Ciclo: 2,016 - II CURSO: GESTION DE PROYECTOS TEMAS O 1.- 1. LA IDENTIFICACION DE LAS PARTES INTERESADAS ( STAKEHOLDERS)
O Hemos mencionado en varias
ocasiones a las personas interesadas. O Son las personas que tienen un inters en el proyecto. O La definicin de un interesado es alguien que tiene algo que ganar o perder con el proyecto. O Por lo general, los interesados son personas ( o Empresas), de dentro o fuera de la organizacin, incluidos los directores, proveedores, equipo del proyecto, contratistas, y as sucesivamente. O Todos los proyectos deben tener al menos dos interesados principales: O El Patrocinador del proyecto OY el Gerente del proyecto, 1.1. Papel del Patrocinador del Proyecto O El patrocinador del Proyecto es generalmente un gerente o ejecutivo de la organizacin que tiene la autoridad para asignar recursos para el proyecto. O Los recursos en este caso incluyen tanto dinero y personas. O Puede iniciar el proyecto o alguien de dentro de su departamento podr iniciar un proyecto sobre su nombre. O El patrocinador del proyecto y el jefe del proyecto comparten la misma responsabilidad para garantizar un resultado exitoso. O Es responsabilidad del jefe del proyecto obtener el proyecto terminado a tiempo y dentro del presupuesto. O Pero es responsabilidad del patrocinador eliminar los obstculos en el camino del equipo del proyecto y tomar decisiones oportunas para ayudar a mantener el cronograma a seguir. 1.2. PRINCIPALES INTERESADOS OLos principales interesados probablemente variaran de proyecto a proyecto a menos que trabajen en una organizacin pequea. OTpicamente, la mayora de proyectos tienen unas pocas personas que son esenciales para el mismo. OY son: 1.2.1 Personal del Proyecto O * El patrocinador del proyecto. O * El jefe del proyecto. O * Equipo del proyecto. O * Los gerentes de otros departamentos. O * Personal de contabilidad o adquisiciones. O * Clientes externos. O * Los vendedores y proveedores. 2. ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO. O Las actas de constitucin del proyecto autorizan el comienzo del proyecto.
O El acta de constitucin debe
darnos suficiente informacin para iniciar los procesos de planificacin. 2.1. OBJETIVO DEL PROYECTO ODebe tener de una a varas frases que describan el objetivo general del proyecto, debe incluir un marco de tiempo, debe ser especifico y realista, y debe ser cuantificable. O El objetivo debe indicar claramente que es lo que el proyecto espera lograr y cmo sabrs que lo ha conseguido. O La siguiente informacin debe incluirse en las declaraciones de objetivos. 1. Descripciones claras de los resultados deseados. O 2. resultados realistas y alcanzables. O 3. un marco de tiempo o plazo en el cual la meta se alcanzara. 2.2. JUSTIFICACION DEL PROYECTO OContiene las razones para llevar a cabo el proyecto y los beneficios que obtendr la organizacin con el mismo. 2.3 DESCRIPCION DEL PROYECTO o PRODUCTO O Describe el proyecto en s, o lo que es lo que se espera producir al final del proyecto. O Si el resultado final de su proyecto es un producto de algn tipo, describa el producto aqu con tanto detalle como se sabe. 2.4 ENTREGABLES o REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL OSon las salidas o resultados mensurables que deben producirse para considerar el proyecto completo. ODeben ser concretos y verificables. O Ejemplo: O Si nuestro proyecto incorpore la organizacin de una conferencia para nuestros clientes, los resultados podran incluir asegurar una ubicacin para la conferencia, alquiler de equipos audiovisuales, reserva de oradores de la conferencia y determinar la eleccin de alimentos. 2.5. PRESUPUESTO O Puede proceder del formulario de solicitud del proyecto. O El presupuesto ha sido oficialmente establecido y aprobado, en la solicitud. O Registre aqu el presupuesto y cualquier informacin de aprobacin. 2.6.CRONOGRAMA DE HITOS ODebe incluir las fechas de vencimiento para los entregables que se enumeren con anterioridad, estas fechas se definirn en los procesos de planificacin. 2.7. JEFE DEL PROYECTO O Es nombrado en el acta de constitucin del proyecto. ( debe cumplir ciertos requisitos) O Es una buena idea incluir tambin el nivel de autoridad que tiene el jefe de proyecto, incluyendo elementos como los niveles de decisin y la capacidad de contratacin y despido. O Por ejemplo el jefe del proyecto puede tener la facultad de aprobar todas las modificaciones presupuestarias que tengan un impacto de menos del 5% al presupuesto general. O Todas las decisiones del presupuesto por encima de este umbral requiere una solicitud de cambio y la aprobacin por los interesados. 2.8. PARTICIPACION DE OTROS DEPARTAMENTOS O Anotar cualquier implicacin necesaria de otros departamentos en esta seccin. O El proyecto requerir la participacin del departamento de Ti ( Tecnologa de la Informacin), del departamento de compras y del departamento de servicio al cliente. Etc. O Una vez que el Acta de constitucin est completa, deber publicarla en un formulario de borrador por un periodo de tiempo y permitir que los interesados puedan leerla y comentarla.
O Una vez que haya revisado los
comentarios y realizado todos los cambios razonables que sean necesarios, el siguiente paso es obtener la aprobacin formal del Acta de Constitucin. 2.9.OBTENER LA APROBACION O Despus de publicar la versin final del Acta de constitucin del proyecto, deber buscar la aprobacin del patrocinador del proyecto y de los principales interesados. O Esto significa que estn de acuerdo con el propsito de este proyecto y esperamos que garanticen su compromiso con l. ENTREGABLES: O ENTREGABLE: es cualquier producto medible y verificable que se elabora para completar un proyecto o parte de un proyecto. Si el proyecto fuese una fbrica, los entregables son lo que produce esa fbrica. Existen entregables intermedios (internos), que se utilizan para producir los entregables finales que validar el cliente del proyecto. Los entregables ayudan a definir el alcance del proyecto y el avance del trabajo en el proyecto debe ser medido monitoreando el avance en los entregables. 3er. Trabajo del Curso. O 1. Identificar a los interesados. O 2.- Elaborar el Acta de Constitucin O del Proyecto que viene desarrollando.
O Entrega en fsico y sustentado.
O Fecha de Entrega: Lunes 9 de
Enero. CLAE: 7 ODeterminar los requerimientos del proyecto.