
Mayor xito en los resultados y en la mayor
productividad
La Gerencia de Proyectos ha ido evolucionando para
solucionar los problemas gerenciales que surgen por la
complejidad de los sistemas y el nivel de esfuerzo
requerido para solucionarlos.
Muchas gracias por su
atencin!