JORNADA DE GESTIN DE FLOTAS

Antonio Iglesias Lpez

 GESTIN DE FLOTAS

ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA GESTIN DE FLOTAS

CICLOS DE MANTENIMIENTO DE VEHCULOS

HERRAMIENTAS DE FINANCIACIN PARA ADQUISICIN DE

VEHCULOS

Jornada Formativa Gestin de

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Flotas
 Qu es una flota de transporte?

Conjunto de vehculos destinados a transportar mercancas

o personas y que dependen econmicamente de la
misma empresa.

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Flotas
 Dimensionamiento y Estructura de la Flota

Tipos,
Tipos de Servicios
cantidad y
Tipo de Mercanca caracterstic
Tipo de as de
Expediciones vehculos y
conductores
Tipos de Clientes
Crecimiento
esperado
Legislacin
Flota Propia
Anlisis Financiero
y/o
Anlisis de Riesgos Subcontrat
ada

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Flotas
 Flota Propia o Subcontratada

Sobre la base de los tipos, las caractersticas y la cantidad necesaria de

vehculos, hay que revisar o tomar decisiones acerca de:
Estructura de la flota
Qu parte propia y qu parte subcontratada
Zonas geogrficas
Sistema de financiacin de la flota propia
Compra con financiacin propia
Compra con financiacin externa
Leasing
Renting
Sistema de contratacin de la flota subcontratada
En exclusiva, compartida con otras empresas, o alianzas
Autnomos
Cooperativas de autnomos
Otras empresas de transporte

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Flotas
 Flota Propia o Subcontratada

Flota Propia Flota Subcontratada

Costes fijos Si No
Absentismo Media de la empresa Muy bajo
Inversiones Si No
Costes combustible Impacto directo Impacto diferido
Gestin Mantenimiento Si No
Gestin Formacin Si No
Coste Total Inferior Superior (1)
Capacidad ajuste Baja Media alta
Motivacin Segn circunstancias Alta

(1) Actualmente el coste de un autnomo puede ser inferior al de un vehculo propio

6
 Razones para disponer de flota propia

Las empresas que tienen flota propia lo hacen por una o varias de las
siguientes razones:
Diversificar el riesgo
Por ejemplo ante una huelga de transportistas
Mayor capacidad de control y confianza para determinados servicios:
Clientes crticos
Servicios especiales, etc.
Competencia, flexibilidad y disponibilidad de conductores de la
plantilla
Menor coste total si se realiza un control y una gestin excelentes
Elevados costes de sustitucin al querer desprenderse de la misma:
Coste econmico de los despidos
Clima laboral e incidencia en el servicio

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Flotas
 Por qu gestionar la flota?

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Flotas
 Principales beneficios de la gestin
eficiente de flotas

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Flotas
 Productividad / Competitividad
La productividad se puede definir como una relacin entre los
resultados de un proceso y la cantidad de recursos empleados. Por
ejemplo:
servicios de entrega realizados / n de horas empleadas
servicios de entrega realizados / n de vehculos empleados
servicios realizados / litros de combustible empleados
llamadas atendidas / n de personas de atencin al cliente
La productividad tambin se puede medir como la relacin entre los
resultados de un proceso y el coste de los recursos empleados.
Veamos algunos ejemplos:
servicios de entrega realizados / coste de las horas empleadas
servicios de entrega realizados / coste de los vehculos empleados
servicios realizados / coste del combustible empleados
llamadas atendidas / coste del equipo de atencin al cliente
Cmo se relacionan las dos formas de medir la productividad?

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Flotas
 Productividad / Competitividad
El grado de aprovechamiento de los recursos disponibles, es fundamental en
la optimizacin del coste de los mismos. Veamos algunos ejemplos:
n de horas empleadas / n de horas disponibles
n de horas de uso de un vehculo o de una flota / n de horas
disponibles
n de viajes en carga / n de viajes realizados
ocupacin del espacio de un vehculo / espacio disponible
peso real cargado en los vehculos / capacidad de carga de los vehculos
El cumplimiento de los compromisos acordados con los clientes es el
requisito necesario, aunque no suficiente, para ser competitivo. Veamos
algunos indicadores:
n de servicios correctamente realizados / n de servicios pactados
n de incidencias solucionadas en plazo / n total de incidencias
n de unidades daadas en el transporte / n total de unidades
transportadas
n de reclamaciones de clientes / n total de servicios

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Flotas
 Competitividad PRODUCTIVI
DAD
COSTES

REALIZADOS
OCUPACIN

SERVICIOS
REAL /
COMPETE DISPONIBLE
NCIA N SERVICIOS
POR VEHCULO DISEO DE LA
RED / RUTAS
COSTE POR
COSTES SERVICIO
EXPLOTACI COSTE FLOTA /
N COSTE POR UNIDADES FLOTA
VEHCULO
COSTE DEPT.
RENTA TRFICO
BILIDA
SERVICIOS D
VENDIDOS PLANIFICACIN Y GESTIN
GASTOS
VENTAS
GENERALES PERSONAS
VALOR POR
UNIDAD SATISF
SISTEMAS
AC.CLI
ENTE FLOTA /
CALIDAD DE RECURSOS
SERVICIO PROCESOS

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Flotas
 Procesos

PROCESOS OPERATIVOS

PROCESOS DE SOPORTE
DISEO RED GESTIN Y DISEO RED DISEO RED
LOCAL MTO. FLOTA NACIONAL LOCAL
DISTRIBUCIN VEHCULOS DISTRIBUCIN
SELECCIN, DISTRIBUCIN
SISTEMAS PLANIFICACIN DE
FORMACIN Y
INFORMTICOS Y DE NECESIDADES Y
MOTIVACIN
COMUNICACIONES GESTIN DE COMPRAS
PERSONAS

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Flotas
 Indicadores de Procesos Operativos - Visin
Global

PROCESOS OPERATIVOS

% % %
% de % % de
Recogida Horarios Horarios % Entregas
Incidenci Ocupacin Incidenci
s de de correctas
as
Coste Coste Vehculos Coste as
correctas Salida Llegada Coste Kg por
Kg por Flota / Kg Flota / Kg Flota /
Flota / Kg expedici
recogida recogido transportad Facturaci
entregados n
s os n
Margen o Rentabilidad por Vehculo

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Flotas
 Responsabilidad social de la empresa
La Responsabilidad Social de la Empresa es la integracin voluntaria
por parte de las empresas de las preocupaciones sociales y
medioambientales en sus operaciones comerciales y en sus relaciones
con sus interlocutores.

