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El Archivo de
oficina / gestin

Imagen sacada de Flickr

 En esta oficina nunca se
encuentran los documentos
cuando se necesitan

con este desorden es

imposible localizar nada

Imagen sacada de Flickr

ya no nos cabe ni un papel ms

un da de estos me lo a romper papeles y

se acaban los problemas

Paloma Fernndez Gil Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas municipales
 Eliminacin de
Acumulacin de Bsquedas documentos ms
documentos dificultosas antiguos o cuando
dejan de tener valor
legal

CRCULO Abandono de los

VICIOSO EN LAS documentos en
OFICINAS alguna estancia del
edificio
Prdida de
Ms papel
informacin

Prdida de
documentos vitales
para conocer el
Reproduccin pasado de nuestras
de los comunidades
documentos
 Qu es un archivo de oficina?

El Archivo de Gestin es aquel en el que permanecen los

documentos desde el momento en que se generan
hasta que su trmite ha finalizado y su consulta
administrativa ha descendido. Por lo tanto, custodia los
documentos mientras estn en trmite o su uso sea muy
frecuente.

En los Archivos de Gestin los documentos mantienen su

valor primario (testimonio de la gestin administrativa).

Con carcter general, no podrn custodiar documentos

que superen los 5 aos de antigedad, desde que el
trmite haya finalizado.

Segn la Subdireccin General de Coordinacin de la Administracin Perifrica del Ministerio de la Presidencia

FUNCIONES BSICAS del archivo de oficina:
Organizar y conservar la documentacin que van produciendo y
recibiendo (expedientes).

Formar correctamente las series documentales, impidiendo la

dispersin o eliminacin de la documentacin.

Elaboracin de instrumentos de control e informacin (ficheros,

bases de datos).

Servicio de consulta administrativa.

Preparacin de las transferencias al Archivo Central.

Cumplir y hacer cumplir las normas y directrices del Archivo

General.

PRINCIPIOS BSICOS de su organizacin:

Un responsable de archivo que se encargue de todas las tareas
relacionadas con su gestin.

Un espacio adecuado con el mobiliario necesario para una correcta

instalacin y conservacin.
Segn Manual de organizacin de documentos en archivos de oficinas Archivo General de la Regin de Murcia
 Organizacin del archivo de oficina

Paloma Fernndez Gil Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas municipales
 ARCHIVO DE OFICINA
Documentacin de archivo
Segn la Subdireccin General de Coordinacin de la
Administracin Perifrica del Ministerio de la
Presidencia, forma parte del Archivo de Gestin:
Gestin

Expedientes sometidos a procedimiento reglado

Expedientes no reglados: materializan cualquier actividad sin
que pretendan la resolucin administrativa de un asunto
(informes, estadsticas)
Correspondencia oficial que materializa las relaciones de un
rgano Administrativo con otros rganos o personas fsicas o
jurdicas.
Registros, que son el testimonio de la actividad de control
administrativo, dan valor jurdico a la documentacin que
contienen y certifican la existencia de un documento que
asent en su da.
No forma parte del Archivo de Gestin la documentacin
de apoyo informativo de tipo bibliogrfico o documental,
como:

los textos legales,

boletines oficiales,
publicaciones,
circulares,
copias de informes,
dossier informativos,
duplicados, etc.

Una vez finalizada la tramitacin de cada expediente,

debern eliminarse del mismo, todo este tipo de
documentos.
 ARCHIVO DE OFICINA
Documentos de apoyo informativo
Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos
definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos para
servir de ayuda a la gestin administrativa.

Ejemplos:
MISIN
publicaciones, INFORMATIVA
fotocopias de legislacin,
folletos,
copias de escritos remitidos por otras oficinas,
boletines oficiales, Nunca se han de transferir
circulares, al Archivo General.
dossieres informativos,
revistas especializadas, manuales de derecho, diccionarios, etc.
 Cmo organizar los documentos
de apoyo informativo?
ALGUNAS IDEAS

Separados del resto del archivo administrativo

Creacin de dossieres temticos (documentos ordenados por asuntos)

Dossieres temticos (en formato papel)

Carpetas colgantes ordenadas por temticas

Libros, revistas, catlogos, etc. Estanteras o revisteros

Evitar la proliferacin de fotocopias

colgar
Intranet de la institucin
Dossieres temticos
Almacenamiento externo (CD-
ROM, disco duro extrable, )
 ARCHIVO DE OFICINA
Documentos administrativos
Los documentos administrativos son los producidos y/o recibidos por una
unidad administrativa en el ejercicio de una funcin y como desarrollo de
una actividad.

