MANUALES

ADMINISTRATIVOS
Qu es un manual administrativo?
Un registro inscrito de informacin e instrucciones
que conciernen al empleado y pueden ser utilizados
para orientar los esfuerzos de un empleado en una
empresa
Terry George

Un documento que contiene, en forma ordenada y

sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre
historia, organizacin poltica y procedimientos de
una empresa, que se consideran necesarios para la
mejor ejecucin del trabajo.
Galindo
Galindo Martnez
Martnez Garca
Garca
Manual administrativo

Un
Un documento
documento queque contiene
contiene en
en forma
forma ordenada,
ordenada, sistemtica
sistemtica yy
accesible,
accesible, informacin
informacin relevante
relevante e
e instrucciones
instrucciones con
con el
el fin
fin de
de asistir
asistir
a
a los
los miembros
miembros dede una
una organizacin
organizacin ooaa terceros
terceros que
que se
se relacionan
relacionan
con
con ella
ella en
en su
su actuacin
actuacin con
con respecto
respecto aa dicha
dicha organizacin.
organizacin.

Son
Son documentos
documentos que que sirven
sirven como
como medios
medios dede comunicacin
comunicacin yy
coordinacin
coordinacin que
que permiten
permiten registrar
registrar yy transmitir
transmitir en
en forma
forma ordenada
ordenada
y sistemtica la informacin de una organizacin.
 Cules son los objetivos de los manuales?

Por su contenido :
De organizacin: donde se especifican las diversas unidades orgnicas que
componen la empresa.
De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos que
ocurren en el interior de la empresa; por ejemplo, de contratacin de personal, de
compras, de pago de sueldos, etc.
De polticas: se determinan las polticas que guiarn el accionar de la empresa.
De bienvenida: diseado especialmente para los nuevos empleados, en este
manual se detallan los antecedentes de la empresa, misin, visin, valores, etc.

Por su mbito:
Generales: que contienen informacin de la totalidad de la organizacin.
Especficos: que consignan informacin especfica o de una determinada rea.
 CLASIFICACIN

Manual de organizacin

Manual de procedimientos

Manual de servicios
Qu contiene un manual de descripcin de puestos?
Este es el manual que la mayora de las personas conocemos, y a continuacin
se presenta un breve modelo de este tipo de manual:
 CONTENIDO DEL MANUAL DE
ORGANIZACIN

Portada
Nombre de la Dependencia o Entidad, Logotipo oficial, Ttulo y alcance
del documento (manual general o especfico), lugar y fecha de elabora-
cin.
ndice
Dar una referencia numrica o alfanumrica a cada concepto, colocar las
referencias a la izquierda de los temas y conceptos incluidos, enunciar
cada captulo con sus secciones, temas y nmeros de pgina.
Presentacin
Importancia de contar con un manual, metodologa utilizada en el
desarrollo del trabajo, contenido del documento y una breve descripcin o
propsitos bsicos que se pretenden alcanzar.
CONTENIDO DEL MANUAL DE
ORGANIZACIN
Antecedentes
Comprende una breve descripcin de cmo se
origin la Dependencia o Entidad, la Ley o
Decreto que le da sustento y los principales
aspectos de su evolucin histrica hasta la
actualidad.
Marco Jurdico
Constitucin, Tratados, Ley Orgnica del Poder
Ejecutivo, Leyes, Cdigos, Decretos,
Reglamentos, Convenios, Acuerdos.
 CONTENIDO DEL MANUAL DE
ORGANIZACIN

Estructura Orgnica
Es la representacin grfica de la estructura orgnica de la Dependencia o
Entidad autorizada por las instancias correspondientes, misma que muestra
de manera general los puestos o reas que la integran y establece los
niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin, lneas de autoridad
y asesora
Descripcin de Puestos
Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos
contenidos en la estructura orgnica autorizada, que le permiten a la
Dependencia o Entidad cumplir con sus atribuciones legales
Directorio
Relacin de los principales funcionarios del rea descrita en el manual y
los cargos que ocupan dentro de la estructura de la Dependencia o Entidad
Firmas de Autorizacin
Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Dependencia o entidad
que autorizan el manual, as como de las reas que los elaboran y revisan.
MANUAL DE
PROCESOS
 MANUAL DE PROCESOS