Definicin dada en el Libro Verde que present la Comisin Europea en Bruselas el 18 de julio de 2001 para
fomentar un marco europeo para la responsabilidad social de las empresas.
(www.jussemper.org/Inicio/Recursos/Actividad%20Corporativa/libroverdedelaue.html)

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Flotas
 Calidad de servicio
Comunicaciones
externas a los
Comunicaci
clientes
n boca a
oreja GAP4

Entrega del servicio

(incluyendo
contactos anteriores

GAP5
Necesidades SERVICIO SERVICIO y posteriores)
personales ESPERADO PERCIBIDO
GAP3

Conversin de
Experiencia percepciones en
pasada especificaciones de
la calidad de servicio

GAP2

Percepcin de los
directivos sobre las
GAP1 expectativas de los
consumidores
Fuente: PARASURAMAN;ZEITHAML Y BERRY (1985)

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Flotas
 Tipos de Sistemas de Gestin

Entre los tipos de herramientas informticas ms utilizados

se encuentran los siguientes:
Sistemas de Optimizacin de Red de Distribucin
Sistemas de Optimizacin de Rutas de Reparto
Sistemas de Gestin de Flotas
Sistemas de Gestin de Transporte y Distribucin
En esta ponencia nos centraremos en los dos ltimos tipos
de sistemas

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Flotas
 Sistemas de Gestin de Flotas - Tecnologas

Tecnologa de Localizacin por GPS

Posicionan el vehculo mediante receptores de seales
de satlite, con precisin de entre 5 y 15 metros.

Red de Comunicaciones GPRS / GSM

Comunicaciones entre la Flota y el Centro de Gestin a
travs de la red de telefona mvil GPRS / GSM,
mediante trfico de datos GPRS, SMS e incluso voz.

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Flotas
 Sistemas de Gestin de Flotas
Funcionalidades
Identificacin del conductor y del vehculo
Posicin del vehculo y control de la ruta seguida
Control de velocidad
Control de tiempos de conduccin y descanso
Nivel de combustible, control de repostajes y control de consumos
Control de carga y descarga (apertura de puertas)
Alarmas y avisos
Comunicacin con el conductor (mensajes, rdenes de trabajo,
etc.)
Consultas por internet, o por intranet, y generacin de ficheros
Excel
Generacin de informes (estndar o personalizados)
Cartografa personalizada con puntos de inters (talleres, clientes,
etc.)

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Flotas
 Sistemas de Gestin de Flotas
Componentes
Vehculo:
Equipamiento de localizacin (antena, navegador)
Equipamiento de comunicaciones
Sensores
En el Centro de Control de Gestin:
Ordenador
Monitor
Conexin a Internet

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Flotas
 Sistemas de Gestin de Flotas Tipos
de Servicio
Estndar Bsico
Instalacin del equipamiento en vehculos
Acceso ilimitado a plataforma web a travs de Internet
Consultas e informes estandarizados
Alojamiento de informacin en Centro Procesamiento Datos (CPD)
Mantenimiento informacin histrica limitado (1 a 2 aos)
Cartografa actualizada
Tarifa plana por vehculo
Formacin de usuarios
Servicios adicionales o alternativos
Instalacin en CPD de la empresa (Intranet)
Monitorizacin de condiciones a travs de sensores
Personalizacin de consultas e informes
Servicio a Medida

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Flotas
 Sistemas de Gestin de Transporte y Distribucin
Funcionalidades (I)

Gestionan los procesos operativos y las reas funcionales de una empresa

de transporte, incluyendo:
Solicitud, planificacin y control de Recogidas
Control, tasacin, etiquetado y documentacin de la Mercanca
Plan de transporte de rutas y camiones de larga distancia
Carga y salida de camiones de larga distancia
Asignacin de repartos
Control de carga, documentacin y salida de camiones a reparto
Confirmacin de entregas
Registro y gestin de incidencias
Gestin de reembolsos y de portes debidos
Facturacin a clientes
Control de facturas de proveedores
Actualizacin de maestros (flota, rutas larga distancia, rutas de
reparto, clientes, proveedores, servicios, tarifas, etc.)

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Flotas
 Sistemas de Gestin de Transporte y Distribucin
Funcionalidades (I)

Se considera de gran utilidad que integren:

Etiquetaje y lectura basados en cdigo de barras
Integracin con sistemas de wireless o de radiofrecuencia
Integracin con sistemas de clasificacin, cubicaje y tasacin
automticos
Sistema para confirmacin y comunicacin de entregas on-line
Escaneado de albaranes de entrega
Conexin con sistema del cliente (trazabilidad)

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Flotas
 Poltica de gestin de flotas

Documento escrito que recoge en relacin con el uso de los

vehculos:
los criterios de gestin de la empresa

Las responsabilidades.

Gestin del Gestin de los Normas de uso de

combustible vehculos los vehculos

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Flotas
 Poltica de gestin de la flota. Gestin
del combustible
Se entiende por gestin del combustible el diseo y la puesta en
prctica de un sistema de control, supervisin y, muy
especialmente, de seguimiento del consumo de carburante global
e individualizado de los vehculos de una flota de transporte.