Los documentos de archivo tienen carcter seriado. Se producen en el

ejercicio de diferentes actividades que se prolongan en el tiempo, dando
lugar a las distintas series documentales.
documentales

Dentro de los documentos administrativos en las oficinas se pueden establecer

2 grandes grupos:

CORRESPONDENCIA EXPEDIENTES
 ARCHIVO DE OFICINA
Correspondencia
La correspondencia materializa las relaciones que la unidad administrativa mantiene con
otros rganos o con personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas, en el mbito de
sus actividades.

ALGUNAS IDEAS para su organizacin

Cada carta deber ir unida a su respuesta

La correspondencia, tanto emitida como recibida, que forma parte de un expediente,

expediente se
ordena con dicho expediente.

La correspondencia que sirva como elemento enlace de otros tipos documentales

(facturas, informes...), se archivar en funcin de la informacin adjunta y no en
correspondencia.

La correspondencia se ordenar Correspondencia externa

cronolgicamente por anualidades y, dentro Correspondencia interna: correspondencia
de cada ao, se podr agrupar por: o notas interiores entre unidades
organismos, lugares, etc. administrativas.
(1) (2)
(1)Manual de organizacin de documentos en archivos de oficinas Archivo General de la Regin de Murcia
(2)Manual de organizacin de archivos de oficina Archivo General de la Universidad de Alicante
(2)
Clasificacin de la Dentro de cada divisin la correspondencia se
CORRESPONDENCIA EXTERNA ordena alfabticamente por organismos.

Dentro de cada organismo se ordena

RELACIONES EXTERIORES
cronolgicamente en orden inverso, de ms antigua
(subclase de Representacin y Relaciones
a ms reciente, siempre respetando que la
Pblicas)
correspondencia sobre el mismo asunto, tanto
Administracin del Estado emitida como recibida, quede agrupada. En este
Comunidad Valenciana caso el orden cronolgico lo marca la fecha del
Generalitat primer documento que forma parte del asunto.
Cortes Valencianas
Otras instituciones
Otras comunidades autnomas La correspondencia con instituciones que tienen
Administracin local departamentos o secciones se ordenar respetando
Ayuntamientos la jerarqua orgnica oficial.
Mancomunidades y
otras entidades locales
menores Ejemplos:
Diputaciones
Universidad de Granada / Escuela de Enfermera
.
Generalitat Valenciana / Consellera de Cultura y
. Educaci / Direcci General d'Ensenyaments
. Universitaries i Investigaci

(2)Manual de organizacin de archivos de oficina Archivo General de la Universidad de Alicante

(2)
Clasificacin de la
CORRESPONDENCIA INTERNA

RELACIONES INTERIORES Cuadro de clasificacin de la UA

(subclase de Representacin y Relaciones Pblicas)

Se ordena alfabticamente por el nombre de las unidades administrativas de la Universidad de

Alicante.

Dentro de cada unidad administrativa, la correspondencia se ordena cronolgicamente, dejando

delante la ms reciente y siempre respetando que la correspondencia sobre el mismo asunto, tanto
emitida como recibida quede agrupada. En este caso el orden cronolgico lo marca la fecha del primer
documento que forma parte del asunto.

La correspondencia interna genera gran cantidad de duplicados, ya que es conservada tanto por las
unidades administrativas emisoras como receptoras.

Para evitarlo, es aconsejable seguir el principio de jerarqua.

jerarqua Es decir, la unidad que debe conservar la
correspondencia interna, a efectos de su posterior transferencia al Archivo General, es la que tenga un
rango jerrquico superior.

se puede conservar en la oficina de rango inferior mientras dicha informacin sea til para la gestin
administrativa, pero podr eliminarse antes de ser transferida al Archivo General.