Los manuales de proceso o procedimiento

describe en detalle los procesos o
procedimientos que ser realizan en una
organizacin.
Segn las caractersticas y necesidades de
cada empresa es posible encontrar manuales
que describen los procedimientos, los procesos
o ambos.
Contenido de un manual de
procesos
Cartula
ndice
Introduccin y objetivos
Mapa general de procesos o cuadro de
ndice de los procedimientos incluidos
Organigrama de la organizacin
Polticas y reglas generales que guan la
ejecucin de los procesos y
procedimientos
 Contenido de un manual de
procesos
Glosario de trminos utilizados y smbolos
Descripcin literal de cada procedimiento
Plano de planta fsica (en ocasiones)
Formularios del manual de procedimientos de una
empresa de plaza
Formularios del manual de procedimientos
de una empresa de plaza
Formularios del manual de
procedimientos de una empresa de
plaza
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DE
SERVICIO
Manual de procedimientos de
servicio
El manual de servicio deber de contener
los siguientes detalles:

1.- PORTADA
- Logo smbolo del SAT.
- Datos del servicio.
- Versin.
- Datos del manual: En la parte inferior el
numero de la versin, la fecha de
vigencia y el numero de paginas.
2.- Formato de identificacin de
firmas de validacin

Garantizan que el manual este

debidamente autorizado por los
responsables de normar y establecer las
reglas de negocio para la operacin del
servicio y por los responsables de su
operacin por los diversos canales
definidos.
3.- NDICE

Es la relacion de los apartados que

integran el manual.
La paginacin deber ser progresiva y
en forma arbiga.
4.- Introduccin
5.- Objetivo
6.- Polticas de operacin del servicio
7.- Flujo de operaciones del servicio
8.- Actividades del servicio y su detalle
La relacion de actividades se debe vincular a
una tabla con el detalle de las tareas que
componen la actividad
9.- Glosario
Actividades de servicio y su
detalle
9.- Control de versiones
Permite identificar el histrico de las modificaciones que ha
tenido el manual.
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA
LA ELABORACION DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Elaboracin

1.- Recopilacin de la informacin pertinente

2.- Redaccin propiamente dicha

3.- Encabezado
 Encabezado

Es recomendable que el encabezado incluya:

Identificacin de la organizacin
Identificacin del manual
Numeracin de las pginas
Fecha de vigencia del manual
Fecha de revisin del manual
Responsable por la elaboracin del manual
Responsable por la aprobacin y revisin del
manual
 Un ejemplo de encabezado:
Elaboracin

4.- Formato

5.- Normas de redaccin

6.- Edicin
Formato
Para los manuales en formato papel, algunos
aspectos que es recomendable acordar son:
Tamao y tipo de papel
Espacio para mrgenes, encabezado y pie de
pgina
Tipo y tamao de letra
Tabuladores y sangra
Interlineado de prrafos
Uso de colores e imgenes
Normas de redaccin
Los manuales deben de ser claros breves y
concisos y mostrar un estilo de redaccin
profesional y uniforme.

Algunos aspectos que se deben de tomar en

cuenta al redactar son los siguientes:

Se recomienda no utilizar la voz pasiva.

Por ejemplo, en lugar de decir: Se firma por
parte del jefe la factura es preferible decir:
El jefe firma la factura
Normas de redaccin

Los cuadros, tablas o graficas a incluir

deben de tener ttulos, ser claros y
agregar informacin relevante.
Cuado en un documento presentado en
forma vertical, sea necesario incluir un
cuadro apaisado, debe hacerse de tal
forma que el cuadro o grafico se aprecie
al girar 90 hacia la derecha.
Edicion

La edicin del manual procura verificar

tanto la inexistencia de errores de
tipografa y composicin como la
uniformidad de los estilos e redaccin y
formato.