Poltica de aprovisionamiento. En funcin de las rutas.

Sistema de control y mejora. Global a nivel conductor

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Flotas
 Poltica de gestin de la flota. Gestin de los
vehculos
Renovacin de vehculos
Requisitos bsicos
Seguridad
Economa
Flexibilidad
SOSTENIBILIDAD
Proceso de seleccin de vehculos
Mantenimiento del vehculo.
Propio, externo, mixto.
Criterios de programacin.
Sistema de control y mejora continua.

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Flotas
Poltica e Gestin de Flotas.Normas de uso del
vehculo

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Flotas
 Poltica de Gestin de Flotas. Derechos y
deberes del conductor
DERECHOS DEL CONDUCTOR.
Los marcados en el convenio sectorial.
Recibir formacin continuada

DEBERES DEL CONDUCTOR

Mentalidad y Responsabilidad:
Prever riesgos y anticipar las maniobras a ejecutar.
Conocer las alternativas para solucionar problemas
Evitar comportamientos arriesgados.
Antes de subir a la cabina, realizar una comprobacin visual
Seguir todas las normas establecidas para el uso de los
vehculos
Previsin y anticipacin

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Flotas
 Sistema de gestin del combustible
Tomar medidas de consumos de la flota de una manera adecuada y
analizar su evolucin flota:
Establecimiento de un estndar de consumo (tanqueado del vehculo)
Medicin puntual del consumo del vehculo .
Observacin del consumo durante un periodo de tiempo (3
meses).
Utilizacin de estndares generales de consumo.
Definicin de un margen de control en funcin del tipo de circulacin
predominante del vehculo.
Elaboracin de un procedimiento operativo para el control de la
gestin del combustible.
Sistemas manuales Hojas de control de consumo.
Herramientas de microinformtica Excel, Access
Software de gestin de flotas

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Flotas
 Indicadores y estndares de referencia
Litros/Tm y km.
Litros consumidos por TM transportada (pasajero) y kilmetro
recorrido.
Litros/100km.
Litros necesarios para consumir 100 km de recorrido.
Litros / h en toma de fuerza
Litros consumidos en una hora de funcionamiento de la toma
de fuerza
Litros / 100 km en ralent.
Litros consumidos por momentos de ralent del vehculo por
cada 100 km recorrido.

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Flotas
 La Huella del Carbono
La huella de carbono es la cantidad de emisiones contaminantes
de gases de efecto invernadero (GEI), emitidos por cualquier
tipo de actividad humana.
En el caso de productos o servicios, la huella de carbono es la
cantidad total de emisiones de GEI que se generan en cada una de
las fases que componen su ciclo de vida.
La huella de carbono tambin puede referirse a procesos,
proyectos, o eventos, y siempre se mide en toneladas de CO2
equivalente.
La huella de carbono es un instrumento para determinar,
evaluar y comunicar el efecto de los productos, servicios y
organizaciones en el cambio climtico.
La comprensin de cmo se generan estas emisiones y de dnde
provienen es crucial a la hora de abordar medidas para su
reduccin.

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Flotas
 La Huella del Carbono

PRIMER PASO Clculo del CO2 equivalente

Calcular el CO2 equivalente emitido por una organizacin, o
generado por un producto, servicio, proyecto, o evento, de la
siguiente forma:
En un producto o servicio se calcula actualmente aplicando lo
dispuesto en los referenciales PAS 2050 o GHG Protocol. En el
futuro se calcular aplicando la norma internacional ISO
14067, actualmente en fase de elaboracin.
En una organizacin se calcula actualmente aplicando lo
dispuesto en los referenciales PAS 2060 o GHG Protocol. En el
futuro se calcular aplicando la norma internacional ISO
14069, en elaboracin.
Las empresas que realicen adecuadamente el clculo de su Huella
de Carbono y sea verificado por AENOR, o cualquier otra entidad
autorizada, obtendrn la marca de Huella de Carbono, que
podrn usar en sus comunicaciones comerciales.

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Flotas
 La Huella del Carbono

La huella de carbono es una herramienta para la mitigacin del

cambio climtico y contribuye a:
La reduccin de emisiones de CO2 en productos y
organizaciones
La creacin de un mercado de productos y servicios con
reducida generacin de carbono.
La identificacin de oportunidades de ahorro de costes en las
organizaciones.
La demostracin ante terceros de los compromisos de la
organizacin con la responsabilidad social y medioambiental
La reduccin de emisiones de GEI van asociadas a mejoras en
la eficiencia energtica y a la disminucin del uso de materias
primas durante la fabricacin de los productos, lo que redunda
en ahorros econmicos para las empresas

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Flotas
 La Huella del Carbono

SITUACIN ACTUAL

En estos momentos, la situacin legal sobre la Huella de

Carbono en los bienes o productos de consumo se encuentra
en una fase inicial.
Actualmente, los pases que tienen programas nacionales y ya
estn utilizando la Huella de Carbono son: Francia, Inglaterra,
Alemania, Suecia, Japn, Corea del Sur y Estados Unidos.
Los productos que ms estn usando la Huella de Carbono son
los alimentarios, de perfumera, elctricos, detergentes y del
hogar.
En los prximos aos ser de obligado cumplimiento en la
mayor parte de los pases ms industrializados, as como en
los pertenecientes a la Unin Europea.

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Flotas
 Informes y tratamiento de la
informacin.
Ejemplo de informes

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Flotas
 Anlisis de los datos
Traspasar a un grfico todos los datos de consumo.
Establecer un margen de control en funcin del tipo de circulacin
predominante del vehculo.
Recabar informacin de las rutas y otras variables que incidan en
el consumo de aquellos das que el consumo medio supere el
estandar + margen de control

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Flotas
 Ejemplo resultados individuales mostrados a
conductor
Numrica y textualmente para cada parmetro de medicin

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Flotas
 Las auditoras energticas
Objetivos
Revisar la gestin de las flotas y detectar las ineficiencias que se
cuantifican en unidades de gasto de combustible por carga o
viajero transportado.
Proponer medidas para reducir las ineficiencias que se
particularizan en funcin de les caractersticas de cada flota.