(2)Manual de organizacin de archivos de oficina Archivo General de la Universidad de Alicante

 ARCHIVO DE OFICINA O
I V
Expedientes R AT
I ST
El trmino expediente administrativo procede del verbo latino: IN
D M
A
expedire = el que resuelve, de ah queOest encaminado a
expedire
resolver un determinado asunto NT o materia.
IE
I M
E D
Desde el punto de vista del derecho administrativo se define como:
O C
R
el conjunto ordenado dePdocumentos y actuaciones que sirven de
antecedente y fundamentos un a la resolucin administrativa, as como las
de
diligencias encaminadas a ejecutarla
n
c i
il za de Terminologa Archivstica un expediente es:
Segn el Diccionario
a
r m unidad documental formada por un conjunto de documentos
o
una
Fgenerado, orgnica y funcionalmente por un sujeto productor en la
resolucin de un mismo asunto
 Tramitacin

De OFICIO: por necesidades

internas de la oficina, de la
propia Administracin.

1
INICIACIN
Por SOLICITUD de persona
interesada: cuando la accin es
emprendida desde afuera,
mediante solicitud razonada.
 Los interesados en
cualquier momento del

2
PROCEDIMIENTO procedimiento van
produciendo y recibiendo
documentacin hasta que
finalice el hecho.
 Por RESOLUCIN: mediante decisin
motivada del rgano que le compete.

Por DESISITIMIENTO: del interesado en

3
el caso de que el haya iniciado el
expediente con una solicitud.
FINALIZACIN
Por RENUNCIA: todo interesado puede
renunciar sus derechos cuando no est
prohibido por la Ley.
Por CADUCIDAD: algunos procedimientos
tienen trminos de vencimiento que
cierran el expediente.
 La ejecucin de los

4
actos es inmediata y
EJECUCIN cuenta con plazos
definidos segn el tipo
de procedimiento.
Documentos que integran del expediente:
expediente

Documentos que han sido producidos por la propia oficina, y otros

recibidos en ella. Estos ltimos los conservaremos en forma
original,
original mientras que los otros, al salir fuera de las oficinas, los
conservaremos en forma de copia administrativa.
administrativa

Documentos esenciales (informes, dictmenes, resoluciones,... que

recogen la informacin ms cualificada del procedimiento
administrativo), documentos de enlace (oficios de remisin, notas
internas, ... Cuya finalidad es servir de nexo y dejar constancia de
los trmites realizados)

Todos los documentos que genere un expediente se guardarn en su

correspondiente carpetilla,
carpetilla siguiendo el riguroso orden del trmite
del procedimiento administrativo,
administrativo e indicando en la portada los
siguientes datos:
La carpetilla o guarda exterior:
exterior

Nombre de la oficina que lo ha tramitado.

Fecha de iniciacin y finalizacin.
Resumen del asunto.
Nmero de documentos.
Dgitos del cuadro de clasificacin con la denominacin de
serie.
Signatura de la instalacin.

La relacin de contenido (ndice de documentos):

Documentos que componen el expediente: n de orden del documento,

fecha del documento y asunto.
Cumplimentarlo a la vez que se incorporan los documentos a la carpetilla
del expediente.
La relacin de contenido,
contenido que lleva pocos minutos a las oficinas, tiene
efectos muy positivos:

Permite buscar un documento no dentro del expediente sino

en la relacin de contenido sealada en la carpeta.

Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente

dentro de la carpeta.

Con un simple vistazo a la cubierta de la carpeta se conocen

los documentos que contiene y el estado de tramitacin del
expediente.

Ayudar a reconstruir los expedientes en el caso de que se

hubieran dispersados (en caso de utilizacin negligente,
podemos devolverlo a su orden original de forma simple y
mecnica).
 Ejemplo carpetilla (Archivo General de la
Regin de Murcia)
Manual de organizacin de documentos en archivos de oficinas Archivo General de la Regin de Murcia
 Ejemplo carpetilla (Archivo General de la
Universidad de Alicante)
Manual de organizacin de archivos de oficina Archivo General de la Universidad de Alicante
 Ejemplo de ndice de documentos (Archivo
General de la Regin de Murcia)
Manual de organizacin de documentos en archivos de oficinas Archivo General de la Regin de Murcia
Ordenacin del expediente:
expediente

A los expedientes en tramitacin se les ir aadiendo los documentos

en el orden en que se produzcan, que ser el que establezca la
norma de procedimiento que regule el trmite.

En general, la ordenacin de los documentos dentro del expedientes

ser CRONOLGICA ya que las actividades encaminadas a su
resolucin tienen una secuencia en el tiempo, de forma que el
primer documento ser el ms antiguo y el ltimo el ms
reciente.