Metodologa.
Los vehculos se monitorizan mediante un sistema que combina la
informacin de un GPS con la de la propia electrnica del
vehculo.
Se controlan tanto los resultados del consumo como los factores
que pueden afectar en mayor medida al consumo de combustible.
La monitorizacin se centra en las rutas, cargas del vehculo y en
la forma y actitud de conduccin del conductor.

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Flotas
 Auditorias de eficiencia energtica en el
transporte

P-H-V-A sobre:
Conductores

Vehculos

Rutas

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Flotas
 Programas de mejora de la eficiencia de la
flota
Metodologa de implantacin

Diseo Toma Ciclo 1 Ciclo 2 Mejora

Toma de datos de datos
Histrico de Anlisis de Anlisis de Aprobar
vehculos consumos resultados resultados: medidas
correctoras
Instalacin de Mantenimientos Emisin de informe Vehculos
sobre:
dispositivos ciclo:
Definicin de rutas Rutas
Vehculos
Informacin a para toma de datos Vehculos
Conductores
trabajadores Rutas
Establecer valores Rutas
Comprobacin
de referencia para Conductores
Conductores sabotajes
indicadores
Comprobacin Filtrado y seleccin
1 a 2 semanas 3 a 5 semanas 3 semanas 3 semanas
sabotajes conductores
especiales

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Flotas
 Casos prctico: Empresa de transporte
pasajeros

Ahorro alcanzado: Ahorro potencial estimado

en tres ciclos sucesivos del proceso alcanzando valores de referencia
de mejora en sucesivos ciclos

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Flotas
 Retorno de inversin

160.000

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Flotas
 Toma de decisiones

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Flotas
 Personas

En un escenario tan competitivo y tan duro, la diferencia la van a

marcar ms que nunca las personas.
Cambiar la visin de los recursos humanos por parte de muchas
empresas.
Las personas se asumen como una carga para la empresa.
Motivar, apostar por los empleados y fomentar la formacin
Fomentar las actitudes.
Fomentar la creatividad y la innovacin.
Los ltimos cntimos de cada operacin los van a ganar siempre
las personas motivadas, trabajando en equipos excelentes,
haciendo bien su trabajo diario, manteniendo satisfechos a los
clientes, e inventando mejoras y soluciones de valor.

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Flotas
 Personas
SITUACIN ACTUAL DE LA FORMACIN Y LA PREVENCIN
Algunos datos preliminares del estudio realizado por el CEL y AECAF, en relacin con la
formacin de los conductores:
Las empresas ms grandes y las ms concienciadas forman a sus conductores en:
Conduccin segura y prevencin de riesgos 50%
Conduccin eficiente y ahorro de combustible 25%
Primeros auxilios y extincin de incendios 15%
Otros (tacgrafo digital, etc.) 10%
Las necesidades de formacin se determinan bsicamente a partir de :
Incidencias surgidas durante el ejercicio anterior
Resultados de las auditoras
Nuevos requisitos legales.
Tendencia creciente a:
Entregar al conductor un Manual del Conductor, incluyendo normas o
recomendaciones para una conduccin segura y eficaz , con copia controlada.
Realizar revisin mdica inicial y anual obligatoria, para determinados puestos de
conduccin.
En trminos econmicos, esas empresas emplean en formacin alrededor de unos 100
por Conductor.
Una elevada proporcin de las empresas entrevistadas detectan la necesidad de
formacin en ingls, para sus conductores de internacional.

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Flotas
 Personas
AYUDAS A LA FORMACIN
Todas las empresas disponen de un crdito anual para financiar la formacin
de sus trabajadores, mediante bonificaciones en los seguros sociales.
Mejoras en el Contrato para la Formacin, tras la reforma laboral de 2010:
Bonificacin del 100% de las cuotas empresariales a la Seguridad Social
Bonificacin en la cuota empresarial a la S.S. de 500 o 700 , en caso
de mujeres ,durante 3 aos, si se transforma el contrato en indefinido.
Slo para trabajadores menores de 25 aos, o sin lmite de edad para
discapacitados, inscritos en las oficinas de empleo, y sin titulacin para
un contrato en prcticas.
Para obtener la bonificacin, el Contrato para la Formacin deber
suponer un incremento en la plantilla de la empresa.
15% de la jornada (mnimo), dedicado a formacin terica para el puesto
Retribucin al trabajador por el salario mnimo interprofesional para
2011.

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Flotas
 Personas
RIESGOS LABORALES - TRANSPORTE DE MERCANCAS
Cada da en Espaa mueren dos trabajadores y siete tienen un
accidente grave, 1.848 tienen un accidente leve, y 46 una
enfermedad profesional (Ao 2010).
En un estudio especfico realizado para el sector del transporte de
mercancas por carretera en 2008, se obtuvieron las siguientes
conclusiones:
En el 14,4% de los accidentes con vctimas haba un vehculo
de transporte.
Las vctimas mortales en esos accidentes, supusieron el
24,8% del total.
En el 39% de los casos, el responsable directo fue el conductor
del vehculo de transporte.
La distraccin es el factor que concurre en la mayor parte de
los accidentes, seguido por el incumplimiento de las normas
de circulacin.

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Flotas
 Personas

RIESGOS LABORALES TRANSPORTE DE MERCANCAS

Los accidentes de trfico suceden:
De da: 77,6%
De noche: 22,4%
Los accidentes de trfico con vctimas tienen lugar en:
Carretera convencional: 57%
Autova: 36%
Autopista: 7%
Los conductores accidentados eran:
Profesionales por cuenta ajena: 79,0%
Profesionales autnomos: 11,4%
Otros: 1,6%
Se desconoce: 8,0%

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Flotas
 Razones para promover una conduccin
eficiente
Reduccin del consumo (entre un 5 y un 20%)
Disminucin del estrs de conductor y pasajeros (ndice de
confort)
Reduccin del nmero de accidentes de trfico
Disminucin de los costes de mantenimiento
Disminucin de las emisiones de CO2 y gases contaminantes
Mejora en la calidad del servicio
Mejora de la profesionalidad del conductor (autoestima)

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Flotas
 Formacin a todos los niveles
Formacin a alta direccin
Introduccin a la gestin de flotas
Conduccin eficiente
Formacin a mandos intermedios.
Gestin de flotas
Conduccin eficiente
Observacin del comportamiento en la conduccin
Liderazgo para la mejora de la conduccin
Formacin a conductores
Integrada en el plan de formacin de conductores
Conduccin eficiente

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Flotas
 Plan de formacin
Tema Reciclado Metodologa Conduct Supervis Gerencia
or or (Horas)
(Horas) (Horas)

1) Conduccin Observ. TyP 7 4 4

preventiva anual
Cada 3 aos
2) Conduccin Observ. TyP 6 6 4
Econmica anual
Cada 3 aos
3) Estrs, Fatiga y Cada 3 aos T 6 7 4
cansancio
4) Propia de la Cada 3 aos TyP 3 N/A N/A
actividad (carga y
descarga, atencin
cliente, )
5) Ergonoma Cada 3 aos TyP 4 4 4

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Antonio Iglesias 52
Flotas
 Plan de formacin

Tema Reciclado Metodolog Conducto Supervis Gerencia

a r or (Horas)
(Horas) (Horas)

1) Primeros auxilios Cada 3 aos TyP 3 3 3

2) Seguridad Activa Cada 3 aos TyP 8 8 8

(antivuelco)

3) Extincin de incendios Cada 3 aos TyP 4 4 N/A

4) Actuacin en Cada 3 aos TyP 4 4 N/A

emergencias

Jornada Formativa Gestin de

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Flotas
Sistemas de seguimiento y mejora de la
conduccin
Definir indicadores y objetivos
Anlisis de resultados:
Global, con todos los conductores
Individual, para los casos especiales
Coaching con los conductores especiales
Acompaamiento / observacin de la conduccin

Mejorar la eficacia del programa

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Antonio Iglesias 54
Flotas
 Programas de mejora de la eficiencia
de la flota
Sistema de gestin basado en:

SW de gestin estilo de
de la flota conduccin

Integrar todas las acciones

Jornada Formativa Gestin de
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Flotas
 Programas de mejora de la eficiencia
de la flota
Auditora + formacin + coaching

Diseo Toma Ciclo 1 Ciclo 2 Mejora

Formacin de conductores 1

Formacin de conductores 2
Formacin de supervisores

Coaching de conductores
Entrega de resultados a
Formacin de Direccin

Toma de datos de datos

Histrico de Anlisis de Anlisis de Aprobar
vehculos consumos resultados resultados: medidas

conductores
correctoras
Instalacin de Mantenimientos Emisin de informe Vehculos
sobre:
dispositivos ciclo:
Definicin de rutas Rutas
Vehculos
Informacin a para toma de datos Vehculos
Conductores
trabajadores Rutas
Establecer valores Rutas
Comprobacin
de referencia para Conductores
Conductores sabotajes
indicadores
Comprobacin Filtrado y seleccin
1 a 2 semanas 3 a 5 semanas 3 semanas 3 semanas
sabotajes conductores
especiales

Subvencionable como auditora y

FTFE
Jornada Formativa Gestin de
Antonio Iglesias 56
Flotas
 Programas de mejora de la eficiencia
de la flota
Resultados esperados

Diseo Toma Ciclo 1 Ciclo 2 Mejora

Formacin de conductores 1

Formacin de conductores 2
Formacin de supervisores

Coaching de conductores
Entrega de resultados a
Formacin de Direccin

Toma de datos de datos

Histrico de Anlisis de Anlisis de Aprobar
vehculos consumos resultados resultados: medidas

conductores
correctoras
Instalacin de Mantenimientos Emisin de informe Vehculos
sobre:
dispositivos ciclo:
Definicin de rutas Rutas
Vehculos
Informacin a para toma de datos Vehculos
Conductores
trabajadores Rutas
Establecer valores Rutas
Comprobacin
de referencia para Conductores
Conductores sabotajes
indicadores
Comprobacin Filtrado y seleccin
1 a 2 semanas 3 a 5 semanas 3 semanas 3 semanas
sabotajes conductores
especiales

ahorro 10% 3% 2%

acumulado 10 % 13 % 15 %

Jornada Formativa Gestin de

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Flotas
 El concepto de ruta
Itinerarios o recorridos que debe realizar un vehculo, para
atender las necesidades de entrega o recogida de todos los
clientes que tiene asignados en una jornada de trabajo.

Jornada Formativa Gestin de

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Flotas
 Por qu la planificacin de rutas?

Jornada Formativa Gestin de

Antonio Iglesias 59
Flotas
 Proceso de planificacin de cargas

Jornada Formativa Gestin de

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Flotas
 Tipos de rutas
Fijas.- Rutas estandarizadas y permanentes, es decir, no sujetas a
cambios. Se caracterizan por tener puntos de recogida y entrega fijos
continuos o fijos discontinuos durante un periodo de tiempo.
Cada cliente tiene asignado espacio en el vehculo, y a su vez estn
asignados flota y conductores.
Se dispone con tiempo de la informacin para una adecuada
planificacin.
Son circuitos cerrados, existen problemas estacionales, hay
exclusividad del vehculo a la ruta
Dinmicas..- Rutas que atienden las necesidades del transporte
cambiante de los clientes, necesitan una planificacin desde el
departamento de trfico.
Mayor aprovechamiento del vehculo personal y tiempos.
Mayores distancias recorridas.
Se produce reprogramacin constante de la ruta.
Se necesita personal y sistemas de informacin adecuados.