OJO:
OJO los documentos que acompaan a otros documentos, aunque
sean de fecha anterior, deben ordenarse despus del
documento principal (ej.: instancia de solicitud de una plaza
-documento principal- a la que acompaa documentos de notas,
mritos, etc. -documentacin que acompaa-).
Expedientes complejos:
complejos puede ser til agrupar los documentos por
conceptos en subcarpetas siguiendo un orden cronolgico, que a
su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente y se
numeran como si fuera un volumen.

Ej.: en una carpeta de un expediente personal se pueden agrupar en

subcarpetas la documentacin relativa a datos administrativos,
certificaciones de cursos de formacin, etc.

Los documentos en soporte diferente al papel (fotografas, vdeos,

disquetes, etc.) que pertenezcan a un determinado expediente, se
separan fsicamente de ste.

Hay dejar constancia dentro del expediente de la relacin de los

mismos con los datos de su localizacin.

Manual de organizacin de archivos de oficina Archivo General de la Universidad de Alicante

Los expedientes ya tramitados por toda la unidad deben almacenarse en
cajas tipo archivo definitivo, en cuyo lomo se anotar el organismo
productor,
productor ttulo de la serie,
serie aos,
aos expedientes que contienen y el
nmero de orden de las cajas.
cajas

Se recomienda que cada expediente est descrito en una base de datos

(instrumentos de descripcin).

El Expediente: precauciones
1. Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la
precaucin de saber si ya ha sido abierto.

2. No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es

para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer peticin de terceros. Ante la
necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del documento, da y
persona a la que se lo ha prestado (anotarlo en el registro de control de salida).

3. Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolucin

de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida
como documentacin de apoyo informativo, y ser destruida cuando concluya su
utilizacin.
Manual de organizacin de documentos en archivos de oficinas Archivo General de la Regin de Murcia
Normas bsicas de organizacin de los archivos de oficina o gestin de la UCA
 El Expediente: precauciones
4. Los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse como
produccin documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su
tramitacin.

5. No debe incluirse como parte del expediente la documentacin de apoyo informativo, que se ha
usado para su resolucin, pero que no forma parte de l (ej.: fotocopias del BOE, catlogos
comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc.). Estos documentos
deben conservarse mientras constituyan fuente de informacin para las oficinas, despus deben
destruirse. La proliferacin de este tipo de documentacin es causa de desorganizacin de los
archivos.

6. La CORRESPONDENCIA emitida o recibida durante la tramitacin de un expediente forma parte

del expediente, y de ninguna forma se archivar como serie de correspondencia.

7. Nunca se archivarn los documentos del expediente en orden inverso al trmite administrativo; es
decir, del documento ms reciente al ms antiguo, y si as fuera para comodidad del trmite, el
expediente deber ser ordenado correctamente para su transferencia al Archivo Central.

8. Nunca se mezclarn en una misma caja diferentes tipos de expedientes o series documentales.

9. Se evitar el amontonamiento de documentos aislados que estn pendientes de introducir en el

expediente que le corresponda, as como la disgregacin y dispersin de los expedientes por no
haber sido guardados en su caja o carpeta adecuada.

Manual de organizacin de documentos en archivos de oficinas Archivo General de la Regin de Murcia

Normas bsicas de organizacin de los archivos de oficina o gestin de la UCA
 ARCHIVO DE OFICINA
Serie documental
Segn Cruz Mundet:
Mundet

conjunto de unidades archivsticas (expedientes, libros) agrupados por ser el

resultado de una misma actividad, y que han sido producidas y agrupadas
de manera continua (seriada) en el proceso de tramitacin administrativa

Segn el Diccionario de Terminologa Archivstica:

Archivstica

conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una

misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurdica y/o
de procedimiento

Segn Heredia Herrera:

Herrera

cada seccin documental o subseccin est integrada por documentos

agrupados en series y stas son el testimonio documental y continuado de
actividades repetitivas desarrolladas por un rgano o en virtud de una
funcin
Paloma Fernndez Gil Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas municipales
La unin de tipos documentales
iguales
= SERIE DOCUMENTAL

tambin se puede crear una serie con tipos documentales distintos

Paloma Fernndez Gil Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas municipales
 EJEMPLO 1

Paloma Fernndez Gil Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas municipales
 EJEMPLO 2

Paloma Fernndez Gil Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas municipales
IDENTIFICACIN DE SERIES DOCUMENTALES
Esquema bsico (contexto municipal Ayuntamiento)

AYUNTAMIENTO
TIPO
DOCUMENTAL
COMPETENCIAS
unin de tipos
documentales
FUNCIONES iguales