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Flotas
 Planificacin de rutas segn el tipo de flota

Flota por cuenta propia.

Incidencia del mbito de actuacin.
Capacidad de ajuste de las rutas de vehculos en funcin de
necesidades.
Importancia de personas de planificacin y sistemas de
informacin.
Flota por cuenta ajena.
Flota vinculada.- Criterios de planificacin similares a flota
propia
Flota subcontratada.-
Planificacin esta en manos de la empresa subcontratada.
Necesidad de sistemas para seguimiento del vehculo

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Flotas
 Variables que intervienen en la
planificacin de rutas

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Flotas
 Variables que inciden en la gestin
diaria
Planificador de rutas debe estar muy pendiente, pues cualquier
variacin en las mismas puede significar que todo el trabajo
realizado en la planificacin de las rutas pierda gran parte de su
validez:
Densidad del trfico
Fecha realizacin de la entrega o recogida en clientes.
Ventanas de tiempos.
Tareas a realizar en el cliente.
Situacin de los recursos necesarios.

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Flotas
 Hoja de ruta
Poblacin, o punto de salida
Hora de salida.
Poblacin o punto de llegada
Hora de llegada.
Kilmetros a recorrer.
Tareas a realizar en el cliente.
Tiempo de trabajo del equipo operativo en el cliente.

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Flotas
 Control de la flota. El CMI
PROPORCIONA
Visin global del rendimiento del negocio
Visin parcelada desde distintas perspectivas
PARA QU?
Alinear los objetivos hacia una meta comn
Comunicar y controlar los objetivos
Diagnosticar las causas de los resultados
Facilitar la toma de decisiones
POR QU?
Todos los equipos directivos cuentan con su propia estrategia, pero
contemplan la organizacin como un todo?
Se estima que slo el 5% de los trabajadores comprende
plenamente las maniobras que estn llevando a cabo sus empresas.
En el 70% de los casos, la razn de los fracasos empresariales se debe
a una mala implantacin de la estrategia y no a su diseo

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Flotas
 Control de la flota. El CMI
REQUISITOS
Partir de una estrategia clara con objetivos definidos.
Comunicar la estrategia y desplegar los objetivos a las unidades
organizativas.
Medir sistemticamente el grado de cumplimiento.
Definir e implementar acciones de mejora
CARACTERSTICAS
Seleccionar el menor nmero de indicadores posibles
Contemplar las magnitudes verdaderamente importantes de la empresa.
Presentar las relaciones causa efecto entre los diferentes indicadores.
Presentar la visin desde las diferentes perspectivas
Financiera
Clientes
Procesos
Personas

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Flotas
 Perspectivas del CMI: Qu parmetros asociamos a cada
perspectiva?

FINANCIERA
Si triunfamos, Qu valor le entregaremos a nuestros accionistas?

CLIENTES

Para cumplir nuestros objetivos financieros, Qu necesidades de nuestros clientes

debemos satisfacer?

PROCESOS
Para satisfacer a nuestros clientes y ser eficientes En qu procesos de
negocios debemos sobresalir?, Qu infraestructuras y medios son necesarios?

PERSONAS
Para sobresalir en los procesos clave, Qu habilidades, recompensas,
capacidades de organizacin, informacin e innovacin debemos poseer?

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Flotas
 Construccin paso a paso
1 Identificar las necesidades de informacin y las variables crticas a
monitorizar.
Ejemplo: Rentabilidad de la Flota
2 Definir los indicadores de las variables crticas
Rentabilidad Flota = (Facturacin flota Coste total flota) /
Facturacin flota

3 Identificar los datos necesarios y las fuentes de informacin de

dnde obtener los datos de forma fiable y en tiempo til.
4 Definir el proceso para el clculo automtico de los indicadores.
5 Valorar la posibilidad de obtener resultados diarios del indicador.
6 Construir el modelo, junto con IT.
7 Establecer el modelo de gestin y las responsabilidades.

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Flotas
 Cuadro de Mando Integral
Construccin paso a paso
TASACIN Indicador mensual del CMI

CUBICAJE (m3)

VENTAS o VENTAS
FACTURACIN
PESO (kg)
RATIO DE PRECIO
(COSTE/ UNITARIO (/
FACTURACIN) kg)
PRECIO AL RENTABILIDAD
CLIENTE (/ kg) COSTE (/ kg) REAL DE
TRANSPORTE FLOTA
VENTAS

GESTIN FLOTA
Indicadores diarios:
VEHCULO (/
COSTE DEL

PLAN DE
TRANSPORTE Hablan sobre la eficiencia diaria y permiten
km)

corregir o tomar decisiones con agilidad.

Anticipan el resultado del indicador mensual
DISEO RED

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Flotas
 MANTENIMIENTO DE VEHCULOS.

Objetivos del Mantenimiento

Alcance
Estrategias de Mantenimiento
Planificacin y Organizacin del Mantenimiento
Realizacin, Anlisis y Control de Gestin
Procesos
Costes de Mantenimiento

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Flotas
 Concepto de Mantenimiento
Es un servicio que agrupa una serie de actividades cuya
ejecucin permite alcanzar un mayor grado de confiabilidad
en los vehculos que componen la flota.

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Flotas
 Tipos de mantenimiento

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Flotas
 Objetivos del Mantenimiento

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Flotas
 Alcance del Mantenimiento
Se consideran dentro del alcance del mantenimiento:
Mantenimiento Programado
Inspeccin Tcnica de Vehculos
Sustitucin de neumticos
Revisiones peridicas recomendadas por los fabricantes
Chequeo diario realizado por el conductor
Reparacin de averas
Limpieza
Conservacin de la imagen corporativa

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 Estrategias de Mantenimiento

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 Planificacin y Organizacin

Estrategias de Mantenimiento Propio o Mixto

Necesidad de elaborar un Plan de Mantenimiento
Preventivo
Necesidad de mantener un Programa de Intervenciones
de Mantenimiento Preventivo y Correctivo.
Informacin de partida:
Plan de Mantenimiento o recomendaciones de los
Fabricantes
Revisiones o inspecciones reglamentarias
Resultados del chequeo diario por el conductor
Distancias recorridas y tiempo de uso del vehculo
Anlisis de averas realizado por la Empresa
Medios y capacidad del taller propio (si se dispone)

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 Planificacin y Organizacin

Plan de Mantenimiento de los Fabricantes. Debe

incluir:
Revisiones recomendadas, segn los kilmetros
recorridos, o el tiempo de uso:
Detalle de comprobaciones a realizar
Lquidos o elementos a sustituir
Duracin prevista de la intervencin
Precio en talleres oficiales de la marca
Mapa de talleres oficiales o concertados, tanto en
Espaa, como en los pases por donde circule el
vehculo, con datos de contacto, direcciones y telfonos.
Telfonos 24h de asistencia

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Flotas
 Planificacin y Organizacin

Chequeo diario por el Conductor

Necesario por:
Su propia seguridad y la del vehculo
Informar a la empresa de posibles disfunciones que puedan ser
susceptibles de provocar averas ms importantes.
Recomendacin:
Elaborar una lista de chequeo con los datos de identificacin
del vehculo y el conductor , y adems:
Km al inicio y al fin de la jornada
Estado de: neumticos, luces, bocina, espejos, elementos
de seguridad, frenos, limpiaparabrisas, enganches, calzos,
suelo y cubierta de la plataforma, bateras.
Niveles de: aceite, hidrulico, frenos, agua
Funcionamiento de indicadores, GPS, comunicaciones, etc.

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Flotas
 Planificacin y Organizacin

PLAN MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LA FLOTA

Elaboracin y Revisin Semestral o Anual, por parte de
la Empresa, incluyendo por cada vehculo:
Revisiones programadas y fecha prevista
Taller donde previsiblemente se realizar cada
operacin
Revisiones legales o de ITV
Duracin prevista de las intervenciones
Coste estimado de la intervencin
Es un Plan esttico que alimenta al Programa
Mensual o Trimestral de Intervenciones de
Mantenimiento.

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Flotas
 Planificacin y Organizacin

Programa Mensual o Trimestral de Intervenciones de

Mantenimiento Preventivo y Correctivo de la Flota
Elaboracin y Actualizacin Diaria o Semanal, por parte
de la Empresa
El objetivo es:
Mantener visin global de todas las intervenciones
pendientes a que debe ser sometido un vehculo en
un periodo determinado.
Conseguir la mxima disponibilidad del vehculo y el
mayor ahorro posible de costes.
La correcta elaboracin y ejecucin de este
programa es una de las claves de la gestin de la
flota.

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Flotas
 Realizacin, Anlisis y Control de Gestin

El crculo de la mejora continua se inicia:

Registrando informticamente todas las intervenciones
realizadas:
Vehculo
Fecha
Tipo de intervencin
Causa tipificada
Coste
Indisponibilidad causada
Observaciones

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 Realizacin, Anlisis y Control de Gestin

Para cerrar el crculo de la mejora continua, es esencial:

Analizar sistemticamente:
Evolucin del ndice de indisponibilidad de la flota
Evolucin de los costes de mantenimiento de la flota
ABC de vehculos que generan la indisponibilidad
ABC de vehculos que generan los costes
Anlisis de las causas de las averas
Tomar decisiones de mejora
Revisar planes de mantenimiento
Realizar cambios en la asignacin de servicios a
vehculos
Renovar vehculos
Programar y poner en marcha las decisiones adoptadas

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Flotas
 Realizacin, Anlisis y Control de Gestin

El Cuadro de Mando de Indicadores de Mantenimiento:

Indicadores de Costes de Mantenimiento
Coste medio unitario por vehculo y total ( / km)
Coste del Mto. Correctivo, sobre el Coste Total de Mto.
(%)
Indicadores de Indisponibilidad de Flota
Tiempo de indisponibilidad real, sobre el tiempo
tericamente disponible (%)
Indicadores de causas y efectos de las averas
Averas causadas por: accidentes, deficiencias en las
revisiones, desgaste natural, etc.
La Disponibilidad de Flota puede ser un objetivo estratgico
del Cuadro de Mando Integral

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Flotas
 Procesos de Gestin de Mantenimiento

Definir claramente los procesos y las responsabilidades

Documentar los procesos que sean aplicables, dentro de los
siguientes procesos posibles:
Planificacin y programacin del mantenimiento
Ejecucin, registro y control de acciones de mantenimiento
Control administrativo y del mantenimiento legal de la flota
subcontratada.
Seguimiento de los factores clave de xito del
mantenimiento:
Disponibilidad de la flota propia y subcontratada
Costes de mantenimiento de la flota propia
Seguir las pautas indicadas en el apartado general de
PROCESOS

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Flotas
 Mantenimiento preventivo predictivo
Se basa en inspecciones de sntomas (monitorizado) con
una frecuencia mnima.
Objetivo.- Anticiparse a la aparicin de averas mediante el
conocimiento del estado o condicin del elemento.
La optimizacin de este tipo de mantenimiento requiere:
Determinacin correcta de los sntomas a inspeccionar.
Definicin de limites de aceptacin y rechazo.
Diagnostico de averias.