RGANOS SERIE
ADMINISTRATIVOS DOCUMENTAL

ACTIVIDADES
Ejemplo 1: Ejemplo 2:
AYUNTAMIENTO: AYUNTAMIENTO:
Granada Granada

FUNCIN: FUNCIN:
F Pblica Velar por el Medio Ambiente

RGANOS RGANOS ADMINISTRATIVOS:

ADMINISTRATIVOS: Delegacin de Medio Ambiente
Secretara General

ACTIVIDAD: ACTIVIDAD:
Reuniones de la Otorgar licencias de aperturas
Comisin de Gobierno de act. peligrosas

TIPO DOCUMENTAL: TIPO DOCUMENTAL:

El acta Licencia de apertura de
actividades calificadas

SERIE DOCUMENTAL: SERIE DOCUMENTAL:

Actas de la Comisin de Licencias de apertura de
Gobierno actividades calificadas
Algunos ejemplos de series documentales

(1)

(2)

(1) Manual de organizacin de documentos en archivos de oficinas Archivo General de la Regin de Murcia
(2) Normas bsicas de organizacin de los archivos de oficina o gestin de la UCA
Normas bsicas de organizacin de los archivos de oficina o gestin de la UCA
 Ordenacin de series documentales
Ordenacin cronolgica:
cronolgica la unidad de orden establecida es la fecha de los
documentos.

Ordenacin alfabtica:
alfabtica los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto.
Esta ordenacin se aplica exclusivamente a los documentos referidos a
personas, lugares y entidades. Ej.: Expedientes personales.

Su uso slo es recomendable para oficinas con poco volumen documental y/o
sin posibilidades de crecimiento.

Ordenacin numrica:
numrica los documentos se ordenan siguiendo el nmero de registro
correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.

Ordenacin numrica-cronolgica:
numrica-cronolgica consiste en ordenar los documentos por aos y
dentro de stos por un nmero correlativo. Ej.: Expediente 34/89 (expediente 34
de 1989)

Es uno de los sistemas de ordenacin ms extendidos en las oficinas

municipales.
Ordenacin alfa-numrica:
alfa-numrica consiste en ordenar los documentos segn las letras del
alfabeto y asignar, dentro de cada letra, un nmero.

Se puede utilizar la primera letra por la que empiece el contenido del

expediente o actuacin que refleje.
Ej.: el Expte. 34-O = Expediente de obras n 34.

O bien, se puede elegir una letra determinada dotndola de un significado. Ej.:

podemos tomar la decisin de que una A signifique expediente de
solicitud de licencia de obra, la letra B. solicitud de
acondicionamiento de local, etc.
Todas las A se instalaran juntas, las B igual, etc.

Ordenacin por conceptos:

conceptos Los documentos se agrupan por conceptos (de
acuerdo con un ndice previamente establecido) y dentro de ellos por orden
cronolgico. til para la correspondencia, por ejemplo.

Ej.: CORRESPONDENCIA DE ALCALDA:

* Con Asociaciones Deportivas
* Con Asociaciones Profesionales
Con Asociaciones Religiosas
*

Paloma Fernndez Gil Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas municipales
 ARCHIVO DE OFICINA
Clasificacin de documentos. El cuadro de
clasificacin
Identificadas las series de las oficinas el siguiente paso es la clasificacin de los
documentos.
documentos

Hay que estructurar nuestro conjunto de documentos siguiendo un orden

jerrquico y de acuerdo con un criterio, que dar como resultado el Cuadro
de Clasificacin que servir de pauta en la organizacin del archivo.

Clasificacin = operacin intelectual que consiste en agrupar la

documentacin en categoras / grupos que reflejan la estructura
orgnica y/o funcional del fondo.

La clasificacin responde a una doble necesidad:

Proporcionar una estructura lgica a los documentos.

Facilitar su localizacin conceptual.

 La clasificacin se puede hacer siguiendo dos criterios:

Orgnico Funcional

CLASIFICACIN ORGNICA
Utilizamos un criterio orgnico para hacer la clasificacin cuando las series
documentales se estructuran de acuerdo con el organigrama de una
institucin.
Los documentos se agrupan segn las distintas estructuras administrativas de
las organizaciones o instituciones de las que emanan.
Slo estn aconsejados para el supuesto de un organismo de
Inconvenientes: crecimiento o mutacin muy pequea (Archivos de algunas empresas,
administraciones muy pequeas)

Obligacin de cambiar el Cuadro a medida que se producen cambios

organizativos.
Solo muestra un estado un estado de la evolucin del archivo.
Muestra un momento del tiempo.
Debera corregirse mediante la aplicacin de criterios funcionales.

Javier Barbadillo. I Jornada Profesional: lenguajes y gestin de informacin.

 CLASIFICACIN FUNCIONAL
Utilizamos el criterio funcional para hacer la clasificacin cuando estructuramos un
fondo de acuerdo con las funciones y actividades que se llevan a cabo en una
institucin.
La funciones y actividades no suelen cambiar con excesiva frecuencia. No obstante,
es posible que se desarrollen nuevas actividades y desaparezcan otras, pero en
un Cuadro funcional tanto unas como otras siempre tendrn un sitio.

Clasificacin FUNCIONAL = Clasificacin ESTABLE

CLASIFICACIN POR MATERIAS

Se van estableciendo grupos segn los asuntos de los que traten.

Este tipo de clasificacin, como recomienda Heredia Herrera, se podr aplicar con
frecuencia en los archivos particulares que se acercan bastante a las colecciones
documentales, donde los rganos o las funciones son casi inexistentes.
 EL CUADRO DE CLASIFICACIN (CD)
Instrumento de consulta que refleja la organizacin del fondo
documental y aporta los datos esenciales de su estructura

Los Cuadros deben elaborarse para toda una institucin. Debe ser nico y
servir para todo el sistema de archivos, desde la oficina al archivo histrico.

NO SIEMPRE es as

Se estructura por niveles o categoras.

categoras Se empieza siempre eligiendo el nivel
ms amplio para ir descendiendo hasta finalizar en la descripcin de la serie
documental o incluso el tipo documental.

Los niveles elegidos podrn ser los rganos administrativos o las funciones y
actividades, segn hayamos optado por uno u otro sistema. Estos niveles se
denominan secciones y subsecciones del Cuadro de Clasificacin.
Segn Paloma Gil Fernndez, en una oficina en donde se produzca un
nmero inferior a seis series dentro de la misma funcin, no ser necesaria
crear secciones diferentes.

Caractersticas del CD

Abierto a nuevas inclusiones.

inclusiones

Debe llevar pocas subdivisiones.

subdivisiones

No debe incluir nunca un apartado de VARIOS.

VARIOS

Debe estar diseado para que no haya que introducir grandes

cambios.
cambios

Debe estar siempre codificado (a ser posible la codificacin debe estar

dotada de un significado. Es decir que determinadas letras o nmeros por
si solos nos den una INFORMACIN sobre los documentos).

Paloma Fernndez Gil Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas municipales
El ttulo escogido para cada seccin o subseccin del Cuadro de clasificacin
debe:

Reflejar el contenido de los documentos reagrupados.

Estar formado por palabras que posean un carcter informativo.

informativo

Ser breve.
breve

Ser exclusivo (evitar que un mismo ttulo pueda servir a dos secciones
o subsecciones diferentes de un mismo fondo).

Sistemas de codificacin del CD

Para que sean un instrumento til de localizacin de documentos deben

codificarse en toda su estructura.
Existen tres clases de cdigos:

Alfabticos Numricos Alfanumricos

70.000 rea de urbanismo

71.000 Servicio de Planificacin
71.100 Seccin de Obras
71.140 Expedientes de Licencias
71.141 Expedientes de Licencias de
Aperturas
A. Urbanismo
A-1000. Planificacin
A-1100. Obras, etc.
 ALGUNOS EJEMPLOS de CD
Cuadro de Clasificacin del Archivo General de la Universidad de Alicante

Cuadro de Organizacin de Fondos del Archivo Municipal de Barcelona

Cuadro de Clasificacin Uniforme de Documentos del Archivo Municipal de Barcelona

Archivo Histrico Provincial de Granada

Archivo General de Andaluca

Archivo General de la Administracin

Archivo Histrico Nacional

Archivo Universitario de Granada

Fondo de los Colegios Mayores de Sta. Cruz de la F y Sta. Catalina Mrtir

Archivo Universitario de Granada

Fondo de Elena Martn Vivaldi

Archivo de la Diputacin de Crdoba

Centro Cultural de la Memoria Histrica

Presentacin realizada por David Gmez Domnguez compartida bajo una
Licencia Creative Commons

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