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Flotas
 HERRAMIENTAS FINANCIACIN VEHCULOS

Alternativas de ampliacin de flota

Anlisis de Alternativas
Situacin del mercado
Ayudas oficiales

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 Tcnicas de monitorizado de vehculos

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 Tcnicas de monitorizado de vehculos

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Flotas
 Tcnicas de monitorizado de vehculos

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Flotas
 Sistemas de Gestin del Mantenimiento
asistido por Ordenador
En la practica, se trata de un Programa Informtico ( Software ), que
permite la gestin de mantenimiento de los equipos y/O instalaciones
de una o ms empresas, tanto mantenimiento correctivo como
preventivo, predictivo, etc.
LosProgramas GMAOsuelen estar compuestos de varias secciones
o mdulos interconectados, que permiten ejecutar y llevar un control
exaustivo de las tareas habituales en los Departamentos de
Mantenimiento como:
Control de incidencias, averas, etc formando un historial de cada
mquina o equipo.
Programacin de las revisiones y tareas de mantenimiento
preventivo: limpieza, lubricacin, etc
Control de Stocks de repuestos y recambios, conocido como
gestin o Control de Almacn.
Generacin y seguimiento de las "Ordenes de Trabajo" para los
tcnicos de mantenimiento.

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Flotas
 Ventajas Sistemas GMAO
Nos permiten disponer de gran cantidad de informacin, de una
forma adecuada y fcil de extraer. Esto nos permite disponer de un
historial de cada vehculo, tanto de caractersticas tcnicas, como de
averas, revisiones, sustituciones, fechas de las ltimas incidencias o
averas, personal, horas y materiales utilizados en la solucin de los
problemas, etc.
Permiten programar en funcin de los parmetros que decidamos,
las revisiones preventivas y/o predictivas, generando los listados
correspondientes para la tarea de los tcnicos, segn los plazos
programados.
Permiten la gestin de herramientas y/o Stocks de repuesto,
avisando cuando un tenemos menos de un mnimo de piezas de un
determinado repuesto, generando incluso una orden de compra.
Tambin un fichero de proveedores, fabricantes, etc.
Pueden gestionar la rdenes de reparacin de equipos fuera de la
ubicacin habitual, gestin de garantas, etc

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Flotas
 Gestin medioambiental
En el proceso de mantenimiento
de la flota se producen residuos
y es necesario un control y una
gestin de los mismos para
facilitar su tratamiento y
eliminacin.

Pautas a seguir:
Identificacin.
Recogida y etiquetado de
envases.
ALmacenamiento

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Flotas
 Alternativas de Ampliacin de Flota
Las alternativas que tiene una empresa para ampliar su flota son
las siguientes:

Compra del vehculo sin financiacin externa

Compra del vehculo con financiacin externa
Renting
Subcontratacin
Alquiler

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Flotas
 Alternativas de Ampliacin de Flota

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Flotas
 Alternativas de Ampliacin de Flota

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Flotas
 Alternativas de Ampliacin de Flota

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Flotas
 Conceptos de gasto incluidos las
diferentes alternativas

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Flotas
 Situacin actual del mercado
Dificultades financieras en las empresas
Dificultades de acceso a financiacin externa
Entre Agosto de 2009 y Septiembre 2010, ms de 5.900
autnomos del transporte tuvieron que abandonar la actividad, y
la tendencia se ha mantenido.
Cualquier alternativa de ampliacin de flota puede ser
recomendable, pues todos los precios y tarifas han bajado o estn
congeladas. Hay muchas oportunidades.
Segn el nivel de riesgo, las mejores alternativas son:
Subcontratacin a empresa externa o autnomos
Renting o leasing
Compra
Antes de tomar una decisin, realizar una comparativa de
costes.

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Flotas
 Ayudas Oficiales
SUBVENCIONES DE LA DIRECCIN GENERAL DE TRANSPORTES
DE LA C.A. MADRID PARA 2011
(Orden de 16 Mayo de 2011)

Vehculos industriales alimentados con energas menos

contaminantes:
Mximo: 15% del precio del vehculo
Vehculos industriales gas: mx. de 12.000
Vehculos industriales de hidrgeno: mx. de 50.000
Turismos y vehculos de menos de 3.500 kg alimentados con
energas menos contaminantes:
Vehculos de transporte de mercanca: mx. de 2.300
Motocicletas: 750
Estaciones de llenado: mx. de 30% gasto subvencionable

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 Ayudas Oficiales
Ayudas a la Formacin de Conductores Profesionales
Ayuda mxima de 600 por persona
Dotacin total: 165.000
Eficiencia Energtica en Flotas de Transporte
Hasta el 40% de las inversiones realizadas, con un mximo de
21.000
Dotacin total: 200.000

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Flotas
 Ayudas Oficiales
Plan integral de impulso al vehculo elctrico en Espaa 2010-2014
Adquisicin de vehculos elctricos durante 2011
(Real Decreto 648/2011, de 9 de mayo).

Tipos de vehculos subvencionables:

Turismos destinados al transporte de personas
Furgonetas para transporte de mercancas, con mximo de 3.500 kg.
Autobuses para transporte de personas con ms de 8 plazas
Furgones para transporte de mercancas entre 3.500 y 12.000 kg.
Motocicletas sin sidecar, con velocidad mxima superior a 45 km/h.
Cuadriciclos ligeros cuya masa en vaco sea inferior o igual a 350 kg,
Cuadriciclos pesados cuya masa en vaco sea inferior a 400 kg o 550 kg
si se trata de vehculos destinados al transporte de mercancas

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Flotas
 Ayudas Oficiales
Cuanta de las ayudas:
25% del precio de venta antes de impuestos, del vehculo
incluidas bateras, con los siguientes topes:
Turismos, furgonetas y ciclomotores:.
Mximo: entre 2.000 y 6.000, en funcin de la
autonoma y velocidad mxima del vehculo.
Furgones y microbuses:
Mximo de 15.000
Autobuses y autocares:
Mximo: 30.000

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Flotas
MUCHAS GRACIAS
Antonio Luis Iglesias Lpez